企业请购及采购业务管理完整流程.docx

××××公司文 件 名 称文件编号修订版次企业请购及采购业务管理完整流程修订日期发行日期核准：审核：制定：年月 日制定年月 日实施请 采 购 业 务 管理 规程文件编号：目的适 用 范 围制、修、废管理者职 责 区 分(请购部门)（仓储部门)（采购部门)（收料部门)1. 总则1.1 为使本公司的请、采购作业有所依循，特制定本规程。1.2 本规程适用于物料、设备、工程、劳务(修缮、租车)、办公用品及杂项物品的请、采购作业。1.3 本办法的制定、修订及废止须呈总经理核决后实施。1.4 本办法的管理者为公司总经理。2. 组织2.1 请采购作业按其职责区分如下：2.1.1 请购部门：负责请购单采购，且除下列类品外，其请购部门均为需求部门。(1) 仓库常备库存品：由仓储部门负责请购。(2) 生产类物品及属固定资产类物（品使用年限在一年以上，价值在500元以上）由采购部负责。办公类物品采购（低值易耗品，使用年限在一年的内，价值在500 元以内）及公司固定资产管理由人事行政部负责。2.1.2 仓库部门：（1）负责请购物品数量核对。除文具用品、印刷品、赠品等行政事务用品由行政部门负责办理外，其它由仓储部门现场办理。2.1.3 采购部门：（1） 负责请购物品包含（工程劳务、修缮类、外包事务、公司所有租车）的采购作业及信息存档。（2） 负责请购物品料号编码的编订并输入公司用友T+系统，并将验收数 据输入及审核。2.1.4 收料部门：（1）负责采购物品的收料数量点收、验收单据的开立，并汇总请款相关单据送采购部门办理请款，收料部门原则上为仓储部门，但亦可视情况由仓储部门指定或由采购部门与仓储部门同时在现场点收。(质量验收部门)( 请采购作业流程)请 购 作 业（异常处理）采 购 作 业2.1.5 质量验收部门：（1）负责请采购单的质量验收作业。3. 作业规定3.1 请购、采购作业流程，如附图1 所示。3.2 请购作业：各部门因工作上需要人力、物力时，应由请购部门填写附表2请购及采购单注明质量验收条件，并由仓储部门复核后，按附表4请采购核决权限表的规定呈权责主管核准，才算完成请购作业程序。3.2.1 为提供作业效率，请购部门提出请购前应先向公司用友 T+系统或向仓储部门查询是否有可用库存。3.2.2 如属同类物品(规格不同)或可归属同一供货商的物品应使用附表 3请购单附表。3.2.3 重大设备改善工程的请购单须提出事先核准凭证或效益评估报告。3.2.4 请购计算机软硬件、照相机及摄影机时，请购部门应先向固定资产管理部门查询是否有可用库存后，再呈权责主管核准。3.2.5 请购检测设备时应先知会技术部。3.2.6 请购部门如对请购物品有特殊要求时(如厂商限制的因素等等)应予注明并说明原因，供采购部门选择询价厂商参考。3.2.7 仓储部门接到请购及采购单，应先确认可用库存量。如有足够可用库 存，则将请购及采购单退回请购部门并通知办理领用，如无足够可用库存，则填写可用库存及由请购人编制料号类型、并在"仓库"栏签名确认后，交由需求部门按附表4请采购核决权限表的规定呈权责主管核准，3.2.8 异常事项处理：(1) 请购单如因故变更或撤销，应由请购部门通知采购部门，再由采购部门将协调结果通知仓储部门。(2) 如因特殊紧急需求，不能按正常作业程序时，应将请购及采购单呈主管核准(主管不在时则由职务代理人代签)后复印一份送采购部门办理请购及采购单则按正常程序办理审核，核准后送采购部门。3.3 采购作业：采购部门收到请购及采购单后，其作业程序如下：(1) 核对单据有效性及附件、规范等数据是否齐全。(2) 如属经常性用料请购及采购单由采购部门填写前一次的采购记录。若为框架合同厂商，只需填写框架合同厂商即可，但需注明“按合同价” 不必进行询价、比价、议价。(3) 询价、比价、议价：无长期供料合作商，选择厂商进行询价、比价、议价并将询价数据记录于请购及采购单上(原则上选择三家厂商互相比较，必要时应发出询价单进行作业)。(4) 将拟办意见填写于请购及采购单上的“采购拟办”栏内。(5) 按附表4请采购核决权限表规定呈权责主管核准。(a) 如采购中有实做实算的项目(如：安装费)应注明单价并预估数量，并算入总费用计算呈权责主管核准。