内部审核培训讲义020406.ppt
内部审核培训讲义内部审核培训讲义第一页，编辑于星期六：十七点 分。第一讲第一讲 内部审核概述内部审核概述1.1.审核的定义审核的定义 为获得为获得审核证据审核证据并对其进行客观的评并对其进行客观的评价价，以确定满足，以确定满足审核准则审核准则的程度所进行的系统的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程的、独立的并形成文件的过程。第二页，编辑于星期六：十七点 分。1.1.审核的定义审核的定义审核准则：用作依据的一组方针、程序或审核准则：用作依据的一组方针、程序或要求。要求。审核证据：与审核准则有关的并且能够证审核证据：与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息。实的记录、事实陈述或其他信息。审核员：由能力实施审核的人员审核员：由能力实施审核的人员第三页，编辑于星期六：十七点 分。1.1.审核的定义审核的定义审核发现：将收集到的审核证据对照审核准则审核发现：将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果。进行评价的结果。审核结论：审核组考虑了审核目标和所有审核结论：审核组考虑了审核目标和所有审核发现后得出的最终审核结果。审核发现后得出的最终审核结果。第四页，编辑于星期六：十七点 分。1.1.审核的定义审核的定义审核是对活动和过程进行检查的有效管理审核是对活动和过程进行检查的有效管理工具；工具；审核的结果为管理者采取措施提供了信息；审核的结果为管理者采取措施提供了信息；审核的主要目的审核的主要目的:确定满足审核准则的程度；确定满足审核准则的程度；审核准则是审核的依据；审核准则是审核的依据；第五页，编辑于星期六：十七点 分。1.1.审核的定义审核的定义审核的三个核心原则是审核的三个核心原则是 形成文件形成文件 独立性独立性 系统性系统性应坚持三个原则，确保审核的有效性和效应坚持三个原则，确保审核的有效性和效率率第六页，编辑于星期六：十七点 分。2.2.质量审核的分类质量审核的分类按审核对象分类按审核对象分类 产品质量审核产品质量审核 过程质量审核过程质量审核 质量管理体系审核质量管理体系审核第七页，编辑于星期六：十七点 分。2.2.质量审核的分类质量审核的分类按审核方和被审核方分类：按审核方和被审核方分类：第一方审核第一方审核内部审核内部审核 由组织自己或以组织的名义进行的审核由组织自己或以组织的名义进行的审核第二方审核第二方审核外部审核外部审核 由组织的相关方（如顾客）或由其他人员以相由组织的相关方（如顾客）或由其他人员以相关方的名义进行的审核关方的名义进行的审核第三方审核第三方审核外部审核外部审核 由独立的发证机构或类似团体所进行的审核由独立的发证机构或类似团体所进行的审核第八页，编辑于星期六：十七点 分。2.2.质量审核的分类质量审核的分类按审核范围分类按审核范围分类 全部审核全部审核 部分审核部分审核 跟踪审核跟踪审核第九页，编辑于星期六：十七点 分。3.3.审核的目的审核的目的通常是为了下列一种或多种目的而进行：通常是为了下列一种或多种目的而进行：确定质量体系要素是否符合规定要求；确定质量体系要素是否符合规定要求；确定现行的质量体系实现规定目标的有效性；确定现行的质量体系实现规定目标的有效性；为受审核方提供改进其质量体系的机会；为受审核方提供改进其质量体系的机会；满足法律法规要求；满足法律法规要求；使得受审核组织的质量体系能被注册。使得受审核组织的质量体系能被注册。第十页，编辑于星期六：十七点 分。3.3.审核的目的审核的目的通常是为了下列一个或多个原因而展开审核：通常是为了下列一个或多个原因而展开审核：当有建立合同关系时，对供方进行初步评价；当有建立合同关系时，对供方进行初步评价；在有合同关系的情况下，验证供方的质量体系是否在有合同关系的情况下，验证供方的质量体系是否持续满足规定的要求并且正在运行；持续满足规定的要求并且正在运行；依据某一质量体系标准来评价组织自身的质量体依据某一质量体系标准来评价组织自身的质量体系。系。验证组织自身的质量体系是否持续满足规定的要验证组织自身的质量体系是否持续满足规定的要求并且正在运行；求并且正在运行；第十一页，编辑于星期六：十七点 分。第二讲第二讲 质量体系审核的特点质量体系审核的特点1.1.