各部门文件材料立卷归档范围和保管期限表 - 石家庄计算.pdf

各部门文件材料立卷归档范围和保管期限表一、党委办公室分类号 DQ11 党务综合序号归档范围保管期限1有关党的建设的文件材料（1）针对学院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2党代会文件材料（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、领导讲话稿、发言稿、大会主席团、秘书长、代表和列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复等 永久（2）提案及办理情况、会议简报、会议情况、情况反映记录、小组会议纪录等 长期（3）参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样 短期3党委工作规划、计划、报告和总结 永久 4党委发布的决定、办法、指示、通报和通知永久 5以党委名义召开的有关会议材料（1）党委会、党委扩大会会议记录、会议纪要、决定及讨论通过的文件永久（2）党委成员民主生活会、党委中心学习小组会议记录永久6上级党委领导来院视察、检查、调查学院工作时的报告、讲话、题词 永久 7党委委员在校内的重要讲话稿和参加上级机关召开的重要会议的发言稿 永久 8学院关于党务工作向上级的请示及批复 永久 9党委工作简报永久10党委有关重要统计资料 永久 11党委工作的各项规章制度 长期 12党委情况交流、情况反映等 长期 13重要的群众来信来访及处理材料长期 分类号 DQ13 组织序号 归档范围保管期限 1上级有关组织、党建工作的文件（1）针对学院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2学院有关组织、党建工作的文件材料 （1）需要长期贯彻执行的长期（2）需要短期贯彻执行的短期3 有关组织工作的规章制度、管理办法、岗位职责 长期 4 组织工作计划、报告、总结、调查材料 永久5 学院组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久 6 关于干部任免及待遇问题的决定、批复、通知及呈报表永久 7 关于干部调动、离休和享受待遇的报告、决定、批复 长期 8 党员和党组织年度统计表 永久 9 科级以上干部名册 永久 10 党政领导班子及科级以上干部考核、考察与管理材料 长期 11 党员、干部教育培训材料 长期 12 落实政策的有关材料 长期 13 学院关于组织、党建工作向上级的请示及批复 永久 14 党员名册、发展新党员及预备党员转正的文件材料 长期 15 党总支、党支部、直属支部委员名册 长期 16 党总支、党支部、直属支部改选报告、审批材料 长期 17 党员退党、预备党员取消资格的决定 长期 18 党员出国的报告及批复 长期19 党员组织关系转进、转出的介绍信及存根 长期 20 评选先进党支部、优秀党员的事迹材料及名单 长期 21 党校工作计划、总结、报告、规章制度 长期 22 党校学员名单及考试成绩 长期 分类号 DQ14 宣传教育序号归档范围保管期限1上级有关宣传工作的文件（1）针对我院宣传工作的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2 宣传工作计划、总结、报告、决定永久3 有关宣传工作的规章制度、管理办法、岗位职责 长期 4 教职工政治思想工作计划、动态及调查材料 长期 5 理论学习的决定、通知、计划、总结 长期 6 反映学院重要活动的简报 永久 7 宣传教育工作先进事迹材料及名单 长期 8 学院关于宣传教育工作向上级的请示及批复 长期 9 重要统计报表 长期10媒体有关学院的新闻报道永久11保持共产党员先进性相关材料长期12解放思想大讨论相关材料长期14党委与有关机关联系、协商工作的重要来往文件 长期 分类号DQ15 统战序号归档范围保管期限1上级有关统战工作的文件材料 （1）针对学院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2统战工作计划、总结、报告、决定永久3统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永久 4学院各级人大代表、政协委员名单及审批材料 永久 5关于统战工作向上级的请示及批复 永久 6统战工作表彰先进的事迹材料及名单 长期 7关于台、港、澳和侨务工作材料 长期 8统战工作重要会议记录 长期 9学院各民主党派成员和负责人名册及有关材料 长期 分类号 CB序号归档范围保管期限1学院宣传画册永久 分类号 SW序号归档范围保管期限1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久分类号 SX序号归档范围保管期限1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久 