柑橘产业部销售与采购管理制度292.pdf

1 柑橘产业部销售与采购管理制度销售制度 1。销售管理 1。1 销售流程管理 在水果销售与出库时，实时录入数据进行保存,方便总结和查看水果销售的品种,数量以及时间。销售人员可查看采购信息（包括采购员，采购日期，采购量等信息),仓库的库存总量,库存品种,各种水果库存量，过期水果数量，过期时间，水果的销售记录等。柑橘产业部水果销售流程管理主要包括库存管理，采购管理，销售管理,过期水果的管理等等。如下图所示，表示了柑橘产业部销售系统的管理职能.柑橘产业部管理系统 财务管理 销售人员管理 销售管理 库存管理 采购管理 2 柑橘产业部业务流程 水果信息管理 水果采购单价 水果基本信息 供应地信息 水果存放期 采购管理 采购计划管理 采购成本管理 销售管理 水果销售账务 销售价格管理 过期水果处理 入库管理 出库管理 库存余量管理 库存管理 查询管理 销售数量查询 采购信息查询 出库查询 3 从上面可以看出，柑橘产业部具体业务流程的过程是：销售员填写提货通知单到库管员处，库管员通过查找库存帐，判断库存中是否有某种所需要的水果，若有，填写领货通知单，通知销售员前来领货，若没有，库管员填写缺货单交给采购员,采购员及时采购或联系上一级中间商（代办）发货,并填写提货通知给采购员，采购员将水果入库，填写入库单给库管员。库管员填写领货通知单，通知销售员前来领货.柑橘产业部数据流程分析 柑橘产业部水果销售处理的主要数据流程，如下:提货单 入库单 提货通知单 领货通知单 库管员 代办（中间商）提 货 通 知单 采购员 缺货单 入库单 供应地 有 无 销售人员 采购员 入库处理 提货处理 4 提货通知单 过期水果记录 销售记录 柑橘产业部销售，采购,仓库，过期记录等实体间的业务流程的关系具体到图中的表示,如下图所示:过期水果记录 水果类别 过期数量 过期记录编号 过期日期 进货日期 销售记录 销售记录编号 水果类别 销售价格 销售量 库 存 统 计表 发货处理 入库数据 出 库信息 销售人员 发货通知单 缺货信息 缺货处理 催货单 5 1。2 市场份额的维持与开发 加强与客户的沟通与交流,了解客户需求,获得相关信息,解决客户实际问题，最终实现提高客户获得、客户保留、客户忠诚和客户创利.1。2。1 销售人员每月须拜访 X 家以上老客户，并及时的了解他们的最新需求情况以及建议。1.2。2 随时关注当地市场的情况，寻找有利的时机开拓新的客户，扩大市场，增加产品销量.1。2。3 销售人员将拜访与观察中涉及的问题、信息及问题的处理过程、建议，以书面报告的形式上报到上级部门与采购人员。1.3 门店货物的摆放管理 1。3。1 门店内需设有专门储藏货品的仓库，消防设施必须齐全。1。3.2 随时做好对水果的保鲜工作。1。3。3 样品果必须按照规定的样式摆放，门店的货物需摆放整洁，保持门店的清洁与整齐。1。4 库存管理 1。4.1 将库存记录制成表格，将每种水果的具体数据统计,方便水果品种 销售记录 销售 保管 仓库 过期处理 过期记录 采购 采购记录 产地 6 以后调查。1。4。2 应定期的检查库存，进行盘点,做到账实相符。1。4。3 进出货物需要开出一定的票据，并且在存货时采用“一式二联”，保证货品的存放准确无误。存放需要进行一定的登记,保证有据可依.1.4。4 为使水果出入库方便,容易在仓库内移动，基本条件是将物品面向通道保管。1。4。5 有效利用库内容积应尽量向高处码放，为防止水果损坏，保证水果质量，应当尽可能使用棚架等保管设备。1。4。6 出货和进货频率高的水果应放在靠近出入口。1。4。7 定期盘点，并对损耗率做出记录。1。5 销售价格控制管理 1.5。1 水果出售应按照公司规定的价格，并考虑采购价格以及相关费用的最终价格出售，如需降价出售，需向上级汇报。1。5。2 及时的了解竞争者的价格情况,并及时的反馈到上级部门。1。5.3 根据当地的市场需求与大宗水果的走势，对未来水果价格的走势应有一个预判，并及时的传达给上级与采购人员。