DBJT45∕T 029.1-2021 公路建设项目档案管理指南 第1部分：一般规定 8.pdf

ICS 03.220.20 CCS P 66 JT45 广 西 壮 族 自 治 区 交 通 运 输 行 业 指 南 DBJT45/T 029.12021 公路建设项目档案管理指南 第 1 部分：一般规定 Guidelines for archive management of highway construction project Part1：General provisions 2021-11-12 发布 2021-12-10 实施 广西壮族自治区交通运输厅 发 布 库七七 w w w.k q q w.c o m 提供下载DBJT45/T 029.12021 I 目次 前言.III 引言.IV 1 范围.1 2 规范性引用文件.1 3 术语和定义.1 4 总则.2 5 组织保障与管理体系.3 5.1 组织保障.3 5.2 管理制度体系.3 5.3 工作组织与职责.4 6 项目文件收集、整理的一般要求.4 6.1 项目文件收集、归档范围.4 6.2 项目文件存储方式选择.5 6.3 实物档案建设.5 6.4 工程变更.5 6.5 竣工图编制.6 6.6 项目档案唯一性标识编码.6 6.7 项目文件“形成归档”的一体化建设.8 6.8 案卷信息著录.10 7 项目电子文件形成和归档.11 7.1 项目电子文件的形成.11 7.2 项目电子文件的归档.12 7.3 项目电子文件元数据及封装.13 7.4 项目电子文件管理.14 8 项目声像档案建设.15 8.1 工作组织与职责.15 8.2 声像文件采集的基本要求.15 8.3 声像文件的采集与分组.17 8.4 声像文件唯一性标识编码.18 8.5 声像文件的归档.18 8.6 声像文件元数据著录与封装.19 9 电子档案管理系统设计方案.23 9.1 一般要求.23 9.2 系统模块功能需求.25 9.3 电子档案管理系统关键技术.28 9.4 电子档案的鉴定与检测.28 9.5 与其他业务系统的数据共享.29 库七七 w w w.k q q w.c o m 提供下载DBJT45/T 029.12021 II 10 项目档案的验收与接收.29 10.1 项目档案验收.29 10.2 接收档案具备条件.30 10.3 项目档案的接收.30 11 项目档案的保管与保护.31 11.1 一般规定.31 11.2 临时档案馆用房.31 11.3 档案用房规划.32 11.4 档案用房的保管环境、设备要求.33 11.5 电子档案的保管环境、设备要求.34 12 项目档案的利用.34 12.1 一般要求.34 12.2 电子档案的利用.34 12.3 纸质档案的利用.35 12.4 声像档案的利用.35 12.5 实物档案的利用.35 附录 A（规范性）建设项目文件采集范围及立卷单位表.36 附录 B（规范性）建设项目声像文件采集阶段、内容、数量和保管期限.51 附录 C（规范性）建设项目实物档案采集范围、保管一览表.57 附录 D（规范性）项目竣（交）工验收文件汇编.58 附录 E（规范性）项目文件存储类型表.61 附录 F（规范性）公路建设项目档案管理登记.66 附录 G（规范性）竣工图封面、扉页、图框式样.70 附录 H（规范性）脊背、封面、卷内目录和备考表.75 附录 I（规范性）项目档案目录索引、各类档案总目录.79 附录 J（规范性）项目档案使用说明书拟写提纲.83 附录 K（规范性）项目档案报告拟写提纲.84 附录 L（规范性）项目档案移交、申请验收清单.87 附录 M（规范性）电子文件及档案移交、接收登记表.90 参考文献.91 库七七 w w w.k q q w.c o m 提供下载DBJT45/T 029.12021 III 前言 本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件是DBJT45/T 0292021公路建设项目档案管理指南的第1部分，DBJT45/T 0292021已经发布了以下部分：第1部分：一般规定；第2部分：公路建设项目用表。本文件由广西壮族自治区交通运输厅提出并宣贯。本文件由广西交通运输标准化技术委员会归口。本文件起草单位：广西高速公路投资有限公司、广西交通职业技术学院、广西荔玉高速公路有限公司、广西宏冠工程咨询有限公司。