项目信息和文档管理方案.docx

项目信息和文档管理方案1.1.文件及信息的分类本办法中信息是指有意义的数据；文件是指信息及其承载 媒体，包括如下几类：(1)有关的国家、地方法令、法规；(2)上级政府、主管部门、工程所在地方的与本工程建 设有关批文；(3)国家、行业、地方的规范和技术标准；(4)合同文件。含图纸及合同履行中发包人承包人有关 工程的洽商、变更等书面协议或文件；与监理、施工单位等往 来函件、会议纪要；(5)工地现场检查记录、会审记录、会议纪要、项目部 阶段工作总结、监理周报、月报等。1.2.职责划分(1)本工程项目部所有有关文件、技术资料管理归项目 经理负责，项目部任何部门收到的文件、技术资料均要在指定 时间内送达项目经理。项目经理在指定时间内审阅签署处理意 见后交办。审查通过设计图纸文件说明：3为设计图纸、文件审查、发放线路；“为设计图纸、文件审查意见反馈线路。每一级审签不得超过3天，审签人员应在规定的时间内审 签完毕，并按“工程施工图纸（文件）签审意见单”的要求及时 签署意见。工程监理审签通过的设计文件须盖章确认。项目部负责将审查意见汇总后交项目经理；项目经理在审 核汇总意见后处理，需要设计单位澄清和修改的项目由项目经 理负责联系沟通。“工程施工图纸（文件）签审意见单”及处理记录交项目部 资料员与相关设计文件一起保存。（4）设计文件的发放。设计文件应该按照预先确定的对 象、份数发放（见图23.1）。经审核通过的设计文件由项目部 资料员发放，其中应该发给施工单位的设计文件由项目部资料 员发至监理机构，再由监理机构转发。文件领用者须在设计文 件领用单上签字确认。设计文件的发放对象必须前后统一，设计修改文件必须发 至原文件持有者手中，避免误用已经修改或失效的设计文件。(5)设计文件的使用与保存。设计文件除资料员留档之外，视为部门所有，应最大限度 地保证工程建设的需要。文件持有者或与工程建设有关的工程 技术人员应认真研读设计文件，正确指导施工。文件持有者和保存者应爱护设计文件，避免污损、损坏和 丢失。限制设计文件的扩散范围，不得随意借阅、复制，确有 需要时要履行有关审批手续。(6)设计修改与工程变更。若施工设计图纸和文件与现场实际不符，由项目经理和/ 或项目部驻现场工程师会同项目监理部及有关人员进行商定， 设计单位以变更通知予以确认。变更申请、审核意见、审批记录原件交项目部资料员保存。1.5.文件归档(1)文件依据：中华人民共和国档案法、中华人民 共和国档案行业标准(DA/T28 2002)国家重大建设项目 文件归档要求与档案整理规范、中华人民共和国国家标准 (GB/T 17678.1) CAD电子文件光盘存储、归档与档案管 理第一部分：电子文件归档与档案管理、(GB/T 11821) 照片档案管理规范、（2）职责划分。1）本工程项目部项目经理负责工程建设竣工档案的管理工 作；负责协调各承建单位档案整理、归档工作；负责工程前期 文件、工程建设管理文件、设备档案、整体工程竣工及阶段验 收文件的收集整理与归档；负责所有承建单位工程竣工档案的 监督、移交工作；负责收集、整理、编制、移交工程质量监督 部门在质量监督工作中形成的各类质量监督文件；负责组织工 程建设档案的专项验收；并负责最终向有关单位移交。2）技术部负责与设计单位沟通，收集工程各阶段勘测设计 文件、科研报告及批复文件、设计图纸及设计修改通知书和设 计总结等资料，按年度整理、移交。并负责提交本年度内施工 图纸总目录、设计修改总目录和技术要求总目录。编写卷内目 录及光盘（或电子文件）一份。3）项目部负责与监理单位沟通，收集、整理、编制、移交 工程监理业务范围内形成的各项监理工作（工程质量、工期、 投资等）的全部文件材料和监理工作总结；负责监督检查及审 核工程项目的承建单位在竣工档案的编制、移交，对竣工档案 在形成中是否收集完整、准确，负责竣工档案和竣工图的审核 并签署意见。负责收集、整理、编制、移交各承建总包单位的 竣工档案，还责汇总整理各分包单位编制的竣工档案。（3）工程建设归档范围。凡是反映与本工程有关、具有查考价值的各种载体（纸张、 照片、录音带、光盘等）的文件资料，都应收集齐全，纳入工 程建设项目归档范围。竣工图按施工图图纸汇总目录为依据；文字材料按档案分 类表中有关条款内容为依据；设备资料按设备清册为依据。