会计核算软件操作.ppt

第四章第四章会计核算软件的操作要求会计核算软件的操作要求 本章题型：主要考核（单选、多选、判断、操作）本章题型：主要考核（单选、多选、判断、操作）第一部分第一部分 系统初始化系统初始化 一、一、系统管理系统管理系统管理系统管理（一）功能（一）功能系统管理的主要功能是对软件的各个子系统进行统一系统管理的主要功能是对软件的各个子系统进行统一的管理和数据维护。的管理和数据维护。1.1.账套管理账套管理账套指的是一组相互关联的数据。账套指的是一组相互关联的数据。系统最多可以建立系统最多可以建立999999套账。套账。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。2.2.年度账管理年度账管理每个账套中可以存放不同年度的会计数据。每个账套中可以存放不同年度的会计数据。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等。结转上年数据等。3.3.操作员及其权限管理操作员及其权限管理设置操作员设置操作员操作员权限分配操作员权限分配（二）两种身份 n n注册系统管理的两种身份：系统管理员（注册系统管理的两种身份：系统管理员（AdminAdmin）和账套）和账套主管。主管。系统管理员（系统管理员（AdminAdmin）和账套主管的区别：）和账套主管的区别：系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中以管理该系统中所有的账套所有的账套所有的账套所有的账套。以系统管理员身份注册进入。以系统管理员身份注册进入后，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账后，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。账套主管负账套主管负责责责责所选账套所选账套所选账套所选账套的维护工作。主要包括对所选的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理（包括创建、清空、引账套进行修改、对年度账进行管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转、所选账套的数据备份）入、输出以及各子系统的年末结转、所选账套的数据备份），以及该账套操作员权限的设置等。，以及该账套操作员权限的设置等。二、建立账套二、建立账套n n（一）账套建立的过程（一）账套建立的过程建立账套只能由建立账套只能由系统管理员身份系统管理员身份系统管理员身份系统管理员身份进行。进行。1.1.设置账套信息：设置账套信息：*账套号：账套号：账套号为账套号为账套号为账套号为3 3位，账套号唯一，且必须输入。位，账套号唯一，且必须输入。位，账套号唯一，且必须输入。位，账套号唯一，且必须输入。账套名称：必须输入。账套名称：必须输入。账套路径：系统有默认路径，也可以修改。账套路径：系统有默认路径，也可以修改。启用会计期：启用会计期应在第一次初始设置时确定，启用会计期：启用会计期应在第一次初始设置时确定，一般情况下，软件默认为计算机系统的时间，请注意调整一般情况下，软件默认为计算机系统的时间，请注意调整正确，设定后将不能更改。正确，设定后将不能更改。会计期间：默认为日历时间。有些单位可以根据单位会计期间：默认为日历时间。有些单位可以根据单位实际情况自行设定实际情况自行设定,例如某单位在每月例如某单位在每月2525日结账，日结账，2626日日到月底发生的经济业务作为下月的业务记入下月的账簿中。到月底发生的经济业务作为下月的业务记入下月的账簿中。2.2.设置单位信息设置单位信息3.3.确定核算类型确定核算类型本位币代码：本位币代码：“人民币人民币”的代码为的代码为RMBRMB。本位币名称：用户必须输入。本位币名称：用户必须输入。账套主管：用户必须选择输入。账套主管：用户必须选择输入。企业类型：用户必须选择输入。系统提供了工业、商企业类型：用户必须选择输入。系统提供了工业、商业两种类型。业两种类型。行业性质：用户必须选择输入，系统按照所选择的行行业性质：用户必须选择输入，系统按照所选择的行行业性质：用户必须选择输入，系统按照所选择的行行业性质：用户必须选择输入，系统按照所选择的行业性质预置科目。业性质预置科目。业性质预置科目。业性质预置科目。是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该项。标准一级科目，则选中该项。n n4.4.确定分类信息确定分类信息如果用户的存货、客户、供应商相对较少，如果用户的存货、客户、供应商相对较少，可不对它们进行分类核算。如果用户的存货、客可不对它们进行分类核算。如果用户的存货、客户、供应商相对较多，通常对它们进行分类核算。户、供应商相对较多，通常对它们进行分类核算。