1.6 促销管理 促销,常常意味着销售成本的增加或牺牲毛利，个别以降价（变相降价）为手段的促销甚至会降低品牌形象和顾客忠诚度，因此在促销必要性论证和促销时机确定上须格外谨慎。7 1.6。1 促销必要性认定标准 借助来客数量的增加，客单价可得到大幅提升;面临盘点、滞品库存压力；新品种推出及市场导入需要;迫于竞争对手促销竞争的压力；创立品牌形象与公益形象的需要.1。6。2 促销时机认定 重大节日、目标人群共享假期、特殊庆典如开业志庆、周年庆典等；政府组织的水果产销会、博览会；竞争店计划（推出)促销举动，进行同步(抢先)反应;前期已进行(或计划同步推出)较大规模公关、广告行动.1。6.3 促销准备、气氛营造 现场促销的“吊旗、“彩带”、“促销海报”、“宣传单、“宣传标签”等的预先准备。促销广告投放。媒体的选择、规格与频度的选择，播发计划与促销商的预先准备。促销备货,盘点库存。促销用品（如赠品、样品、同步跟踪表单等）展示，需专人管理促销用品的准备,样品的准备.基于促销主题，对重点大客户进行重点陈列调整与解释。针对促销主题,对组织促销的项目果品进行重点显眼陈列，突8 出促销的卖场气氛.1。6。4 现场接待管理 在水果展销会现场，指引顾客了解新上市且健康的各种绿色水果，展销会现场的工作人员应以热情饱满的态度迎接每位来访者，让顾客离我们更近，更加信任我们，以此提高公司的知名度 2.财务管理 2。1 财务管理原则 2.1.1 柑橘产业部实行报帐、核算、采购、销售、资金、结算、成本核算全方位负责制。2。1。2 销售门店设立销售流水帐、商品库存帐、日常费用与会计事项等凭证。2.1。3 销售门店的营业税金、铺面费用以及其他费用,由门店负责按公司要求交纳.在门店中备存的帐表,未经公司领导的批准，均不得向外公布或提交给公司外的任何部门与个人阅览。2。1。4 财务人员需要做到坚持原则,照章办事。2。1。5 通过合理规划,控制水果门店现金流,保证公司资金运转.2.1.6销售人员与采购人员出差过程中应实行记账与现金的分开管理.2。2 现金管理 2。2。1 设置“现金日记账”，账簿由出纳员根据收款凭证、付款凭证，按照业务发生的先后顺序逐笔登记,每日上报到上级财务负9 责人,并每周编报现金周报表。2。2。2 出纳员对现金做到日清月结，按月结出现金收支合计和余额,并将账面余额与实际库存现金数进行核对，做到账实相符。将现金日记账余额与总账现金余额进行核对,做到账账相符.2.2。3 现金不得随意座支、挪用，不得白条抵库，不准私自借用。销售的现金收支活动，必须通过财务部门进行账务处理,任何个人不得隐瞒不报,自行动用或私分.2.2。4 门店库存现金余额不得超过 XXXX 元，凡超过限额的现金应及时送存银行或返回公司财务部。2.2.5 员工借支差旅费或借现金购买零星物品，必须在回单位后七天内到财务部门报销结账，财务部门坚持前账不清、后账不借的原则。凡违反上述规定者，视其情节轻重、划分责任扣罚工资等。2。3 应收账款管理 2.3。1 销售商品到货款结算，销售人员应负责到底,对销售任务的完成情况,要按货款结算来考核；对坏账损失,除属于不可抗力的因素外，都要与销售人员的奖金和效益工资挂钩。各种水果的销售，由负责发货的人员填制一式三联出库单，填写收货单位、数量、单价、金额并经销售人员、收货承办人签字后发货。各门店于每月 30 日前填报销售月报表,经部门负责人签字核对后附出库单记账联报财务部门入账。2.3。2 对超过付款期限一年以上的应收账款,公司在内部管理上视为坏账.坏账损失根据具体情况具体处理，有关事项另外单独制定10 处理办法.2.3。3 在一个年度内，发生坏账损失达 XXXX 元以上的销售人员,下一年度每月只发给基本工资 XXXX 元,在此期间，如能在销售上做出显著成绩的，可以适当上调基本工资。2。3.4 财务部对应收销货款的结算负有督促检查的责任.主管结算工作的财务人员，必须每月对每个销售人员督促检查一次,建立应收货款结算督促登记簿，每次督促后应由受督促的销售人员签字确认，否则,如发生坏帐损失，要连带扣罚主管结算会计人员的奖金与效益工资。