管理规章制度(1).pdf

1/40 中海物业管理有限公司 Z H O N G H A I P R O P E R T M A N G M E N T C O ，L 编号：ZHPMWI/R 版本：A 管理规章制度 编制：日期:20年 6 月 16 日 审核：日期：004 年 6 月 18 日 批准:日期：文件受控章 声 明：未 经许 可,不 得翻印。责任部门:人力资源部 管理规章制度索引 WI/GZ-目录 版号状态：A/第 1 页 共 2 页 编 号 标 题 版号/状态 I/GZ01 公司纪律 A0 I/Z-002 聘用制度 A/WI/G-03 离职管理规定 0 W/G-04 考勤制度 A/WI/GZ005 请假制度/0 WI/GZ0 对有贡献员工表彰奖励办法 A/0/GZ007 对员工违纪教育处分办法 A/WI/Z-008 办公环境管理规定 A0 2/40 WI/GZ-09 工装管理规定 A0 WI/G010 管理处员工行为管理 A/WI/G-011 保密工作制度 A/0 W/GZ2 管理处公文管理规定 A/0 I/GZ13 文件档案管理规定 0 WI/Z014 文印管理规定 A0 I/G-15 管理处印章管理制度 A0 WGZ016 合同（协议)管理规定 A WI/GZ-1 固定资产登记管理规定/0 WI/GZ08 管理处日巡视管理规定 WI/G-019 电话、传真机管理规定/0 W/GZ-020 计算机使用管理规定 A/0/Z-01 报刊、杂志借阅管理规定/0 管理规章制度索引 I/GZ目录 版号状态：/0 第页 共 2 页 编 号 标 题 版号/状态 WI/GZ-02 内部沟通管理办法 A/0 WIGZ-023 劳保用品采购、发放管理规定 A/0 I/GZ2 物资采购领用流程 A/0 WI/GZ02 库房管理制度 A0 I/Z026 员工食堂管理规定 A/0 WI/G-27 食堂就餐管理规定 A/0 WI/G-028 员工宿舍管理制度 A0 I/GZ029 洗衣机使用管理规定 A/0 3/40 规章制度是企业建立严谨高效的管理机制，它规范员工的行为，提高服务质量和效率,展现企业良好社会形象的重要保证，公司制定的规章制度要求员工严格遵守。1、按照公司规定的时间上下班,不得迟到早退。2、未经上级批准,不得擅自离开岗位。如有超时未有人接班,要及时向主管领导汇报。、当班的员工必须穿制服，制服要整洁，不当班时不准穿制服。4、当班时员工必须佩戴员工工作牌。、所有员工必须服从上级的口头或书面命令，不服从命令将视为严重违反纪律行为。6、当班时不准饮酒。7、不准赌博或进行任何有关赌博游戏.8、当班时不准睡觉。IGZ031 收发传真文件登记表 A/I/Z03 会议安排通知单 WI/GZ033 资料借阅登记表 A/0 WI-034 档案销毁登记表 A0 W/GZ-035 打(复）印文件登记表 A/WI/Z036 承诺书 A/A/0 A/A/0 /公司纪律 W/GZ001 版号状态：A/第 1 页 共 1 页 4/40、当班时不准吸烟、聚集闲谈、看书、看报及收听广播录音机等。10、不得向业主或住户索要金钱,未经公司同意亦不能接受任何人士提供的礼物。11、不得兼职从事公司以外的工作。12、如因个人的疏忽行为而使公司财物受损,要负责赔偿。13、未经公司总经理授权或同意,不准泄漏公司任何资料。14、不得将属于大厦的财物据为己有或作私人用途.5、所有员工要经常保持良好的品德及行为,树立公司良好的形象。16、未经公司同意，不准接受或私自从事由该大厦业主所提供的任何额外工作。1、所有员工禁止向业主/住户、商铺或任何与本公司有业务往来的人士借贷.一、本公司所需员工，一律公开条件，向社会招聘。二、本公司聘用各级员工以学识、品德、能力、经验、年龄、身体状况等适合于职务或工作者为原则,即坚持任人唯贤，优化组合结构的原则。三、根据企业总体经营目标和要求，提出人力资源需求计划,经审批后实施。四、本公司各级员工必须具备以下资格，才能聘用：1、部门经理以上职务，必须具备国家统招全日制大学专科以上学历，熟悉业务，具有两年以上相关工作经验,年龄在 25 周岁以上，5周岁以下。特殊人才年龄可放宽到0 周岁.聘用制度 W/GZ0 版号/状态：A/0 第 1 页 共页 5/40 2、专业技术人员必须具有国家统招全日制大学专科以上学历，熟悉业务,具有两年以上相关工作经验，并且有相应的职称证书，年龄在 2周岁以上，55 周岁以下。