前台岗位操作手册13034.pdf

行政前台岗位操作手册 一、前台管理(一）前台物品摆放；1。抽屉内办公和私人物品分开抽屉放置，两位前台熟悉办公用品摆放位置.（统计办公用品后）2。桌面前台的卫生清理以及桌面摆放并保持干净整洁。（二)前台环境保持 1.前台桌面卫生保持、无灰尘。2。桌下网线、电线规整整齐，避免凌乱现象.3。前台周围保持整洁.4。每日下班前保持好自己岗位环境，每周保洁人员进行一次彻底打扫与消毒。（三）前台人员形象 1。着装：工作日着装要保持大气端庄,干净利索，不超短，不露肩。2.妆容：淡妆或素颜。(四)前台纪律 1.工作时间前台必须保证有一人在岗，如有特殊情况须请同事帮忙代岗。3。有人前来询问事微笑答复，接待。4。办公区禁止奔跑、有失稳重的行为举止。5.禁止凝聚同事在前台工作区域内攀谈。二、大厅管理（一）大厅环境改善 1.改善项目包括:大厅摆放物的添置、更换、维护，以美化环境为目的;2。每个月前台提交两条改善项目，至少落实 1 个改善项目；3.门厅绿植，无尘土,每周绿植养护 2 次;4.门厅地面干净、整洁，无杂物；每天由保洁进行清扫.（二)公共设施管理维护 1.沙发（1）保洁每周五进行一次表面清洁；（2)保持大厅内通风，避免空调直吹沙发。2.饮用水（1）每天上班前巡视办公区，检查桶装水是否充裕；(2)及时通知行政人员协助更换桶装水;3。绿植（1）每天巡视 2 次办公区绿植摆放情况；(2)检查发现绿植枯叶、衰败等情况，及时通知绿植养护人员更换.(三）前台公共区域管理 1.正门自动玻璃门保持干净；2。地面、柱面、指示牌等保持光亮整洁；3.大厅绿植有灰尘,花盆内无杂叶；4。公共区域所有开关擦拭干净；（四）大厅人员流动管理 1。来访客户需在门卫处登记，并持环球智达访客证进入；2。面试人员在前台一侧会议室填表,休息等待，不得随意走动;3。临时来访客户若暂时无人接待，前台需将客户请到会议室同时帮助联系接待人员；4。执法机关来访，前台应妥善安排后通知相关接待人员；5。上班期间管理员工不得在大厅聚众聊天以及在大厅内大声喧哗;6。若发现闲杂人等在大厅走动，前台应询问来访缘由并及时反馈部门主管进行处理.三、前台物品摆放规范(一）办公桌面上，应摆放各部门信件栏、电脑、电话机、笔筒、水壶、台历等工作必备用品；可适当放置绿植、水杯等生活用品（二）办公桌面上不可长时间堆放私人物品（三）文件资料等不应在办公桌上积压过多、过久（四)左侧储物柜 1。一次性纸杯 2.快递文件封、底单 3。岗位人员私人物品(五）右侧储物柜 1。客户接待相关用品 2。药品包（六）推柜 13 号推柜：前台日常使用相关办公用品(七）其他 1.不使用的物品，应放于库房内，不可堆放于公共区域。2。员工暂时存放前台的物品应尽量摆放在抽屉下方.3.禁止将快递摆放在后方公共区域。4。座椅禁止摆放任何物品。5。垃圾桶周围不得有垃圾,影响整洁程度。6.将前台桌面整理干净，所有物品归位,收拾整洁后离开公司。四、客户接待（一）工作内容 1。日常客户接待申请受理；2.客户接待申请单信息核对，有问题与申请人联系及时处理；3。前期客户接待用品按接待标准提前 30 分钟准备好；4。接待期间依申请人要求积极配合接待工作，如合影、会议期间添加茶水；5.接待结束通知保洁人员清理会议室，前台回收接待用品放回客户接待用品库；(二）接待用品管理 1.管理物品：客户接待前期、接待期间相关物品；2.管理办法：(1）跟部门采购专员沟通购买；（2）到货客户接待用品及时录入;（3）日常接待所用物品及时出库,保证出入库数量一致；(4）客户接待相关物品定期清洁；（5）临时借用的客户接待用品需在客户接待用品借用表登记 五、快递和名片管理（一）日常邮件寄送 1.前台负责公司邮件寄送的受理工作，快递种类包括申通及顺丰快递；2.邮件寄送按日保留底单，必要时提供单号给寄件人查询;（二)费用报销 1。每月核对快递账单，按部门进行费用分摊；2。经行政主管确认费用后提交 OA 报销。（三）日常快递收取 1.签收文件类快递前，在名册中查询并确认收件人为环球智达员工，再签收；如果在名册中查无此人,则由快递人员电话确认或送给本人。2.为了确保安全，包裹类文件原则上不予签收,由员工本人或部门人员代签。（四)名片制作 1。及时汇总员工 OA 需求，每周五统一汇总制作名片，核对准确；2.收到名片 1 个工作日内通知领取。六、信件的处理办法 由邮局送信员将当天的平信、挂号信、包裹单、取款通知单等送到前台,由行政前台统一签收，使用环球智达前台收发章签收.七、话务管理 前台接到需转达相关人员处理的业务电话应及时发邮件或以电话的形式通知相关人员。