本文件主要起草人：吴忠杰、张荫成、赵艳纳、梁远禄、李文勇、罗竟、李少军、李江华、韦丁学、吕东滨、王意明、莫品疆、甘采华、徐稳、梁维广、何乃庆、刘振华、马耀宗、黄世源、秦曙光、莫恭钿、吴涎锋、蓝玲玲、刘聪、王洛徽。库七七 w w w.k q q w.c o m 提供下载DBJT45/T 029.12021 IV 引言 为规范和指导广西公路建设项目档案管理，依据交通运输部公路工程竣（交）工验收办法实施细则（交公路发201065号）、公路工程质量检验评定标准（JTG F80/12017）等相关行业规定，制定广西交通运输行业指南DBJT45/T 0292021。本文件分为2个部分：第 1 部分：一般规定。目的在于规范公路建设项目文件“形成-归档”和档案“接收-保管-利用”全流程的管理和公路建设项目电子文件归档和电子档案管理工作，确保公路建设项目档案完整、真实、有效、系统。第 2 部分：公路建设项目用表。目的在于规范广西公路建设项目用表，实现公路建设项目数据共享。库七七 w w w.k q q w.c o m 提供下载DBJT45/T 029.12021 1 公路建设项目档案管理指南 第 1 部分：一般规定 1 范围 本文件规定了公路建设项目档案管理的术语和定义、总则、组织保障与管理体系、项目文件收集和整理的一般要求、项目电子文件形成和归档、项目声像档案建设、电子档案管理系统设计方案、项目档案的接收、项目档案的保管与保护、项目档案的利用。本文件适用于新建、改建、扩建和技术改造的二级及以上公路建设项目，其他公路可参照执行。2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 18894 电子文件归档和电子档案管理规范 GB/T 39784 电子档案管理系统通用功能要求 DA/T 50 数码照片归档与管理规范 DA/T 54 照片类电子档案元数据方案 DA/T 63 录音录像类电子档案元数据方案 JTG F80/1 公路工程质量检验评定标准 第一册 土建工程 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。3.1 项目投资人 project investor 获得投资建设经营特定公路建设项目资格的企业，包括政府融资平台公司或社会资本方。3.2 建设单位 project owner 承担工程建设管理职责的项目法人及其派驻工程现场指挥、协调、管理各参建单位完成工程建设任务的管理机构（指挥部、项目办、管理处等）。3.3 参建单位 project participant 参与项目建设并承担项目特定法律责任的所有单位及其派驻工程现场的管理机构（施工总承包部、项目经理部、合法分包经理部、总监办、监理处、驻地办、中心试验室、设计代表、材料设备供应商驻地代表等），主要包括勘察、设计、施工、监理、中心试验室、设备制造或供应、检测、咨询、科研等单位。3.4 公路建设项目 construction project 依据国家或地方公路发展规划，相对独立投资、建设、核算，可以独立运营的，由一个或若干个互有内在联系的单项工程组成的工程总和。库七七 w w w.k q q w.c o m 提供下载DBJT45/T 029.12021 2 3.5 建设期 project construction period 项目从筹备、立项、勘察设计、征地拆迁、工程准备、建设施工，至竣（交）工为止的整个时期。3.6 声像文件 image and video record 以声音和影像方式记录公路建设活动，具有保存价值，并辅以文字说明的照片、录音、录像的文件。其包括传统的纸质照片、胶卷、录音带、录像带和现代采用数码形式存储于云管理、本地服务器存储和脱机存储于光盘、U盘等磁性介质。3.7 项目纸质档案 paper-based archive 建设过程中以纸质为主要记录载体的图表、证书、书稿、日记、笔记等原本和原稿，经鉴定、整理、归档而形成的档案。3.8 项目电子文件 digital project record 建设过程中在数字设备及环境中生成，通过计算机等电子设备办理、传输和存储的数字格式的信息记录，由内容、结构和背景组成。3.9 项目电子档案 digital project archive 建设过程中产生的，经鉴定、整理并归档，由多组有关联的电子文件及其相关过程信息组成的集合。3.10 电子签名 electronic signature 利用图像处理、加密技术对电子文件以电子形式的签名，同时利用电子签名技术保障电子信息的真实性、完整性以及签名人的不可否认性，符合具有合法性的CA认证。