二、院长办公室分类号 XZ11 行政综合序号 归档范围保管期限 1 上级有关高校行政管理的文件（1）针对学院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2 全院性的规章制度、管理办法永久 3 学院工作计划、规划、报告、总结长期 4 院长办公会会议记录、会议纪要永久 5 院务委员会委员名单、会议记录、纪要永久 6 全院性的工作会议、座谈会有关材料长期 7 院领导在院内的重要讲话稿、参加上级机关召开的重要会议发言稿 长期 8 上级领导来院视察、检查工作的有关材料 永久 9 上级召开的与学院有关的重要会议材料 永久 10院务公开有关材料长期11 学院综合性评估工作计划、总结、报告、申报材料 永久 12 学院向上级的请示及批复 永久 13 有关全院性工作的调查材料和经验总结 长期 14 学院统计年报表及统计资料汇编 永久 15 历史沿革、情况介绍 永久 16大事记 永久 17 工作简报、通讯、情况交流 短期 18校庆工作材料（1）校庆工作的重要计划、领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册、重要的贺电、贺信、纪念品等永久（2）校庆活动的一般材料长期19 校史工作有关材料 永久 20 校友工作有关材料 长期21 群众来信来访及处理材料短期 22 上级有关学院院、系、所、中心工作的来文 短期23 院办协调、督办工作文件材料 短期 24 校际往来材料 短期 分类号 SW序号归档范围保管期限1上级领导题字、外单位赠送的礼品、校友赠品、获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久分类号 SX序号归档范围保管期限1有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久三、外事办分类号 WS序号归档范围保管期限1上级关于外事工作的规定、指示、意见等文件材料 长期2学院外事工作计划、总结、简报、规章制度、统计报表、请示与批复、接待外宾登记表等材料 永久3外事工作一般往来函件短期4其他有保存价值的文件材料 长期5学院组团出国（境）考察、访问及有关人员出国（境）参加国际学术活动、纪念活动、讲学、进修、留学等工作计划、请示与批复、简报、总结材料 永久6关于出国（境）经学、进修、留学人员的业务审查（论文、论著、科研成果等情况调查）有关文件及选派对象登记表，专家推荐信和国（境）外指导教师邀请信永久7出国（境）进修、留学取得的学位及研究成果论文和各类证书（影印件）永久8参加国际学术会议论文永久9向国（境）外投寄的学术论文及审批材料 永久10出国（境）参加国际学术会议、考察、访问、讲学、进修、科研、攻读学位人员有关材料（如申请报告、申请表；学院和上级主管机关审批材料；返院后的总结、汇报、照片等）永久11上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 长期12外国党政官员、各界人士来院参观访问的文件材料 长期13外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料 永久14来院进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 长期15中外合作院际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 永久16学院完成的国际合作项目、成果等材料 永久17合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 长期18授予外籍人士名誉称号的材料 永久分类号 SW序号归档范围保管期限1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品及外事活动中接受的礼品、纪念品等永久 分类号 SX序号归档范围保管期限1有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久 四、人事处（院长办公室）分类号 XZ12 人事序号 归档范围保管期限 1上级机关有关人事工作的需长期贯彻执行的文件 长期2学院人事工作规章制度 长期3人事工作请示及批复、综合报告、调查材料、会议记录 永久4关于人事工作计划报告及上级批复 