2.3。5 销售人员不得座支货款，在收到货款 XX 日内必须交公司出纳员存入银行，超过 XX 日,按日 XX加收罚款,超过 XX 个月未交者，停发工资，直到结清为止.2。4 现金支出(费用)管理 2。4.1 销售门店经营和销售人员日常所需费用，要有预先的计划与安排。销售人员的误餐费用由公司财务部按标准予以补助。销售门店的工资、奖金、提成、补助等费用的发放，由公司直接实施,任何人都不得坐支销售货款。2。4.2 采购与销售人员的吃、住费用应按照公司规定的标准支出,不得随意更改，如有特殊情况，需向上级汇报。2。5 差旅费管理 2。5。1 实行出差申报制度。柑橘产业部部门工作人员出差，须11 经部门负责人审批。出差员工填制“出差申报表”,此表一式两份，一份在报销时作附件，财会部门以此作为差旅费准予报销的依据，一份交办公室作为考勤附件.2。5。2 差旅费原则上实行包干制。领取包干费后不再报销除车船费以外的其它费用。特殊情况下需实报实销的，必须经部门经理批准.2。5.3 未经上级批准，任何人不得随意乘坐飞机、火车软卧、轮船二等舱（含二等舱)以上舱位等。否则费用自理.2。5.4 江津市内出差，只能按客车收费标准报销车费；当天不能返回的，部门经理 XX 元/天包干，其他工作人员 XX 元/天包干；误餐补助费标准:早餐按 XX 元/餐包干，中、晚餐按 XX 元/餐包干。2。5.5 江津市外出差（特区及沿海除外），部门经理在 XXX 元/天标准内实报实销，其他人员按 XXX 元/天包干,伙食补贴 XXX 元/天包干。2。5.6 特区及沿海地区出差,部门经理住宿费在 XXX 元/天标准内实报实销，其他人员按 XXX 元/天包干，伙食补贴 XXX 元/天包干。2。5.7 对常驻各外派机构的人员,住勤期间按 XX 元/天补贴，路途中仍按规定包干补贴。如因工作特殊需要，则必须经上级确定标准后实施。2。5.8 江津市内出差,自带交通工具当天返回的人员,不报销住宿费和交通费。只按误餐标准报销伙食费补贴;其他地区出差自带交通工具的，除不报销交通费外,其余按相应标准报销.12 2。5。9 实行费用包干后，住宿发票应作为差旅费报销的附件。没有住宿发票的，不能报销住宿费。2。5.10 出差人员于出差返回后第一个工作日回公司书面汇报出差工作情况，通知人事主管核销出差记录并计算餐费补贴和外埠市内交通费补贴.2。5.11 出差人员应于出差返回后，在 3 个工作日内如实填写差旅费报销单连同各项原始票据按照审批权限送财务、会计审查,查实票据是否是可以入账的合法票据，金额计算、填写是否正确，是否符合差旅费报销标准,是否是计划内支出。对于没有可入账合法票据的费用一律不予报销，超过差旅费开支标准的部分由出差人员本人负担，一律不予报销，金额计算、填写不正确的由出差人员重新填写.经审核无误的报销单连同原始票据交出差人员送总经理审批后，方可办理报销手续，同时一次结清预借差旅费.2。5.12 对于长期出差的人员除按照上述规定执行外,出差天数在 XX 天以上的，每天给于 XX 元的出差补贴 2。5。13 员工如有违反规定虚报差旅费的,一经查明,必须退还虚报的差旅费并处于 X 倍的罚款，情节严重的将给予警告、记过或除名的处分。2。5。14 员工出差期间，除患病或特殊事故外，不得任意在外逗留.如因私事请假逗留者必须经领导批准后通知人事主管并且不得报销因私逗留在外期间的住宿费、餐费补贴、市内交通费和返回公司的交通费,请假审批权限与出差审批权限相同。13 2。5。15 出差任务未能在预定日期内办完，需要顺延时,应就地发传真或电报通知主管领导，并通知人事主管修改记录.通讯条件非常恶劣的地区可以用电话通知并于返回时以书面形式补报上级领导及人事主管。2.5。16 在途交通费开支办法 出差人员住宿费实行限额凭正式发票报销的办法,按出差的实际住宿天数计算报销；餐费补助和市内交通费补助实行包干办法，按出差的日历天数计算发放；在途交通费按照准承交通工具的标准据实凭合法票据报销。