办公文书管理制度35362.pdf
办公文书管理制度编号制度名称办公文书管理制度执行部门第 1 章总则第 1 条目的为确保公司文书事务能够正常进行，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度.第 2 条管理原则准确、快速.第 3 条适用范围本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。第 2 章文书的种类第 4 条文书的范围本公司文书包含公司业务工作中的往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿和图标参考书等一切业务用书与公文。第 5 条文书保密等级划分1 绝密，指极为重要且不得向无关人员透露内容的文书.2 机密,指次重要且不能向无关人员透露内容的文书。3 秘密，指不宜向公司以外人员透露内容的文书.4 普通,指非机密文书.如果附有其他调查问卷之类的重要资料，则另当别论.第 3 章文书制作规范第 6 条文书的制作要领1 文书内容必须简明扼要,一事一议，语言、措辞力求准确规范。2 起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时另附相关材料与文件。3 必须明确起草文书人的责任,并正确署名。4 修改请示提案文书时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。第 7 条文书的起草文书的起草必须征得主管同意，并在主管做出明确决定后进行。重要文件还应经过公证，并在正式文书形成前，附上有价值的证明文件。第 8 条文书的署名1 公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名;如果是重要文书，按责任范围由总经理、副总经理、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务.2 对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执和公告等重要文书，一律署总经理职务与姓名；如果是总经理委托事项可由指定责任者署名。除上述规定以外的文书,也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名.第 9 条文书的盖章1 在文书正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。2 如果文书署名者不在,可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。3 以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章.第 4 章文书的格式要求第 10 条封面的要求1 一般情况下,十页以内的文书可不加封面.2 确认需要的文书可以加上封面，如规划、纲领性文件、规章制度和材料汇编等。3 封面可使用必要的文字和司标，但不使用花边和图案。第 11 条标准文书格式标准文书一般由眉首、主体和版记三部分组成。文书中涉及的字体、颜色、行间距等需遵公司统一规定。1 文书眉首是指文书首页红色横线及以上部分，包括发文单位标识、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度等内容.眉首部分一般占文书首页的 1/4到 1/3。2 文书主体是指红色横线以下至主题词（不含）之间的各要素，由标题、主送单位、正文、附件、发文单位、成文日期和印章等组成。3 文书版记是指主题词及以下的各要素，包括主题词、抄送（抄报、呈报)单位、印发栏（撰稿、核稿）等部分.第 12 条简化文书格式简化文书一般保留标准文书中的主体部分，省略标准文书中的眉首（保留发文字号，并将发文字号移至正文标题正下方)、版记（保留抄送单位,不加下划线）两部分。第 13 条标准文书和简化文书的选择使用1 对外正式行文时一般采用标准公文格式，并可省略版记。2 命令（令）、决议、决定、通报的行文格式均采用标准公文格式。3 以公司名义下发（加盖公司印章）的通知和会议纪要,只采用标准公文格式.4 报告、请示、批复、意见、函的行文格式可采用简化公文格式.5 以职能部门名义（加盖职能部门印章）在本部门下发的通知和本系统下发的会议纪要，采用简化公文格式.第 5 章文书的收发第 14 条文书主管部门负责接收文书，并按下列要点处置。1 如是一般文书，予以启封并分送各部门。2 将私人信件直接送交收信人。3 分送各部门的文书若有差错，必须立即追回。第 15 条各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上登记。第 16 条需要邮寄或专人递交的文书，必须写清发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容,必要时还需交文秘室回复或回执.如是公司内部文书，原则上不需封缄。第 6 章文书的处理第 17 条普通文书处理1 部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及做出其他必要的处理，或者指定下属对文书进行具体处理。2 处理中如遇重大问题或异常现象,需及时向上级汇报,并按领导指示办理。第 18 条机密文书处理1 机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。2 亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启。如果主管领导在职务上有权替代指明者，可不受本条规定约束。第 19 条文书处理冲突的处理与多个部门有关的文书，在处理意见上如存在分歧，则由文书的主管部门出面协商；如果协商无法达成一致，则应请示上级领导，由上级领导裁决。第 7 章文书的整理与保存第 20 条文书的整理与保存1全部完结的文书，应在结办后三日内,交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查,按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿上做好登记，归档保存。2个人不得保存公司文书，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，离职员工应将文件和记录本清理移交。3分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，由主管保存；另一类是一般的文书，由各部门保管。第 21 条文书的保存年限每种文书依其重要性和保管要求的不同，有不同的保存年限,具体如下表所示。文书保存年限一览表保存年限文书的类别 章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、永久保存登记注册文书;股权关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件;有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书 请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴的有关文书；财务会计账簿、保存十年传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书保存五年保存一年 不需要保存十年的次重要文书 无关紧要或临时性的文书.如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限第 22 条注意事项1对于重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。2对于保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，写清销毁的理由和日期之后,予以销毁.一律以焚烧的方式销毁机要文件。任何个人不准擅自销毁文件或出售。不需立卷的文件材料应逐件登记,报公司领导批准后销毁。3销毁秘密级以上文件前要进行登记，由专人监督，保证不丢失、不遗漏。4如果职务或部门划分发生变更或者做出调整，必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。5必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。借阅前必须出示借阅证.第 8 章附则第 23 条本制度由行政部负责制定与修订、解释第 24 条本制度自颁布之日起实行编制人员编制日期审核人员审核日期批准人员批准日期