(b) 工程追加款申请时，应由经手部门签字并保留单据并注明（工程追加款+原核准金额)提交权责主管审批。(6) 采购部门收到呈核批准后办理订购，其方式如下：发出订购单(附表5)办理订购或以电话通知订购。(7) 进货跟催。修缮类采购作业租车/公务车租赁使用申请3.3.1 所有备件送外修须由技术部统一向采购部提出申请送外修需求，技术部须收集如下信息一并提交采购部（1） 详细登记故障情况，故障告警拍照存档。（2） 机器设备型号、条码、备件型号、整机拍照存档。（3） 填好外修申请表以邮件方式呈送交付部门主管。（4） 采购咨询外修厂家进行报价并议价，确定商务事宜。（5） 报价审核通过后联络外修厂家送修。有合同或有合作类价格已审批部分：直接送修。（6） 维修未返超过7 个工作日告警催促外修商，15 个工作日未返催促外修商紧急返还并警告扣款。（7） 修复率，单次或/月修复率低于80%时警告外修商，低于70%时更换外修商。（8） 外修返还由验收部门检测。3.3.2 需求部门填写附件附件12.用、租车申请单填好预算价，并按权责划分手册呈核请、采购。3.3.2.1 需求申请核准标准：a. 临时租车需求审批由交付部主管审批。b.长期租车由交付主管审核，副总审批c.超过两台长期租车由副总审核，总经理审批3.3.2.2 采购申请核准标准：a. 租车费用2000 以下由采购主管审核，财务主管审批。b. 租车费用2000 以上由财务主管审核，总经理审批。c. 如不是采购租车，由采购主管对价格审批完，由用车人报销，在报销时由财务审核。采购支出费用所有不经总经理审批过的，都必须经财务审核，不合理的费用打回处理，有可能由个人承担不合理部分。3.3.2.3 其他事项a. 租车必须由采购部门审核价格的合理性，采购部门并按请采购核决权限表的规定呈权责主管核准。b. 租车费用由申请人每月向财务报销，临时租车报销单据需由交付部门和采购部门签字后方能报销，长期租车由副总和总经理签字方能报销。c. 租车必须购买基础保险和第三方保险d. 租车需按风险系数由低到高进行优先选择（如外请带车司机的价格和单纯租车的价格相差200 以内应优先选择带车司机降低风险）e. 由采购部门出示租车优惠方案并进行风险评估最终选择核定租车方式。3.3.3 原则上所有请购作业必须经由采购部执行，技术部如因紧急需求急需自购备件或材料，采购前须先与采购部门对碰相关价格通过后呈权责主管核准，方能进行自购，并将购得的备件、单据交由仓储部门补登记并签字后，方能按产品出库技术人员自购部分 申请流程向仓储部门补申请。财务部根据仓储部门签字的单据进行报销，自购备件须满足如下条件：费用与资金使用上限类型需求部门主管审核权限采购负责人审核权限备注工具、仪器等固定资产100500 按请采购核决指单笔采购费用上备件100权限表进行500 按请采购核决限指单笔采购费用上材料（线材、胶布等消耗品）80权限表进行500 按请采购核决限指单笔采购费用上租赁、租车等120权限表进行300 按请采购核决限指单笔采购费用上委外维修类100权限表进行200 按请采购核决限指单笔采购费用上办公用品50权限表进行200 按请采购核决限指单笔采购费用上权限表进行限(合同订立原则)3.3.4 合同订立原则：(1) 订立合同时间(a) 工程类、设备类、劳务类、外包类、修缮 类 (b)厂商要求订金。(c) 国外采购订单。(d) 经常性或使用量大物品。(2) 采购合同订立均须由财务部门和法务部门最后由总经理核准，且须附质量异常处理条款，必要时明确违约条款(含延期完工交货罚则及拒收条件)，合同原件由采购部门及厂商留存，法务部门存合同原件，请购部门(财务部门如有需要)则保存复印件，并由采购部门负责复印。(3) 订立合同的核准权限为总经理。（4）采购过程中严格按照流程签订合同方能进行申请付款。3.3.5 如因特殊情况需使用现金采购时(例如：到市场采购产品)，要使用预付款项申请单申请支付。(详财务部备用金申请管理办法)。( 预付款项)(异常处理)验 收 作 业验收作业流程(工程、劳务、修缮)(非工程、劳务、修缮)验收流程3.3.6 按财务制度申请相关费用。