高校档案制度汇编.pdf

档案工作条例 第一章 总 则 第一条 为加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据中华人民共和国档案法和 1989 年原国家教委颁布的普通高等学校档案管理办法，结合我校实际，制定本条例。第二条 我校档案系指在教学、科研、党政管理、基本建设、设备仪器管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条 档案工作是学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志。必须全面贯彻国家档案工作法令、法规和各项方针政策，加强我校档案建设、保持档案工作与学校各方面工作的协调发展，为教学、科研、管理和其他各项工作服务。第四条 档案工作作为一项事业列入学校整体建设和工作计划，并成为各级领导职责和管理工作的组成部分，在人员配备、经费、用房等基本工作条件上给予保证。第二章 体制、机构和任务 第五条 我校档案工作实行统一领导、集中管理的原则。学校建立综合档案工作机构院综合档案室，对党政管理、教学、科研、基建、设备、出版物、外事、财会、声像、实物等档案实行集中统一管理。第六条 我校档案工作由主管院长分管，院长办公室直接领导。各二级学院、部、处、室、所必须有一名负责人主管本部门的档案工作，并配备 1 名兼职档案人员负责本部门档案的收集、整理和移交工作。第七条 档案工作要纳入领导的议事日程，纳入教学、科研及各项管理工作，纳入教师专业人员和干部的职责范围，在布置、检查、总结、验收学校各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。第八条 院综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门，同 时又是保存和提供利用本校档案的机构。第九条 院综合档案室的基本任务 1.贯彻执行国家档案工作法令、法规和各项方针政策，规划全 校档案工作。2.制定本校档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行 情况。3.组织建设全校档案工作网络，指导和协助各单位做好各类档案的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和档案统计工作。4.进行档案开发利用工作。5.负责全校专兼职档案人员业务培训。参加档案工作学术研究和交流活动。6.开展档案宣传工作和利用者的教育活动，提高师生员工的档案意识。第三章 文件材料的归档、移交和接收工作 第十条 实行职能部门和课题组立卷归档制度，各类文件材料 由形成部门按各类档案管理规范进行立卷，定期向院综合档案室移交。综合档案室则应加强立卷指导工作。第十一条 我校形成的各类档案，既是学校工作的真实记录，也是国家的宝贵财富，必须实行统一管理，确保档案的完整、准确、系统，有利于开发利用。凡个人在教学、科研、管理及一切职务活动中形成的各种载体形式的材料必须按照规定归档，任何单位和个人不得以任何借口长期滞留或据为己有；对于非职务活动形成的重要文件材料，档案室可采取征集、代管等形式收集保管，对于移交和捐赠档案的部门和个人应尊重其权益。第十二条 充分发挥档案法规的行政监督职能。在领导支持、职能部门配合下，严格把好鉴定验收、上报成果、晋升等晋级关。在科技成果鉴定、基建工程验收、大型仪器设备开箱时，档案人员必须参加，有关业务人员会同档案人员对应归档的文件材料加以审查，并签署意见。没有完整、准确、系统文件材料的科研项目一律不予上报、不予验收。其它各种门类档案也应采取相应措施，使立卷归档工作制度化。第十三条 归档范围（一）党政管理类 主要包括院党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种 会议文件，会议记录；工作计划，总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。（二）教学类 主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材 料。（三）科研类 主要包括科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。（四）基本建设 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。（五）仪器设备 主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价 值在 5 万元以上）的申请购置、开箱验收、安装调式、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。（六）出版类 主要包括学校出版部门的管理性文件及出版的学报、专刊、校 报；我校教职工出版的专著、译著。（七）外事类 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。主 要有学校有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修，及学校聘请的外籍港澳专家与教师在教学、研究及其它有关活动中形成的文字材料；授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。（八）财会 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。（九）声像类 主要包括学校各项活动中形成的照片（底片）、录音、录像带、幻灯片、光盘等声像材料和配套的文字说明及材料。（十）实物类 主要包括反映本单位历史真实面貌的，对学校和社会具有保存价 值的特定物品，如：奖状、奖杯、锦旗、证书、纪念品等。