2023年采购管理制度及流程图.docx

2023年采购管理制度及流程图采购，是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。本站今天为大家精心准备了采购管理制度及流程图,希望对大家有所帮助!采购管理制度及流程图采购作业内容是从收到请购案件开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅厂商资料、采购记录及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。一总则为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。二采购部人员职责及管理制度1.热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。2.廉洁奉公，不徇私，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。3.负责公司生产所需材料的采购工作。4.负责供应商的开发、管理及维护工作。5.坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。6.大项材料必须做招标工作，其他材料询价必须三家供应商以上参与。7.积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。8.及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。9.做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。10.完成领导交办的其他工作。三采购工作流程采购部作为一个职能部门，在项目的具体实施中担负了不可推卸的重要责任，采购工作的好坏，直接影响了工程的质量、工期、成本。建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率，较低成本最有效的方法。在项目实施的过程中，采购部需要生产、财务、质检等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规划，来提升工作效率，减少工作失误，为项目的顺利实施做出各自的贡献。1.在项目的初始运作阶段，采购部根据项目部、投标部的具体要求，配合进行投标的材料报价，以更好的达到在以后的生产中控制成本的目的，更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现。2.项目正式运作后，采购部应该在第一时间开始进行所需材料的采购准备工作。生产计划部门依据工程合同和对比库存后的实际需求，对采购部下达材料申购单(附表1)此单由申请人填写，生产或者项目负责人签字后生效，一试三份，一份申请人留存，一份发往采购部，一份发往工厂或者生产基地。3.采购部接到材料申购单后，根据所需材料的规格，质量要求，数量，生产地址等实际情况，向公司已经确定的合格供应商中的3家5家发出材料询价单(附表2)。供应商根据要求确认价格后对我司的材料询价单签字，盖公章后回传，签字盖章的材料询价单会做为以后向供应商付款的依据之一，需妥善保存。采购部根据几家供应商的对比研究后确定其中的一家或者几家进行供货。向其发出材料订购单(附表3)，同时向收货的工厂或者生产基地发送传真件通知其准备收货。4.供应商根据材料订购单安排生产运输，各项具体要求以与我司签订的供货合同为准。随货携带各种合格证和材质证明书。5.工厂和生产基地在所需材料到场后，应由专人负责材料的质量、数量检查，检查中必须将供应商的送货单与我司的材料申购单和材料订购单相对照，质量和数量都准确无误后才能进行收货，然后填写材料到货单(附表4)，相关责任人签字后回传采购部。6.工厂或者生产基地完成生产任务后，及时通知采购部，由采购部根据货物情况和送货地址等安排物流公司进行运输。