原料仓库管理作业程序.docx

1原料仓库管理作业程序1、目的规范公司原料仓库的收、发、存、退、特采（让步接收）报废、储存等管理作业，以确保储存的任何原料、账、物、卡（月底盘存）相符，对原料进行（一）储位（定位）；(二)分类(原料分类)；（三）定容、定量；（四）标识清楚（看板，目视管理），并得到有效管制，防止储存的原料变质以及呆滞料的增加， 做到先进先出，减少库存资金的积压。2、范围本公司所有原料仓库（甲油原料、蜡基类原料、粉类原料）3、职责3.1 采购部：负责原料采购对供应商的询价、议价、比价、做到货比多家， 价廉物美，不合格原料退货手续的办理。3.2 仓库：负责原料收、发、存、退、特采（让步接收）、报废、储存、申购等工作。3.3 品管部：负责来料的数量（重量）检验；技术部主管负责原料的验收及品质异常的处理，负责原料的申购初审，管控配料间对原料使用前的质量管控。3.4 生管部：负责原料需求的管控，符合生产计划排程（不能产生停工待料），负责原料采购的审批。3.5 配料主管：负责填写原料（配料间）需求表，每月底盘存。3.6 财务部：负责监督原料的收、发、存、退、特采（让步接收）、报废， 每月月底对公司所有原料仓库复查、抽查工作、规划与执行4、原料名词解释，略（见附件一）5、作业内容5.1 流程图（见附件二）5.2 执行细则5.2.1 仓库主管接收生管部或原料（配料间主管）填写“原料（配料间） 需求表”（一联：交于仓库 二联：配料间存根 三联：交于仓库主管 四联：存根联），按所需原料名称、类别、规格型号、原料用途、需要的数量（重12量），仓库相关人员立即展开查核，仓 库相关人员在查核原料时，发现原料已 超过三个月（含）或超过公司规定的保存期限时，必须提出“鉴审单”要求生 管部或技术部检查、判定合格后方可使用；在月底盘存表上要注明此原料已经超过三个月，在物料上挂牌（显示）“鉴审单”显示合格与不合格，如果不能用，就应立即申报给生管部，并上报总经理进行处理（一般 8 小时内完成，特殊情况依实际状况进行），做出“原料申购单”交于采购部（一联：留底二联： 采购三联：财务 四联：公司联）；填写申购单（车间部门）、序号、订单号、批号、原料名称、规格型号、类别、原料用途、原料需求量、配料间库存数量、原料仓库数量、申购数量、审批数量）逐一填写清楚。5.2.2 申购单要分为三类：一类，需要安全库存：按配料主管填写的原料需求表上的数量（重量） - 配料间的库存数量（重量）-原料仓库的库存数量（重量） -（已采购未到）在途数量（重量）-周转仓库库存数量（重量）-在检验未入库的数量（重量）+最低安全库存=实际申购数量（重量）。二类，原料不需安全库存：按配料主管填写的原料需求表上的数量（重量）-配料间的库存数量（重量）-原料仓库的库存数量（重量）-（已采购未到）在途数量（重量）-周转仓库库存数量（重量）-在检验未入库的数量（重量） =实际申购数量（重量）。三类，新原料的申购：必须附上“新原料申购审核表”，同时由生管部批示， 要注明，需安全库存或不需安全库存。5.2.3 申购单同配料主管填写的原料需求表，当天交于采购部，但最迟不得超过第二天早上 9：00 交于采购部。5.2.4 仓库主管接到采购部的“采购单”（一联采购，二联财务，三联仓库，四联收货，五联质检）必须分类交给相关仓管员，仓管员收到“采购单”须了解（订单号、批号、原料名称、规格型号、类别、交货日期、采购数量（重量）、并做好场地存放规划，然后在采购单背面注明预定储位，并分类堆放；计算时发现场地不够，需立即呈报主管处理。5.2.5 仓库人员收到“采购单”必须对照申购单（生管部或技术部审批的数量（重量）、原料名称、类别、规格型号、订单的数量（重量）、订单号、中23包装要求、大包装要求，如发现申购数量（重量）同生管部或技术部审批数量（重量）不相符，即采购的数量（重量）少的及时叫采购部改过来，采购数量（重量）多的要相关人员鉴字（张总、吕总）才有效，否则立即上报张总、吕总，如发现产品名称、规格型号、订单号有误需立即向采购部汇报、修改，直到达成一致为止。