被审核的质量体系必须是正规的被审核的质量体系必须是正规的 正规的质量体系必须满足下列要求正规的质量体系必须满足下列要求 必须是有完整的质量体系文件必须是有完整的质量体系文件 文件控制、文件更改应符合标准的要求文件控制、文件更改应符合标准的要求 实际行动与书面文件或书面承诺应一致实际行动与书面文件或书面承诺应一致 必要的运作情况应有可追溯的记录必要的运作情况应有可追溯的记录第十二页，编辑于星期六：十七点 分。第二讲第二讲 质量体系审核的特点质量体系审核的特点2.2.质量体系审核必须是一种正式的活动质量体系审核必须是一种正式的活动 审核按照正式程序和书面文件进行审核按照正式程序和书面文件进行 制定正式审核计划制定正式审核计划 审核目的、范围明确审核目的、范围明确 制定实施审核计划的检查表制定实施审核计划的检查表 依据计划和检查表进行职业化审核依据计划和检查表进行职业化审核第十三页，编辑于星期六：十七点 分。第二讲第二讲 质量体系审核的特点质量体系审核的特点 质量体系审核结果形成正式文件质量体系审核结果形成正式文件 质量体系审核只能依据客观证据（即质量体系审核只能依据客观证据（即 与质量体系和质量有关的事实）与质量体系和质量有关的事实）从事质量体系审核的人员具备一定的从事质量体系审核的人员具备一定的 资格资格 3 3、质量体系审核是抽样进行的，具有随质量体系审核是抽样进行的，具有随机性机性第十四页，编辑于星期六：十七点 分。4 4、质量管理体系审核是按过程评价的活动。、质量管理体系审核是按过程评价的活动。*注：按过程评价的方式，对每一过程：注：按过程评价的方式，对每一过程：1）过程有无得到识别和适当规定；过程有无得到识别和适当规定；2 2）过程的职责有无得到分配；）过程的职责有无得到分配；3 3）程序有无得到实施和保持；）程序有无得到实施和保持；4 4）在实现所要求的结果方面，过程是否有效）在实现所要求的结果方面，过程是否有效第二讲第二讲 质量体系审核的特点质量体系审核的特点第十五页，编辑于星期六：十七点 分。第三讲第三讲 内部审核的步骤内部审核的步骤策划策划实施实施报告报告效果跟进效果跟进第十六页，编辑于星期六：十七点 分。1.1.内部审核策划内部审核策划年度审核计划年度审核计划 制定全年的内部审核工作计划制定全年的内部审核工作计划 确定审核范围确定审核范围 确定审核频次确定审核频次 明确各次审核的目的明确各次审核的目的第十七页，编辑于星期六：十七点 分。1.1.内部审核策划内部审核策划具体审核实施计划具体审核实施计划 指定审核员和组成审核组，分配工作指定审核员和组成审核组，分配工作 指定具体的日期和时间指定具体的日期和时间 按照重要性安排时间的长短按照重要性安排时间的长短 审核员的客观和公证性审核员的客观和公证性 审核员编组审核员编组第十八页，编辑于星期六：十七点 分。1.1.内部审核策划内部审核策划审核准备审核准备 指定审核员和组成审核组，分配工作指定审核员和组成审核组，分配工作 准备工作文件收集要审核部门的文件准备工作文件收集要审核部门的文件 文件审查（视情况需要而定）文件审查（视情况需要而定）确定审核安排确定审核安排 准备检查表准备检查表第十九页，编辑于星期六：十七点 分。2.2.实施审核实施审核首次会议首次会议现场审核（收集客观证据，记录观察结果）现场审核（收集客观证据，记录观察结果）审核组内部会议审核组内部会议开不符合报告开不符合报告末次会议末次会议第二十页，编辑于星期六：十七点 分。3.3.审核报告审核报告编制审核报告编制审核报告报告提交并分发、报告提交并分发、存档存档第二十一页，编辑于星期六：十七点 分。4.4.纠正措施的跟踪纠正措施的跟踪向受审核方提出纠正要求向受审核方提出纠正要求受审核方制定并实施纠正措施受审核方制定并实施纠正措施验证纠正措施有效性并记录验证纠正措施有效性并记录第二十二页，编辑于星期六：十七点 分。第四讲第四讲 审核计划的编制审核计划的编制 1.1.年度审核工作计划：内部质量体系审年度审核工作计划：内部质量体系审核一般应编制年计划，确保一年内覆盖核一般应编制年计划，确保一年内覆盖所有部门、所有过程至少一次。其中对所有部门、所有过程至少一次。其中对较重要或问题较多的部门的审核频次适较重要或问题较多的部门的审核频次适当增加。当增加。1 1）集中式年度审核工作计划）集中式年度审核工作计划 2 2）滚动式年度审核计划）滚动式年度审核计划 第二十三页，编辑于星期六：十七点 分。2.2.