3、一般职员，高中以学历，熟悉业务，具有一年以上工作经验，年龄在 25 周岁以上,45 周岁以下。4、本公司特勤人员（司机、保安、厨师）必须具备下列资格，经考试合格者，才能聘用。（1）司机:有驾驶执照，并具有两年以上实际工作经验。（2）保安:身高 1。7米以上,有安全保安知识和实际工作经验。（3）厨师:保证食物美味可口及食物、餐具的清洁卫生,有勤俭节约意识并具科学安排膳食的能力。五、聘用方式：（一）计划内招聘 每年初,由集团管理部统一组织年度人力资源调配工作,具体程 序如下：1、用人部门申请。根据年度工作安排，提出用人需求，按“人力需求计划表”的要求内容将所需员额、条件、及需求时限等填写清楚，经逐级签批后交集团管理部,经管理部审查呈准后，依限尽速办理。2、管理部组织征召.管理部根据用人单位的“人力需求计划表”制定招聘计划并组织招聘。3、面试。初试由管理部负责，部门经理以下人员的复试由管理 聘用制度 WIGZ02 版号状态：A/0 第 2 页 共 3 页 6/40 部组织并由用人单位和管理部共同参加,部门经理以上人员由管理部主管、用人单位主管及集团相关领导共同复试。、报到及试用.经复试合格者，可通知其本人到用人单位报到，试用期一般为三个月,期满合格者方予录用为正式员工。员工在试用期内品行和能力欠佳不适合工作者，可随时停止试用。员工试用期间按公司规定时间上下班。试用期间薪金依据员工薪资管理制度核支，但以面谈为主，试用期间考勤、奖惩均予并计.试用期间有关扣奖及特别休假、公伤假、事假等规定同正式员工。注:(1)应聘人员初聘录用后，须进行健康检查,被录用人有严重疾病的，取消录用用资格;（2)应聘人员在录用通知发出 2 天之内如不能正常报到,可取消录用资格，特殊情况经批准后可延期报到；（3）新进员工应携带本人的学历证书、职称证书、身份证原件及近期一寸免冠彩照三张到管理部报到；5、转正。试用员工主管对其试用期工作业绩进行考核，提出意见，并填写试用期考核单,送交管理部审核。员工转正后,试用期计工龄。其成绩较差者，可视情形延长试用；不理想者，即予淘汰。对于停止试用或不予聘用者，只给付试用期间的薪资,不发任何补偿，并且试用 7 日内不合格即被淘汰者,不予发薪资，试用人员不得有任何异议。（二)计划外招聘 未列入年度计划的用员属于计划外招聘.分为编制内员工和临时用员两种情况.聘用制度 WI/GZ0 版号/状态:/0 第 3 页 共 3 页 7/40 1、编制内员工为公司长期员工,其招聘和定薪程序同计划内招聘流程。2、临时用员招聘。临时用员包括季节性用工（不超过六个月）和计件计时用工.其招聘用人单位事前填报：“临时用员申请表”，报集团管理部，经批准后自行招聘.临时用员的薪资水平必须严格按照集团批准的标准和日期执行,凡与集团批准的数额不符或集团批准日期之前付薪的情况,集团对此不予考虑。另外,各单位招聘临时用员时不得聘用有下列情况者:（1）剥夺公民权尚未复权者；（2）曾犯刑事、判决拘役以上罪行而刑期尚未满者；（3）受破产宣告，尚未撤消者;（4）通缉有案者；（5）吸食鸦片或其它毒品者；（6）身体衰弱不堪从事工作或有传染性疾病者；（7）未满 18周岁者；（8）贪污公款有案者。一、公司员工离职分为辞职、辞退。（一）辞职:1、普通员工若向公司提出辞职，需要提前周向部门主管得出申请,并到人事管理主办处辞职申请表。2、部门经理级以上员工辞职需在 1 个月之内向上级主管或总裁提出申请。3、所有员工与公司交接清楚以后方可获准离开。擅自离职者不发薪资或视给公司造成的损失予以赔偿。离职管理规定 WI/G03 版号状态：A/0 第页 共页 8/40（二）辞退：有下列情形之一者,在征得人力资源部和部门主管意见后，员工将被提前一周书面通知辞退：1、因公司机构调整或实际业务需要无适合工作安排的;2、患病或非因工受伤医疗期满后，不胜任工作和要求的;3、经培训和岗位调整后，仍不能适应公司工作要求的.被辞退人员的当月薪资按实际工作天数结算。公司有权对下列情形之一者即时辞退,而无需事先通知，亦无需提供任何补偿。1、试用期间不符合录用条件的；2、严重违反公司管理制度、规定和职业道德.3、被依法追究刑事责任的.二、离职面谈：员工辞职时,该部门经理或相关领导应与辞职人进行谈话，如有必要，可请其他人员协助。谈话完成如下内容:1、审查其劳动合同;2、审查文件的、资料的所有权；3、审查其了解公司秘密的程度;4、审查其掌管工作、进度和角色；5、阐明公司和员工的权利和义务。