3.3.7 异常处理原则如下：采购订单如交货条件(交期、规格、数量)无法与请购部门需求配合时，则采购部门应先以电话通知请购部门并协调处理方式后，通知仓储部门。3.4 验收作业：3.4.1 工程类、劳务类、修缮类：质量验收部门:监工(请购部门或交付部门)。修缮类验收单据留存验收签收单（附表7-1） 负责请采购单质量单据的开具及签署。负责粘贴合格品和不合格品标签。工程或劳务类由监工(请购部门)负责开具工程/劳务验收报告单(附表7)，并依据请购及采购单或合同进行验收，呈权责主管核准后送采购部门结算，其核准权限请参考请采购核决权限表进行呈核国外采购待货物送达指定地点后，参照国内采购完成验收作业。3.4.2 非工程类、劳务类、修缮类：(1) 质量验收部门：按请采购单的验收条件进行验收作业。(a) 试用后验收：使用部门。(b) 数量、重量目视验收：仓储部门 。 (c)请购部门验收：请购部门。如(i)设备类。(ii) 计算机软件(计算机硬件：固定资产管理或人事部。(iii) 其他一般性质量验收(如:办公用品、印刷品)。(d)品质检验：技术部。(2) 厂商交货后由仓储部门打印收料验收单(见仓库管理规范)，并依据请购及采购单作数量点收后，通知质量验收部门进行质量验收后，由仓储部门将验收结果输入公司用友T+系统。(3) 如收料部门非仓储部门时，则收料部门将送货单转送仓储部门并打印收料验收单或由收料部门以手工开立收料验收单依上述验收规定进行验收，并将验收单据送仓储部门结存。3.4.3 国外采购订单待货品送达指定地点后，参照国内采购订单进行验收作业。3.4.4 验收不合格时，由质量验收部门负责与采购部门协调处理方式。(1) 对不合格品的处理，由质量验收部门填写物料验收质量异常追查记录表(附表8)通知采购、仓储等部门；不合格品贴示物料质量异常卷标(附表9)存放于不合格区。(2) 如需退货，应由收料部门开具退料单;如货品已入账应再开具退货单(详仓库管理规范)。(3) 如虽有瑕疵但仍可用时，可由采购部门协调请购部门与厂商以折价验收方式办理，并视情况规定索赔条件。3.4.5 对于有质量保证文件或接受试用后存在质量问题可无理由退换货的物品，在无法做质量测试验收时，仅做数量、外观的验收即可先行部分请款，日后试用发现质量异常再按保修规定办理索赔。3.4.6 工程劳务验收单上应注明成本的归属的项目名称，以明确成本归属。3.4.7 如采购订单有实做实算部分（见本规程第3.3(5)条），在验收时应特别注明实际数量，如较原预估量超出5%或（金额：500 元）以上时，应特别说明原因并呈副总经理或总经理以上主管核准。请 款 作 业供应商考核3.5 为配合月结请款作业，采购部门应要求厂商随货将送货单及其它单据文件送收料部门，发票送采购部门。3.5.1 按财务要求填写付款申请单并依据请采购核决权限表呈核3.6 供应商调查&评审采购部对有意向的供应商发出附件10.供应商基本资料调查表，并收集相关的资质证书。供应商资格要求如下具备独立法人资格,各种经营手续、资格证明齐全；质量稳定，有较强的产品开发能力，在行业内具有一定的竞争优势； 产品价格合理；(a)要求供应商供货及时，供货质量达到公司要求的内控标准； (b)企业生产经营及财务状况良好，具备良性发展的潜力；(c)良好的售后服务；资格评审通过后，要求供应商提供样品或先小批量试用如是技术服务类应以小量试修(特殊材料和服务除外）。样品或小批量试用经过相关部门检验或使用不合格的，则重新送样或停止。现有供应商管理采购部每月根据采购计划统计表对供应商进行月度评价，并将结果填入附件 11.供供应商评审计划表。评价内容包括：批次合格率由采购部根据实际到货反馈进行统计。准时交货率由采购部根据实际到货情况进行统计。附加运费由采购部根据实际支付情况统计。交付数量准确率由采购部根据实际收货数量统计。投诉由采购部根据各部门日常投诉记录统计。售后服务由采购部根据售后服务情况统计。依据在合格供应商清单名录中的供应商优先采购原则；如紧急需求物料购买时必须经授权人员批准后可先在合格供应商清单未列出的新供应商购买，此类供应商第一批交货使用品质合格后可对此供应商进行评价、选定、建档纳入合格供应商清单，零星采购或与产品无直接质量影响的可不纳入。