声 像资料按实际形成，由建设单位牵头，承建单位协助，统一编 制。竣工图、竣工文字材料案卷总目录由建设单位牵头， 设计、承建单位协助编制。（4）竣工档案资料的编制深度及要求。整个建设项目或单项工程施工、安装、调试完毕后，各部 门根据工程实际情况及合同的要求督促参建单位收集积累文件, 进行编制。编制竣工文件（竣工图），应遵循工程文件的自然形成规 律，保持文件的成套性和有机联系，使组成的案卷既能准确系 统地反映工程的全貌，又便于今后的保管和提供利用。竣工文件（竣工图）编制完毕后，项目经理应督促有关单 位（监理、施工等）对竣工文件的编制情况进行审查，发现不 准确、遗漏或短缺时，应及时修改和补齐。引进项目、引进技 术，竣工图应由提供方确认。1）文字材料的整编按下列要求整理：a）按照工程档案分类大纲进行文件分类组卷，管理性文件按阶段、问题或重要程度进行排列；同一问题（时间）的请示、 批复、合同、协议、来往文电等应组放在一起，按时间顺序排 列;一般文字材料在前，图样在后；复文在前，来文在后。b）文字材料组卷应按专业进行分别组卷，组卷要遵循科技 文件材料形成的规律，保持案卷内文件材料系统的联系，便于今 后档案的保管和利用，确保案卷内所有反映的文件材料完整、 齐全、真实、准确。文字材料的载体和书写材料必须使用便于 档案长期保存的材料，如碳素墨水、蓝黑墨水或签字笔。c）文字材料的编目：案卷页号均以有书写内容的页面编写 页号，单面的文件材料在右下角编写页号；双面书写材料，正 面在右下角，背面在左下角编写页号。案卷封面、卷内目录 （图纸目录除外）、卷内备考表不编写页号，每卷从正文起用 阿拉伯数字从001依次标注页号；连接的案卷，每一卷都必须 从001开始编写。d）文字材料的装订：案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为 统一幅面A4（或16K）,有文字面向内折。为便于长期保存，案卷 装订时必须去掉金属物,用线绳在案卷左侧竖向装订（装订为3 孔，每孔孔距为8cm）oe）案卷卷盒使用统一国标卷盒，卷内文字材料排列顺序为: 内软封皮（采用牛皮纸）、签字页、卷内目录、正文、备考表（采用牛皮纸）。f）卷内软封面的填写：立卷单位名称应填写承建单位全称 或通用简称,起止日期为文件材料（竣工图）日期，卷脊用牛 皮纸打印填写;为竖版，自左向右填,小三号宋体字（加粗）,第一 竖行前面留二个字空格；第二竖行字顶头填写.2）竣工图的编制。竣工图是工程建设最终情况的真实反映，是工程项目建成 投产运行维护保养必不可少的凭证和依据，工程在建设过程中 必须按工程施工实际情况编制竣工图（包括设计变更、现场商 洽、材料代用、质量事故处理等均应在竣工图上反映），做到 图物相符，技术数据可靠，准确、完整、统一，各项签字手续 完备（不得由他人代签或个人印章替代签字）。a）凡按图纸施工无变更的,则由承建单位（包括总包和分 包单位）在原设计施工图标题栏旁或空白处加盖“竣工图”章后 即可作为竣工图。b）在施工中只是一般性变更，可不重新绘制竣工图;由承建 单位在原施工图上空白处进行修改（杠改或刮改）,并标注修改依 据（设计变更通知单、监理通知单、名称、专业、日期），其 文件所在案卷号、页号等先后顺序填写，并加盖“竣工图”章后 即作为竣工图.凡有重大的变更或图面变更超过35%的，应重新绘制竣工 图,仍用原图编号，在标题栏中标明xxxx工程竣工图，技术负责 人审核、签字后，即可作为竣工图.c）竣工图章应使用不褪色的红色印泥，图章应该在图标上 方空白处，以不压盖图中的内容或尺寸为宜。竣工图章的尺寸 （80x60mm）及内容见图；编制单位本工程建设项目工程竣工图编制人监理单位名称技术负责人编制日期监理工程师3）所有工程设计修改通知单按年度、专业组卷，一份设计 修改通知单涉及多张图纸的，（如图纸不在同一卷内）应将修改通 知单的编号、专业号填写在卷内备考表中的“互见号，栏内。4）同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣 工图中，但必需在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在 编制说明中注明,不同建筑物、构筑物应分别编制竣工图。5）应负责或委托有关单位编制项目总平面图、综合管线竣工图.