永久5非领导职务人员任免文件及名册长期6教职工名册、登记表永久7人事工作统计表（1）年度或学年度永久（2）学期的长期（3）季度或月份短期8教职工的处分处理决定、请示报告及批复、通报，以及处分的复查、甑别和撤消处分决定及评选、表彰先进集体个先进个人事迹的有关文件、名单永久9教职工的调动（调进、调出及内部调动）、离职、退职的报告（包括本人的申请报告）、请示及批复、调干转移关系的介绍信存根、调动的来往信函等有关材料长期10教职工援外和支援边远地区及下基层锻炼名单、名册等材料长期11教职工逝世讣告、悼词、抚恤、善后工作及死亡情况登记表等有关材料长期12人事档案工作有关材料长期13教职工转正定级、工资调整的工作计划、方案、总结、请示及批复、名单、统计报表等有关材料永久14教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期15教职工计划生育工作文件（1）重要的长期（2）一般的短期16师资培养、管理工作计划、规划、方案、总结、请示及批复、综合报告、各类统计表等永久17各类教师调查表、登记表 永久18教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）长期19教师进修计划、安排、总结长期20教师工作量的规定及执行情况长期21教师业务考核材料长期22教研室正、副主任名册长期23教师兼任校外社会职务和学位、学术职务名单、登记表等永久24聘请兼职教师、名誉教授的名册及有关材料永久25派出和接收进修教师名册、登记表长期26其他有保存价值的文件材料长期分类号 SW序号 归档范围保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久分类号 SX序号 归档范围保管期限 1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久 五、教务处-教学管理分类号 JX11 综合序号归档范围保管期限1上级下达的有关教学工作的需长期贯彻执行的文件长期2上级主管机关关于教育工作培训目标，培养规格、学制等方面的指示、规定、办法、通知、通报、条例、批转、批复和召开专业会议文件（1）针对学院的永久（2）属普发的而学院须长期贯彻执行的；对学院有查考利用价值的长期3教育部、河北省教育厅下达的教育事业计划（长远规划、年度计划）针对学院的永久4上级主管机关或有关部门对学院、系教学的视察、检查、调查所形成的文件（1）重要的永久（2）一般的短期5上级主管机关在学院召开的教学工作会议形成的文件（1）上级主管机关和学院领导人在会议上的重要讲话材料、照片、视频、音频文件、录音带和录像带永久（2）会议的报告、总结、决议等文件永久（3）会议简报、参考资料短期6学院召开的教学工作会议文件及有关资料（1）会议的主要报告、决议、总结、领导人（含上级）讲话、会议记录、会议纪要、重要的录音带、照片等永久（2）会议典型材料、发言稿、简报长期（3）会议参考资料短期7学院向上级机关报送的有关教育工作报告、请示与批复文件（1）重大问题的及有历史意义的永久（2）一般业务问题的短期8学院编制的教育事业计划、发展规划（1）年度的和长远的永久（2）季度的长期9关于教学工作计划、方案、决定、指示、批示、规章制度、通报、布告、总结等文件材料（1）重要的永久（2）一般的短期10学院教学改革方案、总结永久11学院培养目标和教育体制及学制变更，教学人员编制永久12有关教学问题的调查研究形成的文件材料（1）重要的、典型的、系统的永久（2）一般的短期13有关教学工作、各类学生人数的各种统计报表、统计资料（1）年报和年度以上的、典型的永久（2）季报永久（3）月报长期14历届各类学生学生证、校徽、录取通知书和毕业证书的制发及样本永久15教学历表长期16学院加具意见转发上级和学院各系关于教学的文件（1）需要各单位执行的长期（2）一般的短期17教学检查、评估和评选、表彰优秀教学奖、优秀班主任奖，先进个人事迹、名册等。永久18在报刊和电视、广播电台上发表的反映学院教学工作活动的校外宣传稿件、简报、照片、录音带、录像带等材料（1）重要的永久（2）一般的短期19学院各系报送学院有关教学工作报告、总结等文件材料（1）重要的长期（2）一般的短期20教学工作文件资料汇编、汇集永久21教学简报永久22优秀教学成果评奖材料长期23其他有保存价值的文件材料长期分类号 JX12 学科与实训室建设序号归档范围保管期限1学科、专业设置、实训室建设的论证、评估、申报、审批文件材料永久2重点学科、专业、实训室建设材料永久3学科、专业、实训室建设统计报表永久4学科、专业、实训室建设计划、情况汇报总结、简报材料长期5学科、专业、实训室建设课程评估申报、审批材料长期6其他有保存价值的文件材料长期分类号 JX15 课堂教学与教学实践序号归档范围保管期限1各专业教学计划、培养方案及教学大纲永久2课程建设要求及安排长期3学院所开课程的试题、标准答案长期4教改教案、重要备课记录长期5公开课评比材料长期7院级领导听课记录长期8学院学年教学考评一览表长期9教学研究工作计划、规划、情况综合等材料长期10教师教学研究的重要成果、成果鉴定、获奖等材料长期11教学质量、办学水平评估、教学评估、办学社会效果、典型经验等文件材料长期12毕业设计的有关规定及论文、作品等资料长期13毕业生的优秀作品及评审意见长期14英语等级考试考生名册及成绩长期15职业资格证书考生名册及成绩长期16教学实习计划、总结及有关材料长期17历次修订教学计划的有关规定长期18关于课程建设规划及有关材料长期19各级精品课程有关文件材料长期20教室、实训室管理制度文件长期21全院性选修课课程目录、简介长期22课程表、教学任务书长期23教学检查的相关制度、方法及各种文件、记录、总结长期24有关建立试题库材料长期25社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 