2022年某公司部门五项费用管理办法--尤其而已.doc

×××实业部门五项费用治理方法（试行）1 总 则1.1为进一步降低治理费用，明确公司各部门业务招待费、差旅费、办公费、费、汽车使用费（以下简称：部门五项费用）支出标准及监控治理，保证五项费用的开支能严格操纵在公司最低的范围内，提高公司整体竞争才能，依照有关规定和标准，制订本治理方法。1.2本方法适用于各职能部门及分公司，各单位可依照实际情况制定相应的费用标准及治理细则，报财务部备案，分公司费用标准原则上不得高于本方法所规定的标准。 2业务招待费2.1业务招待费是指公司内经理级以上及驻外主管级以上和纪经人员在承担难度较大的业务和重要接待活动中必要的费用开支。主要指餐费、礼品费、礼金等。详细治理方法按交际应酬活动治理暂行规定（试行）（见附件）执行。2.2在公司指定签单招待餐馆就餐的，经有签单权的负责人同意后，事先报餐，就餐完毕由受权负责人签字确认。财务人员对转来的无签单权限的人员签署的就餐结算单据不予承认。2.3在公司以外消费的，各部门应采纳事先申报制度。事先由相关单位填写业务招待费用申请表（见附表），交行政经理审核核定，呈总裁核批。除特别情况或总裁批准外，对采纳先开支后申报的单据，财务回绝报销。2.4但凡因工作需要对外赠送礼品（包括公司产品）、礼金的，由相关部门提出申请，由总裁或其受权人审批后，方可执行。3办公费3.1办公费是指公司内各单位办公文具、办公家具、办公通讯器材、电器以及电脑配件、易耗材料等的购置费用。3.2公司办公费用涉及物品由行政人员在批准额度内统一购置、治理。3.3行政设专人对办公用品进展治理。3.4办公用品采购审批程序：各部门每月25日申请下月的所需的办公用品，填写河北教育厚朴实业公司办公用品购置申请表报行政主管人员审核汇总，经财务经理审定，呈总裁审批后予以采购。凡未按规定填报办公用品计划的，行政主管人员不予给该部门和有关人员发放用品，妨碍工作开展的，由该部门经理承担。3.5公司行政主管人员应按月将办公用品领用及费用分配表报财务部，财务部将费用划转入各部门。3.6办公用品领用审批程序：3.6.1一般用品：领用人填写办公用品领用申请表部门负责人批准行政部门审核行政主管人员发放3.6.2电脑耗材：领用人填写电脑耗材领用及配件维修申请表 部门负责人批准行政经理批准财务审核行政主管人员发放3.7严禁公司各部门自行采购有关办公用品，否则，由此发生的费用，将不予报销。4 费4.1费是指公司内各单位和相关人员安装、使用所支出的费用。4.2公司部门经理、主管及特别岗位人员挪动费标准实行定额定人操纵治理，操纵标准按公司固定与挪动资费治理规定（见附件）执行。4.3公司内座机、各部门座机、机费用由行政部进展治理。每月一次连续通话时间超过15分钟以上的，查明缘故，与业务无关的，从当事人当月工资中按1.5倍话费标准扣减处分。4.4公司派出临时出差人员发生的临时、邮寄等费用计入差旅费用。5差旅费5.1差旅费是指因公外出发生的各种交通费、住宿费、伙食费补助等。因公出差按出差地点分为：国内临时出差、国内长期出差、境外出差。5.1国内临时出差所发生差旅费开支标准（见附表）。5.1.1长途交通费主管级以下人员未经总经理批准，擅自乘坐飞机的费用，按飞机费用总额的40%报销。5.1.2原则上不同意乘坐软卧、客轮奢华仓，夜间行走超过6个小时或连续乘车超过12小时方可乘坐硬卧。部门经理以上级别的人员下午下班后出差可乘坐软卧、客轮奢华仓凭票据报销90%，其别人员特别情况经总经理批准可乘坐软卧、客轮奢华仓凭票据报销90%。否则凭票据只能报销50%费用。5.1.3除副总级以上可安排单人间外，其他多人一起出差要安排二人间或三人间住宿。否则，住宿费按原标准的50%执行。多人一起出差的住宿费标准按级别高的标准执行。