具体审核实施计划具体审核实施计划1）内容包括）内容包括 a a）审核目的）审核目的 b b）审核范围）审核范围 c c）审核依据（准则）审核依据（准则）d d）审核日期）审核日期 e e）审核组成员）审核组成员 f f）审核日程安排）审核日程安排2 2）要求：）要求：*审核实施计划应提前一周通知各方。审核实施计划应提前一周通知各方。*日日程程安安排排要要考考虑虑审审核核的的范范围围，各各部部门门在在质质量量管管理理体体系系中中的作用，顺序安排便于追踪，审核时间要充分。的作用，顺序安排便于追踪，审核时间要充分。第四讲第四讲 审核计划的编制审核计划的编制第二十四页，编辑于星期六：十七点 分。4 4、审核目的：、审核目的：*验证质量管理体系的有效性和符合性验证质量管理体系的有效性和符合性*确确保保质质量量管管理理体体系系正正常常运运行行和和改改进进的的需需要；要；*外部审核前的准备；外部审核前的准备；*作为一种管理手段。作为一种管理手段。第四讲第四讲 审核计划的编制审核计划的编制第二十五页，编辑于星期六：十七点 分。5 5、审核范围的确定、审核范围的确定审审核核范范围围包包括括：所所审审核核的的质质量量管管理理体体系系所所覆覆盖的产品、场所、部门、和活动（过程）。盖的产品、场所、部门、和活动（过程）。内部审核主要是确定所审核的部门和活动。内部审核主要是确定所审核的部门和活动。6 6、审审核核准准则则：ISO9001ISO9001：20002000标标准准、质质量量管管理体系文件、适用法律法规、合同。理体系文件、适用法律法规、合同。第四讲第四讲 审核计划的编制审核计划的编制第二十六页，编辑于星期六：十七点 分。第五讲第五讲 组成审核组组成审核组1 1、在在进进行行内内部部质质量量体体系系审审核核前前，管管理理者者代代表表应应任任命命审审核核组组长长及及审审核核员员组组成成审审核核组组。在在选选择择审审核组长时，主要考虑的因素是：核组长时，主要考虑的因素是：*资资 格：经过培训的内部质量体系审核员。格：经过培训的内部质量体系审核员。*工工作作经经验验：审审核核组组长长比比起起审审核核组组员员来来要要有有较较多多的审核经验。的审核经验。*组组织织能能力力：审审核核组组长长应应有有组组织织管管理理整整个个审审核核工工作作的能力。的能力。第二十七页，编辑于星期六：十七点 分。第五讲第五讲 组成审核组组成审核组2 2、在选择审核组员时，主要考虑下列因素：、在选择审核组员时，主要考虑下列因素：*资资 格：经过培训的内部质量体系审核员。格：经过培训的内部质量体系审核员。*业业务务范范围围：审审核核员员不不能能审审核核与与自自身身有有关关的的工工作作内容，且应了解被审部门的业务。内容，且应了解被审部门的业务。*专专业业知知识识：内内审审员员对对审审核核方方面面的的专专业业知知识识应应有有一一定定了了解。解。*工工作作中中的的协协调调：审审核核组组内内审审核核员员应应在在工工作作中中协协调调配配合，团结合作。合，团结合作。第二十八页，编辑于星期六：十七点 分。第五讲第五讲 组成审核组组成审核组3 3、审核组成员分工的注意事项：、审核组成员分工的注意事项：*工作量适当；工作量适当；*分组审核，小组组长必须熟悉业务；分组审核，小组组长必须熟悉业务；*审审核核员员应应了了解解所所审审核核部部门门的的工工作作流流程程，如如是是审审核核有有关关产产品品实实现现的的部部门门，审审核核员员应应熟熟悉悉产产品品的的生生产过程。产过程。第二十九页，编辑于星期六：十七点 分。第六讲第六讲 审核检查表的编制审核检查表的编制1.1.制定审核检查表的目的制定审核检查表的目的2.2.检查表的内容检查表的内容3.3.检查表的设计要点检查表的设计要点4.4.检查表的使用检查表的使用第三十页，编辑于星期六：十七点 分。1.1.制定审核检查表的目的制定审核检查表的目的 保持审核目标的清晰和明确；保持审核目标的清晰和明确；列出了需审核的要点，确保审核的覆盖面，保持列出了需审核的要点，确保审核的覆盖面，保持 审核内容周密和完整；审核内容周密和完整；保持审核节奏和连续性；保持审核节奏和连续性；减少审核员的偏见和随意性；减少审核员的偏见和随意性；减轻审核员的负担，弥补审核员的经验不足减轻审核员的负担，弥补审核员的经验不足;作为审核记录存档作为审核记录存档.第三十一页，编辑于星期六：十七点 分。2.2.检查表的内容检查表的内容 计划审核的项目计划审核的项目 需寻找的证据需寻找的证据 所依据的文件的要点所依据的文件的要点 抽样的方法和数量抽样的方法和数量 完成该项检查的时间完成该项检查的时间第三十二页，编辑于星期六：十七点 分。