（5）竣工图纸的修改方法和技术质量要求：1）杠改:对于少量的文字和数据的修改，可用一条粗直线将 被修改部分划去，在其上方或下方（一张图纸上要统一）空白行间 填写修改后的内容（文字或数据）。如行间空白处有限，可将被修 改点全部划去，用线条引至空白处，填写修改后的情况.还可用“X” 号将被修改掉的线条划去,在适当的位置画上修改后的线条。刮改:用刀片轻轻的刮掉需修改的线条;然后将修改的线条 或数据重新标注.2）修改处都要标注修改依据，如：变更文件名称、编号、 专业号、日期及所在案卷号、页号的先后顺序填写。3）所有设计变更文件中的变更内容，必须在对应竣工图中 如实修正。4）每一张竣工图的技术要求要一致,同一案卷内竣工图的 技术要求也要一致。修改后的文字和数据位置要与被修改部分 的位置大致相对应。5）作为竣工图的蓝图必须是图面清晰的新图纸，图纸更改 的部位，必须使用耐永久性书写材料，不得使用圆珠笔或其他 易褪色的书写材料绘制,确保竣工图纸质量、规格统一、图面 整洁、字迹清晰，竣工图章由施工单位技术负责人审核签字。6）竣工图采用手风琴式折叠法，幅面为A4 （297x210mm）,采用不装订形式，案卷卷盒统一使用国标 （科技档案）卷盒（承建单位自备）。卷内到软封面、目录、 图纸、备考表齐全。7）竣工图卷内既有文字材料又有图纸的，要求文字材料排 列在前，图纸在后排列。卷内软封皮、签字页、卷内目录、文 字材料、备考表装订在一起，并在备考表中注明文字材料页数、 图纸张数。卷内只有竣工图纸的，卷内做到内软封皮、卷内目 录、备考表齐全（用胶水粘贴）。（6）设备档案的归档。凡属本工程建设项目招标采购订 货的设备，供货商应按照合同规定提供设备资料，由项目经理 会同项目部现场工程师、项目监理部及承建单位共同开箱验收, 填写设备档案验收记录，项目部负责设备档案的整理归档工作。 为承建单位提供满足安装需要的设备资料。设备档案按台、件组卷，主设备和主要辅助设备资料应完 整、准确，任何人和单位不得擅自拿走设备资料原件。对进口 设备，供货商应提供一份译文并同原文一同移交。设备档案的装订与文字材料相同，对不装订的设备资料可 按件归档。（7）照片档案的归档。照片档案应按照照片的自然张为 单元编写文字说明，包括照片所反映的事件、事物、拍摄时间、 地点、拍摄单位等，如一组照片（若干张）相联系的照片应加总说 明，照片与说明、底片必须固定在芯页上（采用照片档案册或 影集）组成案卷，并填写卷内目录，照片号为卷内照片的顺序号， 备考表格式可采用科学技术档案案卷构成的一般要求规定。（8）电子文件的归档。文本电子文件应保证电子文件的 真实性、完整性和有效性，形成单位应注明文件的存储格式、 文字处理工具等。如采用了某些技术方法保存电子文件，应把 其技术方法和相关软件一同移交，电子文件的归档还应包括相 应的背景信息和原数据。图形电子文件的归档，应注明软硬件 环境和相关数据。电子文件载体应采用：只读光盘、一次写光盘、磁带、硬 磁盘、可擦写光盘等。禁止使用软磁盘。电子文件归档时，应将相应的电子文件机读目录、相关软 件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。载体或 包装盒上应贴有标签，标签内应填写档号、题名、密级、硬件 及软件环境等。电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。(2)项目部设信息资料管理员岗位，对本工程项目部所 有有关文件、技术资料统一编码、收转、跟踪催办、保管归档 工作。(3)监理机构和施工单位的往来函件、工地建设有关工 程质量、进度、材料检验信息，设计错误、施工环境变化、以 及监理机构和施工单位提出的其他问题由项目部负责收集，在 指定时间内审核并签署意见后交资料管理员。(4)本工程项目部各部门对外沟通文件由部门负责起草, 部门负责人签字后报项目部资料员，经项目经理审批后发放。(5)项目部所有成员有义务将从其他渠道获得的文件， 与自己承办的事务文件性成果及时交项目部资料员归档。1.3.文件控制程序和编码管理(1)工作程序1)自编文件采集整理程序2)外来文件采集整理程序文件签收文件编号文件登记文件处理意见文件交办文件的换版与作废文件归档管理文件编号文件编写文件审批文件发放文件更改跟踪催办处理结果交验文件归档管理（9）竣工资料移交的要求。