5.2.6 仓库人员接采购部采购单时，填写“原料跟踪表”做好原料跟踪的情况，跟踪如下：批号、订单号、原料名称、规格型号、订单日期、订单数量（重量）、申购数量（重量）、实际订货数量（重量）、实际到货数量（重量）、实际到货日期、未到货数量（重量），逐一填写清楚。申购单、采购单、原料跟踪表、相同的订单号、批号订在一起以便核查。5.2.7 品管人员（技术部主管兼）：检验后把检验结果填写在“进料检验报告单” 的良品数或不良品数栏内（一联客户联，二联存根联，三联财务联，四联车间联（配料间），把合格章盖在“原料标签”上或盖在纸箱上，以表示合格，仓库人员方可入库，同时在到货以前仓库人员要做好场地的存放规划，储位（定位）、产品分类、定容（定量）标识清楚；需要上架的原料放在架上，放在地面的原料，地下垫好木板以免防潮，用黄线划分区域；仓管员在办理存放、储位时要检查是否有“原料标签”有否盖检验合格章，做好目视管理，做到先进先出的原则。原料合格标有六个不同的颜色，依月份区分 1-7、2-8、3-9 、4-10、 5-11、 6-12，“原料标签”要填写清楚采购编号（合同号）、订单号、批号、原料名称、规格型号、件数、每件数量（重量）共几件、每件毛重、供应商、入库日期、保质期、检验员、仓管员、合格 特采 。5.2.8 仓库人员必须对数量（重量）进行检验，每件都要称毛重（多少重量），一共多少件，外箱上面写明毛重重量，纸箱或铁桶实际是多少重量，待配料间用完原料，再把纸箱或铁桶返回给仓库，重新称重量，算出正确的原料重量误差多少，再告知供应商欠数。配料间人员需负责把原料刮干净，不能浪费， 以确保重量的正确度（因为每只纸箱、每只铁桶的重量都不规则，都不一样）5.2.9 仓管人员发现数量（重量）短少，必须在“进料检验报告单”上注明数量（重量）明细；并填写“扣款凭证”写好扣款事由、数量（重量）、扣款金额（第一联交财务，第二联供应商联，第三联采购联，第四联公司联）；一份34交于财务，做为供应商扣款的依据；一份交采购，传真到对方供应商（采购部必须传真通知供应商，并且签回）。5.2.10 对原料质量的检验（由技术部主管兼）、合格的入库，不合格当即退还；特采（让步接收）由技术部主管开立“原料品质异常单”送给生管部， 生管部人员必须到仓库确认，立即召集相关部门人员，判定是否让步接收，全数检查或退货及相关部门主管判定让步接收的，由生管部批示，扣除比例货款后由生管部呈报总经理批示，生管部要生成“扣款凭证”写好数量（重量）、扣款事由、金额，一份交财务部（作为供应商扣除货款的依据），一份交采购传真到对方供应商（采购部必须传真通知供应商，并且签回）；仓库管理人员发料时根据生管部同技术部所指定的订单给予发放。5.2.11 品管部（技术部主管兼）人员判定不合格的物料，生管部以不影响生产部交期为原则，通知采购部；供应商有在现场（或本地）的立即退货，供应商不在现场的，要求先行补送原料，不良品于下次送货带回，或者配合次数不多的供应商尽量在十天内来厂带回，不宜放置太久。5.2.12 合格的入库：填写好“原料入库单” 入库（一联仓库、二联供应商、三联财务、四联备查（公司）（供应商，提货号（送货单号），仓位，质量检验结果，重量检验，序号、（采购编号）合同号、类别、规格型号、原料名称、数量（毛重），仓库人员要特别注意入库的数量（重量）必须准确（财务凭这张入库单向供应商结算货款），入库单是公司财务付给供应商货款的依据。5.2.13 仓库人员每天在下班前，必须填写好“货仓收货日报表”（一联车间（配料间），二联采购部，三联业务部（生管部），四联仓库存根）；注明仓别、供应商原料名称、我司原料名称、收货数量（重量）、单位、验收凭证号、定单号、规格型号、供应商发货方式、逐一填写清楚。能当天交的最好，但不能迟于次日早上 9：00。5.2.14 仓管员备料时，领（发）料单，同配料主管所开的“原料领料单”（一联配料间，二联仓库，三联财务，四联存根（公司），注明车间、配料间、业务员、订单号、批号、下单时间、交货时间、原料名称、规格型号、类别、单位、原料用途、领料数量（重量），逐一填写清楚。