记录离职谈话清单，经员工和谈话领导共同签字，并分存公司和员工档案。三、交接手续 离职管理规定 WI/G0 版号/状态:A/0 第 2 页 共 2 页 9/40（一）本公司员工交接分为主管人员交接和经管人员交接。主管人员是指各级单位的人员,经管人员是指直接经管财务或事务的人员。1、辞职或辞退的员工在办完本部门的工作交接手续后，要归还公司有关资料、文件、办公用品、员工手册以及其它公物.2、退还所借公司公款。3、重要岗位的管理人员离职时,公司将安排离职审计（二)主管人员应分别就下列事项分别办理移交 1、单位人员名册；2 未办及未了事项；3、主管的财务及事务。(三）经管人员应就下列事项分别办理移交。1、所经管的财务事务；、未办及未了事项。(四）各级人员移交应亲自办理，如因特别原因,经核准得到指定负责人代为办理交接时,所有一切责任仍由原移交人负责。各级人员过期不移交或移交不清者，其缺少公物或致公司受损失者应负赔偿责任。第一条 员工上下班时间规定如下：周一至周六上午：3011：30;下午：2：005:30；周日全天休息（物业部、安保部、工程部按实际工作情况安排轮班休息）。第二条 员工超过规定时间到工时：1、超过上班时间 10 分钟以内为迟到；2、超过 10分钟至 1 小时按旷工 1 小时处理;3、超过 1 小时按旷工半日处理。考勤制度 WI/Z004 版号/状态:A/0 第 1 页 共页 10/40 第三条 员工未到规定时间提前下班时：1、提前5分钟以内下班者为早退;2、超过 15分钟提前下班者按旷工半日处理。第四条 本公司员工考勤一律实行签到登记制度,月末考勤以签到表为准。第五条 所有员工上下班均需亲自在签到登记表上签字，任何人不得代替他人或由他人代替签到,违犯此条规定者,代替人和被代替人均按违纪处理（罚款 5元）。第六条 员工上下班忘记签到者，最迟不得超过第二天，请部门主管证明其上下班时间并签字（需说明情况，并留存说明记录，由管理处备案)。管理层员工均须先到管理处签到后,方能外出办理各项业务,特殊情况需经主管领导签字批准。不办理批准手续者，视情况按迟到或旷工处理。第七条 员工外出办理业务前需向本部门负责人申明其外出原因及返 回的时间，否则按外出办私事处理。第八条 上班时间外出办私事者，一经发现,即给予警告一次（扣除三日薪资)处分.第九条 员工一个月内迟到三次、早退一次扣发满勤奖 50 元；迟到、早退累计达三次以上者，给予警告一次处分（扣除三日薪资）。考勤制度 IGZ04 版号/状态：A/0 第 2 页 共 2 页 11/40 第十条 员工无故旷工一天者，给予警告一次处分；每月累计三天旷工者，给予辞退处理 第十一条 下列人员可免予签到、出差或请假，经批准者；、特殊岗位，经部门申报获准者.一、审批权限、工作人员请假（1）一天以内由主管审批；（2)超过一天由物业经理审批。2、管理人员请假（)三天以内由物业经理审批;(2）三天以上，由物业经理审核，报公司总经理审批；(3）物业经理请假 一天以上，报总经理审批。二、假期待遇：1、事假按天扣发工资。2、员工病假休 7 天以内按天扣发奖金、误餐补贴;病休天以上者当月奖金及伙食补贴停发。3、婚、丧假为有薪假期，假期内工资照发。（）产假期间只计发基本工资。注：凡在休假期间,员工要留联系方式，特别是在公司报电话费的员 请假制度 WI/GZ-005 版号状态：A/0 第页 共 1 页 12/40 工，应保持联系畅通。为及时表彰和鼓励在工作中做出努力和贡献的员工，在员工中创造一个积极向上的工作环境，发挥先进人物的榜样作用，充分调动和发挥管理处全体员工的工作积极性，特制定本办法。一、员工表彰奖励项目 凡具备下列条件之一的，将酌情给予表彰奖励：1、员工在本职岗位上积极、主动、热情、踏实工作,为业主提供优质服务，赢得业主好评，被送予表扬信、锦旗等给予表扬的;2、员工在服务工作中，为管理处、公司创造了良好的外界影响，其事迹在社会刊物上受到报导宣传的;3、在工作中，发现事故苗头及时,处理措施得当,防止和避免了意外事故发生的；4、在灾害事故中(如水浸、火险、台风、设备故障等紧急情况下)机智果断，不畏牺牲，为减少灾害和事故损失做出贡献的；5、见义勇为,在同盗窃、抢劫、行凶等违法犯罪行为作斗争，为保护公共利益及业主生命财产安全做出贡献的;6、拾金(物）不昧，弘扬了社会主义道德风尚的;7、及时有效合理地纠正处理辖区内违章违规行为，避免或降低了违章违规行为造成损失和影响的;8、在本职工作中，通过技术革新,开源节流，或是改善服务管理程 对有贡献员工表彰奖励办法 WIGZ-006 版号/状态：A/第 1 页 共 2页 13/40 序，为管理处创出一定经济效益的;9、关心企业发展，积极为管理处工作提出合理化建议,使管理处在加 强管理，增强企业信誉，堵塞漏洞,降低管理成本等各方面取得显著效果的；10、不计个人荣辱得失，维护企业利益和声誉,员工本人蒙辱,受到委屈的;二、表彰奖励形式和办法 1、精神鼓励（1）口头表扬:对在工作中做出努力的员工,在班组或管理处员工会议上给予表扬,肯定其工作成绩,号召大家学习。