竣工资料在编制完毕后，各编 制单位应向档案部门提供竣工资料编制说明（包括总说明及各 专业编制说明）,叙述竣工资料编制原则及各专业的编制情况等， 与竣工资料一并向档案部门移交。竣工资料应在工程整个启动试运行完毕进行使用后一个半 月内移交完毕。或根据有关合同及规定在三个月内向建设单位 移交。凡提前使用的单项工程或分期建设的工程项目应在该单 项工程或分期工程建设通过竣工验收后一个月内办理移交手续。（10）承建单位向建设单位移交竣工资料时必须手续完备, 明确档案移交的内容、案卷数量、图纸份数等，并有完备的清 点、签字等交接手续。承建单位可凭竣工档案资料移交清单进 行工程决算，如承建单位违约，建设单位可扣压一定数额的工程 费用。1.6. 物资采购组织实施方案在实施过程中，应严格按本公司IS09001质量体系文件 的有关规定执行。选择的设备供应商具备六要素：经营制造许 可、质量保证落实、技术标准适用、计量检验先进、包装运输 可行、验收方式可靠、售后服务上乘。设备的确定，必须是：技术先进，性能可靠，安全适用，能源消耗低，使用寿命长，易维修保养，符合环保要求，还应 考虑整体配套和系列化。关键设备，重要设备，必须会同有关方面技术人员实地考 察调研，了解生产工艺过程，了解生产能力及供货能力。采购总体计划应服从工程总体进度计划的要求，参见附表 工程总体进度计划。1361物资供应管理的适用范围本方案适用于本项目所有的主辅设备及生活附属设施等， 主要包括：（1）关键设备：生活垃圾焚烧炉、余热锅炉、汽轮发电 机组、发电机、烟气处理系统等；（2）主要辅机：给水泵、风机、高低压配电柜等；（3）其他生活附属设施。1362物资供应管理的组织形式物资供应管理的归口部门为我公司物资供应部。按矩阵管 理的原则，项目公司的的物资采购部接受我公司的业务指导, 完成本项目的物质采购工作。人员配置及组织机构图为：公司分管副总物资采购部门项目经理项目物资采购经理采购经理专职督导经理物资供应管理的内容采购工程师监造工程师现场点交及管理人员物资供应管理的内容主要包括：计划、采买、监造催交、 出厂检验、包装、运输、仓储、性能验收、资料归档、资金结 算及采购总结及最后移交等。（1）采购计划项目采购经理根据工程项目总体进度的要求，为实现项目 目标，对项目采购的目标任务、采购原则、采购程序、采购重 点和方法等的总体构思而编制出项目采购计划。项目采购计划 是项目计划在采购方面的深化和补充，应当在项目初步设计审 查会之后二周内完成。其主要内容包括：描述项目采购任务的范围，明确公司与项目公司及施工单 位在项目采购任务方面的分工及责任关系。说明项目公司对项目采购工作的特殊要求，以及项目公司 的应对措施。对采购原则作出规定：包括经济原则、质量保证原则、安 全保证原则、进度保证原则、进口设备材料的采购原则、分包 原则等。费用/进度控制要求。项目采购的费用/进度控制目标，应 服从整个项目的费用/进度控制目标。在项目采购计划中，应 明确规定费用/进度控制的要求和目标。催交、监造、检验和运输要求。对关键设备应制定出明确 的催交、监造计划，提出具体的检验要求，并对运输和包装作 出计划。特殊问题的说明。例如关键设备的采购，要求提前采购的 设备，超限设备的采购和运输，现场组装的设备等。降低采购成本的具体措施。为完成项目采购任务的其他问题说明。(2)采买物资采购申请单项目请购部门先向物资采购部门提交物资采购申请单。采 购申请单需经项目经理和物资采购部部长审核后报公司分管副 总经理批准；它是物资采购部进行采购活动的唯一有效的依据 和指令，应包括：物资名称、数量、规格型号、技术要求、质 量标准、交货期、交货地点等，并附上必需的技术文件，如： 图纸、数据表、技术规范等。项目设计人员，依据项目实施计 划的要求针对项目进行设计和结构分解，直到提出采购申请单 以及相应的技术规范书。请购部门可提出建议的供方名单或品 牌并提出推荐理由。采购申请单必须有编号，编号应保证采购 申请单有较强的可追溯性。物资采购部门必须按采购申请单的要求，保质保量按期采 购回所需物资以满足项目需求和生产经营所需。合格供方的选择及评审物资采购部门根据请购文件组织物资采购，各类物资的采 购必须在公司合格供方名册中选择供方，若项目公司提出的供 方不在合格供方名册内，则必须先按合格供方的评审程序进行 评审，评审合格纳入合格供方名册后，可选为供方。