第十四条 不归档范围（一）上级机关普发的仅供参阅、不必办理的文件材料；（二）上级机关发来供工作参考的抄件和征求意见未定稿的文 件；（三）重份文件；（四）无查考利用价值的事务性、临时性文件；（五）本校未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文 件，电报草稿，一般性文件的历次修改稿；（六）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题，提出一般性建设性意见和人民来信；第十五条 案卷质量要求（一）各类档案的质量要求是：遵循文件材料的形成规律，保 持彼此之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。（二）卷内文件材料必须是原件，必须准确反映我校教学、科 研和管理活动的真实内容，手续完备，字迹工整、清晰，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸等易腿色的书写工具。要去掉卷内文件的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线，以左下方对齐，在左侧装订。不装订的案卷，应按标准用细线逐件装订。成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。（三）管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。专题性、成套性档案（含教学、科研、产品、科技开发、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。（四）档案的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：1.凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长期利用价值的，为永久保管（50 年以上）。2.凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，为长期保管（16 年至 50 年）。3.凡在短期时间内对学校工作有查考利用价值的，为短期保管（15 年以下）。（五）页号的编写：卷内文件材料按顺序排好后，不论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号。（六）每个案卷必须按规定格式填写卷内文件目录。（七）卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。（七）案卷题名应简明确切，一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过 50 个字。第十六条 归档时间和手续（一）党政部门和能按年度归档的部门在次年 6 月底以前将 整理好的文件材料归档。（二）教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假 前将整理好的文件材料归档。（三）科研档案在项目完成后 3 个月内整理好归档。（三）基建项目在竣工验收后 6 个月内整理好归档。（四）向档案室移交档案必须履行归档手续，填写移交清单一 式 2 份，交接双方签名盖章各存一份备查。第四章 档案保管和利用 第十七条 档案分类编号力求统一规范，档号编制要便于手检、机检，便于对档案的控制、利用和科学管理。第十八条 严格执行安全保密制度，档案不得随意堆放，严防损毁、散失和泄密。第十九条 档案摆放采取将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放的排架方式。同时，档案库房要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染工作。第二十条 建立档案借阅制度，积极提供利用，同时按密级履行审批手续。档案查阅、借阅须办理登记手续，借出档案，限期归还。严禁拆卷、抽取、涂改、圈点、损坏档案或转借他人，违者按有关规定严肃处理。人员一旦调离、退休或辞职，应先将所借档案归还后方可办理离职手续。第二十一条 在主管院长领导下，由档案室和业务主管部门组成鉴定小组对档案密级进行调整和对需要销毁的档案提出建议，报主管领导批准后实施。销毁档案要造具清册，2 人以上组织监销，并在销毁清册上签字。第二十二条 建立档案统计、检查和利用效果登记制度。第五章 附 则 第二十三条 根据本条例制订各门类档案管理规范。第二十四条 本条例与上级规定相抵触的，以上级最新规定为准。第二十五条 本条例自公布之日起实行。档 案 分 类 表 及 标 号 一、党群工作类*DQ 111n 综合 *DQ 121n 纪检 *DQ 131n 组织 *DQ 141n 宣传教育 *DQ 151n 统战 *DQ 161n 工会 *DQ 171n 团委 党群类档案档号=年度号+党群档案分类号+案卷号 其模式如下：*DQ*1n 案卷号 党群类档案二级类目代号 党群类档案一级类目代号 年度号 二、行政管理类*XZ 111n 行政综合 *XZ 121n 人事 *XZ 131n 监察审计 *XZ 141n 保卫 分类号*XZ 151n 总务 *XZ 161n 档案、图书 行政类档案档号=年度号+行政档案分类号+案卷号 其模式如下：*XZ*1n 案卷号 行政类档案二级类目代号 行政类档案一级类目代号 年度号 三、教学类 *JX 111n 综合*JX 121n 学科与实验室建设*JX 131n 招生*JX 141n 学籍管理*JX 151n 课堂教学与教学实践*JX 161n 学位*JX 171n 毕业生 *JX 181n 教材 教学类档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号 其模式如下：分类号*JX*1n 案卷号 教学类档案二级类目代号 教学类档案一级类目代号 年度号 四、科学研究类*KY 111n 综合*KY 121n 学科、专业、项目 科研类档案档号=年度号+科研档案分类号+案卷号 其模式如下：*KY*1n 案卷号 科研类档案二级类目代号 科研类档案一级类目代号 年度号 五、基本建设类*JJ 111n 综合*JJ 121n 教学、科研用房*JJ 131n 生活用房*JJ 141n 公用设施 基建类档案档号=年度号+基建类档案分类号+案卷号 模式如下：分类号 分类号*JJ*1n 案卷号 基建类档案二级类目代号 基建类档案一级类目代号 年度号 六、仪器设备类*SB 111n 