在途交通费开支最高标准视具体情况而定,一般情况下标准如下：出差人员级别 路程 部门经理 副经理 一般员工 连续乘坐时间超过8 小时，乘坐时间在夜间 飞机经济仓 火车硬卧 火车硬卧 不符合以上条件 火车硬卧 火车硬座 火车硬座 2。5。17 不符合以上乘坐飞机标准的,如果任务紧急，必须经上级批准方可乘坐飞机.2。5。18 出差人员按规定或经批准可乘坐飞机者，其往返机场乘坐的机场专线客车费用作为在途交通费凭有效票据实报实销。2。5。19 每人每日住宿费、市内交通费、餐费补贴开支标准。出差人员级别 住 宿 费 外埠市内交通费 餐费补贴 特殊地区 一般地区 特殊地区 一般地区 部门经理 XXX 元/天 XXX 元/天 XXX 元/天 XXX 元/天 XXX 元/天 14 出差人员级别 住 宿 费 外埠市内交通费 餐费补贴 特殊地区 一般地区 特殊地区 一般地区 副经理 XXX 元/天 XXX 元/天 XXX 元/天 XXX 元/天 XXX 元/天 一般员工 XXX 元/天 XXX 元/天 XXX 元/天 XXX 元/天 XXX 元/天 2。5。20 两名及两名以上员工共同出差,按照最高级别员工单人住宿费标准执行。2.5.21出差前往一般地区的餐费补贴按出差日历天数计发;出差前往特殊地区，特殊地区餐费补贴按在特殊地区的实际住宿天数计发,在途期间按一般地区标准计发餐费补贴。2。5。22 境外差旅费开支办法 境外差旅费指员工在中国大陆以外地区出差发生的差旅费,包括出差补贴、住宿费、电话费、在途交通费等.每人每日出差补贴开支标准。出差补贴实行包干制管理，员工境外出差期间的餐费、电话费、当地交通费、住宿费等费用在此项补贴之内支付。员工返回公司后于报销时到财务部结账，不再凭票据报销。15 附件 出差申请表 部门:申请日期：年 月 日 出差人 职务 出差任务 出差地（多地出差须一一注明)乘坐交通工具 出差期限 自 年 月 日至 年 月 日共 日 预借差旅费￥：其它币种：大写：部门经理意见 日期：年 月 日 主管副总级领导批示 日期：年 月 日 总经理批示 日期：年 月 日 总裁批示 日期：年 月 日 备注 3.销售人员管理 16 3。1 销售人员管理 3。1.1 业务人员出勤管理 凡是出差人员必须填写出差审批单，出差审批单由行政部交部门经理批准,到达目地以后必需用电话随时向上级报到;出差员每月出勤天数 XX 天为满勤；出差人员如有事请假必须请假，如在市场有急事，可以打电话给行政部请假,如发现不请假擅自脱岗者,给予一定的惩罚，多次不该者，给予辞退；出差人员出差和返回必须告之行政部，如接不到通知擅自脱岗，如发现当月所有差旅费及补贴不予报销；销售人员辞职，必须提前一个月写辞职报告交行政部,由行政部交总经理批准并交接工作，若擅自离职,扣除当月工资。3。1。2 报表管理制度 每次出差所发表格必须认真如实填写,交行政部审核,部门经理批准,否者当月差旅费不予报销；如发现虚假和抄写现象不予报销差旅；报帐时所填差旅表日期行程必须与所考勤日期一致，否者不符合 不予报销，并扣除当天差旅；出差当天和回差当天以出差登记表为主。3.1。3 不许私自向经销商借钱借物。3。1.4 在市场上，业务人员不允许随意承担招待费用，如有需要,需向上级请示.17 3。1。5 未经公司允许、不准私自许诺政策，如私自承诺有本人承担全部责任.如有申请以书面形式呈报，批示后方可执行。3。1。6 业务人员客户来销售门店洽谈业务,须吃住，必须填写必须填写客人用餐住宿申请单由部门负责人批准，按照一定的标准统一安排。3.1。7 所有业务人员手机必须保证 24 小时开机。3.2 销售人员休假管理 员工按国家法定节假日休假.因工作生产需要不能休假的,安排适当时间补休。工按国家规定享有探亲待遇.具体如下:3。2。1 员工在公司工作满 1 年后，开始享有探亲待遇。3。2.2 与配偶不住在一起的，又不能利用工休假日团聚的，1 年可探望配偶 1 次 XX 天,另按实际需要给予路程假。3。2。3 与父母都不住在一起，又不能利用工休假日团聚的,未婚员工探望父母 1 年 1 次 XX 天，已婚员工 2 年 1 次 XX 天，另按实际需要给予路程假。