5.2出差期间内报经受权主管批准业务招待费开支的报销人员，则该天的出差生活补贴减半发放，推断的标准是餐费发票号是否相连，如发票号是两组号码，则算两天，依次类推。假如中午宴请招待客户，晚上被别人宴请，则该天没有生活补贴。5.3公司委派的各种会议的费用开支，凭会议通知上注明的相关费用报销；已包食宿的，相关住宿费、伙食补贴不予以报销。5.4公司派出接受培训人员的费用和补贴标准依照举办单位通知和培训合约确定。没有合约的，培训单位有食堂的，按培训单位的伙食标准给予伙食补贴；培训单位没有食堂的，部门副经理级以上的每人每天30元；主管级以下的每人每天10元的标准给予补贴。5.5国内临时出差实行事先申报制度。5.5.1经理以下人员当日未往返地区出差实行事前申请制度，依照差旅费标准和估计出差时间填报出差申请表（见附表），原则上省内出差审批人为出差人员的直截了当上级，省外出差审批人为主管副总，国外出差审批人为总裁。且审批人对差旅费申请标准按以下受权金额范围执行，1,000元以下报财务经理审批，1,001-3,000元报主管副总审批，超过3,000元以上报总裁审批。5.6.2因特别缘故未能事前申请的，应于回公司后一周内补办申请审批手续。没有通过批准的出差申请表，财务部不予借款和报销。5.7出差借款程序：5.7.1各类出差人员需借款者，在填报临时出差申请表同时填报预借支差旅费用额，按上述审批权限报经核准后，转财务部门复查并办理借款。对借款额及逾期情况注明不符者，财务有权退回当事人更正，重新报批。5.7.2出差后的各类发票、单据，按业务招待费、差旅费（车船机票费、住宿费）分类填报。差旅费用报销单附出差申请表，其中：业务招待费填写请（付）款申请单，车船机票费、住宿费填写差旅费报销单，市内交通费、机场费、行李托运费、费等杂费汇总填写在差旅费报销单的有关栏中，并入差旅费报销。5.7.3差旅期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。5.7.4严禁人为将同批次差旅开支工程拆零分次报销，绕避监管，一经发觉，财务有权不予受理未报销拆零部分，并在报销单上标识核销。5.8其他仍按差旅费报销制度执行。6汽车使用费6.1汽车使用费是指各部门业务用车向车辆归口治理部门请用车而发生的各项直截了当用车费用。6.2汽车费用由财务部将费用分解到各用车部门，由相应部门进展操纵。6.3部门使用车辆产生的油耗（加油费）、路桥费、停车费等直截了当费用，需附于派车单后，由用车部门经办人签字确认后，并同原始票据列入该部门汽车费支出。7费用报销责任界定7.1报销人的责任7.1.1报销人对所报销工程的真实性、精确性、及时性、单据的合法性、完好性负责。7.1.2各项报销票证、材料必须齐全并按要求粘贴，否则财务部有权回绝报销。单据的标准要求见按报销单据标准指引(见附件)办理。7.2部门经理的责任7.2.1负责审查费用工程是否通过申请并得到批准，报销金额是否操纵在标准之内。7.2.2对报销的内容真实性、完好性，各项附件是否合法性、完好性负责。7.2.3部门经理的报销由主管副总审核，并承担上述1、2款责任。7.3财务审核人员的责任7.3.1负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合公司的有关标准。7.3.2审查报销工程审批手续的完好性。8费用报销审批程序8.1费用审批、报销流程报销人 部门经理 财务审核 财务经理审批总裁核准财务报销8.2报销时间的规定所有费用应于发生之日起四日内报销（出差人员自返回公司之日起计算），本月发生的费用必须在28日之前报销。每迟报一天按报销额的2%扣罚。9核算及考核治理9.1财务部门对各部门五项费用开支情况作好登记，按月编制部门五项费用汇总表，并通报各部门。9.2跨不同费用考核部门发生的共同费用报销，费用责任双方需书面注明各自相应承担金额，否则，财务一并列入报销经办人及其部门费用核算工程。