3.11 标识编码 identification coding 将人、物、空间等物理世界的实体进行“数字化”的技术手段，实现“标识对象”的ID化。3.12 电子档案管理单轨制 digital archive management monorail system 由电子设备生成的电子文件，形成合法的电子档案后，仅以互联网为载体，通过云管理、区块链或本地服务器存储，依赖计算机等设备完成检索、传输、阅读的电子档案管理行为体系。4 总则 4.1 列入国家和地方基本建设计划的新建、改建、扩建和技术改造公路建设期所形成的档案，应具有查考、利用价值，并能满足项目从筹备至竣（交）工验收结束全程重要、关键的建设活动的溯源。4.2 项目投资人、建设单位及参建单位应根据各自职责范围，配备满足文件采集与归档、存储与开发应用等活动所需的人员、经费、办公场所、档案库房、设施、设备、信息化建设等资源。建设单位及参建单位应加强项目文件过程管理，通过节点控制强化项目文件管理，实现项目文件从形成到归档管理的全过程控制。4.3 加强公路建设项目档案工作与业务流程融合衔接，实现项目文件“形成-归档”一体化，规范项目档案“接收-保管-利用”的全流程管理。4.4 项目档案建设应积极引进和推广计算机应用管理技术，开展基于大数据、云计算的电子档案数据挖掘研究，朝着电子档案管理单轨制运行方向建设公路建设项目电子档案，更好地服务社会。库七七 w w w.k q q w.c o m 提供下载DBJT45/T 029.12021 3 4.5 研究和采用新技术，推进档案管理现代化开发档案信息资源，编制检索工具，做好档案的利用工作。5 组织保障与管理体系 5.1 组织保障 5.1.1 项目档案建设实行建设单位负责制，成立以建设单位负责人或常务负责人为核心的项目档案建设组织机构。5.1.2 建设单位及参建单位根据合同约定，以满足工作需求为目标，明确档案建设活动中的工作组织、人员素质要求及人员配备最少数量要求。表 1 为工作组织及人员结构配置参考表。表1 建设单位及参建单位档案建设人员配置表 归档单位 负责人 档案业务人员 公路专职资料员 备注 建设单位 负责人或常务负责人 1人 13人/项目 每百公里计算 监理单位 总监、驻地高监 1人/(总监办驻地办)13人/(总监办驻地办试验室)机电、房建等监理宜按照实际需求确定 施工单位 项目经理 1人/标段 1人/2 km4 km高速或一级；1人/独立长隧道或特大桥项目；1人/3 km5 km二级公路 绿化等宜按实际需求确定 注1：档案业务人员应经过档案业务岗位培训，公路专职资料员应熟悉公路业务，具有较高的公路专业素养。注2：每个总监办的总监，包括二级监理模式驻地高级监理工程师。注3：勘察设计、材料设备供应商等参建单位应按照建设项目档案归档要求提交合格的档案。5.2 管理制度体系 5.2.1 项目投资人或建设单位应结合企业和项目特点，建立和完善涵盖公路建设项目文件的“形成归档”和项目档案“接收保管利用”全流程一体化建设的管理制度体系。5.2.2 项目文件业务规范行为应包括但不限于以下内容：a)项目文件和表格管理的形成、格式、编号、归档要求；b)竣工图的编制要求，编制单位审查流程和责任；c)声像文件采集的责任主体、阶段、节点、部位、内容、技术参数、归档要求；d)合同段、单位工程、分部工程、分项工程划分和台帐的建立；e)项目业务管理系统的建立和信息的储存。5.2.3 项目档案管理业务规范行为应包括但不限于以下内容：a)项目档案管理办法，包括项目文件归档职责和要求，档案管理岗位责任制，项目文件形成和归档的控制措施及项目档案的保管、安全、利用等制度；b)项目档案分类方案；c)归档范围和档案保管期限、项目档案整理细则；d)项目档案管理系统的建立和档案的预归档。5.2.4 建设单位应按照交通建设项目档案管理登记办法和广西壮族自治区重点建设项目档案管理登记暂行办法的规定，分别于开工后 6 个月内，合同段交工验收后 1 个月内和项目档案通过专项验库七七 w w w.k q q w.c o m 提供下载DBJT45/T 029.12021 4 收后 1 个月内，完成公路建设项目档案管理登记填报工作，具体格式规定如附录 F。5.2.5 项目投资人应根据项目的审批、计划工期及进度情况，组织、督促、指导建设单位及时开展公路建设项目档案管理登记工作。5.2.6 参建单位应在执行项目投资人和建设单位档案管理制度的前提下，细化本单位文件“形成归档”流程，制定具操作性的实施办法和责任制。