物资采购部门负责收集潜在供方资质资料，会同工程技术 部门、质量管理部门、物资请购部门等，依据合格供方的评审 和管理规定，对供方的资质证明、质量管理体系及综合实力进 行评审，评审通过后纳入合格供方名册，建立合格供方档案。 对合格供方采用动态管理，定期、不定期对供方的质量、价格、 交货期、服务等进行评审，评审不合格者取消合格供方资格。招标、议标、询价1）物资采购方式包括招标、议标、询价等。物资采购部 门根据请购物资的特点，按规定选择采购方式。各种方式原则 上均应有三个以上的合格供方参与竞争，并按规定的程序从中 选择最终合同供方。2）工程重要设备的采购，单项合同估算价在50万元人民 币以上的，必须进行招标。3）招标工作由项目公司招投标领导小组统一领导。物资 采购部、各事业部或子公司、工程管理部、投资融资部、审计 法规部、经营计划部、财务部等部门及项目公司的专业工程师 代表共同协作完成招标工作，并承担各自职能范围内的任务与 责任。具体采购招标工作的组织结构如下：招投标领导小组技术组商务组会务组4）招投标领导小组：招投标领导小组是公司招标工作的 领导和决策机构。招投标领导小组由项目公司总经理班子全体 成员组成。公司总经理任组长，分管副总经理任副组长。5）委托招标：当需要委托招标代理机构代理招标时，应报请公司招投标领导小组批准；物资采购部、工程设计部等应 协助招标代理机构作好招标工作。6）不具备招标条件时，则参照招投标管理制度的要求和规定，可采用议标方式，经综合评定后选择供方。7）对不具备招、议标条件的小额物资采购和应急采购， 可采用询价方式，并按质优价廉的原则选择供方；工程项目施 工现场的零星小额物资采购，经项目经理批准后，在项目现场 按比质比价的原则采购。8）工程技术部门负责对供方报价文件的技术部分进行评 审和确认；物资采购部门会同审计法规部门、物资请购部门、 经营计划管理部门等对供方报价文件的商务部分进行评审，按 公司招投标管理制度的要求和规定，经综合评定后确定中标供 方。合同评审及签订采购合同的评审和签订采购合同是物资采购的关键环节。 物资采购部门负责依据国家合同法和相关的经济法规起草采购 合同文本，并组织相关部门按合同评审要求及合同管理的规定, 对采购合同提出书面评审意见和结论。采购合同按合同管理制 度的规定进行审批和管理。（3）监造催交1）为保证采购物资的质量和交货进度，需对垃圾发电厂 的主设备、原材料、外协加工和重要备件的制造过程进行监造 和催交。监造是促进和协助设备供应商严格把好设备的质量关, 把产品的质量缺陷消除在制造厂内，防止不合格的产品出厂。 监造不是代替制造厂的质量检验；设备的制造质量由制造厂全 面负责。催交是督促供方按合同规定的期限提供技术文件和设 备以满足工程设计和现场施工安装的要求。项目实施部门负责 组织编制催交计划，物资采购部门依据催交计划，视情况通过 电话、传真或专人进行催交工作，及时发现问题，并采取有效 的控制和保证措施，保证设备的质量和交货期。2）监造催交分为驻厂监造催交和一般监造催交。3）监造催交的依据：业主与总包方（我公司）签定的总 包合同及相应附件、技术协议。总包方（我公司）与各设备制 造厂签定的设备供货合同及相应附件、技术协议。4）监造的内容及主要控制点：可详见总包方（我公司） 与各设备制造厂签定的设备供货合同及相应附件、技术协议。5）监造催交的组织形式：监造催交管理的归口部门为物 资采购部。其人员配置及组织机构图为：物资采购部部长项目经理技术部部长公司分管副总设专职监造督导经理1名，负责监造工作的总体协调。6）监造催交的工作范围：项目建设方（我公司）派监造 人员驻厂随制造过程进行监造催交。设备制造厂应提供生产计 划、相关标准及工艺方案。驻厂监造人员督促制造厂认真执行。 业主有权派代表随时了解和监督设备制造、试验和监造/交货 等情况并提出意见。7）监造的方式：设备的监造分文件见证、现场见证和停 工待检，即R点、W点、H点。R点：设备制造厂出具证实文件原件或复印件（包括原材 料报告、复检报告、试验/检验记录等，进口原材料及配套件 须提供中文资料），监造代表核对确认后，双方在见证表上签 字，即文件见证。W点：项目建设监造代表或业主代表参加的检验或试验 项目，检验或试验符合要求后，制造厂提供检验或试验记录， 双方（或三方）在见证表上签字，即现场见证。H点：停工待检。