建议物流公司相对固定，便于统一定价，统一结算，节约运输成本。7.项目完成后，采购部根据与供应商签订的合同条款安排付款。付款时，采购部填写统一的付款申请单或者支票领用单，同时向财务部递交此批次材料的材料订购单和到货确认单，如有需要，采购部有义务向财务部提供材料订购单以及各家供应商签字盖章的材料询价单。由财务部根据实际情况安排付款额度。8.供应商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务部在收到发票后即向供应商付款。四采购部发展规划原材料采购在任何一个公司都是决定生产、销售的关键环节，早在几年前，资深的管理专家就提出了：采购成本降低5%企业利润提升10%的战略观点。但是时至今日，又有多少个公司能真正的做到这点呢?降低采购成本不是一个短期的目标，也不是短期内就可以达成的目标，而是一个公司必须要规划、重视的长远发展策略，是需要长期的工作经验的积累和公司整体的采购流程，采购制度的规范化来支撑的。需要公司的各个部门精诚合作，来完成这一共同目标。我们采购部的初步计划如下，其中的时间和工作目标根据实际情况会作出相应调整，但是保证前进的大方向永远不变(一)在3个月内完成采购体系的建立，包括采购制度，工作流程，供应商管理等制度。进行供应商资格的初步审核，每种材料确定出510家候选供应商。开始逐步实施采购工作流程。(二)在6个月内完善采购体系，修正具体工作中出现的问题。进一步完善供应商系统的开发和维护。让采购工作流程走入正轨，高效，准确的运行。(三)在1年内建立高效的采购团队，杜绝缺货、少货、次品、残品、送货不及时、报验不及时等工作失误，不出现一起由于采购工作失误造成的公司损失，建立完善的采购管理体系，能初步感受到采购工作流程高效、准确带来的便利，能看到采购成本降低带来的实际效果。(四)在2年内建立起相对固定的采购团队和供应商队伍。能切实看到由于采购成本降低而带来的公司利润上涨。(五)大胆设想：510年后，公司以自主设计，自主研发牵头，以符合科技进步的产品、技术为主打，以完善的组织结构，人员搭配为根基，以高效、先进的管理体系为依托，建立一个集研发、设计、生产、安装、调试、售后服务为主线，涉及钢结构工程设计、施工，通信工程设计、施工，物流，工业品贸易等跨行业的集团公司。争取到时候每个省份和各大城市都能有我们公司的供应商，为公司的发展提供最大限度地支持。采购管理制度及流程图一、制定目的及范围为进一步加强公司制度管理，健全企业采购制度，提高采购效率，明确岗位职责，降低采购成本，减少不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定本制度。本制度涉及的采购类别包括：项目采购（材料采购、工程采购）、年度采购、零星采购、应急采购。本制度涉及的采购物品包括：单价万元以下的工程设备、工程原料、实验器材、实验药剂、化学药剂、劳保用品、办公用品以及应急事件、突发事件中需要采购的物品。本制度中有权申购的部门包括：工程部、研发部、咨询部、市场部、办公室、财务部。二、采购原则1、采购公司经营中一项重要的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。2、采购必须坚持秉公办事、维护公司利益的原则，并综合考虑质量、价格因素，择优选取。3、各类物资均应向正规商家采购，原则上要求所有采购物资均应开具发票。4、物资采购由需求部门负责采购、询价及后期谈判。5、各部门应有专人负责采购事务，申购人与采购人不得为同一人。三、采购流程1一般采购流程1.1采购申请1.1.1采购之前，申购人应向仓库询问所需物资是否有库存，以免重复采购。1.1.2采购之前，申购人依据所需物资的品名、规格、数量、需求日期及注意事项填写申购单。其中工程项目采购应提交工程预算，按采购原则进行采购。1.1.3紧急采购时，由申购人在申购单上勾选紧急选项，以便各部门加快流转，及时处理。1.1.4若撤销采购，应立即通知采购人，以免造成浪费。