公司财务报销制度_1.pdf

财务报销制度（试用)一、总则：1、开源节流，以工作实际需要为主导，增强协同效益，各层负责人应严格按 下列标准管理开支；2、所有费用皆应在本制度规范的标准内实报实销；3、申请人应对其提交报销单据的真实性与合法性负首要责任,对任何舞弊行 为,公司将有权依据XXXX 有限公司有关制度予以调查、处分、直至辞退该雇员；4、对于不是开立给规定对应公司（付款单位）全称的发票、帐单，公司将不 予报销。二、特批原则：1、特批是指：在业务管理范围内，费用报销超出财务制度标准的特批行为；2、审批人：经过财务出具意见后，再由公司高层管理人员签字审批;三、服务原则：1、财务部每天 9：00-11：00 收报销单，借款单随时接收；2、财务部本着为业务部门提供最佳服务的原则，遇到不规范的单据需退单时，要说明理由;3、报销方式:3。1、入银行卡(通常情况）；3。2、支付现金（特殊情况）;4、付款时间：正常情况（如果不退单），财务人员应在秘书交单后 24 小时内审核、记帐运 行并入员工卡；月底结帐时,应不超过 48 小时入员工卡。四、审批原则：1、执行二级审批制度；2、一人多职，只能报销一个职位对应的费用，标准从高；3、任何费用的发生，需事先请示上级经理（差旅及大于 RMB2000 元的交际均应事 先填写单据）,对于先斩后奏的情况,上级经理不予批准报销；4、公司内各业务部门只能发生与本部门业务性质相关的直接费用。凡公司运 营部门提供的服务,行业部门内部不能再单独发生此类支出。例 1:采购办 公用品。采购固定资产等，由行政服务平台负责；例 2：员工的工资、福利 等由人力资源部负责.各业务部门的直接费用主要为:差旅费、交际费、市 内交通费、通讯费等；5、团队费用报销，必须由一级机构负责人审批；6、个人的费用,自己报销。不可代别人报销。五、借款原则:1、上笔不清,下笔不借；2、项目开发公共费用,由项目经理统一借款;3、原则上所有员工的借款与报销均入员工的卡中；4、特殊需要现金的，RMB5000 元以上提前 1 天与财务部预约;5、劳务人员及未转正人员（由主管经理监控）不可以借款.六、报销细则：1、报销及借款审批流程:（见费用报销流程图）1.1、报销审批:一级审批人：后系统员工：部门经理及部门辖区被授权人；技术部门员工：项目经理、高级项目经理；销售部门员工：部门总监；二级审批人:销售部门员工：销售机构负责人；技术部门员工：部门总监、技术机构负责人；后系统员工：相关高层管理负责人;部门/项目经理：二级机构负责人审批；审批人要在签字处标出审批日期。财务预先审批：工作直接汇报给 CEO、财务总监的部门经理、助理、总监、总经理报销，先由财务人员审核，再由 CEO、财务总监签字；1.2、高级管理团队成员的报销由 CEO 批准签字。CEO 的报销由财务总监批 准签字；1。3、短期内，审批人不在公司，可预先书面授权他人（上级或平级）代表其 签字；1.4、各级签字批准不能越级执行.(包括越上或越下）不可用手签章代 替批准签字；1。5、对紧急审批可先电话确认待方便时予以候补签字；2、现金报销，不支付角分;入卡报销，按实际数支付;3、自己的费用自己报销，秘书帮助预审与答疑；4、员工报销借款,无特殊情况的，均从银行网上支付到员工招行卡中,特殊情况需要现金的,应提前向财务说明；5、财务不受理代替其他员工到财务领款的事项；6、日常费用（手机费，市内交通,汽油费,等），每月应报销一次。财务部依据经相关制度进行审核；7、原始票据必须是符合国家规定的正规发票，票据完整，内容填写清晰有序。付款人处,应填写公司的全称.发票上应有日期.