需同领料员当面点清并且签名，开据“原料出库单”（一联仓库，二联发货，三联财务，四联备查（公司），45注明车间、配料部门（提料部门）、订 单号、批号、仓位、原料名称、规格型号、类别、单位、数量（重量），逐一填写清楚；仓管员将配料主管所开据的原料领料单同仓库的原料出库单订在一起，交于财务。在领料时，发现有欠料的， 必须填写“原料欠料单”呈报生管部及时处理，避免停工待料。配料人员将料领去后，在使用前必须由技术部主管进行原料使用前的检验，先判定能否用， 如发现品质不良时，立即通知生管部及相关人员马上到现场重新确认，发现不良品必须填写“品质异常单”及“进料检验报告单”交于生管部签字、技术部主管签字，将实物与“换料单” （换料单填写完整），或“退料单” （退料单填写完整）退还给仓库，到仓库办理换料或退料手续，不能造成大批的不良品。“补料单” （补料单填写完整），（因配料间到仓库领用是整件的，一般不存在补料），仓管员需每天抽出时间把配料间退回的不良原料分类清楚，并注明供应商，统计汇总，把不良的原料通知采购部，由采购部通知供应商退货，退货时要开出“退货单（退供应商）”注明供应商单位、合同编号、名称、我司型号、供应商型号、单位、数量（重量）、单价、金额、合计件数、合计金额、逐一填写清楚（一联存根联，二联财务联，三联财务，四联供应商、五联公司联），财务负责把供应商的退货货款扣除。5.2.15 仓管员每天下班前注意事项：A 必须填写“货仓收货日报表” （一联车间（配料间），二联采购部，三联业务部（生管部），四联仓库存根），最迟不得迟于次日早上 9：00；B 需把当天收到的所有原料，入到自己仓库内，并把原料按区域堆放整齐储位（定位），分类（原料分开）定容（定量），标识清楚；C 每天必须做好台账“原料月度统计卡（原料仓库）”注明供应商、原料用途、仓别、原料名称、截止上月库存数（重量）几件×、年月日、订单号、入库时间重量、出库时间重量，现库存时间重量（必须每天完成），看板并将相关表单整理交于财务部、采购部等相关部门。D 仓库人员每天必须做好 6S。5.2.16 仓库人员必须在每月 25 日以前把所有的不良品以及呆滞料退还给供应商，无法退还给供应商的，经仓库主管及技术部主管、生管部审核并呈报总经理审批，便于处理给别人或者填写 “原料报废单”，处理报废的原料（注明原物名称、规格型号、数量（重量）、金额、有关凭证、填报人、审批人、批56准日期、报废原因及销毁情况、销毁 人），应该把公司的损失降低到最低限度，仓库每月月底原料仓库进行“月底盘点（账物卡）核查统计表”，注明仓别、产品盘点总种类数、存在错误产品种类数、产品正确种类数、盘点正确率百分比，错误产品的品名型号、初盘数量（单位）、复盘数量（单位）、误差数量（单位）、存在错误产品的原因分析、原因分析人签名、自查仓管员签名、复查人（财务）签名、抽查人（生管部）签名，做到帐、物、卡、报表（月底盘存表）一致，做好台帐（原料月度统计卡）工作：上月结存+当天入库-当天出库=当天库存。5.2.17 为了仓库的帐、物、卡一致准确度：查库存要做到静态盘存，希生管部（技术部、配料间、采购部）配合，每个月月底的最后一天，不允许领用原料、供应商送货入库工作等；原料仓库自己盘存好数量，同财务帐的数量一至对到，对未对到的品种进行查明原因，纠正清楚之后方可入库，且时间入为下个月 1 日（如果是星期六、星期天），入库时间定为下个月的3 日；另外，在每月的月底，仓管人员、仓库主管以及所有的财务人员、生管部（技术部，配料间，采购部）（除特殊情况以外，一律不允许请假）。月底上午仓库人员、财务人员分别拿出自己的数量；下午财务的账同仓库卡、物进行核对；如有差错， 需查出原因并做好登记，做为绩效考核的依据，对有问题的数据应及时纠正。财务主管、仓库主管、仓管员、生管部应该提前准备好月底盘存所需的全部用品，如盘存表，盘存的工具、计算器、秤等等。