1.2申购：工程项目采购提交工程预算并经公司负责人批准后由申购人填写采购物资流转单，其他采购经本部门负责人批准后，由申购人填写采购物资流转单。1.3询价1.3.1各部门负责采购的人员分别询价，提供三家以上供应商及价格，财务部提供历史价格加以比对。1.3.2采购人询价时应注意审查供应商的主体资格（经营状态、是否按时年检、有无失信记录、是否涉及重大诉讼等），要求供应商提供联系方式以便相关负责人核价。确定供应商后，应要求供应商提供证明主体资格的材料（企业提供营业执照副本复印件、个人提供身份证复印件）。同时，采购人应在采购物资流转单上注明所采购物资的商品名称、规格、型号等基本信息。1.4核价：采购人或相关负责人参考历史价格对拟采购物资进行核价，填写采购物资流转单中的核价结果、核价意见。1.5审批：采购人将采购物资流转单经逐级审批，报公司各级负责人审批后，方能进行采购。1.6采购实施与验收入库1.6.1采购物资流转单经各级负责人审批签字且经财务部备案后，由采购人办理借支采购金额或通知财务办进货款手续。1.6.2采购人按照核准的采购物资流转单向供应商订货，并以电话、传真等方式确定交货日期或到市场采购。对于需要订立买卖合同进行采购的物资，应同时按公司合同审批程序进行流转。1.6.3所有采购物资到货后，由采购人、申购人、入库人协同，按照预定的采购质量标准及数量进行验收，并办理入库手续。如因需立即使用不能及时入库，应先由申购人、采购人验收，在紧急情况解除后，及时办理入库手续。如采购物资质量、数量不符合要求，应及时保存证据，与供应商协调退换货事宜。采购人、入库人验收完毕后，应出具证明验收合格的单据，交予财务部备案。1.6.4所有采购物资原则上要求货票同行，采购人应在货到后1个月内办理报销手续，因超过报销时间财务部门不受理报销的，责任由采购人承担。1.6.5采购物资不论金额大小，一律由采购人签字，财务部负责人审核，报公司总负责人核准签字后方可报销。1.6.6采购人应将供应商的送货单及我公司开具的入库单、物资采购流转单、收款收据等单据交予财务部方可结款或开具支票。2特殊采购流程2.1集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中购买的，各部门应在每月25日前将审批通过的采购物资流转单交至办公室，由办公室在月底统一购买。2.2零星采购零星采购是指偶然发生的、所采购物资低于元的采购（如因公司接待、聚会需要进行的采购，场地调查、工程施工过程中因缺少配件、材料而临时进行的采购等），具有临时性、偶发性、金额低的特点。2.2.1各部门人员需要进行零星采购的，应首先以电话的方式征求本部门负责人，征得负责人同意后，坚持必需、质量、价格的原则进行采购。2.2.2采购人应选择可靠的供应商进行采购，采购时应购买注有品名、商标、制造厂商、保质期等基本信息的合格商品。所购物资原则上要求供应商开具发票，如供应商原因不能开具发票的，应要求开具收款收据。2.2.3零星采购原则上由采购人先行垫资采购。采购人完成采购后，应填写物资采购流转单，按照一般采购程序完成流转后，将物资采购流转单、发票或收款收据交予财务，由财务进行报销，财务应在所有材料提交后日内将采购人垫付金额退还采购人。2.2.4零星采购采购人应对所采购物资的质量负责，若所采购物资发生质量问题，由采购人与供应商协商退换货事宜。2.2.5因场地调查、施工等工程需要而进行的零星采购，应在完成采购后纳入工程预算。因其他原因发生的零星采购，需要入库的，应在采购完成后补办入库手续，由仓库管理人员开具入库单，将入库单交予财务部方可报销。2.3应急采购应急采购是指公司因应急处置需要，而临时进行的采购。应急采购由公司应急处置小组进行。2.3.1在接到应急处置任务后，应急处置小组负责人发现需要紧急购买材料、设备的，应先向仓库管理人员询问，确定没有所需材料、设备后，向上一级负责人汇报，得到上一级负责人同意后方可进行采购。2.3.2应急采购无需进行三方询价，应以最便捷的方式进行采购，兼顾价格和质量。