5.3 工作组织与职责 5.3.1 项目投资人应遵照国家档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则，对建设单位档案管理负有管理、指导和监督职能。其主要职责如下：a)贯彻执行国家有关档案的法律、法规和部颁标准规范；b)检查、监督和指导建设过程中项目文件的收集、整理、归档等工作；c)协调并参加项目工程交工、竣工档案审查和专项验收工作；d)组织对已超过保管期限的档案进行鉴定、公开或销毁工作。5.3.2 建设单位与参建单位签订合同协议时，应设立档案建设专用条款，明确项目文件“形成-归档”责任，包括项目文件形成的质量要求、归档范围、时间、套数，整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容。建设单位应承担项目档案建设责任，具体任务包括：a)贯彻执行国家有关档案的法律、法规文件和交通运输部、档案管理部门发布的技术标准和业务规范，制定完善项目文件管理和档案管理的制度，编制项目档案建设实施细则，组织协调工程管理相关部门和参建单位具体实施、收集、归档本单位形成的项目文件；b)指导、培训、考评参建单位项目文件收集、归档工作；c)考核档案建设合同履约情况；d)申请和组织项目档案专项验收的准备和整改工作；e)移交项目档案,将通过专项验收的项目档案向上级主管、运营管养单位移交。5.3.3 监理单位应负责对施工单位所形成的项目文件采集、归档工作进行监督指导和检查，项目竣（交）工验收、专项验收前对施工单位形成的档案进行审查，向建设单位提交档案审查报告。5.3.4 总包、分包和联合体等模式承担施工任务时，应建立整个标段的档案管理组织机构，并由总包单位或联合体牵头单位总负责，分包单位、联合体成员负责所施工部分工程的档案管理工作。5.3.5 实行施工总承包的单位，档案建设任务由总承包单位执行建设单位要求，负责资料收集、整理和归档的日常监督、指导工作，所形成的档案由施工总承包单位统一向建设单位移交。合法的施工分包单位应在总承包单位的要求和指导下，完成项目文件的收集、整理、归档工作，并向总承包单位移交项目档案。6 项目文件收集、整理的一般要求 6.1 项目文件收集、归档范围 6.1.1 建设单位和参建单位收集、归档的项目文件（含电子文件）要求见附录 A、附录 B、附录 C。6.1.2 推行电子文件归档和电子档案管理的建设项目，建设单位与参建单位可通过协商、合约方式，共建、共享项目电子档案。6.1.3 项目电子文件归档工作主要包括：a)统一电子档案管理系统功能需求，建立线上、线下文件鉴定、归档模式；b)兼容建设项目所使用专业软件、办公软件的数据接口，数据迁移和存储的路径、格式；c)集成各业务系统、办公系统所生成的电子文件，经鉴别后归档、导入电子档案管理系统；d)业务案件办理完结后，电子文件形成的责任单位承担鉴定、录入、上传责任和义务。DBJT45/T 029.12021 5 6.1.4 不具备推行电子档案管理的公路建设项目应采用不可擦写光盘、数据流磁带、硬磁盘等介质存储电子档案，一式三份，异质存储，其中一套利用，一套存储备份，一套异地保存。定期抽查校验和迁移数据。6.1.5 纸质文件收集、整理和归档工作按照现行有效的国家和行业的标准、规范执行。6.2 项目文件存储方式选择 6.2.1 项目文件类型可划分为以纸质为载体的纸质文件和依赖计算机等数字设备阅读、处理的原生电子文件及数字化处理的电子文件。6.2.2 项目文件宜合理选择纸质文件、电子文件和电子-纸质混合文件等类型。项目文件类型可参照表2 选择合适的存储方式，具体详细规定可参见附录 E。表2 项目文件载体方式选择汇总表 载体方式 适用范围 档案存储 最低条件要求 纸质文件 国家秘密、涉密的文件、企业核心利益、知识产权、文物类文件等不可再生的纸质文件；现场以纸质为载体的检测、日记、旁站、巡视等原始记录；电子-纸质混合制文件的纸质文件；未推行单套制电子档案的纸质档案 标准档案库房 单套制电子文件 安全、可靠，符合国家电子签名法，具备信息安全存储，备份，国家文件或标准认可的项目电子文件 专业档案系统，云计算，大数据支撑 纸质-电子混合型文件 无法全面实现纸质文件与有效、合法的电子文件同时一一对应收集归档，将纸质文件和部分电子文件同时归档的项目文件适用于混合存储方式 专业档案系统软件，互联网载体 注1：建设单位、参建单位在各类OA系统直接形成-归档的电子文件。注2：其他业务系统所形成的电子文件，经鉴定后应直接导入档案管理系统。