（2）书面表扬：对在工作中有成绩和贡献的员工，利用管理处内部刊物及社会报刊等进行报导和宣传。（3）颁发荣誉证书:对优秀员工，在年终评选或在公司组织的其他评选先进活动中,向公司推荐给予表彰,授予荣誉称号和颁发证书。2、物质奖励 管理处向公司为有特殊贡献的员工请功，申请颁发专项奖金.（1）在管理处权限内为有贡献员工增发奖金。（2)将有贡献员工受表彰奖励的情况，存档于管理处员工个人档案,做为日后提职、提薪的参考依据.对有贡献员工表彰奖励办法 /G006 版号/状态：A/第 2 页 共 2 页 对违纪员工教育处分办法 WIG007 版号/状态：A/第 1 页 共 3页 14/40 为加强管理处员工队伍建设,建立一支守纪律、讲文明、高素质的一流员工队伍，奖励和惩罚是规范员工行为的有效杠杆，是激励员工的基本手段。为鼓励员工充分发挥积极性和创造性，维护公司正常的工作秩序，促进公司品牌形象和经济效益的进一步提高，特制定本办法.一、处罚种类：1、口头警告 对轻度违反公司有关规定的人员进行口头批评，指明错误,提出警告期限改正。2、书面警告 对违反公司有关规定并造成一定消极影响的人员发出书面警告通知书。书面警告分一次警告、二次警告和三次警告，以警告通知书的形式告之。第一次警告，批评教育;第二次警告，批评教育,罚款 50 元；第三次警告,无薪停职反省、留用察看、劝退直至辞退。3、辞退 员工一年内累计书面警告达三次且无悔改表现，或有严重错误时，给予辞退处理，因过失辞退可在不提前通知情况下执行,经济上不给予任何补偿.二、处分执行办法 1、凡有下列过失之一者,将受到口头警告处分：（1）工作时间仪容不整的;（2）工作时间不按规定着装，不在规定位置佩戴工作牌的;（3）迟到或早退达三次的;（4）随地吐痰、乱丢烟头、纸屑或其它废弃物的；对违纪员工教育处分办法 WZ-007 版号/状态：A/0 第 2 页 共 3 页 15/40（5）工作散漫,粗心大意的；（6）当班时间吃东西的；（7）当班时间擅离岗位、闲逛、尚未给工作造成损失的；2、凡有下列过失之一者,将受到警告及罚款等处分：（1）季内口头警告三次的；（2）当班时间打瞌睡的;（3）蓄意破坏、损坏公物或他人物品,情节轻微的；（4）对业主（住用户)不礼貌，与客人无礼争辩，造成不良影响的；（5）吵闹、粗言秽语，扰乱公共场所秩序的；（6）涂改、报假单据、证明，但尚未造成损失及影响的;（7）拾遗不报的；（8）不服从领导命令的;（9）搬弄是非、诽谤他人、影响团结、影响声誉的;（10）违反操作规程，造成损失，情节轻微的。（11）擅自留宿非本管理处人员的.3、凡有下列过失之一者,给予辞退处理：（1）经常违反公司和管理处规定,屡教不改，书面警告达三次的；（2）贪污、盗窃、索贿、受贿的；侮辱、漫骂、恐吓、威胁他人、与业主（住户）吵架造成恶劣影响的；（3）偷窃公司或他人财物的;（4）向业主（住户)索取小费、物品或其它报酬的；组织及煽动罢工、斗殴、聚众闹事的；（5）使用毒品、麻醉剂或兴奋剂的；（6）酗酒、赌博(含变相赌博)或打架的；对违纪员工教育处分办法 WI/GZ-007 16/40（7）蓄意破坏、损坏公物或他人物品,情节严重的;（8）未经批准私自外出兼职或利用病休另谋职业的;（9）利用职权营私舞弊，假公济私的；（10）一个月内连续或累计旷工三天以上的；（11）由于工作失职使公共财产受到严重损失的;三、处罚执行人：1、口头警告：（1）对操作层员工，由各班班长以上人员执行；（2)对管理层员工，由管理处物业经理执行。2、书面警告:（1)对操作层员工,由各班班长或管理处部门主管、经理执行；(）对管理层员工，由物业经理执行。3、辞退：(1）对操作层员工，由各班班长、管理处部门主管上报，物业经理批准执行；(2）对管理层员工,由经理执行，同时上报公司。4、提倡在员工间展开批评和自我批评活动,对违反规定的行为，每名员工都有批评、制止、报告的权力.