3。2.4 员工探亲按国家有关规定报销往返路费,超过规定的费用自理.3。2。5 探望配偶和未婚员工探望父母的往返路费，在规定范围内由公司核准报销；已婚员工探望父母的往返路费，在本人月标准工资 XX%以内的，由本人自理,超出部分由公司核准报销.3.2。6员工请假探亲必须由所在部门统筹安排,经人事部门核准,未经核准的按旷工处理。生产单位员工探亲尽可能安排在春节统一放18 假.3.2.7 婚假.法定婚假 XX 天，晚婚（男 25 周岁、女 23 周岁）假13 天，异地结婚可适当另给路程假,假期内工资照发.3。2.8 员工的直系亲属（父母、配偶和子女）死亡时,丧假 XX天;异地奔丧的适当另给路程假.假期内工资照发.3.2。9 员工按国家规定享有年休假的,由劳动人事部门会同各部门统筹安排员工休假.3。3 柑橘产业部人员职责管理 部门内部人员需要严格遵守公司章程以及各项规章制度和决定。员工行为禁止有任何有损公司形象的行为。对于违反公司规章制度的员工行为,由人事部对其做出处置。柑橘产业部各员工具体的职责如下：3。3。1 部门经理 岗 位 部门经理 直接上级 总经理 直接下级 区域营销经理、副经理、配送中心经理、采购经理、财务经理 本职工作 1、在总经理授权范围内负责佳力公司营销中心销售管理工作；2、销售队伍的建设与管理；3、销售政策、计划执行和任务完成情况组织跟踪;4、制定销售人员激励考评方案，对销售业务人员进行考评;5、不定期进行市场巡查;6、日常事务工作及各类销售报表（销售信息）的处理；7、对销售业务进行过程控制;8、完成上级指派的各项工作，定期向上级汇报销售情况；9、与市场部、管理部、综合业务部、办公室工作协作沟通。直接责任 1、对部门的销售计划和任务完成负责；2、对部门的销售管理工作负责；3、对销售队伍建设及管理负责 4、对网络建设负责；5、对应收货款的追收执行负责；19 6、对销售渠道建设及经销商的管理负责;7、对销售过程管理负责；8、对上级领导交办的工作负责。主要权利 1、授权范围内人事任免（建议)权；2、授权范围内人事奖罚建议权；3、授权范围内有关政策的制定权及审批权；4、授权范围内销售业务人员的管理、考查和监控权;5、授权范围内阶段性销售战略、战术有组织实施权和调整建议权；6、授权范围内公司销售资源有调配权；7、享受公司规定的各项待遇与福利；8、公司赋予的其它权利.管辖范围 1、柑橘产业部水果营销中心、加工中心、采购等；2、及本职工作及接受指令工作的范围.3。3。2 部门副经理 岗 位 部门副经理 直接上级 部门经理 直接下级 区域营销经理、配送中心、财务经理、采购经理、销售内勤人员 本职工作 1、在部门经理授权范围内分管佳力公司营销中心销售工作；2、协助销售队伍的建设与管理;3、协助销售政策、计划执行和任务完成情况组织跟踪;4、跟踪销售人员激励考评方案，对销售业务人员进行考评；5、不定期进行市场巡查；6、协助部门经理处理日常事务工作及各类销售报表（销售信息)的处理;7、完成上级指派的各项工作，定期向上级汇报销售情况;8、与市场部、管理部、综合业务部、办公室工作协作沟通；9、负责销售部的行政后勤管理领导工作.直接责任 1、对部门经理分配的工作负责；2、对部门销售部内部管理工作负责;3、对部门经理授权销售队伍建设及管理负责 4、对部门经理授权的网络建设负责；5、对应收货款的追收执行负责;6、对部门经理授权的销售渠道建设及经销商的管理负责；7、对销售过程管理负责;8、对上级领导交办的工作负责。主要权利 1、授权范围内有关政策的制定权及审批权；2、授权范围内销售业务人员的管理、考查和监控权；3、销售部内部日常事务行政管理权；4、授权范围内公司销售资源有调配权;5、享受公司规定的各项待遇与福利；6、公司赋予的其它权利。20 管辖范围 1、柑橘产业部水果销售中心、各区域市场经理、加工中心、采购中心等；2、涉及本职工作及接受指令工作的范围.3。3。