物资采购中的交货验收结算.docx

物资采购中的交货验收结算交货交货为采购作业中最为重要的一环。采购之目的，即在 于货物之获取，而交货则是完成采购契约之关键作业。所谓 交货，一般乃指货物所有权之移转，移转成立，即表示完成 交货。确保货期之重要性货期（交货日期）是交货作业中最重要的因素。惟有能 够确保货期，才能算是成功的采购。确保货期之目的，是要 将生产活动所需货品，在必要的时候，获得供应，俾以最低 的成本来达成生产。所谓“必要的时候”，系指为了要以最低的成本达成生 产活动，而预无计划的货品之进货时间而言。所以迟于该时 间，固然不好，早于该时间亦非所宜。兹将延迟交货及提早交货导致增加成本之原因，分述如 下：1.货期的延迟，无可讳言会阻碍生产活动之顺利进行， 对生产现场与其有关部门将带来有形、无形之不良影响，致 成为增加成本之原因，而其主要者为：（1）由于货品进货之延误，发生空等或耽误而导致效率 之减少。（2）制品之交货延迟，失去顾客之信用，招致订单之减少。(3)为恢复原状(正常生产)，有需加班或例假出勤， 致增加人工费用。(4)采用替代品或低品质物料，造成修改或误制。(5)交货延误之频度高，稽催的作业费用增加。(6)影响员工之工作士气。2. 一般人总以为提早交货并无太大的不良影响，实际上 提早交货也会成为增加成本。以下两点为其主要理由：(1)容许提早交货则会发生交货的延迟。因为供应厂商 为资金调度之方便，会优先生产高价格的货品以提早交货， 所以假如容许其提早交货，就会造成低价格货品的延迟交 货。(2)不急于要用之货品的提早交货，必定增加存货而导 致资金运用效率之恶化。货期延迟之原因探讨日本科学技术联盟所举办“采购、材料部门之TQC研究 发表会( 1986.3.8) ”，某电机公司对该公司货期延迟的原 因，提出检讨报告。下面的“货期延迟特性要因图”及“货 期延迟之原因表”，就是该公司检讨的主要内容。供应厂商要负责之货期延迟原因1 .超过产能之接单2 .超过技术水准之接单3 .产量之变动4 .手边作业量之掌握不充分5 .时间估计之错误6 .对新下单品之不熟7 .制程管理不完备或不良8 .不良品之发生9 .劳务管理之不适切10 .品质管理之不充分11 .需调度之材料零配件之人手延迟与品质不良12 .遵守货期之责任感不足13 .作业管理之不完备14 .对再转包之管理能力的不足15 .来自低工资之员工工作意愿低16 .机器设备之不完备17 .小批量之订单，合起来才生产18 .由于经营业绩之不振，经营者之关心转了方向19 .不可抗力定货厂商采购部门要负责之货期延迟原因1 .供应厂商之选定在基本上有误2 .供应厂商之产能掌握或技术水准之调查不足3 .业务手续之不完备与耽误4 .订单或指示联络事项之不完备与不彻底5 .材料、零配件之支给延迟6 .所要求之品质，说明不清楚7 .价格之决定很勉强8 .进度之掌握与督促之不充分9 .技术指导之疏忽10 .采购人员之经验不足或确保货期之意识低11 .付款条件过严或付款耽误12 .频频改换供应厂商13 .下订单到过远的地方14 .资讯之交换不顺畅15 .各种指示或联络未能迅速而确定行使定货厂商采购部门以外要负责之货期延迟原因1 .调度之期间过短2 .调度基准日程之缺乏、不使用不完备、无效3 .未考虑材料或零配件之支给日就决定货期4 .模冶工具之出借延迟5 .图面、规范之不完备6 .由于紧急订货而引起日程变更之混乱7 .生产计划之订定、实施错误或延迟8 .生产计划之变更9 .生产计划之变更未彻底之故，日程计划之重新安排未 能迅速行使10 .设计变更或规范变更之指示未彻底11 .订货数量太少12 .来自特殊事情买卖双方沟通不良所造成之原因1 .未能掌握产能之变动2 .新下单品之规范规格之掌握不充分3 .机器设备之问题点的掌握不充分4 .经营状况之掌握不充分5 .指示、联络之不切实6 .日程之变更说明不足7 .图面、规范之接洽不充分8单方面的货期指定适当的货期如果完全按照请购部门的希望日程，向供应厂商办理订 货手续，未必能够期待日程之遵守。为期能在必要的时候将材料或零件确实拿到手，务 必设定适当的货期。譬如，对于制造品之采购，倘若无视制造业者之生产状 况，而一再进行交货期日很短的订货，则势必无法期待以 “适当的价格”取得“良好的货品”。