成品油零售管理业务流程.docx

4.6 成品油零售管理业务流程一、业务目标1 经营目标1.1 获得最佳零售利润。1.2 扩大市场份额。1.3 保证资产安全，降低货款回笼风险。1.4 保证现金安全及时上缴。2 财务目标2.1 核算规范，保证销售收入及应收账款的真实、准确 完整。3 合规性目标3.1 油品价格符合国家有关规定。3.2 油品计量符合国家有关规定。3.3 油品质量符合国家有关规定。3.4 经营性证照符合政府部门的有关规定。二、业务风险1 经营风险1.1 付油设备突发故障，使销售过程无法确认，导致收入 损失。1.2 付油数量不足、服务不规范，导致信誉丧失。1.3 安全事故，导致停业。1.4 不恰当的压价销售，导致毛利损失。1.5 收款与付油量不符，导致收入损失。1.6 对赊销客户的信用等级评估失真、赊销估算协议条款 不完备或履行协议不当，导致货款不能及时回笼或损失。1.7 货款失盗，导致现金资产的流失。1.8 库存商品不足、品种不全造成脱销，导致市场份额丧 失。1.9 保管不善,导致商品超耗或变质。1.10 加油站电子货币支付系统发生故障，导致客户账户信 息失真，影响股份公司声誉。1.11 加油站其他附属设施出租不规范，导致其它收入流 失。2 财务风险2.1 虚增或截留收入。2.2 多记或少记应收账款。2.3 销售收入计算错误。3 合规风险3.1 违反国家价格政策或法规，受到处罚。3.2 计量不准确或计量器具检定过期，受到处罚。3.3 油品质量不合格，受到处罚。3.4 经营性证照不符合政府部门的有关规定，导致停业或 被处罚。三、业务流程步骤与控制点1 持证上岗1.1 加油站站长和计量员要持证上岗,资格证由省（市） 分公司颁发。2 需求计划2.1 加油站计量人员(站长) 将库存和出库情况上报二次物流中心（配送中心）。二次物流中心（配送中心） 统一组织资源配送。2.2 对独立核算(或联营、参股)加油站实行商品进货结算制；对非独立核算加油站进货实行商品内部移库制。3 接卸入库及日常库存管理3.1 接卸。接卸工作由承运驾驶人员和计量人员共同负责，按照卸油程序检查表流程完成卸油作业。计量人员按照罐车实际计量数填制加油站进油核对单，由承运驾驶人员和计量人员双方签字确认后 接卸。运输损耗在定额范围内互不找补，定额损耗由加油站承担；出现超定额损耗由承运驾驶人员签 字确认实际数量，由承运单位承担超耗损失。3.2 数量管理。加油站站长和计量人员是加油站数量管 理责任人；记账人员、计量人员不能由同一人担任（年销售量较小、员工人数较少的小站经地市公司 经理批准后除外）。建立计量器具、储油罐、加油机（流量表）档案， 并定期校检，确保计量精度符合管理要求。3.3 质量管理。加油站站长是本站油品质量责任人，加 油站计量人员是兼职质量管理员。汽、柴油的运输 必须专车专用。接卸操作过程中，确保接卸品种和 库存品种相一致，杜绝混油事故发生。储油罐定期 进行清洗，油罐清洁度符合油品质量要求。4 价格执行4.1 省（市）分公司（区外销售公司）价格领导小组（经 理任组长）依照股份公司下达的调价通知，按照浮动率，结合当地情况，制定各地市零售执行价格。4.2 加油站严格按规定的价格执行。实行中国石化加油 卡联网的加油站由各公司卡管中心价格调整操作人 员按要求进行调价操作；没有实行加油卡联网的加 油站接到调价通知后，按规定的时点，上级部门组织人员准时抄录加油机（流量表）的泵码数，由加 油站站长签字确认。调整后的单价及时公示。填制 调价当日的加油站销售日报表时，依据原始凭 证按不同的单价分段填写升数和金额。5 加油与销售5.1 加油人员根据顾客加油凭证的品种、规格、数量付 油。5.2 加油站每班营业终了，加油人员将负责的加油机（流 量表）泵码数与收回的各种付油凭证（包括检视泵回罐数、修机走空数、油品质量检测抽检数）核对一致后，填制加油站交接班表，由交接双方当值 班长签字认可，记账人员（会计、收款人员分离设置的由双方签字）签字监交。如交接时发生短缺， 由当班责任加油人员承担。6 结算与收款6.1 现金付款售油：加油站统一配备投币式保险柜，保险柜固定安装。保险柜钥匙和密码分开保管。加油站按管理办法的要求规范使用。客户加油后，加油人员根据加油量收取销售款，及时将销售款投入投币式保险柜。每日交接班时现金收入数与加油站交接班表现金付油数相等。当地没有银行的海上、内河网点以及偏远的加油站点，每三天必须将销售 款解缴指定银行账户或上交上级分公司收款部门， 并由收款人签收；其他加油站销售款必须当日解缴 指定银行账户或上交上级分公司收款部门，并由收 款人签收。未交款之前，交由收银员负责保管，放 入专用保险柜中，站长监管。