如果目前无法确定，则可以待启动购销存系统时如果目前无法确定，则可以待启动购销存系统时再进行设置。若选择各项分类核算，则必须先设再进行设置。若选择各项分类核算，则必须先设置各项分类方案，然后才能设置相应的基础档案。置各项分类方案，然后才能设置相应的基础档案。5.确定编码方案确定编码方案 n n为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，软件将对会计科目、企业内的部门等进行编码。理，软件将对会计科目、企业内的部门等进行编码。编码方案由编码方案由级次级次级次级次和和和和级长级长级长级长两部分构成。两部分构成。科目编码方案科目编码方案 4-2-2-2-2 4-2-2-2-2级次（几级）：级次（几级）：5 5级级级长（每级位数）：级长（每级位数）：1 1级：级：4 4位（财政部规定）位（财政部规定）2 25 5级：级：2 2位（企业自定）位（企业自定）n n6.6.设置数据精度设置数据精度数据精度指定义数据的小数位数。如果在总数据精度指定义数据的小数位数。如果在总账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求，定义数量核算的数单价等核算精度的不同要求，定义数量核算的数量小数位数和单价小数位数。量小数位数和单价小数位数。n n7.7.系统启用系统启用在建立账套时，可选择启用的子系统。也可在建立账套时，可选择启用的子系统。也可在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。统管理，再根据需要启用相应的子系统。三、设置操作员及权限三、设置操作员及权限 n n（一）基本内容（一）基本内容设置操作员功能主要可以完成增加、修改和设置操作员功能主要可以完成增加、修改和删除操作员的操作。删除操作员的操作。操作员权限设置功能是对已设置的操作员进操作员权限设置功能是对已设置的操作员进行赋权。行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。系统管理员可以指定某账套的账套主管，限设置。系统管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置。而账还可以对各个账套的操作员进行权限设置。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。定。操作员权限的设置包括增加、修改、删除操操作员权限的设置包括增加、修改、删除操作员的权限。作员的权限。（二）注意事项：n n1.操作员编号必须唯一n n2.操作员一旦被引用，便不能被修改和删除。n n3.一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限 四、设置基础档案四、设置基础档案n n（一）设置部门档案（一）设置部门档案在会计核算中，往往需要按部门进行分类、汇总和管理在会计核算中，往往需要按部门进行分类、汇总和管理,从下一从下一级自动向有隶属关系的上一级进行汇总。部门档案是设置会计科目中级自动向有隶属关系的上一级进行汇总。部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。部门。（二）设置职员档案（二）设置职员档案职员档案主要用于本单位职员的个人信息资料，设置职员档案可职员档案主要用于本单位职员的个人信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。以方便地进行个人往来核算和管理等操作。提示：输入一个职员的档案信息之后，必须敲回车换行才能保存。提示：输入一个职员的档案信息之后，必须敲回车换行才能保存。（三）设置客户档案（三）设置客户档案如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户档案资料，应查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。客户档案先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。客户档案主要包括主要包括“客户编号客户编号”、“开户银行开户银行”等基本信息和联系方式及信用等基本信息和联系方式及信用等级等其他信息。等级等其他信息。提示：必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。提示：必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。四、设置基础档案四、设置基础档案n n（四）设置供应商档案（四）设置供应商档案企业如果需要进行往来账管理，必须将企业中供应商企业如果需要进行往来账管理，必须将企业中供应商的详细资料录入供应商档案。建立供应商档案直接关系到的详细资料录入供应商档案。