因此，采购人员须要经常和请购部门接触，在友善的气 氛中，对于勉强的货期，应妥加协调双方的情况，以设定适 当的货期。所谓适当的货期乃指：(1) 一般市贩品为业者之材料调配期间与运送期间。(2)制造品为业者之订定制造计划期间、材料调配期 间、制造期间以及运送期间。此外，尚要加上采购人员之能够选定适当的交易对象以 及行使有利的采购谈判所必要之期间在内。如何确保如期交货买方可借助下列方式，来确保供应商如期交货：1 .制定合理的购运时间：即将请购、采购、卖方准备、运输、检验等各项作业所 需的时间，予以合理的规划，避免造成供应商爱莫能助，强 人所难。2 .销售、生产及采购单位加强联系：由于市场的状况变化莫测，因此生产计划若有调整之必 要，必须征询采购部门的意见，以便对停止或减少送货的数 量、应追加或新订的数量，作出正确地判断，并尽速通知供 应商，使其减少可能的损失，以提高配合的意愿。3 .期中稽催，驻厂查验：请供应商提供生产计划或工作日程表，以便在交货之前 查核进度，若有落后事情，即促其改善；若已缺乏交货能 力，即停止交易，另有4.准备替代供应商不能如期交货的原 因颇多，且有些是属于不可抗力；因此，采购人员应未雨绸 缪，多联系其他5.加重违约罚则：在签订买卖合约时，应加重违约罚款或解约责任，使供 应商不敢心存侥幸；不过，若需求急迫时，应对如期交货或 提早交货之厂商给予奖金，或较优厚的付款条件。查核的重要性采购人员如欲期待按照日程进货，则于订货后，必须有 计划地进行查核工作。因为如果到了约定之交货时间，才作 联络，可能为时已晚，无法补救。制造品不可能在交货期日一次全部制造完成。其所以未 能准时交货，通常都是在交货日期之前的生产过程中，其计 划进度与实际进度发生偏差所致。所以，查核的目的是要在尚有的余裕时间可以想办法 时，确实掌握进行状况，以便采取必要行动。进行状况之查核要点进行状况的查核，应注意承制厂商生产过程中之重要环 节。验收供应商交货时，验收的主要工作包括：点收数量：即凭记数或藉度量衡器具，以查明物品之 数量。检验品质：即凭触感或藉简单的仪器，以鉴定或测度 物品之外表及内容；或凭物理试验及化学分析，以鉴定或测 度物品的性质或成分。因此要做好验收工作，必须彻底执行下列各项：1,确认供应商：物料来自何处，有无错误或混乱。尤其 是向两家以上采购的物品，应分别计算。2 .确定送到日期与验收日期：前者用以确定厂商是否如 期交货，以作为延迟罚款之依据。后者用以督促验收时效， 避免藉故推拖，并作为将来付款期限之依据。3 .确定物料的名称与品质，是否与合约或订单之要求相 符，以免偷工减料、鱼目混珠，必要时可以检验方法来确 定。4 .清点数量：实际交货数量是否与运送凭单或订单所载 相符，如数量太多时，可采用抽查方式来清点。特别要注意 有固定包装者，是否数量一致，例如一打的包装者是否确实 有十二个；一吨包装者是否确实有1000公斤，不要只顾计算 “打”或“吨”，疏忽每打的个数及每吨的斤两。5 .通过验收结果：使用部门以安排生产进度，采购部据 以结案，会计部门据以登账付款或扣款、罚款。6,处理短损：根据验收结果若发生短损，应立即向供应 商要求赔偿，向运输单位索赔，或是办理内部报损手续等。7 .退还不合格物品：表示拒收，或等修补后再行验收， 通常供应商对不合格的物品都延迟处置，仓储人员应配合采 购部门催促供应商前来收回，否则逾越时限，即不负保管责 任，或径行抛弃。8 .处理包装材料：准备加以利用或积存至一定数量后对 外出售。对于无法再用或出售者，最好能由供应商收回。9 .标识：对已验收存储之物品须加以标识，以便查明验 收经过及时间，并易于与未验收之同类物品有所区别。1 .供货商应及时将送货单、入库单和退货单进行核对， 若有异议向供应部反映，并取得相关部门的最终确认。2 .供应部收集好供应商采购合同、采购订单、质检报 告、入库单、退货单后，根据实际付款期限，向财务部提出付款要求。3 .财务部根据合同条款、相关票据和付款规定，填制结 算单。供应部将结算单传真供应商，供应商必须在2日内核对，并根据复核后的结算 单内容开具增值税发票（未出具增值税发票的企业必须由公 司总经理、财务部长和供应部长特批）。4 .供应部根据核对无误的结算单、发票、请款单，向财 务部请款。5,财务部审核相关票据后，交供应部，供应部将付款凭 据交总经理最终审批。6 .财务部根据总经理最终审批意见向供应商付款。