对犯错误员工坚持以教育为主，处罚为辅的原则。办公环境管理规定/GZ008 版号状态：A/第页 共页 为了提高工作效率，树立公司整体形象，为员工创造一个安静、舒适、和谐的工作环境，特制定本制度。1。卫生管理 版号/状态：A/第 3 页 共 3 页 17/40 1 管理处内的一切办公用品每天必须至少擦一遍,手触无灰尘，包括门、窗、桌、椅、沙发等，确保窗明几净.1地板及公共区域除每天早上拖洗一遍外,还要保证随脏随清理，目视无杂物、污物。13墙壁不得张贴、悬挂任何与办公无关的物品，确保干净整洁。0 物品管理 2管理处的办公用具如桌椅等按照舒适、美观、实用的原则摆放,不得随意拉放，严禁私自动用、安装各种电器设备和乱拉电线。2。2 办公物品的摆置要合理、有序，物品放在顺手可以拿到的地方,经常使用的物品放在近手处，大抽屉分格使用，大头针、回形针、橡皮筋不混放在一起,电话机放在适当的位置,连接线不扭在一起,记录本放在左手边，随时做好记录准备，暂时不用的东西整理好放在抽屉或其它地方,不得堆放杂物,经常清理、保持桌面的整齐、干净。.3 报纸要及时上报夹，以免乱扔、乱放及丢失,沙发、茶几不得放水具以外的东西，必须随时清理。2具有安全意识,管理好各种磁盘和文件，对于应该销毁的文件资料和磁盘必须彻底销毁。为树立和保持公司良好的社会形象,保证员工的正常穿着，延长工装的使用寿命,特制定本规定。1.0着装 1 工作时间内员工必须穿着工装；工装管理规定 WZ009 版号/状态：A/0 第 1页 共 1 页 18/40 12 非工作时间员工不得穿着工装；。3 工装应成套穿,严禁工装穿着的不合适搭配;1。工装穿着时应干净、整齐，不允许残破、缝补和不卫生着装；2。存放 2。1当季工装应挂放,以免出现折皱，影响美观;2。2 工装存放超出三天以上者，应在其外部套有可以明显防止灰尘落入的物品；23 换季工装存放时上、下装两边口袋等部位分别存放樟脑丸，以防虫蛀；3。0清洗。1 着装人应保持领口、袖口清洁,无异味；赔偿 4。1 着装期内工装破损，着装人应视破损情况给予修补或赔偿；4.着装期内工装丢失，量体制作工装应照价赔偿；按规格制作工装折旧后赔偿。提前 1分钟上班，换好工装后就位,下班时间到点后方可收拾东西。0 精神饱满，女士应化淡妆，不在办公桌前打哈欠、伸懒腰,不显出疲惫的姿态。30办公场所禁止抽烟，不得随地吐痰,乱扔杂物,吃东西.0 工作时间禁止在办公区域化妆或剪指甲,办公区域进出不得穿 管理处员工行为管理 W/GZ-00 版号/状态：/0 第页 共 1页 19/40 拖鞋、短裤、背心不得外露。5。0 不做与工作无关的事,不准擅离职守，串岗聊天、接待亲友、处理私事,不准看书报，说话尽可能简洁，不大声说笑。60 不得哼歌、吹哨、不得大声谈笑，大声说话、喊叫，乱丢乱放物品发出噪音,咳嗽、打喷嚏时应背对对方,并说对不起.0 工作中不得擅自离岗。需要外出时，外出者应把行踪去向、事情、预定时间告知主管领导.80行走注意走姿，在楼道内行步要轻,不得奔跑(紧急情况除外)。0 在走廊和楼梯上要右侧通行,不在走廊或楼梯上作长时间交谈，迎面遇到上司或顾客的时,微笑、注视并问候，在空间狭窄的场所，让上司或客人先通过,身体稍作侧让。100 不得用手指或笔杆为客人指示方向或物品夹于腋下。1电话响三声内应立即接听，用语规范。12.0不拔打私人电话，接听私人电话不超过分钟。保密工作制度 WI/GZ01 版号/状态:A/0 第 1页 共 2页 1管理处负责文件、资料以及涉密业务的管理工作,各部门应负责本部门的重要文件、资料的保密工作。2.0保密事项 2。1员工提升考察材料等；。2 与管理处有关的调查案件、检举揭发材料;3 财务部核算人员的凭证、统计报表等；2.4质量体系文件资料。3.0保密文件、资料的管理 31申请审批；20/40 3.收发政府保密文件资料，由管理处负责；有关调查材料,检举揭发材料由管理处或部门专人负责；保密文件的收发、分送、传阅、移交、归档等坏节都要登记，履行签字手续，严禁将秘密文件,资料放在不安全的地方；3国家保密文件、资料放在安全的地方；个人不得保存,定期清查清退，如发现丢失，要及时报告并追查处理。4。0 ISO9002 工作保密规定 4。1 SO9002质量体系文件及有关标准、法规，应按规定存放，不得擅自带离办公场所;4。2 对外不讨论本公司 ISO90工作情况，不得出示个人草稿，作废草稿和文件及时销毁;4.3 定稿文件未经管理者代表和工作小组组长批准，不得复印和对外借阅。