短期26选修课材料及辅修专业材料(包括课程名称、教师、选修学生名单等)短期分类号JX18 教材序号归档范围保管期限1自编、主编教材长期2各系、各专业使用教材目录长期3自编、主编教学指导书、实习指导书长期4有参考价值的自编教学材料短期5其他有保存价值的文件材料长期六、教务处-科研分类号 KY序号 归档范围保管期限 1科研工作计划、规划、总结永久2学院科研管理工作规章制度永久3全院科研成果统计报表、科研成果分析材料永久4申报各级各类科学研究项目材料长期5科研成果管理材料长期6科研经费管理材料长期7学术交流活动有关材料长期8小学英语教育研究所、高等职业教育研究室有关材料 长期9科研课题文件材料永久分类号 CB序号 归档范围保管期限 1出版通知单永久2出版工作规章制度长期3出版请示与批复长期4出版工作统计报表永久5编辑出版合同、协议书长期6原稿（含照片、手迹原件）长期7审稿单、历次审稿意见与作者的来往信件长期分类号 SW序号 归档范围保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久分类号 SX序号 归档范围保管期限 1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久 七、教务处-设备管理分类号 SB11 综合序号 归档范围保管期限 1 上级有关仪器、设备管理的规定、通知及学院需要贯彻执行的文件，学院仪器、设备管理的规章制度长期 2贵重仪器、设备购置计划、报告 长期 3 仪器、设备移交清册及设备仪器报废调拨报告和批复 长期 4有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料长期 5学院固定资产帐 长期 6固定资产年度统计表永久 7 物资管理工作的有关规定、制度、计划、总结 长期 8 仪器、设备申购报告、论证报告及上级有关领导批复 长期 9定购合同（复印件）和会谈纪要 长期 分类号SB12 仪器设备项目1开箱记录及装箱单长期2安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 长期3验收报告及文件材料 长期4索赔来往函件及结果文件 长期5设备说明书及全套随机文件材料（与设备共存）长期6使用、检修、故障事故记录（与设备共存）长期7重大事故的调查分析及处理意见（与设备共存）长期8技术改造和开发过程中形成的技术文件（与设备共存）长期9其他重要的文件材料长期八、招生办公室分类号 JX13 招生序号归档范围保管期限1上级有关招生工作的文件材料（计划、方案、招生、专业目录等）永久2学院五年一贯制、普通大专生招生计划、总结、生源计划、实际招收情况、录取名册、统计报表、请示与批复文件等永久3招生简章、专业介绍、招生宣传材料长期4学院每年招生录取标准分数线长期5委托代培、定向培养合同、协议书、名单长期6各类学生新生插班录取名册及批复、招收新生成绩表永久7招生工作统计报表永久8招生监察工作材料长期9其他有保存价值的文件材料长期九、学生处分类号 DQ序号 归档范围保管期限 1 上级有关学生思想政治工作的文件 长期 2 有关学生思想政治工作的计划、总结、报告、决定、通知 长期 3 学生思想政治工作典型调查材料 长期 4学风建设有关材料长期5各系部学生思想政治工作人员名单、辅导员、班主任、德育导师的指导、培训与考核材料长期分类号 JX11 综合序号归档范围保管期限1新生开学典礼、毕业典礼上学院领导的讲话稿长期2重要的学生工作会议材料、会议纪要 长期3扶贫助困工作计划、总结长期4学生工作管理条例及各项制度长期5学生心理健康重要材料长期6各类简报，如学生工作简报、学生工作通讯、心晴、学生手册、学生办事指南长期分类号 JX14 学籍管理-奖评部分序号 归档范围保管期限1评优材料（三好学生标兵、三好学生、外艺之星、先进班集体）长期2各类获奖学金、助学金、贷学金、特困补助者名单长期3学生处分决定、请示与批复，处分复查、甄别与撤销处分等材料长期 分类号 SW序号 归档范围保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久分类号 SX序号 归档范围保管期限 1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久 十、学籍科分类号 JK14 学籍管理序号归档范围保管期限1有关学籍管理的规章制度永久2各类学生新生注册表、学生名册永久3学生学籍表、成绩登记表永久4学生学籍表变动情况：休学、转学、退学、复学、升级、留级、插班、保留入学资格等材料长期5学生违纪处分处理决定、请示与批复，以及处分的复查、甄别、撤销处分等材料永久6免考、缺考的学生登记表短期7其他有保存价值的文件材料长期十一、就业办公室分类号 