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联科-流程服务专家 基于会计流程再造的记账凭证自动生成模板模型研究 科流程治理与集团管控研究院1 联科分析：基于会计流程再造的记账凭证自动生成模板模型研究*广州市联科软件有限公司流程治理与集团管控研究院 汤四新 摘 要：本文首先指出记账凭证自动生成模板模型在会计流程再造中的重要性，接着分析了财务会计对记账凭证生成的规范性需求和会计流程再造对记账凭证生成的灵活性需求。通过现销过程会计流程再造前后的案例分析，揭示了构建基于会计流程再造的记账凭证自动生成模板模型的可能性，通过对流行软件四类记账凭证自动生成模板模型的分类研究，提升其共性，最终构建了基于 REA 概念的统一的记账凭证自动生成模板模型，并对该模型的性能评测进行了定性分析。关键词：会计流程再造 记账凭证自动生成 模板模型 业务流程再造（BPR），突破了传统劳动分工理论的制约，强调以“流程导向”替代“职能导向”，为组织管理提出了全新的思路1。当前，利用基于 IT 的 BPR技术，实现管理效率与效果的提升，已成为多数组织的共识；尤其是盈利性组织，无不通过借助 IT 技术和 BPR 技术，再造业务流程，创新商业模式，提升市场竞争力和延长生命周期。会计流程是业务流程的重要组成部分，因而，会计流程再造也就理所当然，在所难免。在会计流程再造中，如何设计记账凭证模板模型，用于识别会计事件并触发记账凭证的自动生成，是会计流程再造中业务事件转换为会计事件的关键，因此，该模型就不可避免地成为会计流程再造中必须高度重视的研究课题。一、需求分析与解决方案 从分析财务会计对记账凭证生成的规范性需求和会计流程再造对记账凭证生成的灵活性需求出发，可以导出同时满足二者需求的、基于事项驱动的记账凭证自动生成模板模型。1、财务会计对记账凭证生成的规范性需求 在财务会计中，记账凭证是完成会计确认与会计计量的重要载体2。一般认为，人们使用自然语言描述会计主体发生的经济交易或事项；而使用会计语言3描述记账凭证。这种会计语言的运用，具体地讲，就是运用复式记账法、编制会计分录、填制记账凭证。因此，从分析经济交易或事项到编制记账凭证的过程，实质上就是自然语言到会计语言的转换过程。在这个语言的“翻译”过程中至少存在着“语 *原载财会通讯2010 年 1 期 联科-流程服务专家 基于会计流程再造的记账凭证自动生成模板模型研究 科流程治理与集团管控研究院2 法”和“语义”两方面的规范性要求。“语法”规范主要包括会计要素的正确确认和准确计量的要求；而“语义”规范则主要包括会计假设和会计信息质量特征的遵循。当前国产的大多数财务软件，几乎都是利用 IT 技术模仿原有会计流程，实现了原有会计流程的自动化。在其凭证处理中，也十分强调系统应具备正确性校验和合法性校验功能4。正确性校验是指记账凭证填制过程中必须满足的最基本要求，或者说是凭证填制的语法规定。比如：哪些项目是必录域、录入项目必须满足怎样的权限性或存在性要求等。归纳起来大概有以下几个方面的要求：（1）凭证第一分录摘要不允许为空。如果为空，系统就应该提示“凭证第一条分录无摘要！”；（2）记账凭证的日期不允许为空，也不允许在账务当前会计期间之前，而只允许填制当前会计期间及其之后的凭证；（3）相同凭证字的凭证号不允许重号；（4）不允许录入不存在的科目、不允许录入非最低级明细科目；（5）不允许当前操作员录入无权限使用的科目；（6）如果启用了某些业务系统，而且选中了业务由业务系统核算选项，在账务系统的凭证填制中就不允许使用相关的科目。比如：已经使用往来核算业务系统进行往来核算与管理，就不能在账务系统的凭证填制中直接使用往来类科目（如：应收账款、应付账款、预收账款、预付账款等）；已经使用固定资产核算软件就不能在账务系统的凭证填制中直接使用固定资产科目。合法性校验是指系统针对输入凭证的合理、合法性检查的简称。或者说是记账凭证填制之后的语义检查。其检查范围及标准有：（1）用户自定义的非法对应科目检查。如当凭证的借方出现固定资产科目时，就不允许在其贷方出现坏账准备科目等；（2）与凭证字有关的会计科目检查，如转账凭证不允许出现现金或银行存款类科目等。