5.2.18 仓管员月底进行自盘 100%，财务人员进行复盘 100%，生管部应组织人员进行抽查，数量为 30%以上，并且填写清楚盘存表，以相关人员签字为准；平时财务人员随时可以抽查仓管员的库存数，仓管员在盘点时，任何原料超过 3 个月以上（含），未动用或动用很少的原料必须在每月的月底盘存表上体现，并用“”符号注明。6、仓库的原料、保管与储存注意事项：6.1 A 注意方向 B 要防火（经常检查灭火设备，有否失效） C 要防水 D 要防压（重的物品放在下面，轻的物品放在上面） E 防盗、防爆、不允许任何火种带入原料仓库，每天三次下班之前都要关好窗户、锁好门，下雨时要及时关窗户，上架拿放货时要注意人身安全，同时要注意电风扇旋转致伤身体。676.2（一）储位（定位）；(二)分类(原 料分类)；（三）定容、定量；（四）标识清楚（看板，目视管理）6.3 要先进先出6.4 原料在储存时针对：任何危险品都必须隔离存放6.5 任何原料都必须储存在通风良好的地方，不可以放置在潮湿的地方， 以及尽量用栈板垫底存放。6.6 注意温湿度的控制，太阳的光线直射等。6.7 超过三个月（含）以上的物料，都叫做呆滞料，要在库存表上要显示， 用“”符号注明，并及时上报公司领导；一份上报生管部，一份上报给张总， 生管部或张总必须在三天内回复（处理建议）6.8 通道不能堆放货物，要畅通。7、卫生工作的管理7.1 清扫地面，墙上、天花板、门窗都要打扫干净，垃圾当天下班时清理干净，物品不能裸露摆放，包装外表要清扫干净，运车等工具要定期保养并定位摆放。办公场所也要同仓库一样进行 6S 管理。7.2 将不再使用的文件资料废弃处理，将使用的文件资料按编号归类，放置在指定的文件夹里，标示清楚，将办公用品摆放整齐，桌面、抽屉每天保持整洁。8、仓管人员的工作纪律8.1 遵守厂规厂纪及公司各项管理制度，无迟到、早退，缺勤等，上班时一律佩带工作证，准时开早会，开周例会，按时上交工作日报表，每周周报表， 每月月报表。仓库主管要安排好每天的值日人员，监督检查仓库管理人员的所有工作，做好考勤表，在岗人员的工作情况记录，填写（公正、公平、公开） 绩效考核表，同各部门的沟通要认真负责并作到态度良好，文明礼貌。部门之前有问题产生就要想好办法解决，不能耽误车间生产。做到日事日毕，日清日高（每天的工作每天完成，每天的工作要清理并要每天有所提高）。相互尊重， 同心同德，为公司做好每一件工作。9、进料检验（IQC）（由技术部主管兼）9.2 原料到货后，仓库人员要及时通知进料检验员，检验数量（重量），通78知技术主管取样检测，检测原料的标 准、项目、方法、结果（见附页2），检验合格方可正常办理正常入库手续，原料标签上加盖合格章。9.2 物理测试：物理测试分二块。一是外观检测，二是内在原料检测。A 外观检测：包装的完整性，没有破损，防潮、防漏、防压、原料的标签、标签的内容（采购编号（合同号）、订单号、批号（追溯性的批检证书、合格证）、本批原料名称、规格型号、件数、每件数量（重量）共几件、每件毛重、供应商、入库日期、保质期、检验员、仓管员、合格 特采）B 内在原料的检查：供应商原料检验的标准，检验的项目，检验的方法、检验的结果（数据、比重、直径）9.3 原料的外观：颜色、香味，化学性的测试：MSDS（M 原料 S 安全 D 使用 S 说明），由原料商提供。9.4 指甲油：不含甲苯，不含甲醛、不含DBP、不含樟脑、不含八大重金属元素：砷、钡、镉、铬、汞、铅、鍗、硒，不含磷苯二甲酸盐（Phthalates）要低于 1000PPM 以下。9.5 指甲油基料外观：A 目测，白色至浅黄色透明状物。B 粘度：涂 4 杯，120-200S。C 比重：比重计，0.9-1.05g/CM3D 附着力：指甲清面 3-7 天不脱落，玻片涂膜 24 小时后划格法测试无起皮。E 抗沉力：珠光、哑光颜料总量 10%无沉淀现象（钛白浆和珠光总量为 5%）。 F 稳定性：45 度恒温 48h（不浮油，不沉淀）。9.6 S.G.S 对原料，对成品标准的检测，S.G.S 欧盟国家任何化妆品、食品、药品、检测方法与标准，美国标准（FDA）。8