JX17 毕业生序号 归档范围保管期限 1上级有关毕业生就业的文件材料（1）针对学院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2学院毕业生就业工作会议有关材料长期3毕业生就业工作计划、总结 长期 4毕业生就业数据统计、审核与上报工作材料长期5各系就业工作检查、考核评比材料长期6就业指导、就业服务、就业管理工作材料、各系就业工作人员培训相关材料长期7建立就业基地、组织校园招聘会相关材料长期8毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 长期 9毕业生档案转递存根 长期 十二、团委分类号 DQ17 团委序号 归档范围保管期限 1 上级关于共青团工作的文件（1）需要长期贯彻执行的长期（2）需要短期贯彻执行的短期2 团委工作计划、总结、报告、决定永久3 团委工作规章制度、管理办法、岗位职责、机构设置、机构沿革及统计报表材料长期 4 团代会、学代会文件材料（1）关于召开会议的请示、批复、通知、代表名单、工作报告、领导选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的决议等文件材料永久（2）大会议程、纪要、简报、提案 长期（3）筹备工作计划、总结、会议工作组材料等短期5关于团的工作向上级的请示及批复 永久 6团员大会、经验交流会、座谈会形成的有关重要材料长期7团委会议记录长期8 表彰先进团支部、优秀团员的材料及评优上报材料长期9 团干部名单、考察、选拔和培养材料、团员名册长期 10 处分团员的材料及复查材料，包括处分决定、调查报告、旁证及本人交待及撤销处分材料长期 11 批准入团、离团材料及名单 长期 12举办团校、组织党章小组学习的材料长期13团组织状况、团员思想教育活动材料、团员思想动态综合分析材料长期14 分团委有关材料长期 15学生会有关材料，如学生会干部名单、考察、选拔和培养材料长期16 学生社团组织名称、名单、章程、刊物及统计材料长期 17重大活动有关材料，如迎新晚会、毕业生晚会、校园文化艺术节（包括活动方案、领导讲话稿、节目单、视频）长期18 学生社团活动、雷锋月活动、社会实践（如三下乡活动）、青年志愿者活动有关材料，包括简报、计划、总结以及典型调查报告长期 19获奖相关：报送评选材料、获奖公示、公告长期20其它重要的文件材料 长期分类号 XZ14 武装保卫 序号归档范围保管期限1新生军训工作计划、报告、总结、调查材料、领导讲话等长期分类号 JX15课堂教学与教学实践序号归档范围保管期限1各种演出计划和方案长期2各种艺术活动方面演出的节目单、海报、说明长期分类号 SW序号 归档范围保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品、重要纪念品等永久分类号 SX序号 归档范围保管期限 1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久 十三、评估办公室（临时部门）分类号 JX11序号 归档范围保管期限1评估督导工作计划、规划、总结长期2教学督导简报长期3推广普通话、有关普通话测试站重要材料长期4省级示范性高职院校建设有关材料永久5督导学院专业建设、课程建设、教材建设、实验实训基地建设等进行的材料长期6评估处室、系（部）工作水平形成的材料长期7评估教师教学质量形成的材料长期8院级以上精品课程、示范专业评估材料长期9省级以上实训基地评估材料长期10试卷质量评估材料长期11教材选用质量评估材料长期分类号 SX序号 归档范围保管期限 1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久 十四、财务处分类号 CKll 综合序 号 归档范围保管期限 1上级有关财会工作的规定、办法、条例、指示、计划、通知等文件（1）针对学院的、重要的永久（2）普发性的长期2学院财务工作的规定、办法、条例、计划、总结等材料（1）重要的永久（2）一般的长期3学院财务工作的请示及上级的批复 永久4学院各部门经费与分配方案 长期5学院形成的其他财务方面的文件材料长期 6财会档案移交清册 二十五年7财会档案销毁清册 二十五年分类号CKl2 会计报表序号 归档范围保管期限 1学院教育事业费年度决算报表、基本建设会计年度决算报表、固定资产年度增减变动情况报表、教学和科研仪器设备年度增减情况报表等 永久2预算会计报表 十五年3学院各部门决算报表及批复 长期4单位预算会计月、季度报表 五年5主要财务指标快报三年6税收会计报表长期分类号 CKl3 会计帐簿序号归档范围保管期限 1涉及外事的会计帐簿 长期2总帐 二十五年3预算内帐簿（含明细表、分户或登记帐）二十五年4预算外帐簿（含明细表、分户或登记帐）二十五年5学院专项基金帐簿 