商务秘书第一章课件.ppt

商务秘书实务商务秘书实务 主编主编 张丽琍张丽琍2023/2/221第一章第一章 商务秘书概述商务秘书概述 2023/2/222第一章第一章 商务秘书概述商务秘书概述第一节第一节 商务秘书与商务秘书工作商务秘书与商务秘书工作第二节第二节 商务秘书的素质要求与行为规商务秘书的素质要求与行为规范范 第三节第三节 商务秘书工作入门商务秘书工作入门2023/2/223一、商务秘书一、商务秘书二、商务秘书工作二、商务秘书工作主要内容主要内容 2023/2/224秘书是上司的近身参谋和助手是主要从事文牍性、信息性、协调性和事务工作的人员是一种广泛的社会职业是办文、办会和办事的人员1、商务秘书的定义、商务秘书的定义2023/2/225从组织的性质分类政务秘书商务秘书司法秘书外事秘书教育秘书从能力特长分类参谋型秀才型办事型公关型操作型翻译型2023/2/226按其责任的大小和能力素质的高低划分按其责任的大小和能力素质的高低划分首先是助理文书级也常被称为首先是助理文书级也常被称为首先是助理文书级也常被称为首先是助理文书级也常被称为“见习秘书见习秘书见习秘书见习秘书”（receptionreception）其主要工作内容是负责打字、接待、其主要工作内容是负责打字、接待、其主要工作内容是负责打字、接待、其主要工作内容是负责打字、接待、电传、管理办公用品、处理电话、分送信函、预定约电传、管理办公用品、处理电话、分送信函、预定约电传、管理办公用品、处理电话、分送信函、预定约电传、管理办公用品、处理电话、分送信函、预定约会等。会等。会等。会等。其次应是文书级。也常被称为其次应是文书级。也常被称为其次应是文书级。也常被称为其次应是文书级。也常被称为“正式秘书正式秘书正式秘书正式秘书”（secretarysecretary）其主要工作内容是负责起草打印文件，）其主要工作内容是负责起草打印文件，）其主要工作内容是负责起草打印文件，）其主要工作内容是负责起草打印文件，收发处理文书，完成上司临时交办的事项，笔录口授收发处理文书，完成上司临时交办的事项，笔录口授收发处理文书，完成上司临时交办的事项，笔录口授收发处理文书，完成上司临时交办的事项，笔录口授文件，负责会议的记录，为上司的报告文件收集组织文件，负责会议的记录，为上司的报告文件收集组织文件，负责会议的记录，为上司的报告文件收集组织文件，负责会议的记录，为上司的报告文件收集组织材料，制定旅行计划，管理档案资料，辅助经理处理材料，制定旅行计划，管理档案资料，辅助经理处理材料，制定旅行计划，管理档案资料，辅助经理处理材料，制定旅行计划，管理档案资料，辅助经理处理小额现金，兼做一些会计出纳计账的工作，保管保密小额现金，兼做一些会计出纳计账的工作，保管保密小额现金，兼做一些会计出纳计账的工作，保管保密小额现金，兼做一些会计出纳计账的工作，保管保密文件等。正式秘书无论是职位的性质，技术的要求，文件等。正式秘书无论是职位的性质，技术的要求，文件等。正式秘书无论是职位的性质，技术的要求，文件等。正式秘书无论是职位的性质，技术的要求，涉及的方面，还是工作的责任都要远远高于见习秘书。涉及的方面，还是工作的责任都要远远高于见习秘书。涉及的方面，还是工作的责任都要远远高于见习秘书。涉及的方面，还是工作的责任都要远远高于见习秘书。2023/2/227按其责任的大小和能力素质的高低划分按其责任的大小和能力素质的高低划分（2）再次是执行级，它包括业务秘书、行政秘书等。再次是执行级，它包括业务秘书、行政秘书等。再次是执行级，它包括业务秘书、行政秘书等。再次是执行级，它包括业务秘书、行政秘书等。其工其工其工其工作内容主要是协助上司做办公室和业务部的有关工作。作内容主要是协助上司做办公室和业务部的有关工作。作内容主要是协助上司做办公室和业务部的有关工作。作内容主要是协助上司做办公室和业务部的有关工作。