2.3.3应急采购结束后，应急处置小组负责人应编制应补填采购物资流转单，按照一般采购流程进行流转。剩余物资要补办入库手续，取得入库单。若应急采购无法开具发票或收款收据的，应急处置小组负责人应作书面说明，列明应急采购物资来源、价格等信息，报上一级负责人审批、签字。2.3.4应急采购原则上由应急处置小组负责人垫付。采购完成后，应在日内将采购物资流转单、入库单、发票、收款收据（说明）交予财务部审核，财务部在所有材料提交后日内将垫付金额退还垫资人。2.4年度采购年度采购是指因部门生产需要，需定期进行的采购。2.4.1需进行年度采购的部门，应编制年度需求预算，逐级申报审批后，交予财务部审核、备案。2.4.2年度需求预算批准后，各部门采购人应从优秀供应商名录中选取三家进行询价，要求供应商提供盖有公司公章的报价单。需要进行招标的，按照相关程序进行招标。2.4.3采购人询价后，填写年度采购物资流转单，逐级审批后，交予财务部备案。2.4.4年度采购物资流转单获批准后，采购人应与选定的供应商订立合同，确定价格及付款方式。合同应按公司合同审批程序流转。财务部按合同的约定支付价款。2.4.5年度采购进行过程中，采购人应注意市场价格的变化，若供应商供货价格明显高于市场价格，应及时与其协商，协商不成的，终止履行合同。2.4.6应年度采购需要订立的合同，应为不固定总价合同，按季度或按年度进行结算。四、备案1采购结束后，采购人应将采购单、采购物资流转单、入库单、发票或收款收据等材料复印两份，原件交予财务部审核、付款，一份复印件留存本部门，一份复印件连同供应商主体证明材料、联系方式交予公司法务保管。2法务人员接受采购相关材料时应要求采购人填写材料接受清单，按照采购所属项目进行归档，以便日后查询。五、采购纪律1采购人职责1.1建立供应商资料与价格记录档案。1.2做好市场行情的经常性调查。1.3询价、比价、议价及订购作业。1.4所购物资的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。1.5做好平时的采购记录及对账工作。2采购人行为规范2.1采购人员应严格按照本制度进行采购作业，采购完成后及时进行备案并确保备案材料真实、齐全。2.2若采购人员违反本制度进行采购作业或没有及时备案导致采购资料丢失或损毁的，第一次由分管负责人进行批评教育，若再发生类似事件，按严重程度给予采购人员降职、降薪、转入试用期或予以辞退。2.3采购人员不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反本制度作出不适当行为的，给予辞退。给公司造成损失的，应赔偿公司损失，情节严重涉及违法犯罪的，提交司法机关处理。采购管理制度及流程图一、目前公司采购工作状况：因多种原因，目前公司许多采购工作不能按照正规流程进行，多由物资所需部门或技术部门单独确定供应商采购，公司采购部门人员有被架空的趋势，导致许多采购工作失去其作用，并直接导致公司竞争被动、效率低下、成本上升。由于其他岗位人员的谈判技巧及方法上的非专业性，容易导致物资采购成本过高，成本核算较慢，影响公司整体工作的开展等情况。公司考虑到新的制度实施，大家有个适应过程，因此在以较缓的速度等待大家理解并推行。但不希望公司的苦心给大家形成误解。在采购制度的推行上，公司的决心是坚定不移的；分工与要求是明明确确的；对每一笔采购发生是否合规，管理者时刻都在关注着。20XX年，公司辛苦运作的个别工程项目都是因操作无章法甚而违规，致使公司在竞争中极其被动，只得在付出了更大的努力乃至舍掉利润后才拿下了项目，教训惨痛而深刻。因此，希望公司全体管理人员认真学习并自觉践行、并在工作中不断改善。不合理的采购行为是注定要被停止的。利益所在，众目关注，望大家都能坚定自觉的按规而行，而非迎风摇曳！二、目的：统一采购流程，对采购过程进行规范和控制，确保产品质量前提下，提高工作效率。节省人力资源成本与降低资金采购成本，保障企业经营活动的健康有序进行。三、适用范围：公司各部门所有经营产品、工程物资、办公资产类、其他临时用物资、经营中所需要的服务等。