应收账款管理制度1075.pdf

应收账款管理制度 为进一步规范应收账款的日常管理和健全客户的信用管理体制,加快收款的资金回笼,提高风险防范能力，加强对挂账单位的信用管理，避免呆、坏账发生,特制定本规定。一、成立客户资信评定小组 客户资信评定小组成员由总经理、管理部经理、营运部经理、餐饮部经理、客房部经理、前厅经理、财务部经理、财务部财务主管组成,由总经理担任组长,小组职责：、每年第四季度对当年度所有协议挂账单位的资信情况进行重新评定,决定继续给予或拒绝客户信用,会议由总经理召集.2.审核销售部门提出新增的协议挂账单位的资信 协议的签订由销售部门提出书面申请，申请时须附该客户工商营业执照、税务登记证、法人身份证等有效证件复印件并加盖公章报审.3、汇总协议挂账单位，报经各级分管人员及总经理批准后由销售部门签订协议。销售部应将已签订的协议原件送至财务部，由财务部发文通知各营业点。4、判定对逾期超过三个月未收回的款项是否按照法律程序处理并提请批准.5、财务部应建立客户档案,进行有效的信用评估和跟踪记录，从开发新客户到维护老客户,销售员及经办业务的各级管理人员都应全面了解客户的资信情况,选择信用良好的客户给予授信。除每年第四季度对年度协议单位的资信情况进行评级外,该小组将根据业务需要不定期举行会议.二、挂账单位信用等级的评估标准 客户信用等级的评估是为了加强信用控制，并为客户分析提供依据。信用等级的评估,以客户的公司规模和财务状况为核心，根据客户上一年度的消费能力和付款记录进行评定，同时结合各单位的实际情况及潜在的风险进行分析。信用等级为、B、C 三个等级,A 级为无须提供保证金，即可给予一定的授信额度,如政府、大型国企等；B 级为需缴纳一定保证金或不缴纳保证金给予金额较小的授信额度,如信用好、消费能力高、有提升为 A 级潜质的外资企业、民营企业等；C 级为不予授信.(一)新协议单位的评估步骤:1、销售部收集客户的营业执照、法定代表人身份证、国地税税务登记证、组织机构代码证等相关资料的复印件并加盖公章。、了解客户的财务实力和财务状况,了解客户在其他酒店的实际付款记录,是否按期如数付款。3、销售部门填制客户信用申请表（申请表中，须标注新、老客户)营运部评估财务部财务主管评估审核财务部经理复核财务经理审批总经理审批 、销售部凭手续齐全的申请表方可与客户签订挂账协议。、申请表的原稿与挂账公司协议原件于协议签订的次日一起交财务存档.(二）老顾客年审的评估步骤：1、销售部需于挂账协议到期前一个月，提前办理老顾客评估工作，保证挂账协议的延续性。2、销售部门填制客户信用申请表营运部评估财务部财务主管填制客户历史记录并进行评估审核财务部经理复核财务总监审批总经理审批 3、销售部凭手续齐全的申请表方可与客户续签挂账协议。4、申请表的原稿应与挂账公司协议原件于协议签订的次日一起交财务存档。三、挂账单位的信用条件 1、挂账单位均应是经客户资信评定小组评估后可授信或续签的，且与销售部签订协议的客户。2、所有挂账消费账单，必须经协议单位有效签单人签字确认或须附挂账单位付款确认函（正本）。协议挂账单位消费时手续不齐全的,经酒店销售代表同意后予以挂账的，视同临时挂账,消费挂账须具备完整的书面手续,如传真件、订房单、合同和经有效签单人具备完整的书面手续,可以为今后催讨应收款提供合同依据.3、挂账协议客人消费签单时,各营业点应认真核对签名字样及相应的单位名称。若因各营业点工作疏忽造成账款无法收回的，酒店按呆、坏账处理方法追究责任人责任。4、销售部销售代表和前厅、餐饮、财务及管理部、运营部部门经理及总监以上人员因营销工作的需要,可以为客户临时挂账提供个人担保凡为客户提供挂账担保的个人,必须亲自到收银点确认并在账单上签字,如因特殊原因无法亲自到总台签字的，可电话先告之,过后再主动补签否则,各收银点有权拒绝担保。