6.3 实物档案建设 6.3.1 建设期产生的，反映建设期建设单位和参建单位重要职能活动获得的各类荣誉奖品、纪念品及重要结构的岩芯标本、特殊土质样品、特种材料样品，标志性特大桥、隧道陈列馆（室）、沙盘等实物，其收集范围见附录 C。6.3.2 实物应先拍照或者扫描，每件归档实物与对应电子文件同时归档。6.3.3 实物档案一般一式一份，原则上由实物权属单位归档和保管。6.3.4 有重大社会价值，对公路养护、维修、加固、改建有重大依据作用的重要桥隧结构的地质岩芯、特殊土质样品，关键部位特殊材料样品等实物档案，可由责任单位收集归档，由建设单位保管。6.3.5 归档的实物应以件为单位进行整理，应在空白处粘贴标签，标签号与档号相一致，按照年度、材质类别，排列上架。6.4 工程变更 6.4.1 工程变更文件应由变更申请及其相关的变更图、数量表、单价分析、变更批复、变更实施和变更结算等内容组成。6.4.2 工程变更文件内容应与相关的声像文件、竣工图、会议纪要、日志、质保资料等相关文件保持一致。6.4.3 工程变更文件可按综合、单位、分部、分项工程分类组卷。实行计算机管理的项目，变更文件也可按变更令顺序号组卷。DBJT45/T 029.12021 6 6.4.4 建设单位应收集和接收所有工程变更文件所形成的档案，涵盖变更申请、变更批复和变更实施阶段形成的文件，并由变更提出单位统一收集和归档。6.4.5 未获得批复的变更文件，可由变更申请单位鉴定其价值自行确定是否归档、自行保存。6.5 竣工图编制 6.5.1 竣工图宜由施工单位采用 CAD 编绘。经建设单位同意，标准图、通用图可不编入竣工图，在竣工图总目录中列出图纸所在的档号和图号。无变更的低等级公路施工图设计可直接作为项目竣工图。6.5.2 建设单位与勘察设计单位签订合同时，可约定勘察设计单位向发包方提供完整的可供编辑的与纸质版一致的 CAD 电子版勘察、设计电子文件。6.5.3 竣工图应与设计变更、工程联系单、技术审定单、洽商单、材料变更、会议纪要、备忘录、施工及质检记录、声像等相关联的全部文件保持一致。同一结构物部位经多次变更，且每次变更均涉及到计量支付时，则变更过程中的所有图纸应作为原设计图依次保留，以最终实际变更编绘竣工图。6.5.4 竣工图编制说明应由总说明和各篇章说明组成，主要体现已完工项目的建设过程及完工时的实际情况，包括但不限于工程概况、主要建设内容、完成工程量、主要材料厂家及试验情况、执行的规范标准、主要施工方案、设计执行情况、变更情况、施工情况、特殊问题的处理、完工时间及新技术、新工艺、新材料、新设备等“四新”推广应用情况及竣工图编制单位、编制人员、编制方法、套数、保管单位等。6.5.5 竣工图应参照施工图设计排序。附录 G 给出了竣工图组成格式，包括但不限于：a)封面的题名能准确揭示本文件的内容组成，避免类似册、分册这些模糊的题名；b)扉页是对本竣工图负责施工的法定单位及授权的项目经理、总工程师和负责监理的法定单位及总监理工程师、副总监；c)施工里程与养护里程对照表中，与里程有关的竣工图，编写施工里程与养护里程对照一览表；d)图例排列于目录之前；e)竣工图总目录里，多卷独立竣工图时每本图纸应有竣工图总目录；f)本册目录里，参照施工图设计格式，本册目录增加页次；g)竣工图表包括本册竣工图说明，竣工图、表，一律按照 A3 规格（长、宽大于 A3 规格的图纸折叠成图标外露的 A3 规格）；h)备考表。6.5.6 设计变更文件与竣工图档号对照一览表和设计变更一览表应单独组卷。6.5.7 直接利用施工图、标准图作为竣工图时，编制单位应在图面空白处逐张加盖并签署竣工图章。重新编绘的竣工图其标题栏已包含编制人和审核人，监理单位应在竣工图空白处逐页加盖监理单位相关责任人审核签字的竣工图审核章。竣工图章和竣工图审核章应按照国家档案局规定的式样刻章。6.5.8 纸质竣工图和可编辑的 CAD 编绘竣工图原生电子文件、显示 PDF 或 OFD 的电子文件同步归档。符合国家电子签名法签名的竣工图可实行电子档案单轨制运行。6.5.9 纸质竣工图数量应根据建设单位与施工单位的合同约定，并满足档案、交通运输行业主管部门要求。6.5.10 积极引进和推广竣工图编制新技术，竣工图可与 BIM、声像档案、施工资料高度共享，多维度溯源项目建设。6.6 项目档案唯一性标识编码 6.6.1 项目文本文件（含电子文件）采用“项目号类别号分类号顺序号”等四段位唯一性标识编码，左至右依次为上位代码和下位代码，上下代码之间用“”短中横线或中隔点“”相隔。