《文秘管理与应用写作》.ppt

应用写作应用写作1 绪绪 论论一、学习目标：主要是为了明确应用写作及应用型文章的总体状况，把握科学的学习方法。人们通常把文章分为实用型文章和欣赏型文章。实用型文章的写作称为应用写作。实用型文章也被称为应用文，适用范围较广、使用频率较广。2二、实用型文章的特征：1、主旨单一、集中、明确2、材料多样、真实、有力3、结构合理、谨严、固定 4、语言准确、简明、平易、庄重3第一章第一章 行政文体行政文体一、学习目标与建议一、学习目标与建议 我们通过第一章行政机关公文的学习，应搞清楚法定公文的概念、特点、分类及构成要素和写作要求；掌握各公文文种的用途以及通知、报告、通知、报告、请示、函请示、函等重点文种的一般写法。通过第二章事务文书的学习，应当搞清楚调查报告、计划、总结及各类法规规章的涵义及特点；掌握调查报告、计划、总结、各类规章的一般写法以及计划、总结的写作要求。通过第三章公关文书的学习，掌握各种公关文书的含义和特点及写作要领。4第一章第一章 行政机关公文行政机关公文（一）公文的概念 广义的公文公文 狭义的公文公文（二）公文的特点：法定性、政策性、实用性、时效性、规范性。5 （三）公文的分类 （1）按照行文关系和行文方向分类：上行文上行文：是下级机关向所属的上级机关呈送的公文。（主要有报告、请示）（主要有报告、请示）下行文下行文：是上级机关向所属的下级机关送发的公文。（主要有命令（令）、决定、（主要有命令（令）、决定、通告、通知、批复、意见）通告、通知、批复、意见）平行文平行文：是同级机关或不相隶属的机关送交的公文。（主要有函（主要有函）6（2）按照紧急程度分类：紧急公文（特急、急件）普通公文（3）按照有无保密要求及机密等级分类：普通文件保密文件（绝密文件、机密文件、秘密文件）7（四）公文的体式公文的体式主要是指公文的构成要素、构成格式及其印装规格。体式特别固定是公文区别于其他文书的重要特征，也是其法定性的重要体现。公文的构成要素和格式1、眉首（文头部分）由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号发文机关标识、发文字号、签发人等要素构成。8发文机关标识发文机关标识发文机关标识又称公文版头，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如“丽水市人民政府文件”等。发文机关标识一般使用小标题宋体字，用红色标识。发文字号发文字号即文号，由发文机关代字、年份和序号组成。如“浙电大200918号”，“浙电大”是发文机关代字，“2009”为年份，“18号”为文件序号。92 2、主体（行文部分）主体（行文部分）由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等项目构成。公文标题（发文机关名称、发文事由、公文种类三个基本要素）（在红色反线下空2行，2号宋体）主送机关（受理机关，使用全称、规范性简称、统称）（3号仿宋体）10公文正文（核心部分，开头、主体、结尾三部分）附件说明（随文转发、报送的文件，随文颁发的规章、制度，文件中的报表、统计数字、人员名单等）（3号仿宋体，附件后标全角冒号和名称，如有序号，应使用阿拉伯数码标注）成文日期（以机关负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关负责人签发的日期为准）公文生效标识（加盖印章是公文最后生效的标志）11 3、版记（文尾部分）由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间等项目构成。主题词（关键性词语，有次序排列，一般不能超过7 7个）（主主题题词词三三字字3 3号号黑黑体体，词词目目用用3 3号号宋体）宋体）抄送机关名称（是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关）印发机关和印发时间（印发时间不同于发文时间）反线（版记中各要素之下均应加上一条反线，宽度同版心）12公文的印装规格公文的印装规格 用纸（国际标准A4型纸）页边（天头，37+1，订口28+1）排版规格（3号仿宋体，每面22行，每行28字）印刷要求（双面印刷）装订要求（左侧装订，不掉页）13公文写作的基本要素公文写作的基本要素一、要熟悉党和国家的方针、政策及有关法规、规定二、要了解实际情况三、要遵循各项行文规则1、文种的选用要正确2、行文关系的确定要妥当3、制发程序的安排要合理（包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序）14（五）重点公文文种的写作注意点1.通知 通知的定义定义：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免人员。通知的特点特点是用途广泛，内容多样，使用频率高用途广泛，内容多样，使用频率高。按其内容和功用分类分类，通知可分为批示性通知、指示性通知、告知性通知、任免性通知。通知一般由标题、主送机关、正文、附件、落款和成文日期组成。标题有两种写法：一种是公文标题常用的写法；另一种是批示类通知的特殊写法。