均需依照采购原则与流程，统一由采购部门负责。四、采购部职责：1、采购部负责公司所需物资与服务的采购。2、采购部负责确保采购物资的质优价廉以及供货的及时率。3、采购部应根据财务状况合理使用资金。4、采购人员努力锻炼、学习相关工作能力：如成本意识与价值分析能力、预测能力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、专业知识。5、采购工作由采购部经理具体组织，并按相关原则及流程报批。6、每一项具体采购工作，采购部门可以接受其他相关部门的建议，但不受其他部门撑控。采购部不可违反货比三家的原则。7、一次性采购额度超过3000元，必须经过采购部门批准；业务部门、技术部门均无权单独决定采购额度超过3000元以上的业务。五、采购部介入业务流程的时机：1、常规类办公用品：由各部门每月月初提出采购申请，采购部按采购申请单集中进行采购，相关费用由物品使用部门独自承担。2、项目及工程类：业务部门准备引进新产品或新项目，品牌确定前需提三天以上向采购部门下供应商备选单或询价单（见附表一）。采购部依据询价单所描数的要求对供应商进行询价、议价、索求技术方案。3、按要求对公司预算内的物资进行采购。除应急采购外，采购部有义务对超出预算的采购行为向相关部门进行提醒并核实超出预算原因。六、细责：1、责任与要求：公司所有物资与服务的采购与事宜必需由采购部负责并主持。没有采购部经理签字的采购付款，财务部不予报销和支付。2、工程招标期供应商的选择及询价：1）公司所有采购工作必须在公司指定的供应库中选择，业务部门、采购部门偏重于供应商的价格、经营的长期稳定性等商务性谈判，技术部门偏重于技术问题的解决及质量的可靠性谈判。遇有分歧及特殊情况，由业务部门负责人决定取舍。公司采购部门负责人须向所有供应商明确此点根本要求。2）具体业务中，客户需求或要求的产品公司供应库中不具备，根据业务紧急程度，可由业务部门负责人牵头，按公司采购流程汇同技术部门、采购部门共同确定采购品牌与型号。采购部门同时将选定的供应商纳入公司供应库。3）具体流程如下：（1）由相关业务分公司技术责任人提供相关产品要求（如技术参数等）以书面形式报给本部门内勤人员，再转发至采购部（见附表一），如对相关技术实现及参数等不好确定，则需直接将用户相关需求情况以书面形式转至采购部。（2）由采购部转发至相关供应商，并将挑选出的供应商根据相关部门技术的需要提供给相关部门确认技术细节，采购部同时进行询价、议价。期间，供应商不明确事宜，由采购部协调对应部门技术人员对供应商进行技术答疑。（3）采购部确定2-3套方案报给相关业务部门，由相关业务部门参考技术部及采购部意见最终选定。产品品牌选定权必须牢牢掌控在相关业务负责人手中，以便掌控市场竞争局面。技术及采购部门人员需从公司大局出发深刻理解此竞争点的意义。同时技术部门和采购部门可分别根据技术参数是否达到要求及采购过程是否符合采购原则行使否决权。（4）业务情况特殊，上述规定不易执行，则由相关业务部门负责人会同技术部门、采购部门相关人员集体商议，最终由业务负责人拍板决定。（5）整个流程运作，由业务部门领导推动。（6）严禁业务、技术、采购任意一个部门不按上述规定以各种形式、借口、以各种提前造成既定的事实的方式操控供应商的选择及采购工作。采购部负责人每月末需同时将本月重大项目采购制度执行情况以书面形式报至公司审计部门。(7)凡用来竞标的品牌以确定，要求供应商报备并申请特殊的价格保护，以便在竞争中取得最大优势。3、采购申请A采购物资与供应商确定后，由使用人提出申请，报部门经理审核，再由财务部经理审核。通过后报总经理审批，最后交采购部实施采购。大宗物资的采购应提前通知采购部，避免因供货周期过长导致工程或销售的延误。B项目现场的零星采购、急采在采购部经理授权后由项目经理负责，且应在采购完成后及时将采购清单及供应商名片上交给采购部，由采购部对所采买的物品进行核价，登记。