50通讯保密规定。1 各部门电脑打字机、复印机、传真机由专人管理,非本机使用人员未经许可不得擅自使用；5.2 电脑工作人员要严守保密制度,避免重要业务资料和档案资料外泄、更改或丢失；53 任何个人不准在通信、通话中涉及国家秘密或本公司在商业竞争中的重要信息，个人不得偷看保密文件和打听公司保密性的会议内容.6.0 凡发生遗失国家保密文件、资料或泄密案件时，应立即向管理处主管和相关领导报告，并及时采取补救措施,发生窃密案件，还应立即向当地公安部门报告。为使管理处公文处理规范化、制度化,特制定本办法。保密工作制度 WI/GZ011 版号/状态：A/0 第页 共 2页 管理处公文管理规定 W/Z012 版号/状态：/0 第 1页 共 1 页 21/40 公文是传达贯彻各类决策、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况,交流经验的重要工具.20公文处理必须做到及时、准确、安全,公文由管理处统一收发。30各部门的公文处理,应严格遵循保密制度.40公文报送与分发 41发文应报送管理处，统一编号后送发，避免滥送;4.2 超出部门职权范围内的事项，由管理处统一拟行公文，报主任审批后,视情况分发至相关部门。5 公文的编号 由管理处统一拟行公文，统一编号.1。0目的 确保各部门文件资料档案得到有效控制。20文件资料档案 21内容 文件、资料包括质量体系文件、外来文件、各种合同、业主资料、工程资料等;。2 建立 文件资料设专柜存放,分类编号并清楚编写文件目录;.3 保管 档案管理人员要定时检查专柜,核对件数,做好防虫防潮，防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理,如系人为造成，要追究有关人员的责任；文件档案管理规定 W/Z3 版号/状态:A 第 1页 共页 22/40 2。4更改 需增加或删除资料时，须经本部门负责人批准后，方可执行，做更改记录;2.5归档 有需归档的材料时，应报本部门负责人审批,批准后登记档案目录上,正式存入档案；.6 调阅 2。6因工作需要调阅有关文件资料须填写资料调阅登记表，经档案管理部门负责人批准后方可调阅，调阅重要密件需主任批准；26.2 档案管理人员建立调阅记录，保证调出文件资料及时返还；。.3 未经批准，调阅人不得对文件资料进行摘抄或复印;7 销毁 需销毁的文件，应在保存期满,经本部门负责人或主任批准后,进行销毁,并在档案目录上做记录。4。0 相关记录：资料借阅登记表 档案销毁登记表 为了降低管理运作成本,节约财耗,并对管理成本进行有效的测算，特制定本制度。1.打印管理规定 1.1 打印文件一般以各部门自成文件为主;12 打印一稿为校对稿,原则上校对无误后可直接用文，如有更改之处，更改完毕定稿后再行打印;文印管理规定 WGZ-4 版号/状态：0 第页 共 1页 23/40 1.3 鼓励一稿成文，降低成本；。复印管理规定.各部门需复印资料,由复印机主管部门统一复印;2。2 需复印文件的部门或文件较多时,采取“先重后轻，先急后缓的原则依次进行;2.3 能正反两面复印的文件，应正反双面复印；3.0 管理处以处部门打复印完毕后,填写打（复）印文件登记表。1、前台接待员使用管理处印章权限：办理装修许可证、装修人员出入证；装修违规通知单；办理物品放行通知单。2、园区内签发有关通知、装修垃圾、生活垃圾清运结算及对外与有关政府部门出具证明需由物业经理签署，方可使用。3、遇特殊情况，需在空白纸上加盖管理处印章时,必须经物业经理批准。4、非签约特殊情况,不得携带管理处印章外出。需携带外出时必须经物业经理同意，并由经办人办理借用手续，按时归还。管理处印章外借期间,由借用人承担保管责任。5、服务中心接待员负责填写印章登记表,包括时间、盖印事由、份数、批准人、承办人。6、管理处印章由管理处服务中心接待员负责日常使用与保管、物 管理处印章管理制度 WI/GZ05 版号/状态:A0 第 1 页 共页 24/40 业经理定期检查印章的使用情况。7、印章保管人员要严格执行印章管理制度，认真履行登记签字手续,不得擅自扩大使用范围，不得随意转交他人，对印章保管不善,给公司造成损失将承担一切责任.合同（协议）管理规定/Z016 版号/状态：A/第页 共 1页 1.0合同(协议)是单位与单位,单位与个人、个人与个人之间为实现各自的目的，依照法律规定，彼此确定权利和义务的协议.2.0合同(协议)的签订必须由负责专项工作的人员对外进行接洽,公司授权后，管理处指定专人负责谈判、签订协议等。