对由于原始票据不符合国家法规的要求所产生的后果及损失,由费用报销申请人负首要责任；8、报销单按原始票据类别、时间顺序、业务流程、发票号逐一顺序编号，整齐粘贴,并按类解释清楚工作内容，不能含糊其词.不要装订；9、原始报销单不许有任何涂改，刮擦。有异地审批复印的单据，后面应附原始的报销单，以利财务审核；10、及时报销各类费用。10。1、从发票开出日到递交财务日，45 天以内，属于正常报销日期；10。2、超出 45 天后，开始计算逾期时间,并依据逾期时间相应扣款；逾期 1 个月，扣 5%；逾期 2 个月，扣款 10;逾期 3 个月，扣款 15；逾期超过 3 个月或跨年度的，不可报销。10.3、长期出差的，每月应及时将原始单据邮寄回，由部门秘书协助办理 报销手续。年末报销时间,以公司公告为准.11、原始单据丢失，责任由丢失人自负，公司原则上不予报销.得到相关人员确 认及特批的，只能凭有据可依的说明文件报销往返机票(火车票）及住宿费总额的 70，并由个人承担相应的公司税金；12、借款结账 12.1、各种借款，最迟在当次业务结束后报销清帐,如果所报金额不能全 部冲销借款，应用现金清偿；12.2、逾期 6 个月尚未清偿的借款，财务将通知人力部从其工资中冲抵;12。3、报销单签名处应由员工本人亲自签字,递交到财务部的报销单应已 得到所有审批人的签字认可；12.4、与本次报销相关的各类项目要一次报销完毕,明显的空项要有说明(例如：差旅无住宿时，要说明)财务部不接受任何事后的追补；13、每年 12 月 31 日前，应将 12 月 20 日及以前的费用报销完毕,次年 1 月，应将 12 月 20 号到 12 月 31 号的费用报销完毕.过期将不予报销；14、各类退票手续费，均应填写交通费说明表。报销标准：以下报销均为因公所需,实报实销,并非公司提供给员工的福利。非特殊原因不可采用购买全额充值卡方式，建议大家购买套餐等方 式降低成本。七、市区交通费及日常手机费合计报销：1、上限标准：1。1、业务总监、服务中心总经理、技术部门总监：1000 元/月；1.2、高级项目经理、高级技术经理：800 元/月；2、以上人员要求每月交通费与手机费一起报销。并且原则上不再特批报销超标费用。八、其他人员市区交通费报销：1、上限标准：1。1、销售人员:400 元/月；1。2、行政人员：100300 元/月;1.3、劳务人员：100/月；2、报销方式:2。1 出租车费;汽油费（停车费、过桥费）；2。2 报销方式需事前经批准后选择备案；3、具体说明:3。1、每月费用只适用于因公外出，且控制在限额内，超出部分不报销；3。2、城市之间禁止乘坐出租车（除上级批准外)；3.3、员工外出连续办公,原则上禁止请出租车等候；3。4、员工加班应事前由其主管确认，并填写说明表，列示加班原因,工 作任务，完成结果。工作日 21:00 以后、法定节假日加班 2 小时以 上，可报销加班交通费.加班交通费已含在日常交通费限额内，月 累计不可超标；3.5、任何交通费应填写交通费说明表（包括差旅车费）。凡内容虚假、票面不完整，金额不易辨认的,财务部不予报销。如发现明显不符 合逻辑的单据,财务部将提交有关部门做违纪处理；3.6、选择报汽油费方式的，可报费用：汽油费、停车费、过路过桥。不 含汽车维修，维护,保养等费用；3.7、后系统、技术体系,以及销售体系的支持部门员工，除经常性的外 勤业务、或特殊原因特批外，原则上不报销汽油费；3.8、需驾车去外地出差的，应事先向相关高层管理人员申请，获得批准 后，汽油费按公里数实报实销，不在日常费用额度内核算。