6.6.2 项目号由“公路路线代码行政区划代码建设项目简称的起讫地名首字拼音大写字母组合”DBJT45/T 029.12021 7 等三个级位组成。各级位组成：a)公路路线代码，查国家及地方交通运输行业主管部门或地方政府批准的国家高速公路网、国道、省道、县道、乡道和村道公路命名和编号；b)行政区划代码，广西行政区划代码为 GX；c)建设项目简称，采用项目简称的起讫地名首字拼音字母组合。当出现重名时，可取第二个字母，依次类推。6.6.3 类别号由“文件类别代码流水号”等两个级位组成：a)文件类别代码按照关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知中附件 2公路工程项目文件归档范围的五大部分，具体代码规定如表 3；b)流水号，每类文件对应归档单位的 2 位顺序流水号，从 00 开始，最大值为 99。表3 四段位唯一性标识编码结构 文件类别 综合文件 决算与审计文件 监理资料 施工资料 科研、新技术资料 归档单位 建设单位 建设单位 监理单位 施工单位 科研单位 代码 1 2 3 4 5 6.6.4 分类号由“文件类型层次文件类别表格编号”等三个级位组成：a)文件类型层次，可按照关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知中附件 2公路工程项目文件归档范围每部分的第一层次大纲，用数字标识，规定如下表 4；b)文件类别，归属为单位分部分项工序类、年度批次类、声像类、散装类和其他类中的其中之一类，其代码按 6.6.5 规定；c)表格编号，统一两个字母两位数字，应按照本文件第 2 部分规定。表4 文件类型层次划分表 层次代号 1 2 3 4 5 6 建设单位（综合文件）竣（交）工验收文件 建设依据及上级有关指示 征地拆迁 资料 工程管理文件/建设单位（决算及审计文件）支付报表及计算单 设计变更及工程变更 财务决算 文件 工程决算文件 项目审计 文件 其他文件 建设单位（科研、新技术资料）科研资料 新技术应用 资料/监理单位 监理管理 文件 工程质量管理文件 工程进度计划管理文件 工程合同管理文件 其他文件 其他资料 施工单位 竣工图表 工程管理文件 施工质量控制文件 施工安全和文明施工文件 进度控制 文件 计量支付 文件 6.6.5 文件类别标识编码规定如下：a)单位工程代码，采用“字母两位流水号”标识，按照 JTG F80/1 单位工程用代码标识，见表5。顺序流水号为每个施工标段各单位工程的顺序流水号，从 01 开始；b)分部、分项、工序代码，分别采用“字母+两位流水号”，字母从 A 开始，按照顺序排列。下位为空缺时，用“000”补足位数；工序直接用流水顺序字母标识，空缺用“0”补足位数；c)年度批次类代码，采用国际通用的年度标识方式批次顺序号，来文、发文直接引用其编码。分期、分批的项目文件，项目无单独规定时，可采用“主题词年度批次表号”；DBJT45/T 029.12021 8 d)声像类，由“照片或录像组别保管期限照片 ZP 或录像 LX 编号”组成；e)散装类一般为图纸类，按照档号章方式，由“档号顺序号”组成；f)其他类由文件特征首字字母流水号组成。表5 单位工程代码表 单位工程类别 路基工程 路面工程 桥梁工程 隧道工程 绿化工程 代码 J M Q S L 单位工程类别 声屏障工程 交通安全设施 交通机电工程 附属设施 代码 Z A D F 6.6.6 顺序号记录每一个文件每一页或每一件的流水号，每次从 1 开始，不计虚位。6.6.7 案卷档号由“全宗号项目号类别号案卷目录号案卷号”等五段位组成。作为独立运营的项目档案，全宗号可作为缺省项。案卷目录号直接取分类号的第一个级位。案卷号为案卷顺序号，每个归档单位的案卷顺序号，均从 1 开始，不计虚位。示例：G59GX4013115，其含义为：国高网呼和浩特至北海高速公路广西至段（G59GX），第一施工合同段（401），工程质量控制文件（3），第 115 案卷。6.6.8 案卷目录号由“文件类型层次2 位流水号”两个级位组成：a)文件类型层次如表 5 定义；b)流水号。示例：G59GXLY4013Q01A01AO5ZQ01A11115，其含义为：国高网呼和浩特至北海高速公路广西至段项目（G59GX），第一施工合同段（401），工程质量控制文件（3）第一座桥左幅（Q01）基础及下部构造（A01）桩基（A05）成孔现场质量检验报告单（A1），第 1 页。6.6.9 实物档案档号的分类号由“年度实物档案代号件号”组成。