出纳管作业.pdf
1出納管作業 1.程圖：出納收款及帳務處作業程圖 項 目 作 業 程 委託單位撥款 一般收款 作業開始 依繳款通知收款 會計室開收據 將所收現、支票存入 銀帳戶 銀入帳收據及收帳資，出納組先登帳，再 送會計室編製傳票入 帳。作業結束 計畫單位 簽請款文稿 開收據 電匯 入戶 支票 銀帳戶存款 帳簿登記 會計室 繳款通知文件 開收據 現、支票 銀帳戶存款 帳簿登記 會計室2出納付款及帳務處作業程圖 項 目 作 業 程 作業開始 會計室編製付款傳票 依會計室編製經核准之 付款憑證簽發支票 經核章後通知受款人 款及帳簿登記 付款後將支出憑證送會 計室 作業結束 付款傳票 輸入匯款資 用 印 入 帳 通知受款人 款或匯款 會 計 室 結 束3出納對帳作業程圖 項 目 作 業 程 作業開始 收到銀支票對帳單即 核對支出銀存款登記 簿核對後即編製銀存款 調節表 存款調節表對帳單送會 計室呈閱後出納組歸檔。作業結束 銀 對帳單 支票支出銀 存款登記簿 核 對 銀存款 調節表 對帳單 會計室 呈 閱 結 束 調 節4用作業程圖 項 目 作 業 程 作業開始 請定額用 支付現給廠商取回收 據或發票 完成核銷手續 作業結束 向會計室請定額用 依核可申請單採購 付現取回憑證 付款憑證黏貼彙集併用 報銷清單送會計室核銷 會計主任審核 校長批可 回撥補款 結 束52、作業程序：2.1.出納佐人員每至少職務或工作換一次，並貫徹休假代制。2.2.出納佐人員於職務或工作調時，應辦交代，並由校長指定人員會同 出納單位主管監交。2.3.出納佐人員應於後任接替之日起 3 日內完成交代。2.4.出納佐人員辦交代，應將經管出納事務所用章戳、文件、帳表及其他 公有物，同經辦之未事項，造表悉交付後任，並由前、後任出納佐 人員及監交人員簽章後陳校長。2.5.出納佐人員超過 2 人時，應按業務實際況，適當分配其工作，並按其 職務範圍，詳細規定其職掌及責任。2.6.出納單位對本校自收支款項，收入部分，得委託銀代收，支出部分，除用外，以直接匯撥或簽發支票為原則。2.7.出納單位佐人員主要工作內容，依本校 出納管作業程及工作手冊 規定。2.8.收款作業：2.8.1.出納佐人員收到會計單位開具之收入傳票或相關單位之收款通知單，應即通知繳款人繳納。收受時，出納佐人員對收入款項，須當面清點 檢查，並及時登記收款備查簿，如該款項依規定應送存銀者，應填 具送單或繳(存)款單，如繳存，並將繳款憑證及銀收據 移送會計單位登帳。2.8.2.出納佐人員對依法規定應收納之款項，得先收納開 收款收據，於次日前送會計單位補開收入傳票入帳。2.8.3.收受支票，應審閱發票人抬頭、額、日期、背書等是否與規定相符。2.8.4.款項收妥後，即在繳(存)款單上加蓋收訖日期戳記及經收人職章。2.8.5.每日結算終仍有收受款項等，應記入現暫記簿，次日再補正式 登帳。2.8.6.出納佐人員對收受款項，應隨時按順序登帳。2.8.7.當日收到之現，應於當日或次日由出納佐人員或配合銀收款人員繳 存銀或直接匯入學校帳戶，以免挪移墊用。2.8.8.經收現或有價證券，如發現偽造或變造時，應查明處。2.9.付款作業：2.9.1.廠商交貨經完成驗收程序後，採購單位通知款人檢附相關憑證辦付款 作業。2.9.2.事務組或營繕組應製發付款憑單，將廠商請款之統一發票或收據粘貼 於粘貼憑證用紙上註明用途，並檢附經核准之內部表單及合約等相關 文件，經單位主管核准，送會計單位登帳。2.9.3.會計單位應審核事務組或營繕組送交付款憑單及相關憑證及文件。審 核無誤後，依付款條件分別登載會計傳票。62.9.4.出納單位根據會計傳票及付款憑單，按本校付款作業於指定付款日前 開支票、匯款或現款支付，經逐級核章後登入支票取或郵寄登記 簿、現款及銀匯款登記簿辦票款支付或撥付手續。2.9.5.符合一定額及規定之現款支出時，應依本校用管辦法辦。支付現之額，應請收款人當面點清簽收。2.9.6.簽發支票應依本校簽發支票注意事項辦。2.9.7.以支票付款撥付廠商貨款時，其開之票據一劃線，並禁止背書轉讓或 直接匯入廠商銀帳戶，得由教職員工代轉付。2.9.8.匯款方式支付貨款，應匯入以交廠商名義開之銀帳戶。2.9.9.以支付現款簽發支票付訖後，經付人即在付款憑單上加蓋付訖日期戳 記並簽章。2.9.10.