内部控制具体规范--采购与付款8871.pdf
第一章 总 则 第一条 为了引导企业加强对采购与付款业务的内部控制，规范采购 与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据企业内部 控制规范-基本规范以及国家有关法律法规，制定本规范。第二条本规范所称采购与付款，主要是指企业外购商品并支付价款的 行为。企业外购劳务并支付价款的控制，可以参照本规范的规定执行。第三条 企业在建立并实施采购与付款内部控制制度中，至少应当强 化对以下关键方面或者关键环节的风险控制,并采取相应的控制措施:(一)权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学 合理；(二)请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确；(三)采购与验收的管理流程及有关控制措施应当清晰，对供应商的选 择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应有明确 规定;(四)付款方式、程序、审批权限和与客户的对账办法应当明确。第二章 职责分工与授权批准 第四条 企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门 和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分 离、制约和监督。企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括：(一)请购与审批；(二)询价与确定供应商；(三)采购合同的订立与审核；(四)采购、验收与相关会计记录；(五)付款的申请、审批与执行。第五条 企业应当建立采购与付款业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购与付款业务。有资源整合条件的企业或者企业集团，业务采购权应当尽量集中，实施 集中或者相对集中采购，或者采取集中招标形式，以提高采购效率，阻塞 管理漏洞，降低成本和费用.第六条 企业可以根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗 位轮换,防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、伤害企业 利益的风险。第七条 企业应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序 办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制 相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购定单(或者 采购合同，下同)、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的 相互核对工作。第三章 请购与审批控制 第八条 企业应当建立采购申请制度,依据购置商品或者劳务的类型，确 定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或者人员的职责 权限及相应的请购程序。企业采购需求应当与企业生产经营计划相适应，具有必要性和经 济性。请购部门提出的采购需求，应当明确采购类别、质量等级、规格、数 量、相关要求和标准、到货时间等。第九条 企业应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，具有请购权的部门应当严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超 预算和预算外采购项目，具有请购权的部门应当对需求部门提出的申 请进行审核后再行办理请购手续。第十条 企业应当建立严格的请购审批制度.对于超预算和预算 外采购项目,应当明确审批权限，由审批人根据其职责、权限以及企 业实际需要对请购申请进行审批。第四章 采购与验收控制 第十一条 企业应当建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确 定、供应商选择、验收程序及计量方法等作出明确规定,确保采购过 程的透明化。企业应当建立供应商评价制度，由企业的采购部门、请购部门、生产 部门、财会部门、仓储部门等相关部门共同对供应商进行评价,包括 对所购商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况等进行综合评价,并根据评价结果对供应商进行调整。企业应当对紧急、小额零星采购的范围、供应商的选择作出明确规定。同一企业(或者企业集团)下属的分支机构应当尽量避免多头对同一供 应商.第十二条 企业应当根据商品或者劳务等的性质及其供应情况确定采 购方式。普通物品或者劳务等的采购可以采用定单采购或者合同定货等方 式,小额零星物品或者劳务等的采购可以采用直接购买等方式.企业应当 对例外紧急需求、小额零星采购等特殊采购处理程序作出明确规定。企业应当成立由企业管理层,以及来自采购、请购、生产、财会、内 审、法律等部门的负责人组成的采购价格委员会,明确采购价格形成 机制。大宗商品或者劳务采购等必须采用招投标方式确定采购价格，并 明确招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。其他商品或者劳务的 采购，应当根据市场行情制定最高采购限价，不患上以高于采购限价的 价格采购。以低于最高采购限价进行采购的应以适当方式予以奖励。企业应根据市场行情的变化适时调整最高采购限价。委托中介机构进 行招投标的，应当加强对中介机构的监督。第十三条 企业应当充分了解和掌握有关供应商信誉、供货能力等方 面的信息,由采购、使用等部门共同参预比质比价，并按规定的授权 批准程序确定供应商。小额零星采购也应当由经授权的部门事先对采 购价格等有关内容进行审核。对单价高、数量多的物资采购，企业应当制定严格的比质比价采购制 度.第十四条 企业应当根据规定的验收制度和经批准的定单、合同等采 购文件,由独立的验收部门或者指定专人对所购物品或者劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具检验报告、计量报 告和验收证明.对验收过程中发现的异常情况,负责验收的部门或者人员应当即将向有 关部门报告；有关部门应当查明原因，及时处理。第五章 付款控制 第十五条 企业应当按照现金管理暂行条例、支付结算办法 和企业内部控制具体规范第 xx 号 货币资金的规定办理采购 付款业务，并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。第十六条 企业财会部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的 付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明 等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。财会部门应当参预商定对供应商付款的条件.第十七条 企业应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付 账款和定金的管理。企业应当加强对大额预付账款的监控,定期对其进行追踪核查。对预 付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形 成损失的可能性。第十八条 企业应当加强对付账款和对付票据的管理，由专人按照约 定的付款日期、折扣条件等管理对付款项。第十九条 企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货 物出库、退货货款回收等做出明确规定,及时收回退货货款.第二十条 企业应当定期与供应商核对对付账款、对付票据、预付账 款等往来款项。如有不符，应当查明原因，及时处理。
