公司办公账号管理制度.pdf
公司办公账号管理制度公司办公账号管理制度第一章 总则第一条 为方便和确保公司内外部相关工作信息的传达及衔接,规范和明确公司办公帐号的申请开通、使用及退出机制,保障信息的安全性，提高信息化应用水平，特制定本制度。第二条 公司办公账号主要包括公共邮箱账号、公司个人邮箱账号及各类系统账号。（一）邮箱是指员工申请、使用的以公司指定域名为后缀、用于日常工作交流的个人邮箱、特殊项目专用邮箱及公共邮箱。（二）系统账号是指支撑和企业信息化各系统运营的账号，包括钉钉等系统平台权限账号。第三条 本制度适用于 XXXXXX。第二章 职责分工第四条 产品运营部组织统筹办公账号日常管理。负责公共邮箱、特殊项目专用邮箱及系统平台权限账号审批工作。负责联合行政人力部开展对办公账号使用情况不定期检查工作。第五条 行政人力部负责新入职同事个人邮箱、钉钉开通安排工作，负责员工辞职后各办公账号关闭督查工作。第六条 运维部负责公司办公账号的开通、关闭、系统维护等后台实现具体事务。为方便日常管理和检查，运维部系统管理员应建立系统运行日志的备份,不定期打印重要的操作清单，填写操作工作日志，对其权限使用情况进行整理汇总。第七条 部门公共邮箱的直接责任人为使用部门负责人，个人邮箱的直接责任人为员工本人。直接责任人应及时清理邮箱附件，重要文件应及时存档登记（公司邮箱暂定为 3G 容量，如邮箱容量超出 3G，将造成收不到邮件的影响）。第八条 系统账号的直接责任人为员工本人，须本人申请，经部门负责人审核，走流程审批后由运维部操作实现。第三章 办公账号使用规范第九条 公共邮箱账号使用规范（一）公共邮箱一般是以部门为单位申请的供相关人员交流工作使用的邮箱，主要用于对公司外部（如上游及监管机构、下游商户、客户等单位与个人）及公司内部联络交流，对公司外部统一收邮件必须使用公共邮箱，至于发出邮件可选择公共邮箱或公司个人邮箱，但使用公司个人邮箱对外部发邮件时，必须同时抄送给公共邮箱。（二）公共邮箱由产品运营部牵头组织统筹，各相关部门具体参与和直接负责，公司领导指导执行。公共邮箱的直接责任人为使用部门负责人,部门负责人平时安排专人负责处理邮箱工作，及时处理收发邮件。部门负责人及邮箱专员辞职及工作调动时，由产品运营部监督做好公共邮箱交接处理。（三）各自部门综合考虑公共邮箱需求，由部门负责人提出申请，产品运营部审核，交运维部负责账号的开通、关闭、系统维护等后台具体事务。（四）申请公共邮箱的部门，如有对外合作关系的公共邮箱部门，务必通知到位各自对接的外部合作伙伴，公司统一的公共邮箱进行工作对接及相关数据信息的交换。如合规法务部有公共邮箱：XXXXX，用于对接人民银行合规法务工作。（五）公共邮箱的使用关乎公司对外的形象，须填写好邮箱签名档，收发邮件时需注意交际礼仪，书写规范、礼貌用语。（六）不得使用邮件服务作非法用途；遵守互联网道德规范、遵守公司相关计算机网络规定；若用户的行为违反有关规定，公司有权取消该用户的使用权限，由此给公司造成损失的，公司根据事实情况，保留追究其责任的权利。第十条 个人邮箱账号使用规范（一）员工在日常工作交流的电子邮件的往来一律采用公司统一规定的电子个人邮箱，不得以任何形式利用私人邮箱收发邮件。用户的账号名以员工姓名的全拼为准，签名档符合规范。（二）个人邮箱在员工入职时由行政人力部安排开通。员工离职异动时，由人力行政部通知运维部后，由运维部系统管理员关闭停用，运维部系统管理员关闭停用后须在离职流程表中签字确认。（三）用户经申请并获批准取得公司的邮箱账户后，须对自己邮箱的账号、密码安全负全部责任。公司个人邮箱仅限本人使用，禁止借给他人使用，禁止非工作用途将公司邮箱公布于外部网络，禁止使用公司邮箱注册绑定各种网站或软件。（四）用户若发现任何非法使用本人账号或其它系统安全漏洞情况应立即报告运维部。（五）用户使用邮箱须遵守我国法律、法规规定；不得泄露公司机密和他人秘密。第十一条 系统账号使用规范（一）公司对系统账号建立申请、修改审批制度，用户账号申请、审批及设置由不同人员负责，不相容岗位的职责权限应相互分离。（二）产品运营部负责包括 XXXXXX 等系统平台权限审核。员工因工作需要申请该类系统账号时，一般由本人发起申请，经部门负责人同意、相关部门审核走流程后，交运维部负责系统操作人员进行系统实现。（三）行政人力部就新入职员工办公交流类系统账号，如公司钉钉账号等负责申请办理，新入职员工对申请的账号应尽快熟练掌握。（四）账号仅限用户个人使用，按时更改账号密码，不得借用、偷盗其他人账号登录使用。账号的所有者对该账号在系统中所做操作及结果负全部责任。（五）在终端操作上，对用户操作权限的分配及其获取的业务信息、数据资源应与其岗位职责相适应。用户按系统权限操作账号，任何人不得因私利用系统账号权限损坏公司利益。第四章 附则第十二条 本办法由产品运营部制订，修改权和解释权属于产品运营部。第十三条 产品运营部将根据业务的发展和公司政策的调整等需要适时进行修改和完善。第十四条 本办法自颁布之日起实施。
