公司财务报销管理办法.docx

财务报销管理办法第一章总则第一条 为了进一步加强XX的财务管理，规范分公 司各项费用的报销行为，根据中国铁路通信信号上海工程局集团 有限公司（以下简称局集团公司）总部报销管理办法，结合分公 司实际情况制定本办法。第二条本办法适用于分公司各部门、各项目部日常费用报销, 主要包括差旅交通费、电话费、业务招待费、培训费、会议费、 办公用品、低值易耗品、车辆费用、福利费、物料消耗费，以及 劳务费，材料费，专项支出以及其他费用支出项目的报销。第二章审批权限第三条报销单据的审批规定（-）基本审批规定1 .项目部责任成本报销单据，经项目部经理（副经理/总工复 签）审核，由分管领导审批；项目部经理的报销单据由项目部副 经理或总工审核，由分管领导审批。2 .项目部非责任成本报销单据，经分公司本部归口部门负责 人审核，由部门分管领导审批。-2 - 值易耗品原则上按预算编制管理部门进行管理，并指定专人负责, 各部门按需领用。各项目部根据工程实际情况，按照勤俭节约、 合理配置、充分使用”的原则进行采购。（-）预算管理部门每月根据需求及库存情况编制购置预算,实际购置时填写办公用品、后勤备品采购申请单，按相关流程 进行审批。（三）预算管理部门应建立实物台账，详细登记办公用品的进 出情况。报销时必须有正式发票，按照规定的流程审批后进行报 销。（四）预算管理部门可在预算范围内，根据实际需求自行购买 低值易耗品，报销时需凭发票以及附低值易耗品领用单。（五）特殊情况下其他部门急需购置时需经分管领导审批。第十四条车辆使用费报销规定（-）车辆使用费是指分公司车辆工作过程中发生的油料费、 过桥费、停车费、维修费、检车费、保险费等费用。（-）符合统一办理油卡的车辆，油料由综合办公室统一办理, 由综合办公室统一在0A协调平台申请；各项目部车辆用油，需向 综合办公室提交采购申请，由综合办公室统一在0A协调平台申请。 不符合办理油卡的车辆，根据实际用油情况进行加油，由项目负 责人负责审核。（三）分公司本部专职驾驶员因工作需要（长途出差或其他特-11 - 殊情况）用现金加油者应征得综合办公室同意方可报销加油费。（四）分公司本部汽车每年一次性必须支出的费用，如：年保 险费、车船使用税、年审费、检测费等统一由综合办公室按报销 程序和审批权限进行报销；各项目部汽车每年一次性必须支出的 费用，如：年保险费、车船使用税、年审费、检测费等统一由工 程技术部按报销程序和审批权限进行报销。（五）车辆维修费，报销时需附具体维修项目明细单，清单内 容应体现维修车辆车牌号码、维修项目及收费金额等必要信息。（六）路桥费、停车费按照据实报销方式进行报销。（七）分公司本部辆车所需零星购买的配件、工具备件、清洁 用品等，由向综合办公室提出申请，经批准后才能购买并报销； 分公司各项目部辆车所需零星购买的配件、工具备件、清洁用品 等，应向工程技术部提出申请，填写办公用品、后勤备品采购 申请单经批准后才能购买并报销。第十五条福利费支出报销规定根据分公司文件规定体检费等福利费用支出，由归口人力资 源部负责人审核并登记后，方可报销。第十六条物料消耗报销水电、煤气、燃煤等物料消耗，报销时需提供发票、领料单。 第五章材料费报销规定第十七条材料费-12 -(-)各项目部对于自购的零星材料，在报销时需填写领料 单，其中发料人统一由项目部材料员签字，领料人由报销人(或 实际领料人)签字，如发票金额超过2000元，需附点验单，其中 保管员由项目部材料员签字，验收人员由参加采购人员签字确认, 并先交给分公司物资人员进行材料点验、领用处理，分公司物资 人员入账后把发票报销单交给财务，由财务进行发票过帐处理。(-)分公司统一采购材料根据分公司工程物资部文件要求 附相应资料。