2、会计流程再造对记账凭证生成的灵活性需求 业务流程再造（BPR）和业务流程改进（Business Process Improvement，BPI）的兴起，一方面是企业营商环境的改变对企业内部运作的效率与效果提出了新的要求；另一方面是 IT 技术的出现和管理理论的发展给流程再造提供了工具和理论指导；从而导致了 BPR 的成功5。事实上，会计流程也是业务流程的重要组成部分，因而业务流程再造的特征也必然是会计流程再造的特征。综观 BPR 的特征，有两点非常重要。一是 IT 技术的引入；二是传统流程的变革与集成。换言之，会计流程再造，应该借助 IT 技术，结合业务流程再造，因地制宜地实施传统会计流程的变革与集成。成功的关键是“因地制宜”，也就是要根据企业流程管理的个性特征，灵活地设计新的会计流程，在新的会计流程中，结合财务会计的规范性联科-流程服务专家 基于会计流程再造的记账凭证自动生成模板模型研究 科流程治理与集团管控研究院3 需要，找出记账凭证生成的充要条件，灵活设计记账凭证生成模板模型。3、构建基于事项驱动的记账凭证自动生成模板模型，令其同时满足财务会计记账凭证规范性需求和流程再造灵活性需求 所谓的记账凭证生成的充要条件，实际上就是对业务事项发生是否引发会计事件（信息事件）的发生的判断条件。因此，我们就可以使用 REA 会计的基本概念6来构建基于事项驱动的记账凭证自动生成模板模型，以便同时满足财务会计记账凭证的规范性需求和流程再造的灵活性需求。二、案例分析：销售循环现销过程流程再造前后比较 通过对销售循环中现销过程会计流程再造前、后的流程变革与集成的个案比较，可以观察到如何构建统一的、基于事项驱动的、同时满足两方面需求的记账凭证自动生成模板模型。1、传统销售循环现销过程描述如下7：第一步：销售业务发生时，由销售部门业务人员开具一式四联的销售票据，其中一联作为存根及销售统计，另外三联由客户或业务人员传递到收款处。每日业务终了，业务部门要将日销售统计表传递到财务部门。第二步：收款处出纳人员根据销售票据收取现金，在票据上加盖“现金收讫”章后，将其中一联作为统计现金收入的依据。剩余两联退还给业务人员或销售客户，其中一联用于仓库领取商品，另一联用于最后换取发票。收款处每日业务终了，需将所收到的现金缴存银行，并将现金进账单传递到财务部门。第三步：仓库管理人员根据盖有“现金收讫”章的销售票据发出商品，并加盖提货专用章，根据销售票据登记库存商品账，每日业务终了，将销售票据汇总后传递到财务部门。第四步：财务部门会计人员根据盖有“现金收讫”章和已提货章的销售票据开出正式发票，核对从销售部门传递来的每天销售统计表和从出纳传递来的银行进账单，同时与仓库的发出商品记录核对，并根据有关单据记账。在整个业务处理过程中，第一步反映销售业务的发生，第二步确保货款的收取，第三步确保商品的发出，第四步是会计根据所收到票据和报表执行相应的会计处理，编制主要的会计分录如下：借：库存现金，贷：主营业务收入，贷：应交税金；以及借：主营业务成本，贷：库存商品。2、会计流程再造后销售循环现销过程描述如下：在基于 IT 技术及流程再造技术的条件下，可以充分利用计算机网络技术和数据库管理技术，实现各部门的数据共享与协调控制，从而设计出如下现销流程8：联科-流程服务专家 基于会计流程再造的记账凭证自动生成模板模型研究 科流程治理与集团管控研究院4 图一：会计流程再造后的现销流程活动图 与传统现销流程设计比较，图一中“现销单-制单”相当于完成传统流程的第一步；“现销单-收款”相当于完成第二步；“现销单-发货”相当于完成第三步；“现销单-开票”相当于完成第四步；“现收单-制单”和“现收单-收款”相当于完成出纳收款和登记日记账的业务；“现销发票-制单”和“现销发票-审核”相当于完成会计开票和登记发票使用备查簿的业务。至于传统现销流程中由销售票据各联次所完成各类备查簿的登记及相互间的稽核，则通过基于计算机网络技术和数据库共享技术的会计流程再造过程解决。此外，还可以进一步集成从而衍生出自动售货机的现销流程：图二：自动售货机的现销流程活动图 图二中的“自动售货-选货收款”则进一步集成图一中的“现销单-制单”和“现销单-收款”流程为一个流程，“自动售货-发货开票”进一步集成图一中的“现销单-发货”和“现销单-开票”流程为一个流程。