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管理等业务中，需要处理的供应商的档案资料，应先在本功理等业务中，需要处理的供应商的档案资料，应先在本功能中设定，平时如有变动要及时在此进行调整。能中设定，平时如有变动要及时在此进行调整。（五）设置外币及汇率（五）设置外币及汇率汇率管理是专为外币核算服务的。企业如有外币业务，汇率管理是专为外币核算服务的。企业如有外币业务，应进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定应进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率的数值，并不决定在制单时究竟是使用固汇率与浮动汇率的数值，并不决定在制单时究竟是使用固定汇率还是浮动汇率，制单时使用固定汇率还是浮动汇率定汇率还是浮动汇率，制单时使用固定汇率还是浮动汇率是由账簿初始化设置决定的。是由账簿初始化设置决定的。（六）设置结算方式（六）设置结算方式为便于管理和提高银行对账的效率，软件提供了设置为便于管理和提高银行对账的效率，软件提供了设置银行结算方式的功能，用来建立在经营活动中所涉及到的银行结算方式的功能，用来建立在经营活动中所涉及到的结算方式。结算方式。五、设置会计科目五、设置会计科目 n n（一）会计科目编码：（一）会计科目编码：1.1.以文字形式表示的会计科目较长，必然在以文字形式表示的会计科目较长，必然在存储的时候浪费计算机的内存。存储的时候浪费计算机的内存。2.2.对计算机处理来说文字型的科目具有二义对计算机处理来说文字型的科目具有二义性，文字中多一个或少一个空格计算机就认为是性，文字中多一个或少一个空格计算机就认为是两个不同的科目，因此文字型的科目不便于计算两个不同的科目，因此文字型的科目不便于计算机的分类处理。机的分类处理。3.3.在大量的凭证处理中会计科目需要人工输在大量的凭证处理中会计科目需要人工输入，文字型的科目不便于提高输入速度，输入较入，文字型的科目不便于提高输入速度，输入较慢。慢。4.4.使文字型的科目不便于计算机进行数据的使文字型的科目不便于计算机进行数据的汇总。汇总。n n（二）设置会计科目编码的一般原则（二）设置会计科目编码的一般原则1.1.首先应结合使用本单位特点和管理需要对首先应结合使用本单位特点和管理需要对会计科目进行整理，使之形成系统性和层次性较会计科目进行整理，使之形成系统性和层次性较强的会计体系。强的会计体系。2.2.会计科目的的设置应符合现行会计制度的会计科目的的设置应符合现行会计制度的规定，遵照财政部规定来设置一级编码，明细科规定，遵照财政部规定来设置一级编码，明细科目编码是由企业自定的。目编码是由企业自定的。3.3.会计科目的编码应具有一定的规律性。会计科目的编码应具有一定的规律性。4.4.会计科目代码的扩展性和义务性相结合会计科目代码的扩展性和义务性相结合（三）会计科目设置的内容n n1.1.会计科目编码会计科目编码科目编码就是按科目编码方案对每一科目的编码进行定义。其作科目编码就是按科目编码方案对每一科目的编码进行定义。其作用是：便于反映会计科目间的上下级逻辑关系；便于计算机识别和处用是：便于反映会计科目间的上下级逻辑关系；便于计算机识别和处理，将会计科目编码作为数据处理的关键字，便于检索、分类及汇总理，将会计科目编码作为数据处理的关键字，便于检索、分类及汇总等；减少输入工作量，提高输入速度；促进会计核算的规范化和标准等；减少输入工作量，提高输入速度；促进会计核算的规范化和标准化。化。设计会计科目编码首先从一级科目开始，逐级向下设置明细科目。设计会计科目编码首先从一级科目开始，逐级向下设置明细科目。一级科目编码按财政部的统一编码方案编制；明细科目编码按照参数一级科目编码按财政部的统一编码方案编制；明细科目编码按照参数设置中对科目编码级次和级长的规定进行设置。通常的方法是同级科设置中对科目编码级次和级长的规定进行设置。通常的方法是同级科目按顺序排列，以序号作为本级科目编码，加上一级科目编码后，组目按顺序排列，以序号作为本级科目编码，加上一级科目编码后，组成本级科目全编码。即：成本级科目全编码。即：本级科目全编码本级科目全编码=上一级科目全编码上一级科目全编码+本级科目编码本级科目编码由此可见由此可见,每级科目的全编码都包括上级科目的编码和本级科目每级科目的全编码都包括上级科目的编码和本级科目编码，这样的编码能够很好地反映科目上下级之间的关系。编码，这样的编码能够很好地反映科目上下级之间的关系。（三）会计科目设置的内容n n2.2.会计科目名称会计科目名称会计科目名称是指会计科目的汉字名称。科目编码是计算机使用会计科目名称是指会计科目的汉字名称。科目编码是计算机使用的科目代码，而科目汉字名称，则是证、账、表上显示和打印的标志，的科目代码，而科目汉字名称，则是证、账、表上显示和打印的标志，是企业与外部交流信息所使用的标志。