制造厂在进行至该点时必须停工等待项 目建设监造代表或业主代表参加的检验或试验项目，检验或试 验符合要求后，制造厂提供检验或试验记录，双方（或三方） 在见证表上签字。检查的手段包括巡查、抽查、旁查、跟踪及试验。8）监造的时间安排:制造厂在现场见证项目开始前10天通知总包方监造代表 （我公司）及业主，通知方式以书面方式为准（传真或电报）， 并电话联络落实。如未通知，监造代表（我公司）及业主有要求 重新见证的权利。制造厂在停工待检点必须提前10天通知总包方监造代表 （我公司）及业主参加。停止见证点原则上必须有业主代表参加, 如业主代表未如期参加，可再次商定更改见证日期，如业主声 明不参加或更改时间后仍未按时参加，即由监造人员完成。总包方及业主接到质量见证通知后，应及时派代表到制造 厂参加现场见证。如果总包方及业主代表不能按期参加，w 点自动转为R点，但H点没有总包方及业主书面通知同意转 为R点时，制造厂不得自行转入下道工序，应与总包方及业 主联系商定更改见证日期，如果更改时间后，总包方及业主仍 未按时到达，则H点自动转为R点。每次监造内容完成后，几方代表均须在见证表上履行签字 手续。现场见证和停止点见证前制造厂配合总包方完成相应的文 件见证。不同设备的各见证点的预计时间需与制造厂协商后确定。9）监造资料的交接：（2）需控制的文件和资料形式包括：1）以文件、图纸形式构成的文件；2）以实物、照片、胶卷、软件、拷贝构成的文件和资料。 （3）需归档管理的文件包括：1）适用的法律法规、国家标准、行业标准、地方标准和国 际标准、国外标准以及需执行的上级组织或业务主管部门的有 关文件；2）政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设 有关的文件和中介机构信息。3）政府、行业主管部门、建设行政管理部门、工程所在地 方的与本工程建设有关批文。4）勘察设计资料，含图纸、设计修改通知单，设计变更通 知单及签证、图纸会审记录；5）监理单位（施工单位）交来的函件、会议纪要、各种计 划报表、监理周报、月报、签证等；6）工程专题报告，包括开工报告、停工、复工报告；工程 预验收申请报告、工程验收申请报告、工程竣工报告7）经确认的质量检查验收记录、供货单位提交的产品合格证书、使用维护说明书和图样资料；8）作为工作依据的其它外来文件和资料;每项监造内容完成后，制造厂将总包方需要的见证资料整 理齐全后，按监造项目实施表中规定的内容和时间提供给 总包方代表。总包方在工程竣工移交时，将完整的见证资料移 交给业主。10)监造中出现质量问题的处理：总包方在监造过程中发现质量问题，要及时通知制造厂尽 快解决，避免将质量问题带到安装现场。如发现较大质量问题, 总包方向制造厂发出监造通知单备案，并督促制造厂解决, 同时通知业主。制造厂提出的用于该台设备的新工艺、新材料、新技术应 征得监造方和业主的确认。监造中如出现意见不一致时，各方本着质量第一、为业主 负责的原则，以合同、标准、规程为依据，组织专题会议或其 他形式友好协商解决。如仍有分歧，可报各自主管部门协调或 提请上级仲裁机关裁决。(4)出厂检验1)对工程项目影响较大的主设备或关键性的设备备件制 造结束后、发运现场前必须进行出厂前的质量、试验、检验、 资料等方面的验收，避免不合格的产品发往现场而造成返修。2）组织部门为物资采购部，参加的部门有项目经理部、 事业部、技术安监部、国际合作部（进口设备）等相关部门。3）物资采购部采购经理负责组织主设备出厂前的质量验 收工作。4）验收的标准按验收大纲内容进行。5）验收范围：制造外形尺寸、外观是否符合图纸要求、数量是否齐全见证组装后整体试验（动平衡试验、压力试验等）检查所有试验、检验、质量见证是否完成出现的问题是否整改吊运、运输方案是否制定资料图纸是否完整6）产品验收质量和技术文件如下：产品检验合格证书主要零部件材料试验、检验合格证各种试验、检验、检测、探伤等报告质量控制计划、措施安装、使用、维护说明本体设备及附属设备总图及相关图纸7）设备验收经双方签字合格后方可发运。（5）包装、运输物资运输按合同要求包装和标识，采取与货物体积重量相 适应且经济安全的运输方式，在规定的期限内运达指定的工程 现场。1）采购的设备/材料的包装要能经受多次装卸和搬运，包 括长途海运、空运和陆运，为此，必须采用良好的防潮、防湿、 防尘、防锈、防震和固定等保护措施进行包装，以确保采购设 备安全无损地运抵安装现场。