综合*SB 121n 仪器设备项目 仪器设备类档案档号=年度号+仪器设备档案分类号+案卷号 其模式如下：*SB*1n 案卷号 仪器设备类档案二级类目代号 仪器设备类档案一级类目代号 年度号 七、出版类*CB 111n 综合*CB 121n 报纸*CB 131n 学报*CB 141n 专著 出版类档案档号=年度号+出版类档案分类号+案卷号 其模式如下：分类号 分类号*CB*1n 案卷号 出版类档案二级类目代号 出版类档案一级类目代号 年度号 八、外事类*WS 111n 综合*WS 121n 出国（境）*WS 131n 来校*WS 141n 国际合作与会议*WS 151n 外国留学生工作 外事类档案档号=年度号+外事类档案分类号+案卷号 其模式如下：*WS*1n 案卷号 外事类档案二级类目代号 外事类档案一级类目代号 年度号 九、财会类*CK 111n 综合*CK 121n 会计报表*CK 131n 会计帐簿 分类号*CK 141n 会计凭证*CK 151n 工资清册 财会类档案档号=年度号+财会类档案分类号+案卷号 其模式如下：*CK*1n 案卷号 财会类档案二级类目代号 财会类档案一级类目代号 年度号 十、声像类*SX 111n 综合*SX 121n 照片*SX 131n 录音带（A）*SX 141n 录象带（V）*SX 151n 幻灯片（L）*SX 161n 磁盘（RP）*SX 171n 影视胶片（F）*SX 191n 光盘（RG）声像档案档号=年度号+声像档案分类号+保管单位号 其模式如下：分类号*SX*1n 保管单位号 载体代号（代码）声像档案代号 年度号 十一、实物类*A1n 科研成果奖状、证书*B1n 行政工作奖状、证书*C1n 奖章*D1n 奖杯*E1n 礼品*F1n 印章*G1n 锦旗 实物档案档号=年度号+实物档案分类号+保管单位号 其模式如下：*1n 保管单位号 分类号 年度号 分类号 档案预立卷制度 一、为保证档案资料齐全、完整，使归档案卷条理化、系统化，特制订预立卷制度。二、预立卷的具体内容 1.文书档案预立卷：各部门兼职档案员在平时根据立卷规定，预先编好归档类目及各个条款。各准备好一个（或若干）卷盒，在卷背上用铅笔写上条款号，将每份办理完的文件随时装订（拆除金属钉，用针线按三点一线缝好），依次排列，进行日常积累，待归档时稍加整理即可。教学档案预立卷同文书档案。2.科研档案预立卷：凡正式列为科研课题的项目，在确定科研课题负责人后，课题负责人（可指定专人）建立平时立卷盒，做好积累材料的准备工作，待项目告一段落或完成时，再按归档范围进行整理组卷归档。3.设备档案预立卷：设备开箱时，应对照装箱单清点随机文件材料，并收集保存（可复制一套进行使用）。在设备安装，调式完毕后，将全部的文件材料按照 仪器设备档案管理规范 进行整理组卷，归档。4.基建档案：项目明确负责人后，负责人应指定专人负责文件、材料、图纸的平时收集和保管工作，并按有关要求进行分类、整理，按条款建立卷盒，做好不同时期的收集工作。等项目完成告一段落后，进行系统整理。5.会计预立卷：由计财处按照有关会计要求预立卷。党政类档案管理规范 为加强我校党政类档案（党群、行政类，以下简称党政档案）管理，逐步实现党政档案管理工作规范化，有效地为学校各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、高等学校党群、行政类档案工作规范、北京广播学院档案工作条例，特制订本规范。一、凡我校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的 文字、图表、声像等不同形式的历史记录，均属党政档案。按照国家规定，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。二、党政档案严格执行部门立卷归档制度，各归档部门要将此项 工作纳入工作计划和管理制度，纳入管理人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。三、学校各部门要有一名负责人分管本单位档案工作，并确定一 名兼职档案员做好档案的收集、整理、归档工作。四、归档范围 党政文件材料归档的主要内容是党务、行政（教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会管理文件均归入相应的门类）二大系统的内容。归档的重点以本校形成的不同载体形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其它单位发来的电文及附件。上级来文中，应以针对学校指令性、指导性文件为主。具体范围见附件 1 和附件 2。五、归档要求 1.平时预立卷工作，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，随时将办理完的文件按问题归入相应卷夹（盒）。2.立卷归档前兼职档案员要认真检查文件种类、份数以及每份文件的页数是否齐全完整；检查文件反映的内容与事实是否相符；检查文件的结构（标题、作者、时间、印章等）是否齐全，如有问题应及时采取补救措施。3.不同年代的文件一般不在一起立卷；同一类文件材料按形成规律有条理地排列组卷；正文在前，附件在后；批复在前，请示在后；正件在前，定稿在后，不能分散。4.行文类的文件按件进行小装订，卷内以件的形式排列，编写件号、页号。数据报表类的文件材料按卷装订，对较大表格要以 A4幅面为准，适当地折叠，卷内文件编写页号，数量一般不超过 200页。对同一问题文件数量多的，可酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。5.文件材料分类清楚，组卷合理，卷内文件排列有序。卷内文件目录各项按规定填写。对有关卷内文件材料的情况说明，填写在备考表内，若无情况说明，也将立卷人、检查人（立卷单位领导）的姓名和时间填上，以示负责。6.根据卷内文件内容拟写案卷标题，标题要力求结构完整、确切，全面概括卷内文件内容。按照党政档案保管期限表准确划分保管期限。六、归档时间和移交手续 1.归档单位整理好案卷，经学校综合档案室检查合格后，填写移 交目录，于次年 6 月底前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。