财务人员定期抽查加 油站，监控资金上缴情况，核对交款凭证，确保资 金及时足额上缴。6.2 预收货款售油：客户在加油站上级分公司指定地点交纳预付款后，办理相应加油凭证。加油人员接到 有效加油凭证后付油。6.3 赊销售油:由地市公司（或聘请社会中介机构）按照省（市）分公司（区外销售公司）信用政策，根据客户的资金、购买、信用等状况，实时监控客户资信，建立客户信用动态档案。地市公司零售管理部门、财务部门根据客户信用动态档案及客户需求， 拟定客户具体信用限额和时限，按规定权限审批。公司与购油结算协议清款责任人签订货款回笼责任书。在落实清款责任人后，与客户签订购油结算协议，并商定加油凭证。客户在指定加油站加油， 按协议规定付款结算。加油站分户建立由专人记录的购油结算协议客户登记账，加油时，加油人员 严格执行购油结算协议。7 销售日结7.1 记账人员以加油站交接班表为依据，结合加油站进油核对单和计量员检尺的同期油罐库存数， 填制加油站销售日报表、加油站付油日报表， 由加油站站长签字确认。记账人员凭此登记加油站库存商品明细分类账、加油站油品分罐保管登记账。7.2 城区及有条件的非城区加油站当日报送加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证；地处偏远、交通不便的加油站点，除当日电告营业情况外，每周至少报送一次加油站销售日报表、加 油站付油日报表和交款凭证。8 财务记账8.1 独立核算加油站，必须按照股份公司内部会计制度等有关规定设立独立核算体系；非独立核算加油站， 由上级分公司统一核算。8.2 【非 ERP】财务人员根据加油站上报的加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证，及时复核后按股份公司内部会计制度进行账务处理，会计凭证需经不相容岗位人员稽核。【ERP】按照ERP 系统运行及应用规范，将加油站销售数据导入 ERP 系统。财务人员根据加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证， 复核系统内数据，并进行相关账务处理。会计凭证需经不相容岗位人员稽核。9 月末盘点9.1 月末结账时，地市公司业务部门负责人或授权有关人员，会同加油站管理人员，对加油站账面商品数量、实物数量、购油结算协议款回收等情况，进行盘点。加油站记账人员根据加油站油品分罐保管登记账填制加油站商品盘点月报表，由加油站站长、计量人员签字确认库存数量及“损溢分析”， 报数质量管理部门审核，经地市公司分管经理批准后， 凭此单登记加油站库存商品明细分类账、加油站油品分罐保管登记账中“核销损溢”栏。定额损耗至少每季度核销一次。超定额损耗部分按存货盘亏处置权限进行审批。10 营销分析10.1 地市公司至少每月召开营销分析会议，分管经理和相 关职能部门及片区经理参加，分析当期销售情况，提出改进意见，制定完成下月零售经营目标的营销 措施，并形成书面记录。11 加油站管理11.1 加油站新建、收购、改造须经各级零管部门予以确认。 加油站规划、选址、设计、验收、证照办理及交付使用等环节须由各级零管部门予以确认。满足加油站登记证申领条件的新增加油站，分公司 基建部门须及时向油品销售事业部办理申领手续； 零售管理部门须及时办理登记证变更手续。加油站关闭、拆除时需由油品销售事业部批复同意。加油站附属设施招商（出租），按油品销售事业部相关规定执行，加油站负责现场管理。11.2 省（市）分公司（区外销售公司）按照中国石化加 油站特许经营管理办法规定做好特许加油站的发展、规范清理与日常监督管理。特许加油站的发展须由油品销售事业部审批。四、相关制度目录(制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目录索引号 )1 关于印发中国石油化工股份有限公司内部会计制度（2006 年）的通知（石化股份财2006508 号）-1.6.112 关于印发中国石油化工股份有限公司加油站管理 规范的通知（石化股份销 2003 453 号）-1.14.43 关于印发中国石油化工股份有限公司加油站账册 表单（试行）及开展培训的通知（石化股份销零200237 号）2.14.14 关于印发中国石化加油站特许经营管理办法的 通知（石化股份销 2006 97 号）1.14.35 关于下发销售企业水上加油站规范管理工作标准（试行）的通知（石化股份销零2006320 号）-2.14.106 ERP 系统运行及应用规范（试行）2.10.17 关于下发加油站统计管理办法和办理加油站登 记证的通知(石化股份销发2004460 号)-2.14.13