如处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集如处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集如处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集如处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集资料，管理档案，收发传真、电话，计划管理上司的资料，管理档案，收发传真、电话，计划管理上司的资料，管理档案，收发传真、电话，计划管理上司的资料，管理档案，收发传真、电话，计划管理上司的时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监督检查上司下达的工作，做信息收集工作，协调横向、督检查上司下达的工作，做信息收集工作，协调横向、督检查上司下达的工作，做信息收集工作，协调横向、督检查上司下达的工作，做信息收集工作，协调横向、纵向的各种关系，辅助决策。纵向的各种关系，辅助决策。纵向的各种关系，辅助决策。纵向的各种关系，辅助决策。最后是行政级。它包括办公室经理、行政经理、秘书最后是行政级。它包括办公室经理、行政经理、秘书最后是行政级。它包括办公室经理、行政经理、秘书最后是行政级。它包括办公室经理、行政经理、秘书科长、经理私人助理等。科长、经理私人助理等。科长、经理私人助理等。科长、经理私人助理等。其工作内容主要包括参与决其工作内容主要包括参与决其工作内容主要包括参与决其工作内容主要包括参与决策，监督检查，辅助管理，帮助上司协调组织内纵向策，监督检查，辅助管理，帮助上司协调组织内纵向策，监督检查，辅助管理，帮助上司协调组织内纵向策，监督检查，辅助管理，帮助上司协调组织内纵向横向的关系和组织外部的各种关系，指导带领秘书群横向的关系和组织外部的各种关系，指导带领秘书群横向的关系和组织外部的各种关系，指导带领秘书群横向的关系和组织外部的各种关系，指导带领秘书群体协同工作，知人善任，合理授权，合理分派工作。体协同工作，知人善任，合理授权，合理分派工作。体协同工作，知人善任，合理授权，合理分派工作。体协同工作，知人善任，合理授权，合理分派工作。2023/2/228二、商务秘书工作二、商务秘书工作1、商务活动的特点、商务活动的特点交易性交易性利益性利益性 竞争性竞争性 2023/2/2292 2 2 2、商商商商务务务务秘秘书书工工作作的的主主要要内内容容 辅辅辅辅助助助助决决决决策策策策工工工工作作作作、协协协协调调调调沟沟沟沟通通通通工工工工作作作作、督督督督促促促促检检检检查查查查工工工工作作作作、会会会会议议议议工工工工作作作作、差差差差旅旅旅旅准准准准备备备备工工工工作作作作、操操操操办事务、应对突发事件等。办事务、应对突发事件等。办事务、应对突发事件等。办事务、应对突发事件等。信信信信息息息息的的的的开开开开发发发发与与与与利利利利用用用用、有有有有效效效效沟沟沟沟通通通通、公公公公关关关关工工工工作作作作、辅助决策的调查研究工作等辅助决策的调查研究工作等辅助决策的调查研究工作等辅助决策的调查研究工作等。环环环环境境境境管管管管理理理理、办办办办公公公公用用用用品品品品管管管管理理理理、时时时时间间间间管管管管理理理理、流流流流程程程程管管管管理理理理、电电电电话话话话工工工工作作作作、接接接接待待待待工工工工作作作作、文文文文书书书书信信信信函函函函工工工工作作作作、信信信信息息息息工工工工作作作作、保密工作、档案工作、信访工作等保密工作、档案工作、信访工作等保密工作、档案工作、信访工作等保密工作、档案工作、信访工作等。2023/2/2210辅助性辅助性综合性综合性中介性中介性机要性机要性潜隐性潜隐性2023/2/2211全球化的视角全球化的视角科技的飞速发展科技的飞速发展管理理念的变化管理理念的变化人力资源的新要求人力资源的新要求企业文化的变迁企业文化的变迁秘书面临的新挑战2023/2/2212智能化：专业技能、人际关系技能、理智能化：专业技能、人际关系技能、理念分析技能念分析技能专业化：术业有专攻、行业细分专业化：术业有专攻、行业细分复合化：多种知识和技能的组合复合化：多种知识和技能的组合社会化：国际化、统一化社会化：国际化、统一化女性化：女性在管理中整体地位的提升女性化：女性在管理中整体地位的提升未来秘书的发展趋势2023/2/2213 商务秘书的职业道德商务秘书的职业道德商务秘书的知识结构商务秘书的知识结构商务秘书的能力素质商务秘书的能力素质第二节商务秘书的素质要求与行为规范第二节商务秘书的素质要求与行为规范2023/2/2214爱岗敬业，忠于职守，自觉履行自己的职责。