附件 1：党群类档案归档范围和保管期限表 DQ11 党务综合 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级党组织有关党的建设的文件材料(如文件是针对本校的，则永久保存)长期 2 本校党代会文件材料(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等 永久(2)提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等 长期(3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样 短期 3 本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件 永久 4 党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)永久 5 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永久 6 以党委名义召开的工作会议材料 永久 7 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 永久 8 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 永久 9 党委工作简报 永久 10 常委大事记 永久 11 党群系统启用印章的文件和印模 永久 12 党群系统重要统计材料 永久 13 党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复 长期 14 党委保密、秘书工作的有关文件 长期 15 重要的群众来信来访及处理材料 长期 16 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 长期 17 分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验、介绍、调查材料、会议记录和统计表 长期 18 分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料 长期 19 分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料 长期 DQ12 纪 检 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级纪委关于纪检工作的文件 长期 2 纪委工作规章制度 长期 3 纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 永久 4 校纪委会议记录 长期 5 党员处分、复查材料 长期 6 群众来信来访及处理意见 短期 DQ13 组 织 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级关于组织工作的指示、决定、通知简报 长期 2 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 永久 3 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永久 4 落实政策的有关材料 长期 5 副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的，要附任免呈报表)永久 6 副处级以上干部名册 永久 7 总支、支部改选报告、审批材料 长期 8 各总支、支部委员名册 长期 9 党员名册 长期 10 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料 长期 11 发展新党员、预备党员转正的名册 长期 DQ14 宣 传 教 育 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级关于宣传工作的文件 长期 2 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 永久 3 教职工政治思想工作动态及调查材料 长期 4 理论学习的决定、通知、计划、总结 长期 5 反映本校重大活动的简报及图表 永久 6 上级有关学生思想政治工作的文件 长期 7 本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 永久 8 学生工作处学生思想政治工作计划、报告、总结 永久 9 学生思想政治工作典型调查材料和统计 长期 10 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件 长期 11 各系学生政治工作人员名单 长期 DQ15 统 战 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级关于统战工作的文件 长期 2 本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结 永久 3 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永久 4 本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料 永久 5 台、港、澳和侨务工作材料 长期 6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 长期 7 统战工作重要会议记录 长期 DQ16 工 会 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关工会工作的文件 长期 2 工会工作计划、报告、决定、重要通知和总结、统计 永久 3 会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件)长期 4 表彰工会先进集体个人的材料、名单 长期 5 处分会员的有关材料 长期 6 工会委员会会议记录、纪要 