现有供应商进行评定，评定依据是供应商月度评价记录。合格的则纳入新一年度的合格供应商清单；不合格的先向供应商发出改进通知，改进合格的， 继续纳入合格供应商名单，改进不合格的则取消供应商资格。按供应商评审计划表进行，评定结果参考以下标准进行相应等级的判定依据：等级分数判定评价评审频率A90合格优1 次/2 年B70-90合格良1 次/年C60-70待改善一般整改后再评审D60不合格差3.7 业务部需采购询盘、报价规定：业 务 部 销 售 询 3.7.1 定价范围外的个别报价（需由采购部询价部分）盘、报价业务部提出询盘申请并提供完整的产品、型号、品牌、参数等。采购分析信息的准确性并进行对外询盘，询盘后把报价分析单 a.含税：需加5%+运费+其他费用b.不含税：需加22%+运费+其他费用加上相关税费后报价给业务部。业务部中标后按请采购流程申请采购。因招投标项目的时间差，正式中标后务必呈前期所询报价与采购部进行核验成本，涉及中标后价格变动较大部分，呈部门主管和总经理审核后进行请采购流程。关 联 规 章4.1 本规程的关联规范如下：4.1.1 仓库管理规范4.1.2 料号编码规范4. 附则请采购作业流程(附图 1)请购单位仓储单位采购单位请购及采购单 办理请购1. 电脑附送固定资产管请理部门2. 仪器设备附送技术部购 通知领料 核决库存足够时单据退回请购单位 输入计算机核对资料询价、比价、议价采通知领料入库购核决输入用友T+系统发出订购单进货跟催附表 2.请购及采购订单入库非入库仓库名称：机房名称： 仓库代号：请购部门： 项目编号：部门编号： 附 件 共：份：年月日产品物料类型品牌预算价格备注型号物料编码描述流水编号单位请购量需求日期可用库存应用机型和场所采购量类别 物料工程劳务修缮备件设备 前次请购 初次请购 请购日期：请购数量： 需求日期用途说明紧急采购正常采购补单验收条件 数量、重量目视验收 请购/使用单位会验 品质检验 试用后验收 前 三 次采购纪录供货商编号供货商名称采购日期采购数量采购单价 备注项采购 次编 号供 应 商报 价名 称厂 名议价单 价总 价询价1及议价2记录317%1. 拟向订购。1.第次月日数量请款 含增税。加%）采 2. 拟 订购价，未税。（需 请 2.第次月日数量请款 购 3.交货条件：购拟。办 4.付款条件 一次付款天期票。L/C；T/T；D/A天。5. 保修条件：。6. 其他约定：。记 3.第次月日数量请款 录 4.第次月日数量请款 5. 第次月日数量请款 采购金额：大写（人民币） 仟佰拾万仟佰拾 元 整小写（人民币）采购员月日附表 3采 购 单 位采购主管 财务主管 总经理月月请购人月请 购 单 位直属主管仓储员月月仓储主管请购单附表仓库名称请购编号货架编码项目编码请购部门部门编号序 产品物料 品牌型号描述 单位 需求应用机型号类型日期和场所拟向采购总价采购员采购采购主管 财务主管单总经理位请购请购人直属主管单仓储员位仓储主管交付主管月日月日月日 月日月月日月日 月日月 日附表第（ ）份预算价 备注物流请可采单小料编水编购量用库购量价计码号存一式四联：采购单位 财务单位 仓库单位 请购单位 可归属同一供应商或者同一使用性质方可用本附表( 附表 4 )请、采购核决权限表权 责 主 管核 决 事 项经办单位 部 门采 购财 务副总 总经主管 主管 主管理备注1.请购核决权限各单位(1)1000 元(含)以下(2)1001-3001 元(3)3001 元(含)以上2.采购核决权限(1)1000 元(含)以下各单位(2)1001 元2000 元(3) 2001 元 不限金额元(4) 3001 元不限金额元有长期合同者不限金额 符号说明：表审批、表审核、表经办。金额为人民币。无设置权责主管职务者，由上一级权责主管核决，若有特殊情况则按特殊处理。最终价格权限以总经理审核签发为准。( 附表 4.1 )权 责 主 管核 决 事 项经办单位 交 付采 购财 务副总 总经主管 主管 主管理备注1.请购核决权限各单位(1)临时租车(2)长期租车(3)长期租车超过 2 台2.