爱岗敬业，忠于职守，自觉履行自己的职责。诚实守信，恪尽职守，把握分寸。诚实守信，恪尽职守，把握分寸。积极主动，当好参谋。积极主动，当好参谋。遵守纪律，严守机密，守时守信，言必行，行遵守纪律，严守机密，守时守信，言必行，行必果。必果。谦虚谨慎，踏实细致。团结协作，宽容大度。谦虚谨慎，踏实细致。团结协作，宽容大度。实事求是，客观准确。实事求是，客观准确。勤奋好学，开拓创新。勤奋好学，开拓创新。一、商务秘书的职业道德一、商务秘书的职业道德 2023/2/2215二、商务秘书的知识结构 1 1、基础知识、基础知识 2 2、相关知识、相关知识 人文科学、自然科学、外语、计算机人文科学、自然科学、外语、计算机3 3、专业知识、专业知识 政政治治学学、经经济济学学、管管理理学学、法法律律、心心理理学学、社社会会学学、市市场场学学、人人力力资资源源管管理理、传播学传播学 秘秘书书学学、秘秘书书实实务务、秘秘书书礼礼仪仪、行行政政管管理理学学、公公共共关关系系学学、会会议议学学、文文书书学学、档档案案学学、信信息息学学、协协调调沟沟通通学学、信信访访学学、速记速记 2023/2/2216三、商务秘书的能力素质 口头表达、书面表达口头表达、书面表达口头表达、书面表达口头表达、书面表达 清楚授权范围、知晓办事清楚授权范围、知晓办事清楚授权范围、知晓办事清楚授权范围、知晓办事渠道、了解办事程序、熟渠道、了解办事程序、熟渠道、了解办事程序、熟渠道、了解办事程序、熟悉相关业务、掌握相应人悉相关业务、掌握相应人悉相关业务、掌握相应人悉相关业务、掌握相应人际网络、知道轻重缓急、际网络、知道轻重缓急、际网络、知道轻重缓急、际网络、知道轻重缓急、懂得变通懂得变通懂得变通懂得变通 调查研究、辅助决策调查研究、辅助决策调查研究、辅助决策调查研究、辅助决策督查落实督查落实督查落实督查落实 运用公关技巧、懂得礼仪运用公关技巧、懂得礼仪运用公关技巧、懂得礼仪运用公关技巧、懂得礼仪常识、善于处理冲突、自常识、善于处理冲突、自常识、善于处理冲突、自常识、善于处理冲突、自我监控力强我监控力强我监控力强我监控力强 各种办公设备各种办公设备各种办公设备各种办公设备 适应不同组织、文化和社适应不同组织、文化和社适应不同组织、文化和社适应不同组织、文化和社会环境、应变突发事件会环境、应变突发事件会环境、应变突发事件会环境、应变突发事件 2023/2/2217四四、健健康康方方面面 体力、精力、脑力体力、精力、脑力 乐乐观观、开开朗朗、稳稳健健、坚坚毅毅、执执着着、自制、幽默自制、幽默 正常的心态和行为能力正常的心态和行为能力2023/2/2218 秘书的面试技巧（秘书的面试技巧（1）第一，要争取通过面试这一关。面度之第一，要争取通过面试这一关。面度之前要仔细了解该公司或企业的性质、规前要仔细了解该公司或企业的性质、规模、经营的范围、特色等模、经营的范围、特色等第二，第二，要事先整理自己的思路，确定如要事先整理自己的思路，确定如何表达自己的学历、资格、能力、特点何表达自己的学历、资格、能力、特点和爱好，所陈述的内容应和简历上的完和爱好，所陈述的内容应和简历上的完全一致全一致 第三节第三节 商务秘书工作入门商务秘书工作入门2023/2/2219秘书的面试技巧（秘书的面试技巧（2）第三，预先准备好对方可能提出问题的应对答案，特别要想好如第三，预先准备好对方可能提出问题的应对答案，特别要想好如第三，预先准备好对方可能提出问题的应对答案，特别要想好如第三，预先准备好对方可能提出问题的应对答案，特别要想好如果对方问及果对方问及果对方问及果对方问及“你对原来的上司如何评价？你对原来的上司如何评价？你对原来的上司如何评价？你对原来的上司如何评价？”“”“如果你未来的上司如果你未来的上司如果你未来的上司如果你未来的上司是一个脾气比较急躁，喜欢苛求下属的领导，你将怎么办？