应收应付款管理制度31593.pdf

1/7 应收应付款管理制度 一、定义：1、应收款：公司销售产品向客户收取协议的款项，或者公司为客户提供服务而签订合同（或协议）应收取的款项。2、应付款：公司采购产品向供应方支付协议的款项，或者公司为获得服务支持而签订合同（或协议）应支付的款项。二、现金收款管理 1.送货人员在为客户送完货验收完成后，应要求客户方收货人员签回送货单。2.货款额低于 5000 元者，应尽量要求客户现金或支票支付。3.对于第一次购买的客户要求其预付货款的 30%才可以送货，多次购买且信用差的客户要求其预付货款的 70%才可以送货；多次购买且信用好的客户可根据客户财务规定进行月结付款，客户财务信用由会计审核评定。4.原则上现金支付必须由财务人员亲自办理，若送货人员承受委托在收取客户现金货款后，必须在回到公司后第一时间上缴到财务部，并填写现金缴款单，与公司出纳进行交接，不得以任何形式私自坐支公款。5.出纳应在收款后第一时间知会会计，便于应收帐务处理。6.会计应定期统计整理欠款客户、欠款金额、欠款时间、预处理方式等。三、月结收款管理 1.对于月结付款客户或者欠款客户，由会计建立应收账款管理台帐，列出明细，按客户财务月结时间之前一周由前台向客户发出请款单 ，由会计向对方相应人员催欠。2.在对方明确表示货款清结时间后确定收款方式，为客户寄送货款发票，如需要进行现款回收时公司派出收款人员收款，以下为公司委托员工向客户收取货款的规定：有关人员进行收款业务时，须先到前台文员处办理客户回签白单的领出登记以与有关委托手续。对于未收到款项的白单在回到公司后与时返还给前台文员，并作出还单登记；对于已收到的款项，收款人要凭有出纳盖章确认的现金缴款单到前台文员处进行销单手续。2/7 有关人员收到的货款，必须在回到公司后第一时间上缴到财务部，不得私自坐支公款。如所收款项属打折收取的，必须经得总经理签名认可，否则财务部将按单据的实际金额向收款人收缴。3.在公司发出请款单且对方无法明确货款清结时间时，会计将此项货款催欠工作移交给该项业务联系的业务员，进入欠款处理流程。四、采购付款管理 1.采购部必须根据多途径，少环节，货比三家，适时、适质、适量、适价保证原物料的供给，提供报价单至少有三家可选择比较。2.采购部必须有完整的采购结算档案，并建立有效的采购分析档案。采购部应在每批原料收货后一周与每月底与供应商核对帐务，防止出现差错。采购部和财务部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务处理等资料，采购部应对供货市场，供应商情况，需购原物料质量、价格、数量、运输资料、进销数据、原物料库存、原物料耗用情况等作出定期分析，并与时提交原物料的市场行情、月原物料采购计划、外欠货款与资金需求计划给总经理（助理）。3.一批原物料验收完毕，采购部应与时整理各种单据，打印“付款申请单”一并送财会部做为付款凭证。原料的付款凭证有：采购申请单、合同、原料收货报告、发票；物料的付款凭证有：采购申请单、合同、验收单、发票。4.采购部根据所订原料的到货期与付款条件，填报“采购用款计划”报财会部筹款，每周应提报“付款计划”报财会部和总经理。原物料采购须遵循“货到付款”的原则，严格控制原物料预付货款。在部分原物料紧处于卖方市场时，供应商坚持要求先款后货，因而需要带款提货（带款提货必须确保采购资金的安全，本款提货人如果是新进员工，款额不得超出当月工资），其所需货款须由采购部、财会部和总经理严格审查批准方能办理。5.必要的原物料预付货款应遵循以下几点：(1)必须是信用良好的固定供应商，对贸易公司性质的供应商不得采用预付货款的结算形式。(2)必须事先派专人或信用良好的第三方，如派采购、品管人员一起去实地调查供应商的实物供应，质量保证情况和目前的经济状态等情况，并将调查报告提交总经理(助理)。