3.0签订合同时，严格执行国家有关法律法规和公司规定,有标准文本的按标准文本签订。4.0被授权人对合同规定各项条款认真填写，字迹工整、清晰,对违约责任和违约起诉的管辖机关应与确定,对签约项目执行过程负责。5.0合同草拟后，由公司负责审核签约项目收支资金的时间、数额及付款方式等签署意见.6.0合同经公司审核同意后，方可签约生效。7.0对外签订合同，执行部门留底壹份,按约操作，公司、管理处各留壹份存档.8.合同发生变更,应再次按合同的签订程序重新办理。9.0合同到期后，由执行部门填写执行情况，并办理合同注销手续;壹式叁份,交原合同收存部门存档。10.0合同发生纠纷，双方应本着互让互谅的原则进行商议。11.0对只有壹份原件的合同,原件由公司存档,管理处以复印件存入档案，管理处应严格按照档案管理制度办理.25/40 固定资产登记管理规定/G17 版号/状态：/0 第 1页 共页 为了加强固定资产的建帐登记，合理使用和有效管理,特制定本管理规定。1.管理处对所有正在使用的固定资产(单位价值在 200元以上，使用年限在一年以上的房屋及建筑物、运输工具、机械器具工具等)必须建立台帐，管理处是固定资产的实物主管部门。2。0 固定资产由公司统一编码,管理处应登记固定资产明细表，依据不同类别建立固定资产登记卡片，做到一物一卡.30 明确固定资产的保管人,对各类固定资产管理处各使用部门应正确使用，并妥善保管，同时做好日常的维护和保养工作。4对固定资产代保管不善而发生的毁损或损失，有关负责人应负担赔偿责任,按情节应赔偿原价的 105%.附：固定资产清单 管理处日巡视管理规定 WI/G01 版号/状态：A/0 第 1页 共 1页 为提高岗位工作效率，确保产品质量合格,特制定本规定。10 日巡视内容 日巡视内容以各部门考核表为基础进行；20 巡视记录及记录的处理 21 巡视中记录主要发现的问题，对业主的建议、意见等及工作中发现的需要加强管理、提高服务质量等方面的想法也应及时做好记录；2 2 巡视中发现的问题,分类进行处理；2 3 记录对上次巡视中存在问题的完成情况及整改的结果处26/40 理；30 巡视时间及频次 职能部门应每日巡视、记录,以了解各岗位人员工作完成情况；专业部门每日上、下午各巡视一次，并做好详细记录;40注意事项 4职能部门日巡视应覆盖检查要求的3，一月结束后应覆盖全部内容，无漏项;。2 专业部门日巡视能基本覆盖检查表的所有内容,上午和下午可分不同的内容或服务项目检查,每天的检查内容各有侧重点,一周结束后无漏项;5 0 巡视权限 5 1 各部门主管对各部门主要工作负日巡责任，其他部门有建议权并应给予积极协助;5 2 管理处主任对管理处各项工作有巡视权；一、委派专人负责电话、传真机的日常养护及维修联系工作.二、各部门电话一般不开通国内、国际长途。因业务需要开通国内、国际长途电话，必须严格履行申请、审批手续.使用人必须提出申请,填写“开通国际、国内长途电话申请表，部门负责人批准，经总经理办公室主任确认后，方可开通.三、擅自开通国内、国际长途的,一经查实,所发生的费用及法律责任一概由当事人负责。电话、传真机管理规定 WIZ019 版号/状态：/0 第 1页 共 1页 27/40 四、因公使用长途电话，要尽量缩短通话时间，可以用电子邮件、传真办理的业务，尽量不使用电话.五、任何员工均不得使用传真机拨打长途电话和本市电话.六、建立传真件发送登记、审批制度。凡发出、收到的传真件,必须按“传真文件登记表”(见附表 )进行登记.七、不得使用传真机办理私人事项.八、办公室负责不定期对电话、传真机的使用情况进行检查.为提高工作效率和管理水平、实现企业管理的现代化、专业化的办公效率，特制定对各部门的计算机管理规定如下；1.0适用范围 适用于各部门所有的办公计算机；20使用与管理 2.1各部门计算机的配置由管理处根据工作需要统一进行；22各部门主管为计算机设备责任人，责任人指定专人对计算机进行操作；2.3未经责任人同意,任何人不得随意使用计算机；2.4各部门均应对本部门计算机设置开机密码并报管理处统一备案；2.计算机使用人离开计算机前,应关闭文件退出系统关机；2。6各部门计算机需安装软件时,应由部门负责入提出书面报告，经管理处批准后,指定专人进行安装;未经批准，任何人不得下载计算机内任何资料；2.8所有计算机未经批准一律不得接入互连网,不得安装游戏软件;2.9数据应及时进行备份，并由专门人员进行管理,重要文件应妥 计算机使用管理规定 WI/GZ00 版号状态：A/0 第页 共 1页 28/40 善保管；2。