3 区域市场经理 岗 位 区域市场经理 直接上级 部门经理 直接下级 市场策划专员、市场信息专员、销售员、市场推广专员 本职工作 1、受部门经理委托全权负责公司水果营销中心市场部工作；2、编制（执行）区域营销中心有关市场管理制度、市场推广计划和在授权范围内处理市场部日常工作;3、区域市场部各组的制度规范建设与管理；4、年度工作计划的制定与组织实施；5、制定市场部工作人员激励考评方案；6、区域市场信息报表的处理；7、定期进行市场监理和调研；8、完成上级指派的各项工作,定期向上级汇报市场部工作；9、协调与接口部门沟通与协作.10、区域营销中心内部营销理论和实战培训计划制订。直接责任 1、对区域市场部工作负责；2、协助部门经理进行企业文化建设；3、对区域市场部队伍建设负责;4、对区域市场部策划推广工作负责；5、对区域市场部信息管理工作负责;6、对企划工作负责;7、协助部门经理进行市场管理；8、对区域市场部的工作过程管理负责。主要权利 1、授权范围内人事任免（建议)权;2、授权范围内人事考评、奖罚权;3、授权范围内有关政策的制定权及审批权；4、授权范围内市场部工作人员的管理、考查和监控权；5、授权范围内的工作安排有组织实施权和调节权;6、授权范围内的公司资源有调配权；7、享受公司规定的各项待遇与福利；8、公司赋予的其它权利。管辖范围 1、区域门店销售中心；2、涉及本职工作及接受指令工作的范围。3。3.4 市场销售人员 岗 位 市场销售人员 直接上级 区域市场经理 21 本职工作 1、在区域市场经理授权范围内的工作；2、协助区域市场经理编制（执行)区域营销中心内有关市场管理制度、市场推广计划和在授权范围内处理市场部日常工作；3、协助区域市场经理进行市场部各组的制度规范建设与管理;4、协助区域市场经理制定年度工作计划与组织实施;6、协助区域市场经理进行各类市场信息报表的处理；7、定期进行市场监理和调研；8、完成上级指派的各项工作;9、协调与接口部门沟通与协作。直接责任 1、对区域市场经理分配的工作负责;2、对区域营销中心市场部内部管理工作负责;3、对区域市场经理授权的市场策划工作负责 4、对区域市场经理授权的市场信息管理负责；5、对区域市场经理授权的市场推广工作负责；6、对上级领导交办的工作负责。主要权利 1、授权范围内的工作安排有组织实施权和调节权；2、授权范围内的公司资源有调配权;3、享受公司规定的各项待遇与福利;4、公司赋予的其它权利。4.其他日常管理 4.1 安全管理 4。1。1 出差人员应注意安全，保护好自身的人生与财产安全。4。1。2 货物与办公用品的安全管理。4.2 突发事件的应急管理 4。2。1 在遇到不可抗拒的突发事件时,应第一时间跟上级汇报,商量对策，减少公司的损失。重庆锦程实业有限公司 柑橘产业部采购管理制度 22 目录 1。目的.错误!未定义书签。2。适用范围.22 3。职责权限.23 4。采购原则.23 4。1 询价比价原则.23 4.2 一致性原则.23 4.3 低价搜索原则.23 4。4 廉洁原则.24 4.5 招标采购原则.24 4。6 审计监督原则.24 5.采购主体框架制度.24 5.1 采购流程图.24 5.2 物料管理.25 5。3 采购管理.26 5.4 部门内部管理.28 5.5 供应商管理.31 1。目的 为加强采购计划管理，规范采购工作,保障公柑橘产业部经营活动的正常持续供应,降低采购成本，特制定本制度。2.适用范围 本制度适用于公司对外采购生产、销售经营有关的经营性固定资产、材料以及初级产品（以下统称为采购物品)，主要适应于销售商品（水果)的采购事项。23 3。职责权限 总经理负责柑橘产业部采购管理制度的审批.分管副总负责柑橘产业部采购管理制度的审核。柑橘产业部部门人员负责采购管理制度的制定.销售经营性产品的采购由柑橘产业部部门专职人员负责；其他物品的采购由公司既定部门负责.4。采购原则 4。1 询价比价原则 水果采购应该权衡果品质量、价格、交货时间、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，选出对公司最为合适的供应商，并与选定供应商进一步议定最终价格.4.2 一致性原则 采购人员定购的物品必须与部门决策人员所下请购单所列要求、规格、型号、数量大概一致。