3/7(3)必须有完整的正式合同，重要合同须经国家认可的公证机关予以公证。在合同中必须有明确的交货地点，交货期限，质量标准，和在需方所在地的法院管辖围履约。(4)每一项预付款的额度控制，须由总经理决定，必要时作出相应对策既要保证生产的需要，又要保证货款安全。(5)原物料预付货款支付以后，采购部和财会部必须同时明确专人负责该项原物料和货款的追踪记录，并根据实际情况按天或周，或旬将记录提交给总经理(助理)，直至该合同履行完毕。6.汇票特户和信用卡转帐，在具体付款之前，须经部门经理审核，呈报总经理批准，由财会部授权办理。7.如发生付款后进货量不足等情况造成公司多付款或供应商欠款，财务部要责成具体经办人员尽快追回，必要时应采用法律手段追回。8.经办人员根据采购凭证、入库单或相关协议（合同）与财务部确定付款方式，由财务部填写请款单，按财务权限审核。9.要求供应商或请款方提供正规的发票，同会计审核请款手续。10.所有手续合格后，出纳付款。11.对于频繁业务往来或超过 5000 元以上的应付款，公司原则上进行月结或分批付款，特殊情况由总经理批准后进行。五、其他付款管理 1.公司人员工资、奖金的发放，须严格按照规定执行。每月的工资、奖金由行政主管部门填写发放表，经会计师、总经理签字同意后，财务部审核发放。2.需交纳的各项税费，按国家税法有关规定办理，经财务部会计师审核，总经理批准后缴纳。3.因工程需要所发生的生产、技术和管理人员外出培训费用由公司分管领导、会计师、总经理按管理预算费用标准严格控制批准。4.收到贷款利息通知单，财务部会计签字认可后进行帐务处理。支付贷款利息时，由财务部会计签字，总经理批准。5.各项业务前期费用、项目开发管理费、技术服务费、生产准备费等不直接记入资产成本、需按规定分摊的其他费用开支，由经办部门按规定程序签字后由会计师、总经理审批。6.所有付款凭证必须由财务部负责人(或被授权人)签字、总经理审批后才进行办理。7.应填写资金开支申请表的付款业务，经办人员必须将资金申请表和付款单据一并交财务部，由财务人员办理具体的资金支付手续。无资金申请表，财务人员不予付款。8.经办部门持发票报销时，发票容必须与资金申请表容相同，且金额不得超出资金开支申请表金额。发票必须有效、填写齐全、规，不符合财务报销规定时，必须更换发票，否则财务人员不予受理。9.经办部门要按照要求认真填写付款凭证，由经办部门负责人签字，未注明相应合同编号、订单编号以与不按合同规定办理预付款和结算款的，财务人员不予受理。10.本规定由公司财务部负责解释。一、规应付帐款的会计核算 4/7 核算是管理的基础和信息来源，错误的核算将导致错误的信息和错误的分析结果，因此规应付帐款的会计核算至关重要。1.“应付帐款”科目的设置与核算 为了保证数据来源的统一性，减少核算级次，对供应商的核算通常只采用“应付帐款”一个一级科目，“预付帐款”业务反映在“应付帐款”的借方(编制会计报表时需根据其余额方向进行重分类)。“应付帐款”科目借方蓝字反映实际支付(或预付)的款项，借方红字反映收到供应商退回多付的款项;贷方蓝字反映实际收到的材料或商品，贷方红字反映退回供应商的材料或商品;期末借方余额反映公司实际预付、尚未到货的款项，贷方余额反映公司应付未付的款项。“应付帐款”科目应按供应商设置明细账或按往来单位(供应商)核算。2.帐务处理与时性要求 在采购业务发生后，财务部门应与时取得货物出入库单据并做帐务处理。在企业实际工作中，由于货物流转与单据流转并非完全同步进行，做帐的与时性往往很难得到保证;而帐务处理不与时导致的财务信息的时间性差异，将直接影响应付帐款帐龄分析的准确性。如何保证物流单据流转的与时与畅通，是企业业务流程管理中应解决的问题。