示例：G59GX1002019111，其含义为：国高网呼和浩特至北海高速公路广西至段项目（G59GX），建设单位（100），2019 年度获得的磁性奖杯（11），排序第一件。6.7 项目文件“形成归档”的一体化建设 6.7.1 纸质档案立卷单位应在项目文件形成后，将项目文件分类，分期、分批组卷，装入预设档案装具，其步骤如下：a)档案装具准备，预估档案数量，购置合格的卷皮，脊背及封面拟写、粘贴，档案专用相册，档案专用光盘等存储介质；b)项目纸质文件结案后，进入鉴定、分类、组卷和编目环节；c)纸质文件分期装入档案装具；d)档案案卷著录。6.7.2 电子档案归档单位应在项目文件形成环节，将项目文件分类，分期、分批归档，录（导）入档案管理系统，其步骤如下：a)电子档案管理系统准备；b)对业务系统结案的电子文件进入鉴定、分类；c)电子文件导（录）入档案管理系统，对电子文件进行元数据著录和封装，形成电子档案，元数据方案参照 GB/T 18894。6.7.3 将归档文件以“件”为单位进行组件、排列、编号、编目。其中纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等。6.7.4 归档文件应以每份文件为一件：DBJT45/T 029.12021 9 a)正文与附件；b)文件正本与定稿；c)转发文与被转发文；d)原件与复制件；e)正本与翻译本；f)中文本与外文本；g)每期的报表、名册、图册（作为文件附件时除外）；h)简报、周报等文件/期；i)会议纪要、会议记录/次；j)来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）；k)文件处理单或发文稿纸与相关文件。6.7.5 每件文件应按照下列规则排序：a)正文在前，附件在后；b)正本在前，定稿在后；c)转发文在前，被转发文在后；d)原件在前，复制件在后；e)不同文字的文本，无特殊规定的，汉字文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；f)复文在前，来文在后；g)文件处理单在前，收文在后；h)正本在前，发文稿纸和定稿在后；i)正文在前，图表在后。6.7.6 试验资料应根据责任分工分别由建设单位和参建单位独立归档和保管：a)现场抽检的工序或分项工程的试验评定报告及检测报告，与工序或分项工程其他检查项目抽检资料一起组成工序或分项文件，母体试验室应按照行业文件、规范要求收集、归档和保管试验资料；b)原材料、半成品及成品材料的试验检测报告、标准试验报告及混凝土配合比设计报告，由试验室收集、整理、归档，形成档案后移交建设单位保管与运营；c)监理审批的标准试验报告，将标段的配合比申请与监理的平行对比试验一起组卷；d)工地试验室的资质批复、备案通知书、仪器设备标定定期统一整理、归档。6.7.7 下列文件应根据责任分工分别由建设单位和参建单位独立归档和保管：a)建设单位印发的普发性文件由建设单位归档，接收单位自行鉴定其内容确定其存档价值，建设单位接收上级印发或转发的有关文件，同时转发各参建单位，由接收单位鉴定其内容确定存档价值；b)建设单位与参建单位之间的往来文件应由发文单位将回复文件与针对性发文文件一并整理、归档，形成档案，建设单位与上级部门或政府、企（事）业等相关单位的往来文件，由立卷单位根据内容确定存档价值；c)各类专题会议、例会所形成的会议纪要，由会议组织召开单位归档和存储档案，抄送、报送和核备单位根据内容鉴定其保存价值；d)房建等附属单位工程所产生的项目文件，按照建筑行业标准收集、归档，存储和运行档案。6.7.8 建设单位整理以下文件时，其分类归档方式为：a)竣（交）工验收文件独立组卷，必要时装订出版，其组成见附录 D；b)各类咨询报告、建议书、初步设计、施工图设计等前期文件按照不同阶段和专业组卷；DBJT45/T 029.12021 10 c)未中标的投标文件，由招标单位按照国家规定整理、归档。6.7.9 征地拆迁单位整理征地拆迁资料时应分别按照以下方式归档：a)征地拆迁的国家法令、针对性文件、补偿标准及管理性文件；b)行政村镇集体、权属人的征拆合同协议书（含签字时声像文件）、征用土地数量表、拆迁数量表、地表附着物数量表、被征收权属人身份证、银行卡或单位组织、银行账户，占地图及土地使用证；c)电力、通信、供排水等管线迁移合同协议书、设计图（作为合同附件时）；d)乡镇企业、村办企业征拆合同协议书、征用土地数量表、拆迁数量表、拆迁建筑物数量表。