5、如大型会议、宴会,销售部或餐饮部须与客户签定正是有效协议，并提供会议、宴会的有效签单人字样。同时签定协议时须付所有消费金额的 5(销售部门可根据客户规模情况核定预付金额,但最少不低于 30)保证金，并保证在会议、宴会结束后天内结清剩余款项。会议流程及其主要关注点：项目经理签定合同（盖章）-书面至财务部(签合同当天）项目经理下 MMO 至相关各口-财务及项目经理跟进定金或预付款到账情况会议入住-前台建账生产消费（前台应妥善保管各种消费单据、各消费点消费统一挂会务组指定房账）前台与客人核对账务-退房结账(合同约定离店后付清的,财务及项目经理跟进尾款支付情况)。、销售部门在销售协议签订后一个工作日内,须将销售协议正本送交财务部.四、挂账单位的信用期限及个人临时担保额度 1、协议单位:企业、事业单位（本地）的信用期为一个月。特殊情况须报客户资信评定小组审批后签订执行。（）信用期：协议单位消费的次月属于信用期内。（2)逾期：指协议单位已超过一个月的信用期限，按报表时间分为逾期 1 个月、2 个月、3 个月、3 个月以上的。2、个人临时担保(包括前台退房未结账）：临时担保的欠款原则上应于 7 天内收回,信用期最长不得超过 15 天 个人临时担保额度表 人员 单笔金额 月累计金额 备注 各部门经理及以上人员 20 000 营业部销售代表 1 300 3、财务部根据各销售员的临时担保情况，每半个月公布一次个人临时担保情况.超过担保额度则停止临时担保权限;待款项收回则恢复个人担保权限(为协议单位客户提供担保不在临时担保额度内)4、所有客账须离店即结,收银员不得压单不结或延日结账.五、前台信用管理 1、宾客办理入住登记时根据酒店规定押金收取标准向宾客收取（免押除外).如宾客延期住宿或消费金额导致押金不足时，应及时通知宾客补足押金，不允许超出限额；在适当的情况下，总台可执行个性化服务（如上门收取押金)。2、会议、宴会、旅行社团体的预付款由财务部根据协议条款向银行查询，并在款到当日通知销售部、餐饮部等相关部门.3、挂账协议单位有效签单人需为入住客人担保免押的，必须由有效签单人亲自到总台在订房单上签字担保,如无法到场的可通过有效传真件(盖单位公章)提供担保.、销售部销售代表以上和前厅、餐饮部经理级及总监以上人员因营销需要可为客人入住提供担保免押,凡为客人提供免押担保的个人，须亲自到总台确认并在订房单上签字,如特殊原因无法亲自到总台签字的,可电话先告之,过后再补签;否则,总台有权拒绝担保。、除有个人担保的临时挂账外,所有前台账原则上须离店即结，总台不得压单不结或延日结账。对于临时挂账及有特殊原因的已离店未结清账项，总台应每天打印报表并说明原因上报财务部.、由于相关部门操作失误,导致宾客已离店未结的款项，则按酒店规定的呆、坏账处理办法由相关负责人自行赔付。7、针对宾客故意逃账并未结账款，由前厅部报客户资信评定小组审批,按酒店规定的呆、坏账处理办法进行处理。六、挂账单位的收款管理 1、财务部须认真审核每一笔挂账账单，保证每笔签单单据的完整性和有效性,并根据不同单位建立应收款账户,每月底财务人员将核对好的各单位应收账款余额报给销售部由其销售人员进行催收。、凡个人担保的临时账款，财务部在挂账后五个工作日内(遇节假日顺延）将账单、发票整理好并通知相关担保人,担保人为该账款催收责任人,应确保在信用期（最长期限不得超过两个星期）内收回账款,财务部催帐员可协助其催收。个人临时担保若出现超过信用期限(个月/1 个月）未付款的款项,将扣罚担保人的效益工资，直至扣完为止，待收回该担保人员担保的所有欠款后,再办理返还。3、协议单位的应收账款由财务部负责对账,销售部对应销售员协调催收，对先开具发票后付款的，对方须办理签收手续。