3 3、检查表的种类、检查表的种类 1 1）按按部部门门编编制制：检检查查表表中中应应考考虑虑涉涉及及的的过过程程，不不仅仅应应包包括括本本部部门门中中心心职职责责的的那那些些过过程程，还还要要包包括括整整个个组组织织都都应应遵遵循循的的综综合合性性过过程程和和以以其其他他部部门门为为主主，本本部部门门应应配配合合实实施的那些过程。施的那些过程。2 2）按按过过程程（要要素素）编编制制：检检查查表表中中应应考考虑虑涉涉及及的的部部门门。不不仅仅应应包包括括主主要要负负责责实实施施此此过过程程的的部部门门。还还应应包包括括配配合合实实施施此此过过程程的的其他部门。其他部门。第三十三页，编辑于星期六：十七点 分。4.4.检查表的设计要点检查表的设计要点 应对照标准及公司的质量体系文件应对照标准及公司的质量体系文件 应选择典型的质量问题应选择典型的质量问题 应突出被审区域的主要职能和特点应突出被审区域的主要职能和特点 注意逻辑顺序，明确审核步骤。注意逻辑顺序，明确审核步骤。具备完整的覆盖面具备完整的覆盖面 抽样要合理且有代表性抽样要合理且有代表性 时间要留有余地时间要留有余地 检查表应有可操作性检查表应有可操作性 内容的繁简应根据审核员的经验决定。内容的繁简应根据审核员的经验决定。第三十四页，编辑于星期六：十七点 分。4.4.检查表的使用检查表的使用有效使用检查表有效使用检查表使用检查表应注意的问题使用检查表应注意的问题第三十五页，编辑于星期六：十七点 分。第七讲第七讲 内部质量审核的实施内部质量审核的实施1.1.首次会议首次会议首次会议的要求首次会议的要求参加首次会议的人员参加首次会议的人员首次会议的内容首次会议的内容 第三十六页，编辑于星期六：十七点 分。1.1.首次会议首次会议 介绍审核小组人员介绍审核小组人员 重述审核标准、目的和范围重述审核标准、目的和范围 现场审核计划的确认现场审核计划的确认 解决任何疑问解决任何疑问 后勤安排的落实，如办公室、工作时间等后勤安排的落实，如办公室、工作时间等 将如何报告发现的不符合事项将如何报告发现的不符合事项 介绍末次会议的形式及希望参加人员介绍末次会议的形式及希望参加人员第三十七页，编辑于星期六：十七点 分。2.2.现场审核现场审核 内部审核的控制内部审核的控制 审核组长对审核全过程的控制负责审核组长对审核全过程的控制负责 现场审核计划的控制现场审核计划的控制 审核进度控制审核进度控制 审核气氛控制审核气氛控制 审核范围的控制审核范围的控制 不合格的审定不合格的审定 某些意外情况的应变处理某些意外情况的应变处理第三十八页，编辑于星期六：十七点 分。2.2.现场审核现场审核沟通沟通观察观察/收集证据收集证据评审评审第三十九页，编辑于星期六：十七点 分。2.现场审核 沟通沟通-单项沟通？单项沟通？双向沟通？双向沟通？第四十页，编辑于星期六：十七点 分。2.2.现场审核现场审核 客观证据的收集客观证据的收集 审核方式审核方式 客观证据的形式客观证据的形式 收集客观证据的方式收集客观证据的方式 抽样抽样第四十一页，编辑于星期六：十七点 分。2.2.现场审核现场审核审核方式审核方式1）按部门审核：对该部门归口管理的过程按部门审核：对该部门归口管理的过程要进行重点审核，不能遗漏，相关性过要进行重点审核，不能遗漏，相关性过程可以依据相关程序进行抽样，不一定程可以依据相关程序进行抽样，不一定全部查到。这种方式的优点是效率高、全部查到。这种方式的优点是效率高、不重复到一个部门去，对部门的工作干不重复到一个部门去，对部门的工作干扰少；缺点是审核内容分散，特别是接扰少；缺点是审核内容分散，特别是接口易遗漏，故要加强对内容的综合，组口易遗漏，故要加强对内容的综合，组与组之间的协调。与组之间的协调。第四十二页，编辑于星期六：十七点 分。2.2.现场审核现场审核2 2）按按过过程程（要要素素）审审核核：以以过过程程为为中中心心，需需到到涉涉及及到到的的不不同同部部门门去去审审核核。这这种种方方式式的的优优点点是是目目标标集集中中、易易体体现现其其符符合合性性。缺缺点点是是审审核核效效率率低低，对对一一个个部部门门往往往往要要去去调调查查多多次次，因因此此路路线线安安排排要要合合理理，避避免组与组之间的重叠。免组与组之间的重叠。第四十三页，编辑于星期六：十七点 分。2.2.