短期 7 基层工会干部名册 长期 8 会员名册 长期 9 妇女工作材料 长期 10 家属工作材料 长期 DQ17 团 委 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级关于团的工作文件 长期 2 本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)永久 3 本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件)永久 4 团委工作计划、报告、总结及规章制度 永久 5 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 长期 6 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 长期 7 处分团员的材料及复查材料 长期 8 批准入团、离团材料及名单 长期 9 团干部名单 长期 10 团员名册 长期 11 团委会议记录 长期 12 学生会文件、材料 长期 13 本校学生组织参与的各种学会、社团的关有材料 长期 14 各分团委的有关材料 长期 15 研究生会的有关材料 长期 16 团委牵头进行的重大活动的有关材料 长期 17 社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料 长期 附件 2：行政类档案归档范围和保管期限表 XZ11 行 政 综 合 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关高校行政管理的综合性文件 长期 2 全校性的规章制度 永久 3 学校年度、学期工作计划、报告、总结 永久 4 校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要 永久 5 校务委员会委员名单、会议记录、纪要 永久 6 全校性的工作会议、座谈会文件 长期 7 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 长期 8 本校教育事业规划、计划及上级批复 永久 9 学校评估材料 永久 10 教职工代表大会文件材料 长期 11 本校向上级的请示及其批复 永 久 或长 期 12 本校各单位的请示及学校的批复(分类立卷)长期 13 有关全校性工作的调查材料和经验总结 永久 14 学年报表及综合统计 永久 15 启用印章的文件及印模 永久 16 本校历史沿革、情况介绍 永久 17 本校大事记、简报、信息、动态等 永久 18 校史工作材料 永久 19 校友工作材料 长期 20 校庆工作材料 长期 21 群众来信来访文件材料 长期 22 各直属单位的工作计划、总结报告、统计年报及重要资料 长期 XZ12 人 事 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级机关有关人事工作的文件 长期 2 本校人事工作的规章制度 长期 3 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录 永久 4 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复 永久 5 关于校内机构设置、变化的文件材料 永久 6 人事处权限内的干部任免文件及名册 永久 7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 长期 8 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料 长期 9 教职工动态月报 长期 10 师资培养、管理工作计划、规定、总结 永久 11 教师进修计划、安排、总结 长期 12 教师工作量的规定及执行情况 长期 13 教师业务考核材料 长期 14 人事统计报表 永久 15 教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表 永久 16 教研室、研究室正副主任名册 长期 17 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷，要求附审批表)长期 18 教职工工资调整材料、名册 长期 19 教职工转正定级材料 长期 20 教职工校内调动材料 长期 21 教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信)长期 22 教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根)长期 23 教职工援外和支援边运地区材料 短期 24 教职工退职、离职和出国的有关材料 长期 25 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 长期 26 教职工退休后重新工作的材料 长期 27 教职工福利工作 长期 28 教职工商调函件 长期 29 使用临时工有关材料 长期 30 人民来信来访材料 长期 XZ13 监察、审计 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级机关监察、审计工作的文件 长期 2 本校监察、审计工作方面的规章制度 长期 3 监察、审计工作计划、总结、调查报告 长期 4 监察、审计工作统计年报及重要报表 长期 XZ14 保卫 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级机关有关保卫工作的文件 长期 2 本校保卫工作的规章制度 长期 3 保卫工作计划、总结、会议记录、请示、批复 永久 4 治安综合治理领导小组工作计划、会议纪要、总结等材料 长期 5 各类事件、事故的调查报告、处理结果等材料 长期 6 关于治安保卫工作的各类统计报表 长期 7 评选先进和治安、交通处罚的有关材料 长期 XZ15 总 务 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关部务工作的文件 短期 2 后勤工作规章制度 长期 3 