是一个脾气比较急躁，喜欢苛求下属的领导，你将怎么办？是一个脾气比较急躁，喜欢苛求下属的领导，你将怎么办？是一个脾气比较急躁，喜欢苛求下属的领导，你将怎么办？”“”“你们原来的公司规模较大，而我们的公司规模较小，你会不会感你们原来的公司规模较大，而我们的公司规模较小，你会不会感你们原来的公司规模较大，而我们的公司规模较小，你会不会感你们原来的公司规模较大，而我们的公司规模较小，你会不会感到不适应？到不适应？到不适应？到不适应？”等许多棘手、敏感的问题时，要注意回答的技巧，等许多棘手、敏感的问题时，要注意回答的技巧，等许多棘手、敏感的问题时，要注意回答的技巧，等许多棘手、敏感的问题时，要注意回答的技巧，因为这些问题是要考察你的人际关系技巧和心理素质，所以要深因为这些问题是要考察你的人际关系技巧和心理素质，所以要深因为这些问题是要考察你的人际关系技巧和心理素质，所以要深因为这些问题是要考察你的人际关系技巧和心理素质，所以要深思熟虑，不要简单回答是否对错，要辩证全面地陈述你对问题的思熟虑，不要简单回答是否对错，要辩证全面地陈述你对问题的思熟虑，不要简单回答是否对错，要辩证全面地陈述你对问题的思熟虑，不要简单回答是否对错，要辩证全面地陈述你对问题的认识。认识。认识。认识。第四，事先要了解时下涉外秘书人才市场的薪水标准，因为涉外第四，事先要了解时下涉外秘书人才市场的薪水标准，因为涉外第四，事先要了解时下涉外秘书人才市场的薪水标准，因为涉外第四，事先要了解时下涉外秘书人才市场的薪水标准，因为涉外秘书的薪酬标准常常和人才市场的供需状况和大的经济形势密不秘书的薪酬标准常常和人才市场的供需状况和大的经济形势密不秘书的薪酬标准常常和人才市场的供需状况和大的经济形势密不秘书的薪酬标准常常和人才市场的供需状况和大的经济形势密不可分。面试时当对方提及薪酬问题时，可以根据自己的实力，有可分。面试时当对方提及薪酬问题时，可以根据自己的实力，有可分。面试时当对方提及薪酬问题时，可以根据自己的实力，有可分。面试时当对方提及薪酬问题时，可以根据自己的实力，有的放矢地提出，但注意不要随便说：的放矢地提出，但注意不要随便说：的放矢地提出，但注意不要随便说：的放矢地提出，但注意不要随便说：“给多少都没关系给多少都没关系给多少都没关系给多少都没关系”或或或或“我我我我认为我原来的薪酬是某某千元，这次无论如何要高出原来某某千认为我原来的薪酬是某某千元，这次无论如何要高出原来某某千认为我原来的薪酬是某某千元，这次无论如何要高出原来某某千认为我原来的薪酬是某某千元，这次无论如何要高出原来某某千元。元。元。元。”之类的话，以免雇主认为你对自己的实力缺乏自信，或者之类的话，以免雇主认为你对自己的实力缺乏自信，或者之类的话，以免雇主认为你对自己的实力缺乏自信，或者之类的话，以免雇主认为你对自己的实力缺乏自信，或者你自以为是，盲目抬高身价等等。你自以为是，盲目抬高身价等等。你自以为是，盲目抬高身价等等。你自以为是，盲目抬高身价等等。2023/2/2220秘书的面试技巧（秘书的面试技巧（3）第五，准备好自己的学历、工作经历等材料，尤其是第五，准备好自己的学历、工作经历等材料，尤其是第五，准备好自己的学历、工作经历等材料，尤其是第五，准备好自己的学历、工作经历等材料，尤其是申请的职位相关的材料事先要准备好。申请的职位相关的材料事先要准备好。申请的职位相关的材料事先要准备好。申请的职位相关的材料事先要准备好。第六，准备好适宜的面试服装，面试前，花一些时间第六，准备好适宜的面试服装，面试前，花一些时间第六，准备好适宜的面试服装，面试前，花一些时间第六，准备好适宜的面试服装，面试前，花一些时间和精力进行一下自我修饰，整理好仪表和服饰，女秘和精力进行一下自我修饰，整理好仪表和服饰，女秘和精力进行一下自我修饰，整理好仪表和服饰，女秘和精力进行一下自我修饰，整理好仪表和服饰，女秘书一般一定要穿深灰浅棕系列的职业套装，衣服款式书一般一定要穿深灰浅棕系列的职业套装，衣服款式书一般一定要穿深灰浅棕系列的职业套装，衣服款式书一般一定要穿深灰浅棕系列的职业套装，衣服款式要力求端庄大方，尽