现场审核现场审核3）由上往下查：所谓自上而下的方法是指由上往下查：所谓自上而下的方法是指先到信息比较集中的部门了解总的情况，先到信息比较集中的部门了解总的情况，然后在此部门选择一批样本到使用这些然后在此部门选择一批样本到使用这些样本的各部门去调查。样本的各部门去调查。4 4）由下往上查：所谓自下而上的方法是指）由下往上查：所谓自下而上的方法是指先在许多部门调查研究，选择一批样本先在许多部门调查研究，选择一批样本到某一集中管理的部门去审核。到某一集中管理的部门去审核。第四十四页，编辑于星期六：十七点 分。2.2.现场审核现场审核5）顺向追踪：计划顺向追踪：计划实施实施结果；合同评结果；合同评审审设计设计制造制造服务；按工序顺序查。服务；按工序顺序查。6 6）逆向追溯：结果）逆向追溯：结果实施实施计划；从最后计划；从最后一道工序查到第一道工序一道工序查到第一道工序第四十五页，编辑于星期六：十七点 分。客观证据的形式：客观证据的形式：通过观察、测量或试验获得的并且能被通过观察、测量或试验获得的并且能被验证的，与产品和服务质量有关的或与验证的，与产品和服务质量有关的或与某一质量体系要素的存在和实施有关的某一质量体系要素的存在和实施有关的定性或定量的信息、记录或事实陈述。定性或定量的信息、记录或事实陈述。2.现场审核第四十六页，编辑于星期六：十七点 分。2.2.现场审核现场审核 客观证据的收集方式：客观证据的收集方式：1 1）提问与倾听）提问与倾听2 2）查阅文件）查阅文件3 3）抽查记录）抽查记录4 4）现场观察和测试）现场观察和测试第四十七页，编辑于星期六：十七点 分。2.现场审核 客观证据的收集方式：客观证据的收集方式：留意检查表内容以外的有关不符合事留意检查表内容以外的有关不符合事 项的线索项的线索 验证通过感官观察而获得的资料验证通过感官观察而获得的资料第四十八页，编辑于星期六：十七点 分。2.现场审核 抽样抽样1 1）检查是以随机抽样形式进行，而非）检查是以随机抽样形式进行，而非100%100%全检全检2 2）决定抽样的数量时应考虑）决定抽样的数量时应考虑 一般抽一般抽3 31212个个 被审核部门被审核部门/项目的文件，工作，人员项目的文件，工作，人员 和记录的数量和记录的数量 调查项目的重要程度和复杂程度调查项目的重要程度和复杂程度 过去的表现过去的表现 第四十九页，编辑于星期六：十七点 分。2.现场审核 抽样抽样3）分分层层（典典型型性性）：抽抽取取最最能能反反映映问问题题实实质质的的作作为为样本。样本。4 4）均均衡衡（代代表表性性）：反反映映不不同同时时间间、地地点点、产产品品、活活动动、人人员员对对某某一一质质量量活活动动的的实实施施情情况况，确确保保能能反映活动的全貌。反映活动的全貌。5 5）抽查的文件）抽查的文件/人员人员/记录间应有连贯性记录间应有连贯性 6 6）审核员亲自选样。）审核员亲自选样。7 7）完完整整审审核核时时对对产产品品类类别别、体体系系过过程程、部部门门场场所所不不能抽样。能抽样。第五十页，编辑于星期六：十七点 分。审核的三角形2.现场审核问询问询看文件看文件/查记录查记录观察和测试观察和测试第五十一页，编辑于星期六：十七点 分。2.2.现场审核现场审核 现场审核记录现场审核记录 记录应清楚、全面（包括时间、地点、人物、主题事记录应清楚、全面（包括时间、地点、人物、主题事件、主要过程和活动实施概要件、主要过程和活动实施概要 ）、易懂、便于查阅）、易懂、便于查阅 记录应准确，例如什么文件，什么物资记录应准确，例如什么文件，什么物资 标识、产品批号、设备编号、记录编号、标识、产品批号、设备编号、记录编号、合同号码、陈述人职位和工作岗位等合同号码、陈述人职位和工作岗位等 不管是合格，还是不合格均应进行记录不管是合格，还是不合格均应进行记录。不合格事实的主要情节应清楚。不合格事实的主要情节应清楚。审核记录与检查表可合二为一。审核记录与检查表可合二为一。第五十二页，编辑于星期六：十七点 分。2.2.现场审核现场审核 审核中的面谈审核中的面谈 有关人员的职责问题有关人员的职责问题 某项具体操作程序某项具体操作程序 与其他人员或部门的接口处理问题与其他人员或部门的接口处理问题 需进一步得到证实的某些问题需进一步得到证实的某些问题第五十三页，编辑于星期六：十七点 分。2.2.现场审核现场审核 观察结果观察结果 审核结束后，审核组评审所有的观察结果审核结束后，审核组评审所有的观察结果 确定不合格项，提出报告确定不合格项，提出报告第五十四页，编辑于星期六：十七点 分。