后勤工作计划、报告、调查材料及处务会议记录 长期 4 房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结 长期 5 防震、防汛、三废治理工作的文件材料 长期 6 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件 长期 7 师生员工健康状况调查材料及统计表 永久 8 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 长期 9 每年义务献血工作计划总结、献血人员名单、获奖证书及光荣册 长期 10 车辆工作的有关文件材料 短期 11 伙食工作的有关材料 短期 12 校园绿化工作的有关材料 短期 XZ16 档案、图书、文博 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关图书、情报、博物工作的文件 长期 2 档案、图书、文博规章制度 长期 3 档案、图书、文博工作计划、报告、总结 长期 4 档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报 永久 5 档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料 长期 6 档案馆指南、全宗介绍 永久 教学类档案管理规范 教学工作是高等学校主要职能活动，教学类档案（以下简称教学档案）是衡量学校教学管理水平和教育质量的标志之一，是高等学校全部档案的主体和重点。为加强我校教学档案的科学管理，更好地发挥其作用。根据 中华人民共和国档案法、高等学校档案工作规范及北京广播学院档案工作条例结合我校实际，特制订本规范。一、教学档案是指在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料。按照国家规定，必须实行集中统一管理。二、教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”管理，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员的岗位职责，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量，教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。三、校内各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人，并配备一名兼职档案员统一管理本部门的教学文件材料，将收集、积累的文件材料整理组卷。按卷装订的卷内文件编写页号，数量一般不超过 200 页。对同一问题文件数量多的，可酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。按件装订的卷内文件编写件号（行文类的文件按件装订，具体要求见党政档案）。做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，按期向学校综合档案室移交。四、教学档案归档范围和保管期限见附件。附件：教学类档案归档范围和保管期限表 JX 11 综 合 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级下达的有关教学工作的文件材料 长期 2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 永久 3 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结 永久 4 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 长期 5 非学历教育的培训班、进修班材料 长期 6 统计报表 永久 7 学生运动会材料 长期 JX 12 学科与实验室建设 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 长期 2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 永久 3 重点学科、专业、实验室建设材料 永久 4 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料 长期 5 学科、专业、实验室建设统计报表 永久 JX 13 招 生 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关招生工作的文件材料 长期 2 招生计划、规定、生源计划 长期 3 新生录取材料及新生名单 长期 4 委掊、代培、自费生计划、合同及名单 长期 5 招生宣传、招生工作总结 短期 6 研究生入学试题及指导教师名册 长期 JX 14 学 籍 管 理 序号 类 目 名 称 保管期限 1 新生入学登记表 永久 2 学生学籍卡片 永久 3 学生成绩总册 永久 4 在校学生名册 永久 5 学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)长期 6 学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)长期 7 学生处分材料 长期 JX 15 课堂教学与教学实践 序号 类 目 名 称 保管期限 1 各专业教学计划、教学大纲 永久 2 课程建设要求及安排、校历表、课表 长期 3 各系、科、专业课程试题库 长期 4 典型教案、重要备课记录 长期 5 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 短期 6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 短期 JX 16 学 位 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关学位工作文件材料 长期 2 本校学位评定条件、办法及计划、总结 长期 3 学位委员会会议记录、决定 长期 4 学位委员会授予各层次学位清册 