第六章劳务费报销规定第十八条劳务费用劳务费结算依据工程技术部劳务费管理办法执行，发票报销 时需提供劳务协议、劳务费结算单、工作量清单、劳务费发票以 及网上查验结果；成本入账凭证需附劳务费结算单、工作量清单； 第七章 专项支出财务报销规定第十九条专项支出主要包括固定资产支出、安全生产相关支 出、咨询顾问费、捐赠及其他专项费用等。第二十条专项资金支出报销的一般规定(-)分公司专项资金支出应由业务经办部门提出资金预算待 逐级审批后，按照合同或者协议审批权限签订专项”合同或者 协议，并按照日常费用报销程序和审批权限办理报销手续。(-)分公司专项资金支出报销必须附正规发票、各项验收单、-13 -“专项”合同或者协议，财务人员依据合同或者协议约定办理付款手续。（三）期中安全生产费用，需项目安全员和分公司安质部审核, 报销时，需附相关协议、发票；购入安全生产用品的，报销时应 附领用单、人员领用清单。第八章其他费用报销规定第二十一条其他费用是指公司因工作需要而发生，并且上 述条款不包括的费用。第二十二条其他费用的报销坚持先申请、后办理，再报销” 的原则，按照日常费用报销程序和审批权限办理报销手续。第九章借款及预付款管理第二十三条 借款是指分公司员工因公务需要的临时性借款; 预付款是指因分公司业务需要，需要预先支付的各种款项。第二十四条 借款管理规定（一）借支备用金：业务经办人员凭审批后借款单办理备用金 借支，业务完毕后尽快办理报销还款手续。（-）各项借款超过一定金额，应按照上海工程局集团公司北 京分公司备用金管理办法的规定，提前通知资产财务部，以便财 务部备款。（三）不允许以任何私人原因向分公司借款。备用金的使用专 人管理，严格按审批范围使用，禁止挪作他用，部门/项目部负责-14 - 人、分管领导应对业务经办人提出的借款真实性负责，并监督本 部门/项目部备用金的使用情况。（四）应在不超过1个月内办理报销还款手续，原备用金结清 之前不能再次借支备用金。特殊情况，当事人事先应写申请、部 门/项目部负责人签字、分公司总经理签字后方可办理。3 .验工计价入账单（含销售发票）由项目负责人审核，分公 司工程技术部复核，由分管领导审批。4 .分公司本部人员的报销单据经部门负责人审核，由分管领 导审批;分公司本部各部部长的报销单据，由部门分管领导审核， 分公司总经理审批（党群工作部部长报销由分公司党委书记审批） 银行支付回单、手续费单据，由资产财务部部长审批。5 .分公司经营管理层人员报销单据，由分公司总经理审批。6 .分公司党委书记的报销由分公司总经理审批，分公司总经 理的报销由分公司党委书记审批。（二）专项审核规定.需经安全质量部专项审核的费用：安全生产费。1 .需经人力资源部专项审核的费用：差旅费、体检费、回家 交通费、培训费等。2 .需经工程技术部专项审核的费用：劳务结算单、固定资产、 低值易耗品。3 .需经研发项目负责人专项审核的费用：科研费用。4 .需工程物资部专项审核的费用：材料费用。注：分公司其他制度规定专项费用的审核办法与财务报销管 理办法不一致时，执行专项费用归口管理部门的规定。（三）其他审批规定超过分公司相关制度规定使用的费用（如超过差旅费管理办 法中规定标准的交通费、住宿费;超过业务招待费管理制度 规定标准的业务费等），经分公司分管领导审核，由分公司总经理 审批。（四）单笔现金支付金额5000 （含）元以上，原则上应向分 公司申请转帐支付，如因特殊原因，必须使用现金支付的，应事 先征得分公司总经理同意。第三章费用报销总体要求和一般要求第四条 费用报销的原则：预算管理、分级负责、层层把关。 各部门/项目部负责人对本部门/项目部人员报销费用的真实性、 合理性进行一级审查，分管领导进行二级审查，资产财务部对报 销票据的合法性、合规性进行审核。第五条费用报销的总体要求（-）费用报销应凭有效票据实报实销，报销的费用支出必须 真实、合规，严禁和杜绝虚假票据。