规应付帐款的会计核算是进行应付帐款帐龄分析取数的基础。二、建立供应商基础信息档案 供应商基础信息来源渠道有三种，一是财务部门在财务软件中录入，二是财务部门平时手工或电脑记载，三是企业物资采购部门手工或电脑记载。由于各部门对供应商信息需求不同和财务软件自身的局限性，对于从前两种渠道得到的供应商信息，仍需进行适当的加工才能加以运用，因此第二、三种渠道相结合，即财务与采购部门配合、在电脑中共同建立和维护供应商基础信息档案，是较佳的选择。供应商基础信息的容视企业管理需要而定，通常应包括以下信息：供应商名称、供应商简称(或编号)、国别、城市、供货商品类型(或品种)、开始合作日期、结算币种、结算方式(细分为转帐、电汇、信用证、现金、预付等)、信用额度、信用期、(预付情况下)首付比例、到货比例、尾付比例、运保费承当方、税票类型、我方经办人、对方经办人、供应商、供应商地址、供应商银行，等等。应当注意的是，为了增强数据库之间的有效、实现数据的自动归集和汇总分析，必须保证上述信息中至少有一条(如“供应商简称或编号”)与财务软件中的供应商资料完全匹配。三、创建应付帐款帐龄自动分析表格 5/7 为了分析企业对供应商欠款时间的长短，维护企业对供应商的信誉，为资金安排提供轻重缓急的依据，需要象对待应收帐款客户一样，对应付帐款的帐龄进行分析。传统的帐龄分析方法是，从应收(付)帐款明细帐中逐笔提取、按客户逐个进行分析，其结果是速度慢、工作量大、准确度低，在客户数量众多、业务频繁时几乎无法开展。笔者在实际工作中，总结出一种结合财务软件、利用 EXCEL 自动快速地编制应付帐款帐龄分析表的方法：在按月收集供应商采购额、付款额的基础上，将近几年每个供应商每个月采购额、付款额的数据反映在同一工作表中，然后运用 EXCEL 函数，自动、快速地编制出各种帐龄时间段金额分布的应付帐款帐龄分析表(受篇幅所限，具体编制方法在此省略)。简化的“应付帐款帐龄分析表”格式如下：序号 供应商名称 国别 产品品种 币种 信用期/天 近半年累计采购额 近 1 年累计采购额 本期应结算金额 欠款余额 360 天 结合供应商基础信息档案，“应付帐款帐龄分析表”能为我们提供与供应商管理相关的极为有用的数据信息，如企业欠各供应商货款的时间长短分布、超过信用期的供应商名称和欠款金额、一定时期各供应商与产品品种的采购与付款金额等。四、建立供应商分类管理系统 1.供应商 ABC 分类法 库存 ABC 分类法同样可以被移植到供应商管理中来：供应商中的少数将占采购总值的大部份。(1)可将所有供应商区分为三个不同的部份：A 类供应商：采购额占采购总额的 7080%、但数量只相当于供应商总数的 1520%。B 类供应商：采购额占采购总额的 1520%、数量相当于供应商总数的 3040%。C 类供应商：其采购金额在总金额中几乎可以忽略不计，采购额占采购总额的 510%、数量相当于供应商总数的 6070%。(2)将“应付帐款帐龄分析表”按近半年或近 1 年累计采购额由大到小排序，计算出累计百分数。通常情况下，当累计采购额百分数达到 70%时，组成这些采购额的供应商即为 A 类供应商;当累计采购额百分数达到 95%时，组成 70%95%采购额之间的供应商即为 B 类供应商;剩下的属 C 类供应商。(3)对于不同类别的供应商实施不同的发展策略和控制措施：类别 发展策略 优先级 部流程参与度 往来记录 A 战略同盟，共同成长 始终优先 溶入到企业部销售预测、订货计划制订、结算等主要业务流程中 最准确、完整、明细地记录基本信息、商品数量与金额、运输、服务与产品质量、损失等情况 B 平等协作，互惠互利 关键时优先 只参与部分次要流程 只需正常的记录处理 C 按需交往 不优先 不参与部流程 最简单的记录处理 6/7 2.