因此在定义科目名称时，必须是企业与外部交流信息所使用的标志。因此在定义科目名称时，必须严格按照会计制度规定的科目名称输入，做到规范化和标准化。输入严格按照会计制度规定的科目名称输入，做到规范化和标准化。输入科目名称时应尽量避免重名，以免影响科目运用的准确性。科目名称时应尽量避免重名，以免影响科目运用的准确性。n n3.3.科目类型科目类型即按会计科目性质对会计科目进行划分。按照会计制度规定即按会计科目性质对会计科目进行划分。按照会计制度规定,科科目类型分为六大类目类型分为六大类,即资产、负债、共同类、所有者权益、成本、损即资产、负债、共同类、所有者权益、成本、损益。指定会计科目的类型，这是计算机自动进行分类汇总的依据。新益。指定会计科目的类型，这是计算机自动进行分类汇总的依据。新的会计准则中，财政部规定的一级科目编码的第一位，即科目大类代的会计准则中，财政部规定的一级科目编码的第一位，即科目大类代码为：码为：“1=“1=资产资产”，“2=“2=负债负债”，“3=“3=共同类共同类”“4=”“4=所有者权益所有者权益”，“5=“5=成本成本”，“6=“6=损益损益”。因此在指定科目类型时必须将定义的类。因此在指定科目类型时必须将定义的类型与编码的第一位保持一致。型与编码的第一位保持一致。n n4.4.助记码助记码n n5.5.账页格式账页格式即根据会计核算的需要对会计账簿进行格式定义，账页格式一般即根据会计核算的需要对会计账簿进行格式定义，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。n n6.6.辅助账核算辅助账核算辅助账是指科目的辅助核算内容，主要有个人往来、辅助账是指科目的辅助核算内容，主要有个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算。客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算。n n辅助核算的具体应用辅助核算的具体应用辅助核算的具体应用辅助核算的具体应用个人往来：其他应收款个人往来：其他应收款客户往来：应收账款客户往来：应收账款供应商往来：应付账款供应商往来：应付账款部门核算：管理费用部门核算：管理费用项目核算：生产成本项目核算：生产成本 在建工程等在建工程等n n（7 7）科目性质）科目性质即科目的余额方向。一级科目必须录入。即科目的余额方向。一级科目必须录入。n n（8 8）外币核算）外币核算对进行外币核算的科目选择外币名称。可以对进行外币核算的科目选择外币名称。可以按外币种类进行分类和汇总按外币种类进行分类和汇总n n（9 9）数量核算）数量核算对进行数量核算的单位设置数量单位。可以对进行数量核算的单位设置数量单位。可以按指定的计量单位进行分类和汇总；按指定的计量单位进行分类和汇总；n n（1010）日记账、银行账）日记账、银行账设置银行账和日记账可以实现出纳管理。设置银行账和日记账可以实现出纳管理。n n（四）注意事项：（四）注意事项：1.1.增加的会计科目编码长度及每段位数要符增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则。合编码规则。2.2.科目一经使用，就不能再增设下级科目。科目一经使用，就不能再增设下级科目。科目一经使用，就不能再增设下级科目。科目一经使用，就不能再增设下级科目。只能增加同级科目。只能增加同级科目。只能增加同级科目。只能增加同级科目。3.3.由于建立会计科目的内容较多，很多辅助由于建立会计科目的内容较多，很多辅助核算内容对后面凭证输入操作产生影响，因此在核算内容对后面凭证输入操作产生影响，因此在建立会计科目时，要小心并反复检查。建立会计科目时，要小心并反复检查。n n（五）修改和删除会计科目（五）修改和删除会计科目如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，譬如如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，譬如账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等，可以通过账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等，可以通过“修改修改”功能来完成。如果需要删除原有会计科目，可通功能来完成。如果需要删除原有会计科目，可通过过“删除删除”功能完成。要修改和删除某会计科目，应先选功能完成。要修改和删除某会计科目，应先选中该会计科目。中该会计科目。修改或删除会计科目应遵循修改或删除会计科目应遵循“自下而上自下而上自下而上自下而上”的原则的原则,即即先删除或修改下一级科目先删除或修改下一级科目,然后再删除或修改本级科目。然后再删除或修改本级科目。