（-）报销的原始凭证必须是国家税务机关统一印制的票据, 票据填写完整、数字清楚、严禁和杜绝白条入账、费用支出与所 附票据不符以及其他违规行为。（三）报销人员所报销的票据必须分类整理、粘贴并按规定 和要求填写费用报销凭证，待逐级审批后，方可报销。（四）报销当事人在填写报销单时，应遵照“事实求是、 准确无误”的原则，将费用的用途说明填写清楚，费用金额严禁-4 - 涂改，大小写金额要求一致，若单张发票超1。元需附网上查验 结果。第六条费用报销的一般要求(-)报销时间和报销单据的报销程序1、报销应做到及时，原则上在京地区项目部应在业务发生完 毕起1。个工作日内完成，非京地区项目部应在一个月完成，无特 殊原因的不得跨期报销，分公司本部人员发生的费用应在业务发 生完毕起1。个工作日内完成，当年末发生的部分跨年度成本费用 时，报销日期应填写下一年度报销时间。2、项目部总务人员不得收取未经项目部负责人审核或批准的 报销单据，总务人员及分公司人员应当完善所有报销手续后，至 资产财务部会计处办理报销，会计人员不得收取未经审批完善的 报销单据。对于不符合规定或不符合报销手续的单据，会计人员 有权予以退回。(-)报销票据及填写要求1、发票需是盖有国税机关的发票监制章，行政事业性收费需 使用当地财政部门核发的统一收据。从个人取得的原始凭证需有 填制人签章。分公司自制凭证需有制证职能部门盖章。2、发票需是国家税务统一、正式、有效的发票。发票上应有 “全国统一发票监制章xx省xx市地方(或：国家)税务局监制” 印章。票据内容如单位名称、日期、摘要、单价、数量、金额、 填制人需填写完整，内容真实，大小写金额需相符，不得涂改。3、从外单位取得的发票，需加盖收款单位的“发票专用章” 或财务专用章”；取得的押金收据的，需加盖收款单位的财务 专用章”。从个人处取得的发票，需是经税务机关代开的发票；取 得的收据，需取得收款人本人的签字，并在签名处加按指模。从 个人处取得发票或收据报销的，应同时提供该个人的身份证复印 件。4、发票上购买单位（付款单位）名称，应按如下填写：所有取得的发票，付款单位名称需填写全称“中国铁路通信 信号上海工程局集团有限公司”，不得简写；若发票上有税号栏必 须把税号写上，不得留空。5、报销单据填写应字迹清晰、工整、规范，用途应如实填写； 报销单据各项内容要求用钢笔或水笔（蓝黑或黑色）填写。填写 时，报销张数、报销人、报销日期、内容摘要、大小写金额需准 确填写，并不得涂改。原始凭证要合法合规，内容要真实完整， 金额大小写必须相符；6、对大额费用报销、定额发票要有补充说明，例如对运输定 额发票要补充说明如下：日期、运何物、重量及件数、起讫地点、 承运人,对客运定额发票要补充说明：日期、乘车人、起讫地点、 线路名称、事由。报销时使用的表格均要求使用分公司印制的统 一格式的表格。填制内容齐全、计算金额准确。（三）报销单据粘贴的基本要求-6 -1、报销凭证要分门别类地按下列顺序贴在报销单上，具体要 求为：按发生费用的不同事件、件次分别贴报销单,按发生费用 的不同用途分别贴报销单；按费用发生的经手人不同分别贴报销 单。要注意： 如果两个（或以上）人分别经手的不同费用， 不要贴在同一张报销单上。（2）一张报销单上的发票不要贴的过 多。如果发票多，就分别贴几张报销单。使用报销单的张数未有 限制。2、要求报销现金或报销备用金的凭证必须粘贴在报销单上；粘贴范围：报销单的正面，除黑框以下的范围都可以粘贴报销凭 证；涂胶水的方向从上至下一条，不要涂成一片、不要从左至右 横着涂、不要涂到黑框内；一张报销单上贴有多张凭证的，应当 铺开、摊满整张报销单。除了贴在装订线内的，应尽可能减少或 避免凭证覆盖重叠，尽量不让报销的中间变厚；除了贴在装订线 内的凭证，在一张报销单上如有两张凭证必须重叠着贴的，则两 张凭证至少要有一条边相距20毫米以上；小型凭证及装订后将防 碍审阅其主要内容的凭证不要完全贴在装订线内；除了重叠粘贴 在装订线内的凭证，每张凭证都要直接贴在报销单上。