信用员需对每月收款情况及客户意见进行收集、反馈,并以书面形式上报部门。对催帐过程中遇到的困难，销售人员应积极协助予以解决。4、财务部在账款到账当日通知销售部,对于大笔款项及逾期收回的款项应及时告知销售部，并在每月底编制应收款账龄分析报告，报送相关部门 七、逾期账款的催收 、对逾期账款的追收,要采用多种方法清讨,催收账款责任到位,原则由销售部负责，财务部协助催讨.财务部对已发生的逾期账款，可按其账龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因,明确落实催讨责任。对于确实存在追讨困难的单位,应立即上报客户资信评定小组,由客户资信评定小组成员根据客户实际情况商讨处理情况。2、若出现超过信用期仍未付款的款项，催款员必须在每月 20 日前与挂账单位核实付款情况；若信用期超过一个月未收回，请销售部协助再次登门或电话通知公司经办人及相关负责人；超过信用期二个月未收回的款项,必须以书面催款函通过传真或挂号的方式通知挂账单位；超过信用期三个月未收回款项由酒店客户资信评定小组通知销售员暂停公司挂账并申请进入法律程序。3、超过三个月以上逾期应收款须向财务总监及总经理提交书面报告,对于客观上已形成风险的逾期应收款，须于款项发生六个月内以酒店名义通过法律途径追讨。八、信用问题客户的管理 财务部将根据挂账单位付款及消费能力情况，把逾期三个月以上的客户报客户资信评定小组审核,经过评估确定处理方法:（1)对于收款风险较小的客户给予继续签单消费,同时销售部和财务部应积极配合,一方面加强逾期款项的催收力度，另一方面应重点给予关注与跟踪，视情况进行调整.(2)对列入黑名单的客户应立即停止签单消费并通知各营业收银点，同时销售部和财务部应积极配合,将黑名单客户的所欠款项追讨回来若追讨过程有问题则报客户资信评定小组批准,是否按法律程序处理。（3)各营业收银点若因疏忽或其他原因接受已被列入黑名单的客户挂账而发生损失,酒店将追究相关人员责任。(4)对于已列入黑名单的客户三年内不得申请授信若特殊原因须重新申请授信的客户,经审核后给予一年的考察期，期满后进行评估后确定是否恢复授信。请各相关部门严格按此执行。原有关规定与本文相悖,均按本文执行。星级酒店仓库管理制度 一、收货的管理制度:（一)酒店采购任何物品,必须经收货部（收货员）验收,并填制收货报告单一式五联，经收货部和部门签收人签字(留存二份,部门一份,供应商一份,成本控制入帐一份）.(二）收货部在验收货物时，必须按照已批准的“请购单”上的数量、质量要求验收货物，对于质量达不到要求，或临近有效期，或无批号等不予收货.(三)对于中、西厨需要采购的干货、进口食品，行政总厨协同收货部进行验收,质量方面由行政总厨严格把关.（四)当货物采购回来，供应商将货品送到,收货部需即刻通知申购部门主管来领取并验收物品质量是否符合要求,并签名确认.(五)收货部要将所有收货报告编号,以便备查（六)收货部平时会有一份当期所有商品的执行价.填制收货报告时,也参照采购申请单,每日采购申请单上采购部填制的价格与采购人员提供的发票进行核对，不能超过执行价，特殊情况必须由财务总监批准后,方能收货.（七）如果各部门请购物品,必须是部门提前申请，采购部需在市场上调查三家供应商。（八)作好以上审查后,按下列程序办理收货手续：、直接入仓库，由收货员与库管员共同验收数量、质量、按要求开据收货报告单，并签字确认货已入库.2、直拨部门使用的，由部门主管(或行政总厨）与收货员共同检查、验收、开据收货报告并签字确认。3、对于酒店常用物品(除餐饮食品外）收货员及库管员要能够掌握物品的质量，不明确时请求财务总监。有下列情形者,仓库不予收货,如收货所造成的损失由收货人承担：()“请购单”手续不完备，或无“请购单”的.