3.3.审核组内部会议审核组内部会议1）汇总整理审核记录；）汇总整理审核记录；2）最终确定不合格项；）最终确定不合格项；3）作出审核结论；）作出审核结论；4）起草非正式的审核报告。）起草非正式的审核报告。第五十五页，编辑于星期六：十七点 分。4.末次会议审核组会议审核组会议末次会议的要求末次会议的要求末次会议的内容末次会议的内容 重申审核标准目的和范围重申审核标准目的和范围 强调审核的局限性强调审核的局限性 感谢被审核方的合作与接待感谢被审核方的合作与接待第五十六页，编辑于星期六：十七点 分。4.末次会议末次会议的内容末次会议的内容 请被审核单位待所有不符合规定事项请被审核单位待所有不符合规定事项 报告完成后再提出问题报告完成后再提出问题 详细报告每一个不符合规定事项详细报告每一个不符合规定事项 回答被审核方的问题回答被审核方的问题 提出纠正措施要求提出纠正措施要求 宣读审核结论宣读审核结论第五十七页，编辑于星期六：十七点 分。第八讲第八讲 不合格报告的编写不合格报告的编写1.1.不合格项界定：没有满足某个规定要求，不合格项界定：没有满足某个规定要求，如合同条款、有关法律法规要求、质量如合同条款、有关法律法规要求、质量管理体系标准要求、质量管理体系文件管理体系标准要求、质量管理体系文件要求等。要求等。第五十八页，编辑于星期六：十七点 分。第八讲第八讲 不合格报告的编写不合格报告的编写2.2.确定不合格的原则确定不合格的原则 严格依据客观证据严格依据客观证据 有争议的问题可进行重新确认或由审有争议的问题可进行重新确认或由审 核组长决定核组长决定第五十九页，编辑于星期六：十七点 分。3.3.不合格报告的内容与格式不合格报告的内容与格式受审核方名称受审核的部门或人员审核员陪同人员日期不合格现象的描述不合格现象结论（违反的文件的章节号或ISO9001的条款）第六十页，编辑于星期六：十七点 分。3.不合格报告的内容与格式不合格的类型（按严重程度）受审核方的确认对不合格的纠正要求受审核方对纠正措施及完成时间的承诺采取纠正措施后的验证记录等第六十一页，编辑于星期六：十七点 分。4.不合格的模式文件问题 没有把标准的要求文件化 文件不能反映实际运行情况 文件内容不当、不足或错误 文件之间有矛盾第六十二页，编辑于星期六：十七点 分。4.不合格的模式执行问题：没有按文件要求执行第六十三页，编辑于星期六：十七点 分。4.不合格的模式效果问题：没有取得预期的效果第六十四页，编辑于星期六：十七点 分。5.不合格报告发现问题客观证据（观察所得的事实）结论类型（严重/轻微/观察）第六十五页，编辑于星期六：十七点 分。不合格事实描述案例不好的描述:XX部门少数质量记录有乱写乱画现象好的描述:XX车间XX工序2001年5月18日操作记录上写有“夏季到黄山去旅游”等字样.第六十六页，编辑于星期六：十七点 分。5.不合格报告案例一：在检查2001年度的管理评审记录时，审核员发现管理评审内容未包括纠正及预防行动及客户投诉。发现问题 客观证据 结论第六十七页，编辑于星期六：十七点 分。5.不合格报告案例一：在检查2001年度的管理评审记录时，审核员发现管理评审内容未包括纠正及预防行动及客户投诉。客观证据客观证据发现事项发现事项结论：违法结论：违法ISO9001:2000ISO9001:2000要素要素5.65.6的要求的要求第六十八页，编辑于星期六：十七点 分。5.不合格报告（案例一）报告方法：方法1分点式问题：问题：管理评审中，没有对纠正及预防行动及客户投诉进行评审。证据：证据：2001年度的管理评审记录结论：结论：违反ISO9001：2000要素5.6要求。第六十九页，编辑于星期六：十七点 分。5.不合格报告（案例一）报告方法：方法2述句式 在2001年度的管理评审中，没有对纠正及预防行动及客户投诉进行评审。违反ISO9001：2000要素5.6要求.第七十页，编辑于星期六：十七点 分。5.不合格报告案例二:文件WI016规定：“所有QC员工在上岗前必须通过一天的技术培训。”当审核员要求看QC员工王小虎及马小玲的培训记录时，QC部主管说：“我已对他们进行了培训，但没有保存记录。”发现问题 客观证据 结论第七十一页，编辑于星期六：十七点 分。5.不合格报告（案例二）文件WI016规定：“所有QC员工在上岗前必须通过一天的技术培训。”当审核员要求看QC员工王小虎及马小玲的培训记录时，QC部主管说：“我已对他们进行了培训，但没有保存记录。”