规结算条件类别 结算条件 A 尽可能长的信用期、一定的授信额度 B 一定的信用期 C 供需双方协商 3.规结算流程 清晰的结算流程，能极增强财务工作的计划性，减轻结算工作量，提高财务工作效率。可从以下几方面规结算流程：(1)规定结算期：根据本企业结帐日期(如每月 25 日)，以月为周期划定一个时间周期(如上月 26 日本月 25 日)为结算期，供应商在这个结算期的所有交货金额即为当月结算额。统一结算期是统一对帐、统一付款的前提，可大大提高工作效率。(2)将结算工作划分为以下几个时间段：a、对帐期：一般在企业结帐日期完毕后几天，在此期间集中安排与供应商的帐务核对工作。对帐完毕后，双方应就对帐结果予以书面确认。b、资金计划提交期：属于企业部业务流程，一般在月末进行。由采购或用款部门提交下月付款计划，财务部门根据资金状况进行审核并将审核结果反馈给采购或用款部门。c、付款申请提交期：一般在付款日前一周，由采购或用款部门根据审批后的付款计划提交具体的付款申请单，按企业付款审批流程进行审批。d、发票提交期：一般在对帐后几天或付款日前几天，由财务部门通过采购部通知供应商提交发票。e、付款期：一般每月集中一、两次付款，由财务部门根据付款计划和付款申请单办理货款支付手续。以上结算流程适用于提货后付款或有一定信用期的供应商的货款结算，对于付款提货或订货等预付款业务的结算，则需根据实际情况而定。五、规采购合同文本 对于不同类别的供应商应采用不同的采购合同格式：由于 A、B 类供应商与企业是长期合作关系，因此应签订一年或一个较长时期有效的一般性(框架性)合作协议，以后每次订货时，以双方 或信函形式往来的订货清单或采购指令为准，免去频繁起草采购合同的繁琐;针对 C 类供应商的采购合同格式，则应包含合作协议的相关条款与订货清单的容，不能只有订货清单。合作协议应包括以下容，以避免日后因交易产生的经济法律纠纷而带来的经营风险：1.供销双方的单位名称、地址、联系人、银行、税号等基本信息;2.对订货清单或采购指令法律效力的说明：如“依据本合同所制定的补充合同、订货清单、采购指令与相关修订书等，与本合同构成一个统一的整体，与本合同具有相同的法律效力”;3.关键名词术语的定义和解释;4.产品的技术规格和标准;5.知识产权的约定;6.包装、运输与保险;7.结算条件：含结算期的约定、信用期、对帐时间和方式、付款方式、币种、发票类型和提交时间，等等;8.质量保证和售后服务;9.反贪条款：防止贿赂和贪污行为;10.违约责任和不可抗力的定义;11.合同变更与解除的情形约定;12.合同期限;13.争议的解决方式(尤其应注意仲裁或诉讼地点的规定)。7/7 六、建立供应商信用评级制度 不同于以预防收款风险为目的的销售客户信用评级，对供应商的信用评级是为了考察供应商在生产能力、资金、管理、成本控制、质量控制、售后服务、可持续发展等方面的实力，以决定是否选择该供应商作为长期合作伙伴。优质的供应商伙伴能够帮助企业共渡难关、增强竞争力。1.对供应商的信用评级需要搜集以下资料：供应商的资产状况、财务状况、经营管理能力、以往业务记录、企业资信等。2.建立供应商的信用评估模型可按以下步骤进行：1)确定信用评级需采用的大项与其子项目因素或指标体系;2)确定各大项与其子项目因素或指标的分值权重;3)确定各项目因素或指标的计算公式或评分原则(分值);4)确定综合测评分值对应的信用等级名称与其含义。最后，结合供应商的信用等级和“应付帐款帐龄分析表”反映的业务交往记录，确定被授信额度大小和期限长短。当然，能否取得相应的授信结果，取决于企业采购部门与供应商之间商谈的效果。“市场的竞争将不再是单个企业之间的竞争，而是供应链与供应链之间的竞争”。企业只有从战略高度出发，有目的、有系统地管理好与供应商的关系，加强对应付帐款的管理，才能使自己在市场竞争中处于有利的地位。