在市场条件不能满足采购要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的 510%。4.3 低价搜索原则 采购人员应该随时搜集市场价格信息，与供应地及销售市场所在地经常沟通，建立供应商信息档案库,了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购.24 4。4 廉洁原则 4.4。1 自觉维护公司利益，努力提高采购品质量，降低采购成本.4.4。2 廉洁自律，不收礼,不受贿，更不能向供应商伸手.4。4。3 严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督.4。4.4 加强学习,广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。4.4.5 工作认真仔细,努力做到不因自身失误给公司造成损失。4.5 招标采购原则 凡大宗或经常使用的物品（这里特指运输、加工、冷藏等专用设备）,都应通过询议价或招标的形式，由公司指定相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格,签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率.对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。4.6 审计监督原则 采购人员要自觉接受公司和部门领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司相关奖惩制度进行处罚直至追究其法律责任。5。采购主体框架制度 5。1 采购流程图 流程 作业要求 记录表单 责任单位/人 1。柑橘产业部(部门、市场）根据生产或经请购单 部门、市场 采购申请 25 营实际需要填写请购单。1。接收已核准的请购单。请购单 采购员 1。采购人员依需求缓急,参考采购历史记录或供应商所提供的资料,至少精选两家以上供应商进行比价和议价.询价记录表 采购员 1.以满足需求部门所提出的性能、指标、品质为原则。申请单 采购员 1.依优质低价原则进行选择。询价记录表 柑橘产业部/采购员 1。依据供需双方确定的条件签订合同.采购合同 采购员 1。依据合同或约定的交货期进行跟踪确认,发生异常及时处理.采购合同 采购员 1。按采购需求进行验收,办理入库手续。入库单 库管员/柑橘产业部 1。库管员按请购单、送货单整理汇总。2。采购员根据库管员提供的相关资料进行对帐，有部门财务人员到财务部办理结账。送货单 发票 支付凭证 库管员 采购员 5。2 物料管理 主要是库存控制。公司各个加工厂以及销售窗口,应该建立一种有效沟通机制，库管人员定时盘点库存数量并及时更新沟通机制,让部门领导、销售人员及采购人员能够及时了解库存情况.对于各个全国各个销售点等分支机构对于商品的需求，需要向部门主管领导适时反应，能够使得调拨人员有充分的时间以及充足的在途时间进行货物调拨,从而使各个分支窗口正常运营。接收请购单 询价比价议价 样品提供确认 供应商选择 签订采购合同 进度跟催 对帐/整理付款资料 验收入库 26 5.3 采购管理 5。3.1 采购计划管理 柑橘产业部领导应会同采购与销售人员，根据上经营年度销售情况以及本年度公司既定计划,结合本年度产地收成情况,编写全年采购计划，包括年、季、月的采购计划。该计划涵盖采购品种、采购数量、采购预算以及采购人员行程安排等,对于全年整体计划的具体实施，可以实施过程中采取滚动修订的方式进行适当的调整，因为市场是无法准确预见的,应学会随机应变。另外,采购人员行程的安排问题，由于涉及到交通工具选择、出行时间以及差旅经费，所以该方面的计划越详细越有效率。产业部编写的采购计划应首先在部门内部协商通过，而后报公司董事会审批，待审批后方能实施。