采购核决权限各单位(1)2000 元(含)以下(2) 2001 元 不限金额元(3) 3001 元不限金额元有长期合同者不限金额租车申请、采购核决权限表符号说明：表审批、表审核、表经办、金额为人民币。无设置权责主管职务者，由上一级权责主管核决，若有特殊情况则按特殊处理。最终价格权限以总经理审核签发为准。（附表 5-1)请购单日期订购交货期送货方号码方式限式订购总额卸 理货 费由买方负责付款条件 交货验收合格后一次付清料号请购品名与规范单位数量单总价运费税费单位价17%订购单采购商：供应商：地址：地址：电话：电话：第页，共页由供货商负责 分批交货分批付款支付方式： 支票 电汇兹同意所开订购条件：送货地址：签章收货人：签章联系电话： 现金所有采购订单须签订正式合同，合同文本必须以公司总经理审核后方可使用。合同文本以我方文本为标准，附图 6验收作业流程监工或交付部门( 请购单位)采购单位工程、C 1-4工程劳务验收劳务、按请购及采购合同进行修呈权责主管核准缮类C4C1,C2,C3附表 7工程/劳务验收报告单请购单编号:计划开工日期：工程/劳务名称：施工期限(工作天)：承包厂商： 估验日期：实际开工日期： 完成比率：1、合同2、以前完成3、本次完成4、合计完成金额5、按合同每期付款应保留%6、付本期完成金额的%7、本期实付估验金8、累计实付估验金额额9、工程预付款10、其他扣款11 、本期实付合计12、累计已付金额金额验收结果：前期累计已付金额应加改善事项：复验结果：服务报告是否完成客户验收：验收人：项目主管副总总经理采购：会计：承包商：验收商：附表：7-1修缮类验收报告单序号产品规 格 型条码库号验 收 日是否合故障情处理意号期格品况见技术员：技术主管：经办人：采购：附件 8：物料验收品质异常追查表检查日期：系统请购单编号：供应商：品名：用途：交货数量：检查数量：不合格数量：检查方式：判定基准：品异说明质常验原收因单处位理退货说明：退回重新加工 另转用途其他方式核检验员：检验主管：副总：决采购经办：采购主管：单位表单流程：技术主管 采购单位 仓储单位××××××限公司物料品质异常标签1.品名：2.规格：3.供应厂商：4.不合格量：5.不良原因：6.判定基准：7.处理方法：8.检查日期：技术部主管技术员附表 9：附 10.供应商基本资料调查表TO 供应商：请贵单位认真、如实填写本调查表，加盖公章和签名后及早传回敝公司，谢谢合作！（如为选择项目，请在方框打“”）。公司概要1 供方企业名称2 法人代表3 注册资金4 供方联系人5 地址联系电话营业执照营业执照编码公司成立时间传 真邮 编技术及生产能力生产主6要产品7 人员总数制造人数8 年产量/年产值（万元）品质技术人数人数生产产能9 样品生产周期生产特点主要生产设备成批生产 流水线大量生产 单台生产NO设备类型1012品 牌设备产能台 数主要测试设备NO仪器型号1112品主测参数台 数牌使用或依据的产品质量标准A、国际标准名称12B、国家/行业标准名称/编号C、供方企业标准名称/编号12 D、其它13 工艺文件14 测量设备校准情况齐备有一部分没有有计量室全部委托外部计量机构校准无校准供方主要客户（公司/行业）NO客户名称产品类型销售份额151162新产品开发能力能自行设计开发新产品 职能开发简单产品 没有自行开发能力17供方企业性质私营企业合资企业国有企业18职工培训情况经常、正规到进行不经常开张培训品质保证系统是否有一套基本的品质保证系统以保证提供客户满意度?19（ISO9001ISO9002QS9000准备建立不需要）20是否有相关 IQC PQC QA 只检验标准是否贵公司品质组织架构图（请附品质部组织架构图画出草图）：21若有 ISO 认证请提供证件副本或复印件，该资料为本厂择优合格供应商的条件之一日供方企业盖章/负责人签名期以下为我司评定内容：品质及品质系统评价 工艺及工艺符合性评价交期及服务评价综合评定附件 11.供应商评审计划表序备供应商名称供应商类型供应商等级上次评审日期计划评审日期号注附件 12.用、租车申请单租赁日期（时间）还车日期（时间）租车天数 司机项目名称用途预算价格直属主管交付主管：副总：总经理：采购：1、租车请提前 2 天，请大家尽量不要在放假期间申请租车！2、请严格按照附表 4.1 呈核。