黑龙江某公司采购与付款内部控制制度( 6页).docx

黑龙江省完达山股份有限公司采购与付款内部控制制度第一节总 则第一条 为了加强对黑龙江省完达山股份有限公司（以下简称本 公司或公司）物资采购与付款环节的内部控制，堵塞采购漏洞，减少 采购风险，根据中华人民共和国会计法等相关法律法规,结合本公 司的实际情况,制定本制度。第二条本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供 劳务消耗的各种物资（包括原料及主要材料、辅助材料、修理用备品 备件、燃料）以及达到固定资产管理标准的各种设备的行为,付款是 指支付与购进物资或设备有关的款项的行为。第三条对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中 的不相容职务应当分离,其中包括：（一）付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求提供商和 洽谈价格的业务；（二）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同 时担任；（三）货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。第二节分工与授权第四条 对在管理或办公过程中使用或耗用的各类物品，公司总 部、各分公司必须遵照“集中采购、相互牵制”的原则，各分公司根 据实际情况,参照本制度的有关规定制定本单位的具体实施办法并组 织实施，同时报公司总部备案，坚决杜绝由使用部门直接自行采购本 部门所需物品的多头采购、各行其是的现象。第五条各分公司在公司总部核定的库存物资定额标准范围之内, 除由总部需集中采购的生产消耗性物资外，可根据实际需要自主决定 生产消耗性物资的采购，批准权限由各分公司自行制定并报公司总部 备案；第六条固定资产的采购原则上由公司总部统一采购，各分公司 采购达到固定资产管理标准的设备或组成固定资产的其他物资要以 获得公司总部固定资产管理部门的批准或授权为前提条件。第七条 公司总部、各分公司应设置专门的物资管理部门，设置物 资主管岗位,在主管副经理（副厂长）的领导主持本单位的物资采购 工作，设置物资采购员岗位，负责具体办理物资主管人员交办的物资 采购任务。第三节实施与执行第八条 公司总部、各分公司物资管理部门应根据本单位生产经 营的范围、特点和供货地点的远近，保持本单位适当品种和数量的库 存物资，并根据物资实际库存情况，在各自的采购权限内自主决定物 资采购的品种、数量和地点，及时补充物资库存量。第九条物资使用部门应按月向本单位物资管理部门报送本部门 的物资使用计划，如所需物资无库存或库存量不足，则由物资管理部 门填写物资请购单,物资使用部门可对无计划且无库存的急用物资直 接填写物资请购单,经仓库保管员在物资请购单上签字后，报有批准 采购权限的人员签字批准,再交采购员进行采购。无物资请购单的物 资，仓库不得验收入库,财务部门不得给予报账,并要按违规追究有关 责任人的责任。第十条公司总部、各分公司的物资采购权由各物资管理部门集 中行使，未经各本单位负责人批准和物资管理部门授权，其他部门一 律不得自行采购本部门所需的物资，否则仓库不得验收入库，财务部 门不得给予报账,并要按违规追究有关责任人的责任。第十一条公司总部、各分公司的物资采购原则上都要签订购销 合同（在所在地市场购买的零星物资或钱货两清的物资采购除外）， 明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、交货日期、 运输方式、付款方式、违约责任等要约，各单位要明确制定签订合同 的权限,合同印章要由专人保管,发现有越权签订合同的行为，印章保 管人有权拒绝盖章并向合同签订人的上级授权部门报告。采购每项物资，应确定最佳的提供来源。对一些大额、重要的采 购项目，应采取竞价方式来确定提供商，以保证供货的质量、及时性和 成本的低廉。第十二条公司总部、各分公司的物资采购由物资管理部门集中 办理,特殊情况经本单位负责人批准并经物资管理部门授权，可由物 资使用部门自行采购所需物资。第十三条采购物资到货后，要及时组织物资管理员进行入库前 的清点验收,精密仪器、生产设备等固定资产应由固定资产管理部门 会同相关专业部门配合进行验收,验收过程中应首先比较所收物资与 请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查 物资有无损坏、使用性能优劣,验收合格后,验收部门的人员应对已收 物资编制一式多联、事先编号的验收单进行签字，作为验收和检验物 资的依据。物资验收入库后，才能与供货方结清货款,财务部门必须依附付 款通知书才能支付购货款。第十四条按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供合同复 印件并填写付款通知书，注明付款事由、付款金额、对方单位名称、 开户银行及账号，按批准物资采购的权限办理付款批准手续后，交公 司财务部门办理预付货款业务。第十五条货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单 核对无误后，由采购员填写付款通知书并经有权批准物资采购的人员 签字批准后连同发票、入库清单和入库验收单一起交由财务部门办理 付款业务；货物已到发票未到,验收合格并与购货合同核对无误后， 如供货方要求并经本单位有权批准物资采购的人员签字批准,可凭付 款通知书支付不超过货物总价值8096的货款,待发票到后再付清余款; 发票已到货物未到,不准支付购货款。采购业务完毕后，财务部门要催 促采购员及时结清购货结余款，不留“尾巴”。第十六条物资采购除购置固定资产可不必取得增值税发票或向 农民收购的产品不能够取得增值税发票外，其他管理或办公过程中使 用或耗用的各类物品、生产消耗性物资的采购必须取得增值税发票方 可报销。第十七条物资采购完毕并取得增值税发票后，如发生退货或销 售折让,应视不同情况按以下规定办理：（一）采购后在未付款的并且未做帐务处理的情况下，须由采购 员将原发票和税款抵扣联退还给销售方，属于采购物资退回的，由采 购员与对方磋商实物处理退回工作,属于销售折让的,采购员应从销 售方重新取得折让后的增值税发票。（二）采购后已付货款或者货款未付但已做帐务处理,发票联及 抵扣联无法退还的情况下，由公司财务部门的税务核算人员与当地主 管税务机关联系开具进货退出证明单或索取折让证明单，由采购员送 交销售方,并取得销售方开具的红字发票,再转交财务部门进行帐务 处理,属于采购物资退回的，由采购员与对方磋商实物处理退回工作。第四节检查与监督第十八条 本公司由内部审计人员对采购与付款业务行使检查监 督权。第十九条对采购与付款业务检查监督的主要内容包括：（一）采购与付款业务岗位设置和批准权限的授权和执行情况。（二）申请物资采购的程序是否正确，审批物资采购是否有越权行 为。（三）物资采购合同的订立情况,合同要约是否完整、规范、合法 有效。（四）物资采购专属权的执行情况。重点检查物资采购是否由物 资管理部门集中办理，其他部门办理物资采购是否获得批准并经物资 管理部门授权。（五）付款环节的控制。重点检查付款通知书填写是否完整，审批 手续是否正确有效,是否凭付款通知书支付购货款。第二十条内部审计人员对监督检查过程中发现的采购与付款内 部控制中的薄弱环节，应要求被检查单位纠正和完善，发现重大问题 应写出书面检查报告，向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施,加 以纠正和完善。第二十一条 本制度由公布之日起生效，黑龙江省完达山股份有 限公司董事会负责解释。黑龙江省完达山股份有限公司董事会