正文一般由缘由、事项、要求组成，但各类通知在实际写作中的侧重点有所不同。15批示性通知批示性通知，是指用来发布行政法规和规章或印发有关文件的通知，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文的通知、批示转发下级机关发来的公文的通知。例：关于印发中央广播电视大学2002年工作要点的通知，国家计委贯彻国务院关于整顿和规范市场经济秩序的决定的通知。16指示性通知指示性通知，又称规定性通知或布置性通知，上级机关宣布要求下级机关办理或执行的事项，但限于发文机关的权限，或因其内容不宜用命令（令）或记定的，可用指示性通知。例：国务院办公厅关于加强优抚工作的通知、关于开展国家公务员普通话培训的通知。17告知性通知告知性通知，告知某一具体事项，可用告知性通知。如设立或撤消机构、迁移办公地点、启用或更换印章、修改或补充文件内容、调整办公时间等。例：浙江广播电视大学关于成立招生办公室的通知、北京市教育委员会关于做好2001年北京市教育委员会政报征订工作的通知。18任免性通知任免性通知，适用于“任免人员”任免对象不再限于“干部”。任免性通知也算一种告知性通知。例：国务院办公厅关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员的通知。192.报告 报告的用途：报告适用于向上级机关及其领导人汇报工作，反映情况，答复上级的询问。报告的特点是汇报性、陈述性。报告的种类：按其性质的不同划分为综合综合报告和专题报告报告和专题报告。按其行文的直接目的的不同，划分为呈报性报告和呈转性报告呈报性报告和呈转性报告。报告一般由标题、主送机关、正文、落款和成文日期组成。其正文的写法：一般由报告缘由、基本情况和结束语等三部分组成。203.请示请示的用途：请示适用于向上级单位请求指示、批准。请示应同报告区别开来。请示可分为请求指示的请示和请求批准的请示。撰写请示应注意一文一事，避免多头和越级请示。214.函函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函的分类：按行文方向的不同划分，可将函分为去去函函和和复复函函。按内容的不同划分，可将函分为知知照照函函、催催办办函函、邀邀请请函函。目前经常使用的函有四种，商洽性函、询问性函、答复性函和请求性函。撰写函应注意内容要简洁、措词要得体。22第二章事务文书1、事务文书的涵义：事务文书是指法定公文和专用文书之外的公务文书。2、事务文书的特点：对象比较具体 格式比较固定 写法比较实际时限比较紧张3、事务文书的作用4、事务文书的主要种类：事务文书种类繁多，使用频率极高，调查报告、工作计划、工作总结、讲话稿等。23(二)常用事务文书的写作要领1 1、调查报告、调查报告.调查报告的涵义：.调查报告就是对某一个事件或某一个问题，进行深入细致的调查研究之后所写出的真实地反映情况的书面报告。调查报告的特点是真实性、针对性、典型性。调查报告的种类：一是反映情况的调查报告，二是总结经验的调查报告，三是揭露问题的调查报告。24调查报告的一般写法：由标题、署名和正文三个部分组分。标题有直接揭示主题，也有多行标题，即正标题揭示主题，副标题表明调查对象、内容范围和文种名称。正文包括开头、主体和结尾三个部分。撰写调查报告是应注意：要调查研究，充分占有材料；要以正确的立场和方法，认真分析并合理组织材料；要讲究结构形式和语言特色。253.计划计划的涵义：计划是某一个单位、部门或个人、对预计在一定时期内所要做的工作或所要完成的其它任务加以书面化、条理化和具体化的一种文书。计划的作用：一是具有预见性；二是具有指导性；三是具有约束性。计划的种类：按内容分有生产计划、工作计划、学习计划、教学计划等；按范围分有部门计划、单位计划、班级计划、个人计划等；按时间分有长期计划、年度计划、学期计划等；按性质分综合性计划、专题性计划等；26 计划的写法：计划通常是由标题、正文和落款几个部分构成的。标题一般包括单位名称、适用期限和文种名称等。正文一般包括“做什么”、“怎么做”及“什么时间完成”等事项。落款一般包括制定计划的单位名称和日期两项内容。制定计划的要求：要符合政策；要从实际出发；要具体明确；要留有余地。274.总结总结的涵义：总结是事后对某一阶段的工作或某项工作的完成情况，包括取得的成绩、存在的问题及得到的经验和教训加以回顾和分析，以为今后的工作提供帮助和借鉴的一种书面材料。总结的种类：综合性总结和专题性总结。28总结的写法：总结通常是由标题、正文和落款几个部分构成的。标题的写法有两种，一种是包括单位名称、时间、总结对象和文种类别和标题，一种是新闻式标题，即概括总结的核心内容的标题。正文一般包括前言、主体和结语几个部分，前言通常用以概述情况，或对工作背景和开展工作的条件，作了一个简要交代。主体两个部分，第一是成绩与经验，第二是问题与教训。结语要结合经验和教训，提出改进工作的办法或下一步努力的方向。29撰写总结时应注意：要充分占有资料，并实事求是地反映情况；要善于分析材料，并找出规律性的东西来；要合理地取舍内容，以突出重点；要深入研究问题，以写出特色。30