对应的 过路过桥费按实际开支报销；3.9、公司配备车辆的使用核算;3.10、使用公司汽车,按集团内部核算制度由使用人或所在部门分担相应 的费用;3.11、长期出差的员工,不可报销本地车费,包括出租车费及汽油费.九、手机通讯费报销:1、上限标准：以下报销均为因公所需,实报实销，并非公司提供给员工的福利项目，非特殊原因不可采用购买全额充值卡方式,建议大家购买套餐等方式降低成本 1.1、销售助理：100 元/月；1。2、销售人员：200 元/月；1.3、技术人员:按人员岗位和技术级别报销:T1、T2、项目经理、专职售前咨询人员：300/月；T3、T4、T5:200/月;T6：100/月；非特殊情况 PT 人员不报销手机费。注：项目经理为动态变化,不担任项目经理期间按照相应技术人员级别 报销。项目保障部将与相关部门总监及时沟通项目经理的变动情况，并报财务部备案;1.4、后系统、销售及技术体系的支持管理部门人员：经理(总监)300 元/月,秘书及文员 100 元/月，其他人员 100 至 200 元/月(根据工作需 要由部门负责人确定）；注：由于本类人员出差较少，原则上要求大家 购买套餐等方式降低成本;1。5、凡是在公司报销手机费的，必须在行政部的通讯录上登记手机号码。十、异地差旅费报销：1、出差住宿发票必须附酒店清单，偏远地区不能提供打印清单的,发票上应 注明每日住房单价、天数，电话费等详细内容；2、短期出差住宿上限（10 天之内）：2.1、销售人员：260 元/人天（技术人员被销售人员调用同 往,也按此标准）；2.2、技术人员:按人员技术级别报销;2.3、部门总监：260/天间（或者民房)；T1、T2、（高级）项目经理、技术总监：230/天间（或者民房）；T3、T4、T5:200/天间(或者民房)；T6、劳务人员:200/天间(或者民房）;以上标准含各类附加费以及电话费（不含洗衣费），超标费用一律个人支付;3、中期出差住宿上限：3。1、销售人员：260 元/人天（技术人员被销售人员调用同住，也 按此标准）；3.2、技术人员：按人员技术级别报销；部门总监:260/天间（或者民房）；T1、T2、（高级）项目经理、技术总监：230/天间(或者民房)；T3、T4、T5：200/天间(或者民房）；T6、劳务人员：150/天间（或者民房);以上标准含各类附加费以及电话费。所有超标费用一律个人支付；4、长期出差且开发时间超过 3 个月，应租住民房(非公寓房）；5、出差 3 天(不含 3 天）以上,可报洗衣费 30 元/3 天(长期开发人员不执行此 标准);6、差旅补助标准：60 元/人天；6.1、请客餐费 1 次，每人扣款差旅补助 20 元；6。2、销售人员请客，同行人员一律扣除；6.3、由于公司已在工资中提供 15 元/日工作日餐补，凡工作日出差，需 从差旅补助中扣除 15 元/日,根据出差天数最高扣除 21 天/每月；6.4、差旅补助时间的计算：采取票对票方法。即机票或火车票的两头出 发时间。此段时间每满 24 小时算一天,剩余时间不足 24 小时但超 过 12 小时的按一天计算；不足 12 小时的按半天计算；7、差旅车费应填写交通费说明表,短期差旅当地出租车费不应大于 50 元/人天。技术开发人员在同城市到客户现场开发或支持，从到当地第 3 天起，每日上下班往返交通，视同正常到公司上班,不报销交通费；8、异地差旅市内车费限额：8。1、短期出差（10 天内）：50/人天；8.2、中期出差:100300/人月(各业务部门自定）；8.3、长期出差(在项目当地租用民房)：公司员工（含劳务人员）:100/人 月；8。