2）国内项目运输包装收发货标志必须符合GB6388运 输包装收发货标志的规定；进出口设备的运输包装收发货标 志必须符合国际通用标准和规则。唆头必须清晰明了（包括收 货人名称、收货人地址、发货人名称、设备/材料名称、及数 量等）3）物资采购部根据包装标准和合同规定的特殊运输包装 条款，在装货点逐条检查采购产品包装是否符合包装标准和合 同规定。4）在装卸、运输、贮存过程中，要根据包装标志的示意 及存放要求处理，以便开箱检验、移交和库房管理。5）包装箱内的各散装部件均应系加标签，注明合同号、 主机名称、本部件名称以及该部件在装配图中的位号、零件号。6）备品、备件除注明上述内容外，尚需注明“随机备件”、“工具”字样。7）随机文件的包装要求：装箱单数份和质量证明书数份 应采用防水文件袋密封包装，并可靠固定在包装箱内壁上。装 箱单一份采用塑料文件袋密封包装，并用镀锌薄板覆盖钉扣在 包装箱外壁上。8）大型项目设备/材料的运输按招投标管理制度，选择运 输单位。9）普通设备/材料的运输按多家报价择优录取的原贝山选 择运输单位。10）物资采购部按项目合同及采购进度计划的要求，组织 编制项目的设备/材料运输计划，重点提出大型关键设备的运 输安排（包括进出口设备/材料），提出运输申请，由物资采 购部负责人审批，会同有关部门组织设备的发运。对由供方负 责运输的大型设备，必须先同设备制造厂共同制定好包装及运 输方案。11）不论是由供方负责运输和由我方负责运输，根据设备 的性能、结构尺寸、重量大小等特点，确定设备从货源地运输 至合同交货地点的路线；选择安全可靠、方便快捷、成本经济 的方式，确定采用的运输工具、车型和数量、装车方式、保护 措施、起运和到达时间等。12）设备在装箱发运时，必须对以下项目进行检查；包装符合合同和相关标准规定的要求；防潮、防震措施严密；设备的重心吊装点明确；收发货标记正确和清楚；随机资料及包装符合要求。.13）根据运输任务，确定承运单位的主要工作是：考察承 运实力、运输条件、服务、信誉和进行运费谈判等，最后落实 运输单位。14）承运单位必须在运输前对运输的货物进行110%的保 险，并将保单的复印件交物资采购部经办人。15）检查供方运输计划和货运文件的准备情况。16）对于进出口设备/材料可委托运输单位办理报关、保 险手续。17）编制到货台帐及运输状态报告。18）对超限设备的运输按安全可靠、万无一失的原则，加 强管理和协调，委托给交通运输部门或项目施工单位组织实施。 审定其运输部门的运输方案。通过调查收集数据和资料，做好运输前准备工作。审核交通运输部门或项目施工单位编制的运输方案。做好运输实施中联络和现场接货准备工作。19）交通运输部门或项目施工单位完成设备/材料运输的 全过程，到达指定的地点，接收人按应收清单签字验收后,方可办 理结算手续.20）国际运输按国际通用规则和公司有关规定实施。（6）仓储及保管1）物资采购部负责公司采购物资的验收入库、领用出库 及仓储管理工作。并配合质检部门进行采购物资的质量检验工 作。2）在项目实施中，项目经理负责批准现场物资的验收及 相关资料的移交。项目现场工程师负责组织采购物资的检查验 收，并负责联系采购物资现场交货的时间、地点、接受人和物 资的贮存方式，物资采购部依据项目经理提供的设备现场验收 报告，按程序办理响应的验收入库、领用、出库手续，做好采 购物资收、发、存台帐。3）在项目实施中，直接交给业主、施工单位的设备/材料,由现场工程师按交货清单点交，并由业主、施工单位、现场工 程师三方签字，以此作收货依据，入库凭证。4）在项目实施中，直接发往现场的设备/材料，由现场工 程师负责验收。如在检验中发现型号、规格、数量及内在质量 不符合要求的，采购工程师应根据实际情况，到现场或以其它 的方式，了解清楚存在的问题，作出妥善的处理（与供货商联 系退货、更换或补充等）。5）当工程需要在现场设置专用贮存场地/仓库，则施工经 理组织有关人员对设备/设备进行贮存和管理。6）仓库保管应对入库设备/材料妥善存放，负责中转物资 入库、在库、出库管理，按公司规定建立仓库保管台帐，贮存 场地/仓库应能满足存放物资的安全要求。7）在库物资应有合适的存放、贮存条件，确保被贮存物 资在贮存过程中的质量。8）物资要按品名、规格及用途分类摆放、堆放整齐，便 于记数，大件物资应放在便于起吊和装运的地方。