长期6日记帐，其中：现金、银行存款日记帐二十五年7固定资产明细帐（卡片）（固定资产报废清理后保管五年）二十五年8备考帐簿中的补充帐、其他应付帐二十五年分类号 CKl4 会计凭证序号 归档范围保管期限 1涉及外事的会计凭证 十五年2预算内各种原始凭证、记帐凭证 十五年3预算外各种原始凭证、记帐帐单 十五年4学院基金各种原始凭证、记帐凭证 十五年5基本建设的会计凭证及附件二十五年6银行的会计凭证及附件二十五年7银行存款余额调节表三年8会计拨款凭证及其他会计凭证十五年9涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 长期分类号 CKl5 工资清册与奖贷金序号 归档范围保管期限 1工资发放名册、卡片 永久2起薪、停薪凭证长期3工资转移、证明、通知存根 长期4各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等 长期分类号 SW序号 归档范围保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久分类号 SX序号 归档范围保管期限 1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久 十五、总务处-基建类分类号 JJll 综合序号归档范围保管期限 1上级有关基建工作的文件材料 （1）针对我院的永久（2）需要长期贯彻执行的 长期（3）需要短期贯彻执行的短期2学院基建工作总体规划 永久 3学院基建工作计划、总结 长期 4基建工作年度（季度）总结、统计报表永久 5基建工作规章制度 长期 6基建工程财务预、决算及上级批复 长期 7全院性总体规划、设计总平面图 永久 8水、电、气管道分布图 永久 9地质勘探、地形测量材料 永久10其它重要的文件材料 永久 分类号 JJl2 工程 序号 归档范围保管期限 1可行性研究文件 （1）项目建议书及上级批复 永久（2）可行性研究报告 永久（3）项目评估永久（4）环境预测、调查报告 永久（5）设计任务书及计划任务书 永久 2设计基础文件 （1）工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土岩样及说明 永久（2）地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录 永久（3）水文、气象、地震等其它设计基础材料 永久 3设计文件（1）初步设计 永久（2）技术设计 永久（3）施工图设计 短期（4）技术秘密材料、专利文件 永久（5）设计计算书 长期（6）关键技术实验 永久（7）总体规划设计 永久（8）设计评价、鉴定及审批 长期 4工程管理文件 （1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久（2）工程承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永久（3）施工执照 永久（4）环保三同时、消防、卫生等条件，水、电、气、暖供应协议书 永久（5）产权证书 永久 5施工文件 5.1土地施工文件 （1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短期（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 长期（3）原材料及构件出厂合格证、试验报告 长期（4）建筑材料实验报告 长期（5）设计变更通知单 永久（6）测量定位成果复查记录 永久（7）土建施工定位测量地质勘察 永久（8）土、岩试验报告，基础处理、基础工程施工图 永久（9）隐蔽工程验收记录 永久（10）建筑物沉降(变形)观测记录 永久（11）事故处理报告 永久（12）技术核定通知单 永久（13）施工日记永久（14）砼施工日记 永久（15）砼、砂浆配合比通知单 长期（16）地基验槽记录长期（17）结构验收记录、结构吊装记录 长期（18）分部及分项工程质量评定材料 长期（19）交工验收记录证明 长期（20）竣工报告、竣工验收报告 永久 5.2设备及管线安装施工文件 （1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短期（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 长期（4）隐蔽工程检查验收记录 长期（5）强度、密闭性试验报告 长期（6）设备调试记录 短期（7）设备、材料合格证 长期（8）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 长期（9）系统调试、试验记录 长期（10）管线清洗、通水、消毒记录 短期（11）管线标高位置、坡度测量记录 长期（12）中间交工验收记录证明、工程质量评定 长期（13）竣工报告、竣工验收报告 长期 5.3电气、仪表安装施工文件 （1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短期（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期（3）试验、调整记录 长期（4）性能测试和校核 长期（5）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 长期（6）操作、联动试验 短期（7）电气装置交接记录 短期（8）中间交工验收记录证明、工程质量评定 长期（9）竣工报告、竣工验收报告 长期 5.4监理文件（1）监理合同长期（2）工程质量、安全、文明施工事故的处理方案报审单、处理结果长期（3）各施工阶段的质量评估报告长期（4）工程质量评估报告长期6竣工验收文件（1）竣工验收报告永久（2）全部竣工图纸永久（3）质量评审材料：勘察单位工程质量检查报告（合格证明书）、设计单位工程质量检查报告（合格证明书）、施工单位工程质量检查报告（合格证明书）永久（4）工程档案审核意见书及档案验收合格证永久（5）工程现场声像材料永久（6）竣工验收会议决议文件永久7基建财务、器材管理文件 （1）财务计划、年度计划 短期（2）工程概算、预算、决算 永久（3）主要材料消耗、器材管理 短期（4）交付使用的固定资产 永久 8其它重要的文件材料 永久 十六、总务处-后勤、总务分类号 XZ15 后勤、总务 序号 归档范围保管期限 1上级有关后勤服务工作的文件材料 （1）针对学院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2后勤服务工作的规章制度、管理办法 长期 3后勤服务工作规划、计划、总结长期 4后勤服务工作统计报表长期 5关于后勤服务工作向上级的请示及批复永久 6节能节支有关材料长期7学院宿舍管理有关材料长期8水电管理、维修工作有关材料 长期 9膳食管理工作有关材料 短期 10校园绿化爱国卫生工作有关材料（规划、方案）短期 11学院车辆工作有关材料 短期 12重要合同、协议书 长期 13集团人员名册长期14集团权限内的干部任免文件长期 15其他重要的文件材料 永久 分类号 SW序号 归档范围保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久分类号 SX序号 归档范围保管期限 1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久 十七、保卫处分类号 XZ14 武装保卫 序号 归档范围保管期限 1上级关于安全保卫工作的文件（1）针对我院的永久（2）需要长期贯彻执行的 长期（3）需要短期贯彻执行的 短期2学院安全保卫工作计划、报告、总结、重要工作的请示及批复、调查材料、统计报表永久3学院安全保卫工作的规章制度、管理办法、岗位职责 长期 4教职工、学生案件的侦查、调查、处分及平反、复查处理结论材料长期5户籍管理材料长期分类号 SW序号 归档范围保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久分类号 SX序号 归档范围保管期限 1有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久 十八、工会分类号 XZ序号 归档范围保管期限 1教职工代表大会文件材料 长期分类号 DQ16 工会序号 归档范围保管期限 1上级下发的有关工会工作需长期贯彻执行的文件长期2工会工作计划、报告、决定、总结、统计长久3表彰工会先进集体个人的材料、名单长期4基层工会干部名册长期5妇女工作材料长期6家属工作材料长期7其他重要的文件材料长期十九、网络中心分类号 XZ序号 归档范围保管期限 1 上级有关网络、信息化建设工作的文件材料（1）针对我院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2 工作计划、总结 长期 3 学院关于网络、信息化建设的统计报表 永久 4 学院关于网络、信息化建设工作向上级的请示及批复 永久 5 学院网络建设、信息化基础设施建设方面的规划、计划、报告、总结方面的的文件材料 长期 6 校园网管理条例、规章制度 长期 7 确保校园网运行的畅通和校园网主干网络基础设施的建设与维护方面的文件材料 长期 8 校园网公共服务体系的建设方面的文件材料 长期 9 开展现代网络信息技术的研发工作方面的文件材料 长期 10 电子校务建设方面的文件材料 长期 11面向师生开展信息技术与现代教育技术的教学与培训材料短期12 其它重要的文件材料 永久 分类号 KY序号归档范围保管期限1承担有关计算机网络与现代教育技术方面科研项目材料长期分类号 SB 仪器设备项目序号归档范围保管期限 