重叠粘贴 在装订线内。不要将一张凭证贴没另一张凭证的内容，使得部分 凭证内容不完整而防碍审阅；凭证的边长不大于报销单边长的， 粘贴后不要超出报销单；附件需要贴在报销单上的，应与凭证一 样贴法。（四）报销清单编制的基本要求1、项目部总务人员需按工程项目名称分别编制报销清单， 整理成册。资产财务部不接受项目部未纳入报销清单的个别报销。2、报销清单应使用分公司规定的格式，在右上角按年度依次 进行编号（如：2018-001）,同时在后附的报销单右上角编号（如： 2018-001-01）,各张报销单的编号应与报销清单汇总填列一致。3、报销清单由项目部总务人员签字，由项目部负责人签字审 核。第四章日常费用报销规定第七条分公司本部和各项目部日常费用主要包括差旅交通 费、电话费、业务招待费、办公用品、低值易耗品、车辆使用费、 福利费、物料消耗费等，其中本部费用在一个预算期间内，各项 费用的累计支出原则上不得超出预算。第八条差旅交通费报销规定：（-）差旅交通费报销标准按上海工程集团有限公司北京分 公司差旅费管理办法规定执行。（-）差旅费报销的一般规定：1、拟出差人员应填写出差申请单，注明出差地点、目的、 行程安排、交通工具等，并按照审批程序和权限进行报批。2、出差人员应在出差返程后的1。个工作日（以报销的原始 票据日期为准）内办理报销事宜，根据差旅费标准填写差旅费 报销单及出差申请单、报销单，经审核审批后提交资产财 务部，进行费用报销。3、出差所发生的住宿费应注明住宿人员、每天的住宿费用、 住宿天数(例：张某：XX间XXX天XXX元/天=XXX元)，超标乘 坐交通工具或住宿费超标的，该部份超标费用需要报销的，出差 人应提交交通费超标情况说明”或住宿费超标情况说明”， 经审批后与报销单一并提交。第九条电话费报销规定(-)电话费报销标准电费费报销具体准按照上海工程局集团有限公司北京分公 司电话费管理规定执行。(-)电话费报销的一般规定1、分公司固定电话费由综合办公室指定专人按日常费用审批 程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应查明 原因，特殊情况需报分公司总经理批示后办理。2、员工通讯费不允许个人进行报销。第十条业务招待费报销规定(-)业务招待费是指分公司各部门/项目部在业务往来中招 待有关人员所发生的餐费及其他相关费用。(-)业务招待标准参照上海工程局集团有限公司北京分公 司业务招待费管理办法执行。(三)所涉及购买招待日常用品等按照物品申购程序办理，统 一购买，按需领用。(四)为了控制、规范招待费支出，各部门/项目部按业务招 待标准以及招待人数发生的招待费用，不得超标。超预算总额的 需按预算管理制度报批后方可报销。第十一条培训费报销规定(-)培训费分公司实行统一预算、统一管理、统一安排；年 初分公司各部门/项目部应向人力资源部申报员工培训计划、培训 时间、所需经费，由人力资源部统一列入年度预算计划。(-)对于预算外的培训项目，应由人力资源部提交培训申请， 经审批后方可进行培训。(三)费用发生部门应严格按照计划在申请范围内使用费用， 报销时应付培训通知等相关资料，经审批后进行费用报销。第十二条会议费报销规定(-)会议费应进行预算管理，参会人员应严格控制费用开支。(-)会议费报销时需附会议通知、会议内容、费用清单”， 并注明参会人数、会议天数及所需经费，经审批后方可进行费用 报销。(三)会议纪要主要包含以下信息：会议时间、会议地点、会 议内容、主要与会人员及签到等信息。第十三条办公用品、低值易耗品等报销规定(-)一般管理规定：为了合理控制费用支出，办公用品、低-10 -