9.3各部门每个人发生的差旅费、交际应酬费、通讯费用支出情况，由财务部每月按“三者一致原则” 登记汇总，按月上报总裁。9.3.1三者指：记录的归属人、费用发生的决定人、对数据有解释责任的人。9.3.2在费用发生、报销、会计记录时符合这个原则。9.3.3财务经理、财务人员需要留意把关，以实现正确的记录和报表。10处分规定10.1报销人营私作弊、故弄玄虚，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5-20%的罚款。10.2部门经理在材料不全、原始凭证不充分、工程不真实的情况下签名准予报销的，对部门经理予以违规报销金额3%-15%的罚款。10.3财务审核人员审核不严使公司造成损失的，或者未执行本方法规定处分责任，擅用职权受理违规费用报销者，对财务审核人员并处违规报销金额3%-15%的罚款。10.4除公司统一组织活动外，禁止公司内各部门之间互相请客及送礼，列支费用。一经查核，该费用直截了当转由经办部门经理工资内扣除。10.5假如违背上述开支标准或手续不齐全，报帐时列入其他工程而隐瞒实际金额或超标准报销，财务有权回绝受理。10.6借款逾期满三十天，当事人未能及时提供经部门经理以上主管核准的有效书面情况说明，并办理延期手续者，财务有权在当事人借款逾期当月工资中扣回欠款。10.7部门经理对报销人因违规造成的损失承担连带责任。10.8因审核过失造成费用借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，由经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人根本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。10.9报销审批程序中各相关审核、复核人员必须严格按照规定的标准和程序执行，在未进入财务审核程序之前，由相关部门最后审核人员承担责任。附件 报销单据标准指引一、报销单的填写要求各项费用的报销单的填写由各归口部门负责填写，差旅费报销单和请（付）款申请单的各项要素必须填写齐全，严格按文件的审批流程进展审批。二、报销单据的粘贴要求各种单据粘贴应当整齐、结实，单据的粘贴应保证财务人员方便复核报销金额和核实票据的真伪。三、各种车票据的要求各类机、车、船票均有日期、起止地址、发票专用章，票面金额清晰，界限正确（以划界最明显的大写金额为核报金额）。背面应有经办人签名。明显超过本销售区域或月度计划工程以外的飞机、船车票背面必须有经理以上人员签名核准。四、其它票据的要求所有的报销票据需正式发票，发票应当明晰记明单位名称、开票日期、物资名称、型号、单价、大小写及合计金额、开票人签名、开票单位发票专用章和当地税务机关的发票专用章，经办人在票据背面签字并注明时间，所有的报销票据不得涂改、挖补，否则视为无效。住宿费发票正面必须有出票日期、入住和退房日期、住宿费用工程、单价、总金额、出票人签名及出票单位公章、发票专用章等，背面必须有入住人签名。明显超越业务区域的住宿发票背面必须有经理以上人员签名核准。公司规定同意不需办理入仓治理的采购工程，报销发票（发票或提货清单必须物资名称、型号、单价工程）背面必须有经办人、验收人、部门负责人签名。 费用必须凭邮电部门开具的有效发票为报销凭证。发票遗失等无发票报销需写明缘故并经总经理签批方可报销。五、类报销单据凡不符合本标准的，财务部有权回绝报销费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件，不得使订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的，财务部门作退回处理。