1开箱记录及装箱单长期2安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单长期3验收报告及文件材料长期4索赔来往函件及结果文件长期5设备说明书及全套随机文件材料（与设备共存）长期6使用、检修、故障事故记录（与设备共存）长期7重大事故的调查分析及处理意见（与设备共存）长期8技术改造和开发过程中形成的技术文件（与设备共存）长期9其他重要的文件材料长期分类号 SX序号 归档范围保管期限 1有保存价值的声像材料，包括录像带、录音带、视频、音频文件、数码照片等永久 二十、图书馆、综合档案室分类号 XZ16 图书、档案序号 归档范围保管期限 1上级有关图书工作的文件材料（1）针对学院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2图书馆机构设置、岗位职责、规章制度、管理办法等材料长期 3图书馆工作规划、计划、报告、总结 长期 4图书馆工作委员会材料（包括成员名单、工作条例等）长期5图书馆概况、发展规划、统计年报、大事记永久 6关于图书工作向上级的请示及批复 永久 7图书馆与校外交流的有关材料 长期 8图书馆指南等永久 9简报图书馆通讯长期10其他重要的文件材料 永久 分类号 SW序号 归档范围保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久分类号 SX序号 归档范围保管期限 1有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久 二十一、软件技术系、计算机应用系、网络工程系、经济管理系、电脑艺术系分类号 DQ序号 归档范围保管期限 1各系党支部会议、党政联席会、党政联席扩大会会议记录、会议纪要永久分类号 XZ序号 归档范围保管期限 1各系部工作计划、总结、报告、请示及领导批复长期2院（系、中心）重要会议记录、会议纪要、简报等长期3各系部权限内的干部任免文件长期4各系部与外单位协作的有关材料长期分类号 JX11综合序号归档范围保管期限 1学院参加大运会及学院举办田径运动会材料长期2各系部教学工作日程表长期分类号 JX155课堂教学与教学实践1教师手册长期2试卷分析长期3教师听课表短期4各学期期末考试成绩统计分析和总结 短期5体育达标、学生早操出勤率汇总材料短期分类号JX17毕业生序号 归档范围保管期限 1毕业证签领本永久分类号 SW序号 归档范围保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久分类号 SX1历届毕业生合影永久2有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久 存系部教学类档案序号类目名称保管期限1课堂教学材料、课程进度表短期2教师任课安排、教案长期3优秀实习报告短期4本专业教学检查、调查材料及总结短期5教师工作量核算、登记材料短期6系自办或与其他单位联合主办的艺术活动演出节目单、师生创作作品汇展、学术活动文字照片等材料长期7其他有保存价值的文件材料长期二十二、招生办分类号 JX11 综合（成人教育）序 号 归档范围 保管期限 1上级有关成人高等教育工作的文件材料（1）针对我院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2学期工作计划、总结 长期 3成人高等教育教学规划、实施计划、调研报告永久4成人高等教育工作各类统计报表永久 5关于成人高等教育工作向上级的请示及批复 永久6成教教学检查、评估材料长期 7成教联合办学、非学历教育各种培训班、进修班材料长期 8与外单位签订的重要协议书、合同书 长期 9其它重要的文件材料 长期 分类号 JX12学科建设（成人教育）序号 归档范围保管期限 1学院有关成人高等教育专业设置、调整、撤销、合并的报告及上级批复 永久 2其它重要的文件材料长期 分类号 JX13 招生（成人教育）序号 归档范围保管期限 1上级有关成人高等教育招生工作的文件材料（1）针对我院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2成人高等教育招生工作计划、总结、报告及上级批复 长期 3成人高等教育招生简章、专业介绍 长期 4录取新生名单 长期 5新生保留、取消入学资格名单及有关材料 长期 6其它重要的文件材料 长期 分类号 JX1415学籍管理（成人教育）序号 归档范围保管期限 1成教有关学籍管理的规定、办法 长期 2成教生入学登记表 永久 3成教生名册 永久 4成教生学籍表（卡）、成绩单及成绩总册 永久 5成教生学籍变更材料（休学、复学、转学、退学等）长期 6成教生奖励材料（优秀学生、先进班级等）长期 7成教生违纪、违法的处分决定及有关材料 长期 8其它重要的文件材料 长期 分类号 JX15课堂教学与教学实践（成人教育）序号 归档范围保管期限 1成教各专业教学计划、方案、教学大纲 长期 2成教生各专业课程安排表 长期 3课件建设有关材料 长期 4成教生各专业教学实习、生产实习计划、总结 长期 5其它重要的文件材料 长期 分类号 JX17 毕业生（成人教