永久 5 本科生优秀学士学位论文 长期 6 博士、硕士研究生学位论文及评审材料 长期 JX 17 毕 业 生 序号 类 目 名 称 保管期限 1 上级有关毕业分配的文件材料 长期 2 毕业生工作计划、简报、总结 长期 3 毕业生供需统计、计划、合同 长期 4 毕业生正式分配方案及调配派遣名册 永久 5 毕业证、派遣证存根领取签收册 长期 6 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 长期 JX 18 教 材 序号 类 目 名 称 保管期限 1 自编、主编教材 长期 2 各系各专业使用教材目录 长期 3 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 长期 4 其他有保存价值的自编参考资料 短期 附录：存 系 教 学 类 档 案 序号 类 目 名 称 保管期限 1 本科生毕业论文及评审意见 长期 2 课堂教学材料、课程进度表 短期 3 教师任课安排、教案 长期 4 优秀实习报告 短期 5 本专业教学检查、调查材料及总结 短期 6 教师工作量核算、登记材料 短期 科学研究类档案管理规范 为提高科学研究类档案（以下简称科研档案）的质量和管理水平，更好地为教学、科研工作服务，根据中华人民共和国档案法、高等学校科学技术研究类档案工作规范、北京广播学院档案工作条例，特制订本规范。一、科研档案是指我校在科学技术管理及研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。它真实地反映了我校科研活动的全过程，是科学研究的软成果，也是重要的信息资源，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全、便于开发利用。二、科研档案工作必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合，实行科研工作与建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研成果档案材料同步；上报登记，评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。三、校内各归档部门要明确一名负责人分管本单位的科研档案工作，并确定一名兼职档案员做好科研档案的收集、整理和归档工作。四、归档范围及保管期限见附件。五、归档要求 1按国家规定，实行科研项目负责人主持立卷归档责任制。凡属学校立项的科研项目，课题完成后应将全套的技术材料整理完毕后向综合档案室移交。2凡是上报成果或进行成果鉴定的课题，必须归档，未归档或归档验收不合格的课题，科研处不予授理其成果的鉴定或评审。3与校外单位协作的项目，由主持单位保存一套完整档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的文件材料，并将有关复印件送交主持单位。4归档的科研文件材料必须完整、准确、系统并具有原始性、真实性、依据性。凡归档材料用统一用纸（实验记录应使用科研处规定用纸），写明作者和完成日期（用钢笔或签字笔书写）。六、归档时间 1科研综合管理文件材料于次年 6 月底前归档。2课题（项目）在完成后 3 个月内归档。上报成果及要求鉴定的课题于鉴定前归档。七、立卷程序 1课题一经列入计划，课题组组长确定一名兼职档案员，按照科研档案管理办法，组织该课题文件材料的收集工作。2课题开始后，该课题组组长要经常检查督促课题文件材料的形成积累情况。切实做到执行任务有依据，讨论方案有结论，实验观察有记录，研究完毕有报告。3课题结束后，课题负责人要对全套材料进行把关，并按要求整理归档。附件：科学研究类档案归档范围和保管期限表 KY11 综 合 序号 类 目 名 称 保管期限 1 科研行政管理文件材料 长期 2 科研计划管理文件材料 长期 3 科研成果管理文件材料 长期 4 科研经费管理文件材料 长期 5 申报科学基金及有关批复 长期 6 学会工作(学术活动)材料 短期 KY12-1 科 研 准 备 阶 段 序号 类 目 名 称 保管期限 1 开题报告与课题调研论证材料 长期 2 任务书、合同、协议书 永久 3 课题研究计划、设计 长期 4 计划执行情况、计划调整或撤销报告 短期 5 课题投资和预决算材料 短期 KY12-2 研 究 实 验 阶 段 序号 类 目 名 称 保管期限 1 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料)永久 2 数据处理材料，包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)永久 3 设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)永久 4 研究工作阶段小结、年度报告 长期 5 配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等 永久 6 样品、标本等实物的目录 永久 KY12-3 总 结 鉴 定 阶 段 序号 类 目 名 称 保管期限 1 研究报告、研制报告 永久 2 论文专著 永久 3 工艺技术报告 永久 4 技术诀窍报告 永久 5 专家评审意见 永久 6 鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见)长期 7 鉴定证书 永久 8 推广应用意见 长期 9 课题工作总结 长期 KY12-4 申 报 奖 励 阶 段 序号 类 目 名 称 保管期限 1 科研成果登记表 永久 2 科研成果报告表 永久 3 科研成果奖励申报与审批材料 永久 4 科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件 永久 5 专利申请书或证书原件或影印件 永久 KY12-5 推 广 应 用 阶 段 序号 类 目 名 称 保管期限 1 转让合同、协议书 永久 2 生产定型鉴定材料 永久 3 成果被引用或投产后反馈意见 短期 4 推广应用方案及实施情况 长期 5 扩大试生产的设计文件、工艺文件 长期 6 对外学术交流材料 长期 7 成果宣传报导材料 短期