因而，图二比图一表现出更高的集成度和流程再造效果。此时，分别在图一中选择“现销发票-审核”流程，在图二中选择“自动售货-发货开票”流程，作为确认会计事件的流程，触发记账凭证自动生成模板模型，完成相关记账凭证的自动生成。不难发现，流程再造前后填制现销记账凭证的充要条件并没有改变：（1）销售商品已经发出，（2）货款已经收到，（3）销售发票已经开出。当三者同时成立时就可以启动有关现销业务两张记账凭证的自动生成。因此，构建统一的基于会计流程再造的记账凭证自动生成模板模型，既可以满足财务会计记账凭证的规范性需求，又可以适应流程再造的灵活性需求。三、模型构建与性能评测 联科-流程服务专家 基于会计流程再造的记账凭证自动生成模板模型研究 科流程治理与集团管控研究院5 通过分别研究当前国内、外各类软件的记账凭证生成模板模型，并对其进行仔细分析与集成，可以导出基于事项驱动的通用记账凭证模板模型。、当前记账凭证自动生成模板模型类型分析 通过分析市面流行的各类软件可以发现，记账凭证生成模板模型大致可以归纳为四种9。（1）根据业务备查簿或业务报表生成记账凭证。从业务备查簿生成记账凭证，是指业务软件根据业务单据登记业务备查簿；当需要生成记账凭证时，再根据已登记的业务备查簿按照预设的记账凭证生成模板自动生成。这种方式被像 SAP BO V7.010等软件厂商选用。例如：对于零售销售业务，每个工作日将有多张零售单据，首先将零售单据登记业务备查簿，再根据业务备查簿按照预设的记账凭证生成模板生成记账凭证。另外，有些像用友 U8 V8.6 软件的通用报表系统功能比较强大，还提供从报表取数生成记账凭证的功能。此时，可以首先根据业务单据生成业务报表，然后根据业务报表生成记账凭证。（2）根据通过财务审核的业务单据自动生成记账凭证。从通过财务审核的业务单据自动生成记账凭证，是指业务软件在处理业务单据的过程中设置有财务审核功能，并且在财务审核的同时就可以自动按预设的生成模板自动生成记账凭证并传递至账务系统。这种方式被像金蝶、金算盘等软件采用。例如：对于采购业务，一般不会像零售业务一样频繁发生，而且，在发生采购业务时还会涉及采购费用和往来账款的结算问题。因此，采购业务比较适宜于采用此法生成记账凭证。（3）根据财务软件提供的自动转账功能自动生成记账凭证。从财务软件提供的自动转账功能自动生成记账凭证，是指财务软件本身提供功能较强的自动转账机制，这类自动转账机制能支持多借多贷的会计分录的生成。借助此类机制就可以完成某些与业务有关的记账凭证的自动生成。例如：采用月末一次加权平均法结转销售成本的分录（借：销售成本，贷：库存商品），企业可以月末登记一次财务账，此时采用财务软件提供的自动转账机制生成记账凭证比较适合。这种方式被国内主流的财务软件像用友、金蝶、金算盘、新中大、浪潮国强等软件采用。（4）根据业务软件提供的记账凭证生成功能自动生成记账凭证。从业务软件提供的记账凭证生成功能自动生成记账凭证，是指当生成凭证时除了需要满足财务软件提供的自动转账机制功能外，还需要从业务单据中取得某些单据要素信息时，就需要采用此类方法。例如：结转采购成本的分录（借：库存商品，贷：商品采购），企业有可能每周或每旬集中登记一次财务账，此时采用财务软件提供的联科-流程服务专家 基于会计流程再造的记账凭证自动生成模板模型研究 科流程治理与集团管控研究院6 自动转账机制也可以；但是，却不能做到区分供应商生成多借多贷、并且在凭证摘要中注明供应商名称的记账凭证。此时采用从业务软件提供的记账凭证生成模型，问题就可以得到有效解决。这种方式也被国内主流的财务软件像用友、金蝶、金算盘、新中大、浪潮国强11等软件采用。2、基于事项驱动的通用记账凭证自动生成模板模型的设计 虽然上述每一种模型都有其适应的场景，但是，我们仍然可以对其进行分析与集成，从而设计出一种基于事项驱动12的通用记账凭证模板模型。我们可以从四个方面来分析确定该模型的特征13。（1）事件定义。事件定义是指定义业务单据和会计事项之间的对应关系，即如何选择业务单据的单据范围、业务单据的执行流程以及业务单据的时间跨度，从而确定满足记账凭证自动生成的充要条件的事件特征。