4、采购实施A采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行询价、对比、货比三家后选择最佳供应商；与供应商确认价格、到货周期、结算方式、账期、返利政策、方案支持等事宜；负责与供应商关系的维护，努力与供应商建立互惠互利的战略合作伙伴关系。采购人员或内勤人员如能从供应商处为公司带来生意，工程类按利润的10%、商品类按利润的5%对相关人员及部门进行奖励。B采购过程中及时与工程、技术部门沟通。以免造成产品质量与型号的差错。C尽量集中采购，以免造成不必要的浪费（如人工、运输车费等）。D、工程项目类采购设备提前10-20天预算，预报采购部门及财务部门。5、定点集中采购与档案建设管理A（1）对于工程类常用产品（监控、报警、楼宇、网线、网络设备、背景音乐等）需要定点采购；（2）对于门市及工程等业务部门常用的消耗类产品需要定点集中采购；（3）各部门临时性的小额采购管理，由各部门内勤人员负责。相关管理办法另行制定。额度在3000元以上的采购必须由公司采购部统一管理。B对每个供应商建立长期、详实的（高、中、低档）管理档案（包括产品型号、质量、价格等）；建立相应的产品库，同时进行动态化管理，及时跟踪产品型号、价格等情况的变动情况。为以后的采购工作做好准备（见附表二）。6、货物验收由物资使用部门与采购部共同验收产品，必要时可请技术部人员协助完成。7、采购报销A货物验收合格后，采购人员凭采购清单（发票）、交由库管员输入库手续。凭入库单、采购清单及采购申请单办理报销手续，经财务经理审核后报总经理审批，签字、通过后方能前往财务部进行报销；B项目经理的零星采购也应在报销里提供票据；C如有手续不齐全，年月日、大小写不相符的等情况，财务部有权不予报销。8、后续考核A采购部定期对所购大型物资进行跟踪、调查。比较产品的优劣，以便对供应商及产品进行测评。B由业务部、技术部、财务部对采购工作进行考核，评价采购部工作的优劣。财务部有权利和义务调查采购人员是否有徇私舞弊行为七、采购流程中各部门职责：序号部门权利与职责1北讯通工程分公司、搜寻者、龙石1、明晰客户需求的产品、需实现的功能及供货期；2、与技术部确认产品功能是否符合用户需求；3、根据客户情况、公司技术部门及采购部门意见确定方案品牌及确定报价；4、与仓库保管人员确认所需采购产品的库存数量，确定是否需要采购；5、与采购负责人确认订购明细及到货周期；6、填制需订购产品的采购单。7、推动、协调整个流程的运行。2技术部1、协助业务部门确认客户需求并制定相应的技术方案。2、当功能实现不确定不明朗时，制作方案咨询单传递至采购部门。3、对供应商技术答疑，确保供应商明晰产品及系统要求。3、协助采购及仓库保管人员采购、验收特定的有一定技术含量的货物。3财务部1、对采购单内容的确认；2、负责及时结算货款；3、出具开发票信息；4、采购资金筹集；5、采购业务发生后，应付账款的合理支付；6、每月与各供应商进行财务对账，并把对账单提供给采购部与供应商核实；7、采购成本控制；8对采购环节的监督。4总经理对采购订单内容的确认，出具最终审核意见。八、罚责：1、严禁其他部门人员跨越采购部门直接确定品牌或采购，违反者视情节严重与否给予50-200元罚款。未按流程进行签字审批的管理人员，罚款100元。2、财务部一定要严把付款关。没有采购部经理签字的采购付款禁止付款。违反规定每次罚款50元。3、技术、销售及采购负责人提供采购产品主要型号、参数与客户方的需求不符，而供货方又不能提供退货支持，致使设备积压造成损失。如能确定责任人，相关责任人承担100元/台的损失费用，如责任不清的三方各承担50元/台的损失费。4、采购部人员必须按照货比三家的原则进行多方询价并采购，严禁在采购过种中仅在一、两家内比较。如未能按货比三家的原则进行采购而给公司带来损失，相关责任人每次罚款50-100元。如在采购过程有舞弊行为,按侵占公司财产的双倍进行处罚。5、公司监事部门在采购流程中的各个环节有权进行检查、指导，对公司采购额度较大的项目产品及重点供应商监督检查。发现问题，按情节轻重，酌情处理。