6.7.10 施工单位整理施工原始文件时宜按照以下方式归档：a)单位、分部（类）工程开工批准文件及申请开工申请独立整理组卷；b)分项工程开工批准文件及申请开工申请与相应的工序、分项施工工序资料一起整理组卷；c)施工工序资料，按照“现场质量检验报告单评定报告检测报告检测记录施工记录”整理，遵循施工流程，组成以分项或分部、单位工程案卷；d)有查考利用价值的风险评估报告、专项施工技术方案按单项工程分类组卷。6.8 案卷信息著录 6.8.1 实行计算机辅助系统检索、查考和利用的纸质案卷，其卷脊和卷盒封面可只填写案卷的档号和归档单位。6.8.2 案卷卷脊中档号、案卷题名的里程桩号，字母、数字类应顺时针转 90打印，式样见附录 H.1。6.8.3 案卷封面的著录，可参考附录 H.2 式样，应特别注意和规范以下细节：a)案卷题名，一般不宜超过三行，每行不超过 26 个中文字符，第一行为建设项目名称，由路线代号及路线名称和建设项目的立项名称组成，第二、第三行为精准揭示、提炼本案卷内容；b)立卷单位为中标单位，不须标注合同段，经理部字样；c)保管期限具体规定见附录 A，不宜空缺；d)密级，除特别文件外，项目档案的密级一般定义为“内部”。6.8.4 卷内目录的拟写，可参见附录 H.3 式样，应特别注意和规范以下细节：a)表框顶面的档号与封面档号一致；b)卷内目录的序号，为文件的顺序号，统一用数字表达；c)每个文件页数一般不宜超过 30 页，自身有目录、页码的散装文件以册为一个文件，备注栏需注明散装每册从封面起算的页数；d)文件编号为文件的原始编号或图号，有多个单位形成的组合式文件，以作为主件的形成单位编号为文件编号；e)责任者为归档文件形成的责任单位，有多个单位形成的组合式文件，以作为主件的形成单位为责任单位；f)文件题名应准确揭示和凝练文件所涵盖的内容，自拟题名时应将整个标题加方括号 ；g)日期填写主件的最终形成时间，统一用国际通用的 8 位数字；h)页次填写每个文件的首页，最后文件的首页和尾页，散装独立成册的文件，页次填写每册档号章的顺序号，备注栏注明本册页数。6.8.5 备考表的拟写，可参见附录 H.4 式样，应特别注意和规范以下细节：a)互见号填写本案卷内容与其他案卷或声像载体档案的文件有关的档号；b)“说明”以今后使用者提供索引服务而拟写，归档人、检查人一定要本人签字或使用合法的电子签名；c)备考表不装订，不打码。DBJT45/T 029.12021 11 6.8.6 项目档案管理卷应涵盖项目档案使用说明书、建设单位和参建单位的档案工作报告、案卷总目录（含纸质档案总目录、声像档案总目录、电子档案总目录和全引目录），其格式可参见附录 I。项目档案使用说明可参照附录 J、附录 K 提纲拟写。7 项目电子文件形成和归档 7.1 项目电子文件的形成 7.1.1 公路建设项目电子文件一般可划分计算机原生电子文件（如办公 OA 系统、各类业务系统和仪器设备导入）和通过扫描、拍照等方式数字化处理数码信息文件等两大类。7.1.2 公路建设项目电子文件类型和格式一般可选用表 6 格式。表6 公路建设项目电子文件的类型和格式参考表 序号 公路建设项目电子文件类型 格式 1 通用格式 PDF、PDF/A、OFD 2 文本、位图文件形成的文书、科技、专业类电子文件 版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等 3 计算机辅助设计与制造过程中形成的二维矢量文件 SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等 4 计算机辅助设计与制造过程中形成的三维矢量文件 转换为STEP 5 数据库文件 版式文件、ET、XLS、DBF、XML等 6 录音类电子文件 WAV、MP3等格式 7 录像类电子文件 MPG、MP4、FLV、AVI等 8 电子邮件 EML 9 网页、社交媒体类电子文件 HTML等 10 专用软件生成的电子文件 通用格式、版式文件 7.1.3 以扫描、拍照等方式数字化处理的公路建设项目电子文件，其分辨率和格式应符合表 7 要求。用数字证书对扫描后的 PDF 文件或 OFD 文件进行电子签名，确认其与该扫描内容件相符。表7 采集数字化公路建设项目电子文件的分辨率和格式参考表 序号 公路建设项目电子文件基本要求 分辨率 格式 1 应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素 不小于200 dpi TIFF、JPE