业务单据范围选择是指选择记账凭证的附件业务单据种类，可以是单张的业务单据，也可以是单据汇总表。业务单据流程选择是指业务单据必须执行完毕哪些流程后才能作为记账凭证的取数来源。比如：购货单必经财务审核后才能作为采购记账凭证生成的依据。业务单据时间跨度选择是指根据及时性的不同要求区分逐张、逐日、逐月等方式选择业务单据时间跨度。逐单生成适应于平时发生业务少的单据；逐日生成适应于平时发生业务比较多的单据；逐月生成适应于月末一次性结转的单据。（2）分录定义。分录定义是指借贷方对应科目的选择与确定、发生额取数公式的预设、分录生效条件的预设和分录拆分条件的预设等涉及会计分录的要素确定。借贷方对应科目的选择与确定是确定会计分录的关键，是指在确定会计分录借、贷方科目时，可以根据单据组合要素分别对应不同的会计科目，甚至设置单据要素与账务系统辅助核算项目之间的对应关系。譬如：在“借：在途物资、贷：应付账款”采购分录中，应付账款对应的明细科目要视企业账务系统应付账款的科目结构分情况预设。当账务系统中应付账款的科目结构设为“应付账款往来单位”二级科目时，单据组合要素只要设置单据要素“客商”与科目的一一对应关系表，就可以满足准确确定应付账款对应的明细科目的需求；当账务系统中应付账款的科目结构设为“应付账款往来单位辅助核算项目”时，单据组合要素除了设置应付账款对应的一级科目对应关系表外，还须设置单据要素“客商”与账务系统往来单位辅助核算项目之间的一一对应关系表，才能符合需求。发生额取数公式的预设可以分成金额计算公式；外币计算公式；数量计算公联科-流程服务专家 基于会计流程再造的记账凭证自动生成模板模型研究 科流程治理与集团管控研究院7 式三类。所谓发生额取数公式的预设是指上述三类公式都可以像报表公式定义一样根据单据要素自由设置。譬如：在“借：库存现金、贷：主营业务收入、贷：应交税金”现销分录中，主营业务收入的金额计算公式为单据体不含税金额，而应交税金的金额计算公式为单据体税金。其中单据体不含税金额和单据体税金是单据要素。分录生效条件的预设是指单笔分录是否选用的过滤条件，条件为真则生效，条件为假则屏蔽。分录拆分条件是指当根据单据汇总表生成分录时，是否要将汇总分录按某个单据要素拆分。譬如：上文提到的结转采购成本分录在分录拆分中可按单据进行，也就是说按形成汇总表的不同单据拆分生成不同笔的分录；从而实现按汇总表逐单生成采购成本结转分录。分录拆分条件也可以理解为产生多条分录的条件，分录拆分条件还可以设置成“部门”、“币种”、“仓库”、“业务类型”、“客商”、“物品”等。（3）凭证生成充要条件确认。凭证生成充要条件的确认是指凭证生效条件的预设、凭证拆分方式的预设、摘要计算公式的预设。凭证生效条件、凭证拆分方式非常类似于分录生效条件和分录拆分方式的预设，只是此处作用于整张凭证而非凭证中的单笔分录，换言之，就是凭证生效条件、凭证拆分方式作用于本凭证的所有分录。摘要计算公式类似于发生额计算公式。譬如：希望摘要格式为“客商：”客商名称“单据号：”单据编号，那么摘要计算公式应定义为：客商:+客商+单据号:+单据编号，其中客商:和单据号:是字符串常量，客商和单据编号是单据要素。（4）稽核控制。记账凭证与业务单据的稽核控制是指已生成记账凭证的业务单据与该记账凭证间存在着互相稽核、互相控制的关系，这种关系主要体现在两个方面：一方面表现为已生成过记账凭证的业务单据不允许再次生成记账凭证；另一方面当对记账凭证实施反审核后就可以重新编辑曾经生成该记账凭证的业务单据并重新生成该记账凭证。这种控制主要是为了保证财务数据与业务数据的一致性和二者之间的同步处理，从而达到财务对业务的监控、业务与财务的互相稽核的目的。3、基于事项驱动的记账凭证自动生成模板模型的性能评测分析 一个模型是否合理、正确，或者采用该模型开发的软件是否完备、有效可以从以下四个方面评测14。（1）及时性。及时性是指业务单据生成记账凭证是否能及时满足会计人员收联科-流程服务专家 基于会计流程再造的记账凭证自动生成模板模型研究 科流程治理与集团管控研究院8 集财务信息的需要。在传统的财务会计概念框架中，及时性主要指不得提前或延后。