10计算机安装防火墙、杀毒软件,接收外来文件,软盘、优盘在使用前，必须确保无病毒；2.11不得随意拆卸所使用的计算机或相关的计算机设备;2.2对于关键的计算机设备应配备必要的断电保护电源；2.13计算机使用人应对计算机进行日常维护，并做好计算机的防尘护理;.0管理处每月对各部门计算机设备进行一次检查。为丰富员工的文化生活，提高员工文化素养，特制订此规定：0 报纸阅览管理规定 1.1 上班时间严禁阅读报纸、杂志；12当日报纸由管理处统一接收后，放在规定的存放地点;1。3 管理人员可从管理处取阅报纸,阅读完毕后应放回原位并保持报纸放置的干净、整齐；2图书（杂志）管理规定 2。1 图书（杂志）购买由需求部门负责人书面申请，由管理处审批后进行购买；22购买后到管理处管理员处办理登记手续，并统一保管;23图书借阅需办理借阅手续后方可借阅；4 对所借阅图书(杂志）要妥善保存，保持其干净整洁、不损伤；2。5 如所借图书（杂志）丢失或大面积污染、损伤,由借阅者按原价 报刊、杂志借阅管理规定 WI/GZ2 版号状态：A/0 第 1页 共 1页 29/40 赔偿;26借阅完毕，办理消项登记.附:图书（杂志）借阅登记表 内部沟通管理办法 W/Z022 版号状态:A/0 第 1页 共页 为加强管理处各部门及员工之间的沟通与交流，特制定本办法.1.0 会议沟通。1 每周一 9：00由主任主持召开各部门主管参加的周例会;1各部门主管主持本部门周例会，及传达管理处近期工作重点及要求;1.3重大事件的发生,由管理处组织召开临时会议；14 各部门需召开会议，应提前两天填写会议安排通知单，报管理处,由管理处统一组织、安排；2.0 主任接待日 每月5日为主任接待日,遇假节日顺延至第一个工作日；3.0 座谈及联谊会 31每年年底管理处组织全体员工参加新年年会；。2 管理处视情况每半年组织一次员工内部座谈会.附:会议安排通知单 0 采购劳保用品,应先行拟定采购计划的(列出品种、数量），须经主任审核、批准后方可购买。劳保用品采购、发放管理规定 WI/GZ2 版号状态:A/0 第 1页 共 1页 30/40 20 采购时，必须安排二人一同前往。3。采购完毕,应及时认真地做好采购记录。40 按月份、季度发放的物品，其种类、数量按照公司的有关规定发放.50 发放劳保用品,依据先入先出的原则,原则上由本人领取，有特殊情况,可由班长代领。6员工在调整工作岗位及离开本公司时,应交回其在岗时所领用的物品.0 常规采购流程 1。仓管员建立合格供应商,供应商资料包括,资质证书、经营产品范围，并且每个品种建立不少于 2 个合格供应商;1.2 各部门每月日前将下月采购申请递交仓管员,部门主管须将所需物品的规格、数量填写清楚；1.3 每月 28 日前仓管员对所报物品与仓库存品核对后，交主任审批；。4 采购员于当月日前对所申请物品采购到位(若物品不便及时购买,应向主任汇报并告知需求部门）；.5 物品购入当天部门主管或使用人对所购物品进行验证，并填写物品验证记录单；5 验证后，仓管员对所采购物品办理入库手续；16 各部门一般由主管从仓库领取物品；其他员工领用物品，需经主管批准;物资采购领用流程 WI/GZ-024 版号/状态:A/0 第 1页 共 1页 31/40 1。7 领用物品时，应坚持出入相符的原则，领用须以旧换新;1.8 员工在本公司内调整工作岗位及离开本公司时,应交回在原岗位所使用的物品；1.9 物品领取时间每月 25 日前，每天 15：0-17：0(紧急情况除外）。2 0 临时采购流程 2。1 部门填写临时物品采购单，经主管审核后报主任审批；。仓管员见单后对所需物品进行采购，并于 1 个工作日采购到位;2.3 验证和领用程序同 1。0 附件:1、物品采购申请单 2、临时物品采购申请单 、物品验证记录单 10 严格按货物规划位置摆放料具，保持库房整齐、通风、干燥、清洁。.0 本着少投入、周转快的原则，做好材料需求预测和计划供应；把好材料入库验收关，按材料性能、用途不同,对号入架,定额发放,保证供应。0 推行限额领料，降低消耗成本，各部门领用材料严格按“先进先出”的原则进行发放核算，对库存的材料严格按数量、单价、规格等进行登记,确保帐实相符，帐帐相符.库房管理制度 W/GZ25 版号/状态：0 第