修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下级科目的期初余额（改为除本级及其下级科目的期初余额（改为0 0）,才能修改或才能修改或删除该科目。删除该科目。科目一经使用科目一经使用,即已经输入凭证，则不允许修改或删即已经输入凭证，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理，此时，只能增加同级除该科目，不允许作科目升级处理，此时，只能增加同级科目，而不能在该科目增设下级科目。科目，而不能在该科目增设下级科目。n n（六）指定会计科目指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行账管理的保密性，也才能查看现金或银行存款日记账。在指定“现金科目”、“银行科目”之前，应在建立“现金”、“银行存款”会计科目时选中“日记账”复选框。n n六、设置凭证类别六、设置凭证类别六、设置凭证类别六、设置凭证类别（一）类型（一）类型系统提供五种常用分类方式供用户选择：系统提供五种常用分类方式供用户选择：1.1.记账凭证；记账凭证；2.2.收款凭证、付款凭证、转账凭证；收款凭证、付款凭证、转账凭证；3.3.现金凭证、银行凭证、转账凭证；现金凭证、银行凭证、转账凭证；4.4.现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证；凭证、银行付款凭证、转账凭证；5.5.自定义凭证类别。自定义凭证类别。凭证分类不影响记账的结果，一般而言，可凭证分类不影响记账的结果，一般而言，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。业务量较分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。业务量较少的单位可不分类，即只设置少的单位可不分类，即只设置“记账凭证记账凭证”一种一种类别。类别。n n（二）限制科目的应用（二）限制科目的应用某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，本系统提供五种限制类型：本系统提供五种限制类型：1.1.借方必有借方必有借方必有借方必有。制单时，此类凭证的借方限制。制单时，此类凭证的借方限制科目至少有一个发生额。科目至少有一个发生额。2.2.贷方必有贷方必有贷方必有贷方必有。制单时，此类凭证的贷方限制。制单时，此类凭证的贷方限制科目至少有一个发生额。科目至少有一个发生额。3.3.凭证必有。制单时，此类凭证无论借方限凭证必有。制单时，此类凭证无论借方限制科目还是贷方限制科目，至少一方有发生额。制科目还是贷方限制科目，至少一方有发生额。4.4.凭证必无凭证必无凭证必无凭证必无。制单时，此类凭证无论借方限。制单时，此类凭证无论借方限制科目还是贷方限制科目均无发生额。制科目还是贷方限制科目均无发生额。5.5.无限制。制单时，此类凭证可使用所有合无限制。制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。法的科目。n n七、输入期初余额七、输入期初余额七、输入期初余额七、输入期初余额（一）内容（一）内容1.1.总账期初余额录入总账期初余额录入对于没有设置辅助核算的科目，可以直接录对于没有设置辅助核算的科目，可以直接录入期初余额。入期初余额。2.2.辅助科目期初余额录入辅助科目期初余额录入在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动地为其开设辅助账页。与此相科目，系统会自动地为其开设辅助账页。与此相对应，在输入期初余额时，这类科目总账的期初对应，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来的，也就是余额是由辅助账的期初明细汇总而来的，也就是说不能直接输入总账期初数。说不能直接输入总账期初数。n n（二）注意（二）注意1.1.功能概述功能概述余额和累计发生额的录入要从最末级科目开余额和累计发生额的录入要从最末级科目开余额和累计发生额的录入要从最末级科目开余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。红字余额应输入负号。计算。红字余额应输入负号。计算。红字余额应输入负号。计算。红字余额应输入负号。2.2.试算平衡试算平衡期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证；余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证；如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行也不能执行“结转上年余额结转上年余额”功能。功能。