出納單位接到付款憑單後，除緊急付款事項外，應按月彙整辦支 付，得積延。2.10.各項稅費款之扣繳作業：2.10.1.員工薪津及各項支出應扣繳之各種稅費款，須依據有關會計憑證或核准 程序通知，始得辦。2.10.2.出納單位代扣之各項稅費款，應依中華民國所得稅法辦扣繳繳款、扣 繳申報及寄發薪資所得扣繳憑單及各所得扣繳憑單。2.11.用制：2.11.1.用係各項星支付及因應緊急支用而設置。2.11.2.本校採定額用制，定額為新臺幣 50,000 元，由總務主任指派一 人保管。2.11.3.本校各教學單位及其他因業務需要之政單位，凡因公辦各項事務所 必須支付額在新台幣 5,000 元以下之小額支出，得由用項下支付 或依本校緊急傷病處辦法緊急支用。2.11.4.用保管人由指派人員專責擔任，各業務承辦單位因業務需要，得經 其單位主管及出納單位主管核准後，向用保管人員借款備付用，惟應自借款日起 7 日內檢附支出憑證辦核銷。2.11.5.以用支出之費用，其原始憑證應由經辦人員粘貼於粘貼憑證用紙 上，檢附經會相關權責單位主管核准，向用保管人取。2.11.6.用支付後，用保管人應將支出憑證予以編號加蓋付訖及日期 章，隨時逐筆登入用備查簿。2.11.7.用於支付後餘額低於新臺幣 5,000 元或月底結帳時，按別整歸，填具用支用清單及用支用總表，同支出憑證，經 出納單位主管核章後，送會計單位審核，依規定程序撥補。2.11.8.用支付及結墊撥還，應隨時登記用備查簿並結計餘額，帳 面餘額應與櫃存現、借款備付用及未核銷支出之合計相符。2.11.9.會計終時，應依規定辦用之結轉或繳回。72.12.安全及設施：2.12.1.出納單位對於經管之現、票據、有價證券及其他保管品，須有安全維 護設備，並應採取適當防範措施。2.12.2.出納單位之保險櫃，應放置於乾燥處所，並儘靠近出納單位主管或佐 人員。2.12.3.出納單位對於有關單據及憑證，應妥慎管。2.12.4.出納單位之保險櫃門鍵應固、櫃壁應堅實、密碼盤應採複算者。3.控制重點：3.1.出納佐人是否於規定限內換。3.2.出納佐人員調或增設人員，是否依規定交代。3.3.出納單位收款作業，屬現收款是否符合規定。3.4.出納單位收款作業，屬支票收款是否符合規定。3.5.出納單位收款作業是否製給收款收據。3.6.款項已收妥後，是否於繳款單上加蓋收訖日期戳記及經收人職章。3.7.出納佐人員對收受款項，是否隨時按順序登帳。3.8.專戶存管款項支付者，以匯款方式支付或簽發支票通知受款人前取，是否及時登記付款備查簿。3.9.經辦支付事項，除依規定期限支付外，是否按申請先後辦。3.10.廠商已請款是否填具付款憑單，並將原始憑證粘貼在粘貼憑證用紙 上註明用途，並檢附經核准之內部表單及合約等相關文件。3.11.付款憑單是否經會計單位審核通過。3.12.出納單位是否根據會計傳票及付款憑單，按本校付款作業於指定付款 日前開支票、匯款或現款支付，經逐級核章後登入支票取或郵寄登 記簿、現款及銀匯款登記簿。3.13.簽發支票是否依本校規定開。3.14.款項付訖後，經付人是否即在付款憑單上加蓋付訖日期戳記並簽章。3.15.員工薪津及各項支出應扣繳之各種稅費款，是否依程序辦。3.16.定額用之定額是否同規定。3.17.用是否用以支付在新臺幣 5,000 元以下之經費支出或依本校 緊急傷 病處辦法緊急支用。3.18.各業務承辦單位因業務需要，經核准後借用用，是否自借款日起於規 定期限內檢附支出憑證辦核銷。3.19.用支付後，是否於支出憑證予以編號加蓋付訖及日期章，隨時逐筆登 入用備查簿。3.20.用撥補是否於規定時機辦。3.21.用撥補是否按別整歸，登載各表冊，並經權責主管核准。3.22.櫃存現、借款備付用及未核銷支出之合計，是否與用帳面餘額 相符。83.23.出納單位之安全及設施，是否符合規定。4.使用表單：4.1.收款通知單。4.2.收款備查簿。4.3.送單。4.4.繳(存)款單。4.5.銀收據。4.6.收款收據。4.7.現暫記簿。4.8.付款憑單。4.9.支票取或郵寄登記簿。4.10.現款及銀匯款登記簿。4.11.薪資所得扣繳憑單。4.12.各所得扣繳憑單。4.13.用支用清單。4.14.用支用總表。5.依據及相關文件：5.1.出納管作業程及工作手冊。5.2.用管辦法。5.3.簽發支票注意事項。
