益田假日广场营运资料管理制度(修改过)(17-35).pdf

1/5 益田假日广场 营运资料管理制度 一、目的:为了加强对营运部工作中往来的文件资料进行及时归档和管理，全面提高资料管理的工作效率,使营运工作得以更有效开展,特拟制定本制度.二、需归档的文件资料:1.政府下发的重要文件及相关部门来函；2.公司下发的重要文件；3.商户资料：1)商户基本信息资料（营业执照、卫生许可证等）；2）商户日常往来文件（包括传真、函件、申请表等）；3）文件：与商家洽谈的会议纪要、各种问题的解决方案等；4.部门文件：会议纪要、工作联络单、请示、报告、函件等;内部管理资料（客户投诉登记、营运日志、各类报表报告总结);5.其它重要资料.三、文件的收、发管理 1、部门员工在收到文件后应及时到资料管理员处进行登记，当面填写收文登记表,与资料管理员办理好交接手续；(1)资料管理员在接到文件时应及时进行登记,并做好电子文档备份;(2)部门文件需对外发放时需经部门经理审核签字认可后,方可对外发送；(3)资料管理员需将对外发送的文件进行详细登记，复印备份后发送给相关单位或部门并签收;2、需对外发送的文件资料:(1)工作联络单、传真、会议纪要;(2)部门回函;四、文件的传阅、借阅管理 1、传阅程序、范围和借阅程序、范围：(1)文件需在部门内传阅时,由资料管理员将文件交部门经理阅核,签字认可后发放部门员工进行传阅;2/5(2)部门员工在看过文件后需签字确认，由最后签字的员工将文件交回资料管理员处进行归档；(3)部门及其它部门员工需借阅本部门的文件资料、专业书籍等，需在资料管理员处填写文件借阅登记表,并由部门经理(审批人)签字认可，方可借阅；(4)文件、书籍归还时资料管理员应认真进行检查，如无问题需签字确认；(5)文件、书籍等资料借阅后逾期未还者,资料管理员需及时进行催还;(6)部门及其它部门员工借阅档案后应妥善保管,并按时归还;2、建立文件网上发布制度,定期在公司内网上向部门员工发布部门性文件（1）周一网上发布部门周小结及本周计划、部门周例会纪要等（）发布人：部门长 （3）发布程序：所有发布文件须经部门经理审核签字后方可进行发布 五、文件的保管、保存 1、设立独立资料柜保存本部门重要资料；2、所有资料严格按照类别实行分类管理，统一对文件进行规范编号，并建立文件目录，以便日后文件的快速查找(报告、分析、总结、数据、制度、办法、规定、会议纪要要有电子文档备份）；3、商户资料按租户、业态或楼层为单位对资料进行分类归档保管；4、租户撤租后资料管理员对租户资料及时进行为整理、装订、保存；跟进新租户的相关资料，并做好归档工作；5、资料保存时间（每年0 月12 月对部门所有文件进行修理，对需归档的文件进行归档,保存日期以部门长界定;)6、保管方式：要求书面文档（原件或复印件)六、文件的保密 1、机密文件系指：1）租户与公司的合作条件;2）涉及具体数据的相关资料；）对租户和公司有重要影响的文件等;2、根据文件的重要性设置不同的密级及保密时效；、机密文件的调阅需经部门长审批同意后方可调阅；4、资料管理员与借阅档案的人员要严格遵守公司的保密制度，树立高度的责任心,3/5 加强保密意识；七、文件的销毁 1、对于超过保存期限的档案，由资料管理员登记造册,经管理员和部门长共同签字认可后，方可进行销毁;2、销毁文件需由专人负责销毁,严禁将销毁文件作为它用或作废纸处理.八、附录:附件【】发文登记表 附件【2】收文登记表 附件【1】发文登记表 序号 日期 编号 文件名称 份数 发至部门 签收 备注 4/5 5/5 附件【】收文登记本 NO 编号 文件名称 份数 发文部门 发放人 收文部门 收文人 收文日期 备注