量去掉装饰物，面部、颈部、手要力求端庄大方，尽量去掉装饰物，面部、颈部、手要力求端庄大方，尽量去掉装饰物，面部、颈部、手要力求端庄大方，尽量去掉装饰物，面部、颈部、手部都要注意卫生，要化些淡妆，配饰如颈链、戒指、部都要注意卫生，要化些淡妆，配饰如颈链、戒指、部都要注意卫生，要化些淡妆，配饰如颈链、戒指、部都要注意卫生，要化些淡妆，配饰如颈链、戒指、耳钉、耳环等要尽量少带，鞋子的样子要精致大方，耳钉、耳环等要尽量少带，鞋子的样子要精致大方，耳钉、耳环等要尽量少带，鞋子的样子要精致大方，耳钉、耳环等要尽量少带，鞋子的样子要精致大方，以中跟为好，使人看上去得体、大方、庄重、沉稳。以中跟为好，使人看上去得体、大方、庄重、沉稳。以中跟为好，使人看上去得体、大方、庄重、沉稳。以中跟为好，使人看上去得体、大方、庄重、沉稳。2023/2/2221秘书的见习与入门秘书的见习与入门 新上任的秘书要做好以下准备新上任的秘书要做好以下准备（1）第一，全面了解企业的性质和历史，了解公司第一，全面了解企业的性质和历史，了解公司第一，全面了解企业的性质和历史，了解公司第一，全面了解企业的性质和历史，了解公司的结构、产品、目标、成果、市场战略、广告的结构、产品、目标、成果、市场战略、广告的结构、产品、目标、成果、市场战略、广告的结构、产品、目标、成果、市场战略、广告战略以及各种基本的经济数字。战略以及各种基本的经济数字。战略以及各种基本的经济数字。战略以及各种基本的经济数字。第二，多方了解未来上司的情况，可以向前任第二，多方了解未来上司的情况，可以向前任第二，多方了解未来上司的情况，可以向前任第二，多方了解未来上司的情况，可以向前任秘书和其他同事了解请教，以实现知已知彼，秘书和其他同事了解请教，以实现知已知彼，秘书和其他同事了解请教，以实现知已知彼，秘书和其他同事了解请教，以实现知已知彼，尽快地和上司达成工作上的默契。尽快地和上司达成工作上的默契。尽快地和上司达成工作上的默契。尽快地和上司达成工作上的默契。2023/2/2222新上任的秘书要做好以下准备（新上任的秘书要做好以下准备（2）第三，了解自己所担任工作的范围、性质、特点、职第三，了解自己所担任工作的范围、性质、特点、职第三，了解自己所担任工作的范围、性质、特点、职第三，了解自己所担任工作的范围、性质、特点、职素和技能，通过向同行同事请教，总结自己以往工作素和技能，通过向同行同事请教，总结自己以往工作素和技能，通过向同行同事请教，总结自己以往工作素和技能，通过向同行同事请教，总结自己以往工作的经验教训，做到心中有数，逐步地跟上整个企业的的经验教训，做到心中有数，逐步地跟上整个企业的的经验教训，做到心中有数，逐步地跟上整个企业的的经验教训，做到心中有数，逐步地跟上整个企业的工作节奏和规律，使各项工作规范化、制度化、程序工作节奏和规律，使各项工作规范化、制度化、程序工作节奏和规律，使各项工作规范化、制度化、程序工作节奏和规律，使各项工作规范化、制度化、程序化，最终达到科学化。化，最终达到科学化。化，最终达到科学化。化，最终达到科学化。第四，加强时间管理，将自己的一切工作环节纳入有第四，加强时间管理，将自己的一切工作环节纳入有第四，加强时间管理，将自己的一切工作环节纳入有第四，加强时间管理，将自己的一切工作环节纳入有序的控制，以统筹平衡急缓、主次，使一切事务的处序的控制，以统筹平衡急缓、主次，使一切事务的处序的控制，以统筹平衡急缓、主次，使一切事务的处序的控制，以统筹平衡急缓、主次，使一切事务的处理更为高效化理更为高效化理更为高效化理更为高效化 。第五，在工作中学习，在学习中工作，不断强化工作第五，在工作中学习，在学习中工作，不断强化工作第五，在工作中学习，在学习中工作，不断强化工作第五，在工作中学习，在学习中工作，不断强化工作所需的各种技能，以适应现在办公技术的不断革新和所需的各种技能，以适应现在办公技术的不断革新和所需的各种技能，以适应现在办公技术的不断革新和所需的各种技能，以适应现在办公技术的不断革新和对国际化人才的更高要求。对国际化人才的更高要求。对国际化人才的更高要求。对国际化人才的更高要求。2023/2/2223