客观证据客观证据问题问题结论：违法结论：违法ISO9001：2000要素要素6.2要求要求第七十二页，编辑于星期六：十七点 分。5.不合格报告（案例二）报告方法方法1问题：没有QC员工上岗前的技术培训记录证据：QC员工王小虎及马小玲的培训记录结论：违反ISO9001：2000 6.2.2要求 属轻微不合格第七十三页，编辑于星期六：十七点 分。5.不合格报告（案例二）报告方法方法2没有客观证据证明，QC部已按文件WI016要求，对员工进行了上岗前培训。在审核时，未能提供QC员工王小虎及马小玲的培训记录。结论：违法ISO9001：2000 6.2.2要求 属轻微不合格 第七十四页，编辑于星期六：十七点 分。5.不合格报告 案例三按文件QI 001要求，QC需在生产部的注塑工位每2小时抽取工件10件检查。但从5月份第一周及第二周的记录中则发现，QC实际每天开机时抽检5件，以后每小时再抽检5件。发现问题 客观证据 结论第七十五页，编辑于星期六：十七点 分。5.不合格报告(案例三)按文件QI 001要求，QC需在生产部的注塑工位每2小时抽取工件10件检查。但从5月份第一周及第二周的记录中则发现，QC实际每天开机时抽检5件，以后每小时再抽检5件。客观证据客观证据问题问题结论结论:违法违法ISO9001:2000标准要素标准要素8.2.4要求要求第七十六页，编辑于星期六：十七点 分。5.不合格报告(案例三)问题：问题：按文件QI 001要求，QC需在生产部的 注塑工位每2小时抽取工件10件检查。实际上，QC每天开机时抽检5件，以 后每2小时再抽检5件。证据：证据：5月份第一及第二周的开机抽检记录结论：结论：违反ISO9001:2000 8.2.4 要求 属轻微不符合。第七十七页，编辑于星期六：十七点 分。6.不合格的类型不不合合格格的的类类型型严重不合格严重不合格一般不合格一般不合格缺少或未执行缺少或未执行ISO9001ISO9001中的某一个或某几个条款中的某一个或某几个条款质量管理体系区域性的失效质量管理体系区域性的失效造成严重后果造成严重后果单純的人为错誤单純的人为错誤对体系不会产生重要影响的不合格对体系不会产生重要影响的不合格文件偶文件偶而未被遵守，造成的后果不太严重而未被遵守，造成的后果不太严重第七十八页，编辑于星期六：十七点 分。7.不符合项判别原则不符合确定，应严格遵守依据客观证据的原则，并可追溯 凡是证据不足的，不能判定为不符合对那些被审核方有意见分歧的项目，可以通过讨论或重新审核来确定第七十九页，编辑于星期六：十七点 分。8.判断不合格对应条款的准则1)就近不就远（如记录）有适用的具体条款一般不用综合性条款。2)就因不就果 如果既给出不合格的事实，又给出经证实的原因，按原因的适用条款判。a)顾客抱怨未有效处理，判8.5.2b)未执行工艺规定,判7.5.1c)多次发生的问题,判8.5.2d)合理不合法,以法为准.3)就细不就粗第八十页，编辑于星期六：十七点 分。9.体系运行情况判断管理层对体系运行情况的了解以提高和改进为目的对质量体系运行的判断第八十一页，编辑于星期六：十七点 分。10.不合格报告的分发分发至不合格产生的责任部门和相关责任部门不合格报告分发应留有分发记录并保存，以便后续的纠正措施跟踪 第八十二页，编辑于星期六：十七点 分。第九讲第九讲 审核报告审核报告报告目的：将所作的结论通知管理阶层对审核发现的结果作出适当的总结让管理层作出回应讨论必要的纠正措施和跟进日期对必要的措施达成协议提供合适的审核结论第八十三页，编辑于星期六：十七点 分。审核报告的内容审核报告的内容*审核目的、范围、准则、时间；*审核情况综述；*审核结果：不合格项的分布（按部门、按要素）*审核结论；*对纠正措施的要求。第八十四页，编辑于星期六：十七点 分。审核报告的内容审核报告的内容0 02 24 46 68 810101212141416164.14.14.24.25.15.15.35.36.16.16.26.27.17.17.27.27.37.3 7.4 7.47.57.57.67.68.18.18.28.28.2.18.2.18.2.28.2.28.2.38.2.38.38.3 8.4 8.48.58.520012001年第一次年第一次20012001年第二次年第二次 不不符符合合项项目目数数标准条款标准条款20012001年第二次内审总结年第二次内审总结第八十五页，编辑于星期六：十七点 分。