9）在库物的管理要求做到“二齐"（摆放齐、库容齐）、 “三清"（材质清楚、数量清楚、规格清楚）、“五不”（不锈、 不潮、不霉、不混、不漏）。10）对超限特殊设备及大宗材料，必须根据其特性、外形尺寸、毛重及运输条件和方式进行安全性、经济性和可靠性的 综合分析评估后，最终确定库存方案。11）对有防震、防压、防潮等特殊要求的设备/材料，搬运中要采取专门的防护措施和醒目的识别标记。12）在项目施工现场，工程管理部负责组织有关人员，按 相关要求对设备/材料进行搬运和管理。（7）资料的归档1）为做到所采购物资的全部资料有据可查，需及时对采 购资料按不同时段、不同内容的原则进行归档。2）归档资料范围采购申请、采购计划过程：采购申请单、商务/技术附件 （如采购申请附件为电子版，需存档一份有效文字版），采购 计划；合同签订过程文件资料：询比价（含密封报价、合作协议）合同：合同审批表、合 同（含技术协议）、采购情况说明、比价情况汇总、报价资料;招标合同：合同审批表、合同（含技术协议）、招标领导 小组定标审批表、综合评审表、商务评审表（含商务比较表）、 技术评审表（含技术评分汇总表、技术参数比较表）、开标价 格记录表、投标报价（含多次报价）、澄清文件、招标申请书、 招标工作计划、招标书审批表、招标开标会记录表、招标书、 投标书、及其它说明文件。合同执行过程文件：验收报告、问题投诉、问题解决过程 及结果等；供方信息：供方资质文件、评审记录、情况反馈、价格表 （电子文档、价格手册等）、产品样本等；3）计划员负责采购申请、采购计划的收集、归档、管理;4）采购工程师/采购经理负责采购合同、合作协议、合同 签订过程文件、合同执行过程文件的收集、归纳；5）信息管理员负责采购文件及资料的归档、管理，信息 采编。6）归档时间合同及合同签订过程文件应在合同签订后即时归档；合同执行过程文件：收到验收报告后2个工作日内，问题 投诉解决后2个工作日内；供方情况反馈：采购实施过程中发现供方异常状况，相关 人员应在2个工作日内提供详细报告；（9）资金结算计划财务部门指导物资采购部门建立项目采购资金核算台 帐，物资采购部门按月提出采购资金需求计划表，根据采购合 同及公司财务管理制度，办理相应采购物资的合同款的支付和 结算。(10)采购总结及最后移交1)工程项目在完成现场交接及售后服务后，项目实施部 门负责组织编制项目采购总结报告。2)在工程竣工验收通过后，项目建设方需将所采购的物 资及有关资料全部移交给项目公司，这包括：全部的设备、材料、备品备件、生活物品等；（4）须管理的对外发文和内部文件包括：1）向政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程 建设有关的其他单位发出的申请、请示、报告、联系函件；2）对重要问题提出见解和处理办法。3）招标投标有关资料及合同文件，包括可行性研究、勘察、 设计、监理、施工等发包合同和补充合同、及合同履行中发包 人与承包人对有关工程的洽商、变更等书面协议或文件。4）设计任务联系单、监理工作联系单及对外联系函件；5）专家组活动记录；6）公司下发项目部文件、项目部内部文件、管理制度等。7）工地现场检查记录、施工日志和大事记、项目部阶段工 作总结。（5）文件实行统一编码。工程施工记录文件应按业主项 目文档编码规则进行统一编码，也若业主五要求则可按相关规 程规范统一建立文件编码系统。设计图纸用原设计单位编号。文件编码一般应包括：工程项目代号、单项工程代号、单 位工程代号、文件类型、编写部门单位代号、编制日期。（6）文件的编写与审批。项目部对外行文除特殊情况经项目经理批准外，须以项目 部的名义。向政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设 有关的其他单位发出的申请、请示、报告、联系函件,由项目 经理（或项目副经理）安排编制，由项目经理（或项目副经理） 负责审批；项目部向承担建设任务设计单位、监理单位、施工单位发 出的非技术问题联系函，由项目经理（或项目副经理）安排编 制，由项目经理（或项目副经理）负责审批；技术问题联系函，由项目经理安排人员编制，项目经理审 批，必要时由项目经理审核，项目经理（或项目副经理）负责 审批；项目部向承担设计任务设计单位设计项目组、现场监理