提前则有损可靠性，延后则有损相关性15。在会计流程重组后，财务、业务的一体化协同管理成为可能，系统追求的目标是财务与业务的实时对接。也就是说，只要该业务单据反映的业务事件满足了会计事项确认的充要条件，就可以立刻生成记账凭证。因而，及时性就可能变为实时性。实务中，及时性也可理解为满足企业财务对业务时间上的控制要求。相对来讲，事前控制和事中控制对及时性的要求较强，而事后控制则较弱。（2）重现性。重现性16是指在计算机条件下，对同一批单据反映的业务事件在不同的时间、地点、由不同的会计来启动，只要转账模板没有改变，那么自动生成的记账凭证就应该相同。重现性的另一层含义是指稳定性和延续性。（3）稽核性。稽核性是指在业务单据与据其生成的记账凭证间存在相互稽核与控制的关系，主要包括以下情况：若该记账凭证未审核，则无论与之相关的业务单据是否修改，都允许重新生成记账凭证，并自动覆盖原记账凭证；若该记账凭证已审核，则不允许修改与之相关的业务单据，不允许重新生成记账凭证；若该记账凭证已审核，确实要修改与之相关的业务单据，则必须首先取消该记账凭证的审核，才允许修改与之相关的业务单据和重新生成记账凭证。当然，这种反操作应该是留有痕迹的，以便为审计保留必要的线索。（4）完整性。完整性是指该模型应尽量提供与业务单据相关的记账凭证的自动生成，能全面地、系统地满足全体业务事件对应会计事项的记账凭证的生成需求。四、结论 业务流程再造带来了会计流程再造。在会计流程再造过程中，如何充分尊重传统财务会计概念框架中对记账凭证的规范性要求，又能充分利用业务流程再造的成果，将 IT 技术和 REA 会计理论思想进行融合，设计与完善基于事项驱动的通用记账凭证自动生成模板模型，不仅在实践中提供了一个有效解决会计流程再造后记账凭证自动生成模板模型的方案，而且在理论上为我们研究传统会计流程的改造、甚至传统财务会计概念框架的变革、特别是传统技术会计的变革提供了一个广阔的有价值的研究领域。今后，会计流程再造将随着企业信息化实践与理论的发展和现代会计信息系统实践与理论的发展而不断取得突破与成功，也势必带来会计流程再造中基于事项驱动的通用记账凭证自动生成模板模型的日臻完善与成熟。联科-流程服务专家 基于会计流程再造的记账凭证自动生成模板模型研究 科流程治理与集团管控研究院9 参考文献：1杨定泉.基于 BPR 理念重构会计业务流程J.企业经济,2004(2):171 2陈国辉.基础会计M.大连:东北财经大学出版社,2007:54 3朱小平.初级会计学M.北京:中国人民大学出版社,2005:58 4汤四新.财务软件凭证处理性能分析J.中国会计电算化,2003(12):59 5王云.BPR 业务流程重组企业获得突破性成长的有效途径OL.2007-09-08.http:/www.amteam.org/k/BPM/2005-9/506157.html 6葛家澍.现代西方会计理论M.厦门:厦门大学出版社,2001:3233 7陈金龙.会计学M.北京:机械工业出版社,2008:83 8毛尧飞.业务流程与信息技术M.北京:清华大学出版社,200:245 9汤四新.管理软件记账凭证生成机制研究与性能评测J.中国会计电算化,2003(10):46 10黄骁俭.SAP Business One 中文版 7.0M.北京:中国人民大学出版社,2004:134135 11杨周南.会计信息系统面向财务业务一体化M.北京:电子工业出版社,2006:229-230 12李强.事项法会计必然取代价值法会计J.山东工商学院学报,2003(10):82-85 13汤四新.管理软件记账凭证生成机制研究与性能评测J.中国会计电算化,2003(10):46 14汤四新.管理软件记账凭证生成机制研究与性能评测J.中国会计电算化,2003(10):46 15陈国辉.基础会计M.大连:东北财经大学出版社,2007:33 16汤四新.计算机环境下对传统存货计价方法的取舍与应用研究J.广东金融学院学报,2005(3):7274 作者博客：http:/ 联科流程治理与集团管控研究院 博士/教授/院长 软件工程师出身的会计学博士培训师、咨询师、架构师，业务人员、管理人员与 IT 人员的桥梁。