（2)与请购单的数量、质量、规格、品名不符而使部门同意接收的。(3）对价格未得到正式批复的。（)无法确定质量而使用部门又不验收的。(）假冒的、残次的、伪劣产品的。二、存货管理制度:(一)所有入库物品需由库管员验收规格、数量、质量、品名、有效期后方能入库;酒水需在收货时要求交货人在发票上加注批号并开箱逐一检验.(二）各类货物按类堆放整齐,食品存放需离地隔墙 30并在醒目位置标注物品名称.（三）每隔十天向财务总监报告货仓存量(四)每月进行一次定期盘点、成本控制、财会人员需协助仓库一同盘点。对有疑问物品要随时盘点.（五)保管员应注意六防工作：即防霉、防火、防鼠、防渗漏、防盗窃、并对货仓的安全完整负有直接责任。（六）仓库保管员损耗按大类核定：即瓷器千分之一(年损耗率,下同）零散食品千分之一、袋装食品千分之五、海鲜干货千分之一、瓶装物品万分之五、布草无保管损耗。所有非正常损耗均由保管员赔偿 三、领发货(出货)管理制度:（一)各部门根据所需填列“物品申领单”，由部门总监签字并报财务总监批准后到仓库领取。(二）任何部门或人员领用非本部门使用物品,特殊情况需注明原因，经财务总监批准后方能发给（三)领用除鲜活商品外有形物件，需交回原包装物(瓶、桶、箱等)具体办法按废旧物品管理执行.（四）有下列行为者,按下列规定予以处罚：、未经许可直接进入货仓的，口头警告。、在货仓内吸烟的,书面警告.3、未经许可白条借货的(除营业部门急用的)，书面警告。4、领用单未具备相关手续而发货的，书面警告.5、私自领用物品，按发出商品价值大小扣收,最后警告,情节严重的按酒店有关条款处理。6、“申领单传递程序:“申领单”一式三联.一联部门留存，二、三联在领货时,需注明实领数量及金额，并请领货人签收,然后将第二联交至成本控制，第三联货仓留存记帐用。#2 楼回目录 酒店仓库物资管理制度 星级酒店仓库管理制度 20-110:2 、酒店仓库的仓管人员应严格检查进仓物料的规格、质量和数量，发现与发票数量不符,以及质量、规格不符合使用部门的要求,应拒绝进仓，并立即向采购部递交物品验收质量报告。、经办理验收手续进仓的物料,必须填制“商品、物料进仓验收单”，仓库据以记账,并送采购部一份用以办理付款手续。物料经验收合格、办理进仓手续后,所发生的一切短缺、变质、霉烂、变形等问题,均由仓库负责处理.3、为提高各部领料工作的计划性、加强仓库物资的管理，采用隔天发料办法办理领料的有关手续 4、各部门领用物料,必须填制“仓库领料单或“内部调拨凭单”，经使用部门经理签名,再交仓库主管批准方可领料。5、各部门领用物料的下月补给计划应在月底报送仓管部，临时补给物资必须提前三天报送仓管部。6、物料出仓必须严格办理出仓手续，填制“仓库领料单”或“内部调拨单,并验明物料的规格、数量，经仓库主管签署，审批发货。仓库应及时记账及送财务部一份。7、仓管人员必须严格按先办出仓手续后发货的程序发货。严禁白条发货,严禁先出货后补手续.8、仓库应对各项物料设立“物料购、领、存货卡，凡购入、领用物料,应立即作相应的记载，以及时反映物资的增减变化情况,做到账、物、卡三相符。9、仓库人员应定期盘点库存物资,发现升溢或损缺，应办理物资盘盈、盘亏报告手续,填制“商品物料盘盈盘亏报告表”,经领导批准,据以列账，并报财务部一份。0、为配合供应部门编好采购计划，及时反映库存物资数额,以节约使用资金,仓管人员应每月编制“库存物资余额表”,送交采购部、财务部各一份。1、各项材料、物资均应制订最低储备量和最高储备量的定额，由仓管部根据库存情况及时向采购部提出请购计划，供应部根据请购数量进行订货，以控制库存数量。12、仓管部因未能及时提出请购而造成供应短缺,责任由仓管部承担。如仓库按最低存量提出请购,而采购部不能按时到货，责任则由采购部承担。