会议会务工作流程清单.xls

会会议议工工作作流流程程清清单单环环节节工工作作模模块块工工作作任任务务具具体体内内容容责责任任人人费费用用时时间间节节点点是是否否完完成成会会议议确确认认会议事由确定会议名称会议时间会议地点会议室预订根据会议形式及人数预订会议室与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等确定酒店根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电酒店人员做好准备范厂会会议议前前期期准准备备准备会议明确人员分工 将具体人员分工填入此表资料准备与收集电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT等）姚良会议通知撰写通知附：资料（参见上一行）回执收集确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式已完成整理通讯录（内容同上）AMY资料准备与收集电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表姚良储存确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员小马印刷联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间AMY打印列出打印清单及打印份数AMY装订将文件整理装入资料袋AMY发放发送邮件住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐AMY车辆确认行程(大巴）预定确认AMY始程回程餐饮就餐形式、地点确定金都（预定会议室、费用拟定）范厂外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处文具文具准备及领取准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证AMY/小马会场会议室预订投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水AMY会场布置桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位姚良摄影摄影联系与总办专业人员联系摄影事宜黄永飞自备数码相机 会议现场抓拍用礼品(茶叶）会议礼品预订若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量雷总会后活动安排活动地点及人数联系活动场所，车辆预订待定横幅欢迎各位领导莅临时尚货架参观指导确认尺寸、制作、安装范厂会后活动安排活动地点及人数联系活动场所，车辆预订待定会会议议1111月月2828日日客户：13:50集合：统一展场，展位集中，定点上车（各销售经理落实客户到位）14:00起行统筹小组：13：00到达会议地点（金都酒店）-自检1、琶洲会展 木工厂 茶歇 五金厂 坐谈会-晚宴 回程2、14:00起行 15:00 15:30 16:00 16:10 -18:30 20：00设备设备就绪检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪AMY/小马会场检查会场情况桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位AMY/小马到达指引（木工厂）会议地点指引 指引与会人员到会议地点参加会议姚良15:00电脑与网络笔记本电脑使用协助查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，网线等,通知酒店管理接待人员协助姚良16：00-18：00茶水茶水供给到位 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位AMY摄影摄影把关与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关黄永飞现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况厂部专家会议会议记录录音笔录音，人员现场记录AMY麦克风麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人小马会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏AMY/小马/厂里车辆18:00晚宴就餐地点指引 带领与会人员到就餐点18：00-19：30回程待定会会议议后后期期工工作作宣传报道宣传资料准备 稿件撰写及照片整理姚良宣传报道发布各销售会议纪要纪要整理会议后尽早整理会议纪要AMY邮件发布经领导审阅后通过邮件发布各销售后续工作跟进会务费用结账报销对会务期间发生的费用进行结账报销月会务工作总结组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处雷总工作任务跟踪管理针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理月会议会会议议工工作作流流程程清清单单环环节节工工作作模模块块工工作作任任务务具具体体内内容容责责任任人人费费用用时时间间节节点点是是否否完完成成