4、部门总监：300/人月；9、差旅电话费:长期开发的项目组，每套租住的房屋座机费不超过 150 元/月;10、项目组所租房屋应具有相应家具及生活用品设备（例如衣柜、桌椅、电视、冰箱、床铺等），项目组可报销的日用品仅为：床上用品、卫生用品等住酒 店同样提供的物品，报销时应提供水单；11、差旅交通工具：11.1、出差前，员工应上网查询所乘坐的交通工具的价格，不方便查询的，可请公司前台帮助查询。以便得到合理的票价；11.2、在最低折扣飞机票加上一应杂费高于火车票票价的情况下,公司鼓 励员工乘坐火车硬卧；11。3、凡乘火车从出发地至目的地里程小于等于 500 公里的，必须乘坐火 车或长途车；里程大于 500 公里小于等于 1000 公里的，若最低折扣 飞机票加上一应杂费高于火车票票价的情况下，无特殊情况应乘坐 火车，尤其鼓励乘坐夕发朝至的火车。为此公司将给予特殊补助；11.4、员工因公差旅，可乘坐飞机、火车、轮船，巴士。禁止乘出租车、飞机公务舱、火车包厢；11。5、劳务人员出差应乘坐火车硬卧;12、火车硬卧或长途汽车补助计算:凡乘火车从出发地至目的地里程大于 500 公里的,在最低折扣飞机票 加上一应杂费高于火车票票价的情况下，员工乘火车硬卧或长途汽车出差，累计占用非工作时间超过 2 小时的，在原来乘车日当天补助 60 元基础上增 加 80 元补助，否则增加 40 元补助。上述往返出差时间小于 12 小时的，差 旅补助一律减半；13、公司为每位员工购买的商业保险中含 25 万的交通意外保险，员工因公出差 不再报销人身意外险（还未能购买商业保险的情况除外）;14、所有差旅，应预先填写差旅申请表,才可到财务借款。(后附）十一、交际费报销：1、交际费用的报销标准：遵循集团内部业绩考核管理标准之规定；2、交际礼品、会议费等报销，必须附商家提供的小票、电子打印清单。不能 提供者，应有原始手写清单并加盖公章及查询电话，凡在报销核查中被核 实发现问题的,将按情节严重给予处罚；3、不可以代客户报销;4、上下级同时出席,发生的交际费用，由上级报销；5、销售人员报销超过RMB2000元，均应由CEO签字确认;6、所有交际礼品，必须得到事先批准，方可购买.凡单批/次大于RMB2000的，均应由行政部门统一购买；7、严禁以公司名义报销个人的各类费用。对于违反者,公司范围内通报批评，此份报销单全部不予报销；甚至十倍罚款，直至开除;8、技术人员中项目经理及以上人员可申请适当报销交际费用.由主管高层管 理人员事先批准后才可发生，并报销；9、所有高层管理者用于内部沟通管理的活动费,不应超过￥2000/人月；10、所有大于 RMB2000 元的交际费，及所有的礼品费用,均应事先填写交际 和礼品申请表，才可借款与报销（后附）。如有多笔报销，报销时应填写 交际费说明表.十二、加班餐费报销:1、经上级主管批准需要加班的员工，公司提供最高12元/人次的餐费；2、报销需提交加班餐费说明表，加班餐费按当天实际发生票据报销，不得 以其他方式抵报或补报.加班若有车费，应同次报销；十三、年度健康检查费：1.作为公司福利，每年公司为正式员工报销 RMB300 元健康检查费一次,报销时提交正规体检机构出具的缴费凭证.本制度自公布之日起立即生效，以往有关制度与本制度冲突之处以本制度为准。XXXX有限公司财务部 2016 年 09 月 01 日 员工填写借款单 两级经理批准（部门/项目经理）财务入帐并付款 秘书录交财务 员工自填报销单 秘书按财务制度初审 两级经理批准 财务审核并付款入帐 秘书交财务（以下附费用报销流程图)费用常规报销流程：2448 小时入帐 业务借款常规流程：24-48 小时入帐 备注：对于所有付款,财务部执行先见发票而后付款的原则。