审核报告的内容审核报告的内容20012001内审第二次总结内审第二次总结0 05 51010151520202525第一车间第一车间第二车间第二车间质量部质量部工程部工程部业务部业务部采购部采购部维修部维修部培训部培训部仓库仓库生产计划生产计划内部审核内部审核计量计量管理层管理层20012001年第一次年第一次20012001年第二次年第二次不合格项目数量第八十六页，编辑于星期六：十七点 分。第十讲 纠正和预防措施与跟踪 纠正和预防措施程序 调查判别不合格的原因 进行原因分析（如人、机器、材料、方 法和环境等）制定纠正和预防措施的实施计划，落实职责 控制纠正和预防措施按计划有效实施第八十七页，编辑于星期六：十七点 分。检查纠正和预防措施的效果 对效果的有效性进行验证 巩固经验证有效的成果（更新文件）纠正和预防措施的效果不明显的可进入 下一个循环，采取更有效的纠正措施第十讲 纠正和预防措施与跟踪第八十八页，编辑于星期六：十七点 分。第十一讲 审核技巧第八十九页，编辑于星期六：十七点 分。审核与沟通 审核过程是一个沟通过程 了解情况 收集客观证据 提出观察结果第九十页，编辑于星期六：十七点 分。面谈技巧首先要清楚“都是一家人”的心理障碍其次保持礼貌和平易近人的态度面谈尽量在接受面谈人员的正式工作场所进行同受审部门不同层次/职能的人员面谈采取措施，消除被审核部门人员紧张面谈结果应进行归纳，不符合最好经对方确认避免引导式的“协助”对接受面谈人员的参与和合作表示感谢第九十一页，编辑于星期六：十七点 分。提问技巧 问题的种类封闭式问题开放式问题跟进式问题引导式问题没有声音问题第九十二页，编辑于星期六：十七点 分。提问技巧封闭式问题 简单答案 是/否，有/没有 可获得指定的资讯 可用以总结结论 由审核者控制问和答 带来压力/减轻压力？第九十三页，编辑于星期六：十七点 分。提问技巧开放式问题5WIH 怎么样？HOW 给我看.什么？WHAT (证据)何时？WHEN 请告诉我.何地？WHERE 谁？WHO 为什么？WHY 第九十四页，编辑于星期六：十七点 分。提问技巧跟进式问题 由获得的资讯再提出跟进问题 对问题进一步探讨第九十五页，编辑于星期六：十七点 分。提问技巧引导式问题 可减轻被审核者压力 避免使用第九十六页，编辑于星期六：十七点 分。提问与聆听没有声音的问题 以身体语言提出问题 沉默，非常强有力的工具！第九十七页，编辑于星期六：十七点 分。提问注意事项 明确观点和目的，准确表达 发问一定考虑被问者的背景 注意神态表情 适时表达好意 努力理解回答 不能建议或暗示某种答案 不说有情绪的话 不可连续发问第九十八页，编辑于星期六：十七点 分。聆听技巧 认真专注的倾听是对别人最大的尊敬(五尊佛像的传说)第九十九页，编辑于星期六：十七点 分。聆听技巧 有效的听 专注 查对 澄清 反应/反馈 记录 需要时作出摘要，与讲话一方确认第一百页，编辑于星期六：十七点 分。审核员聆听技术 少讲多听 不怕沉默 排除干扰 多问开放性问题 多鼓励讲话者 善意的态度第一百零一页，编辑于星期六：十七点 分。第十二讲 审核员的职责和要求1、审核员的职责 遵守相应的审核要求；传达和阐明审核要求；有效地策划和履行被赋予的职责；将观察结果形成文件；报告审核结果；验证所采取的纠正措施的有效性；第一百零二页，编辑于星期六：十七点 分。第十二讲第十二讲 审核员的职责和要求审核员的职责和要求1 1、审核员的职责、审核员的职责 收存和保护与审核有关的文件；收存和保护与审核有关的文件；按要求提交这些文件；按要求提交这些文件；确保这些文件的机密性；确保这些文件的机密性；谨慎处理特殊的信息；谨慎处理特殊的信息；配合并支持审核组长工作。配合并支持审核组长工作。第一百零三页，编辑于星期六：十七点 分。第十二讲 审核员的职责和要求2、审核组长的职责 全权负责审核阶段的工作；对审核工作的开展和审核观察结果作最后决定；协助选择审核组的其他成员；制定审核计划；代表审核组同受审核方的管理者接触；提交审核报告。第一百零四页，编辑于星期六：十七点 分。第十二讲 审核员的职责和要求审核组长应审核组长应：规定对每一项审核任务的要求，包括所要求的审核员资规定对每一项审核任务的要求，包括所要求的审核员资格；格；遵守相应的审核要求和其他有关规定；遵守相应的审核要求和其他有关规定；制定审核计划，准备工作文件，给审核组成员布置工作；制定审核计划，准备工作文件，给审核组成员布置工作；评审有关现行质量体