5。3。2 采购实施过程管理 采购价格。采购人员应长期与市场形成一种默契感，即经常与处于市场第一线的同事、朋友处理沟通状态.一旦到了某种产品上市的时间，采购人员应该广泛与市场前沿人员及生产地代理商进行充分沟通,准确收集采购价格，并有专门人员对相关价格进行整理、分析,提供给采购决策者，进一步实质性的确定采购事宜。采购合同的编制与实施。根据前期采购价格的收集整理与决策，采购人员深入产地进行采购实施，待商榷完毕以后应当编制采购合同并交纳定金，待一切准备27 就绪后，则开始实施采购合同，按照既定计划，实施加工、装车、运输等一系列采购活动。采购异常情况的处理与总结.采购的过程中，进展顺利则按合同进展。但是面对偶尔出现的采购异常情况，还是要有一定的应急措施以及处理办法。在采购过程中一般会出现的异常情况主要有下列情景：实际供货与合同要求货物的品质、尺寸、颜色、新鲜度有差别,供货数量方面存在差异，实际供货地点与合同注明存在异常等等。面对上述情景，采购人员应理性处理，且不可莽撞行事。各方面成本已经花销，在不影响大局的情况下着优处理才是正确行事之道。同时，应及时完整的整理出异常情况事由、处理过程以及处理结果，并加之采购员的分析评论，而后上报。付款计划与核对账务。公司的采购实施应有完善的付款计划以及账务管理。采购过程尽量避免仅有一个采购员采购的情况，实施账务与出纳两条线的现金管理制度,一人管账，一人管钱对于账务管理的规范性有着相对较好的适用性，同时要明确职责，共同承担责任.采购中的付款事项应有一个统一规定，签订采购合同时明确规定,下单支付货物定金,一般为货物价值的 10左右。待收货装车完毕后支付余款。每项采购完成后采购人员应及时处理本次采购所有花销，整理成册，待回去对账务进行处理。5.3。3 采购统计管理 每做一次相关采购,柑橘产业部应准确及时的对采购事项进行记28 录在案，整理成册，建立供应商管理库，供以后采购选择.这些统计管理包括采购地、采购品种、质量合格率、采购平均价格等等。5。4 部门内部管理 5.4.1 内部考核管理 因柑橘产业部采购工作具有一定的特殊性，所以其管理制度具备一定的特殊性和灵活性也是应该,但出于公司和部门长远发展来看，应该形成一套行之有效的内部绩效考核机制。差旅事由。农产品采购是一个非常讲究时效性的工作，所以每当出差考察或采购，基本不考虑周末及假期因素，甚至不能顾虑每天的工作时间，这对于采购人员来说，有一定的辛苦因素存在。所以,公司可以考虑，在不发生采购作业的时间段里实行出差假期补偿制度，以便采购人员有一定的休息、探亲以及调整身心健康的时间.考核机制。应该形成由部门领导层与采购负责人通过观察、参考采购业绩以及日常行为表现的方式对部门人员进行内部考核。同时，该考核将与员工绩效工资以及年终奖直接挂钩.这样，对员工既有激励作用，又有监督作用.部门人员培训机制。市场环境日新月异，为了确保部门人员长期跟得上时代的发展，扩宽员工的视野,提升员工的能力，公司应对员工进行定期培训,比如一个季度一次针对性的培训,且有专门人员、设备及教材。5。4。2 采购财务管理 在采购过程中，财务管理工作要贯彻“勤俭节约”的方针，精打29 细算，禁止铺张浪费，减少一切不必要的开支,降低消耗。由于公司业务实为全国买、全国卖的行为模式，出差地点的生活标准不一，本制度不具体规定限额，只根据当地消费以及实际需要酌情处理,但一切以节约、实用为准。制定该系列管理制度的前提是公司目前实行的出差包干制度,如果以后有所改变,将对该制度进行调整.交通工具选择管理.本着为公司节省的原则,采购人员出差之时，根据实际情况对交通工具进行务实的选择。应根据乘车距离及时间进行酌情安排，在途时间在 8 个小时以上，一般应选择火车卧铺或汽车卧铺。若时间较短，且有一定的身体承受能力，则可以选择硬座选项.若出现紧急情况，可以考虑乘坐飞机，但需要经过部门经理的同意。交通工具费用报销需要以实名车票为依据，且路线合理.差旅住宿管理。根据差旅城市的消费水平,酌情安排住宿，切不可故意铺张浪费，享受奢华。出差两人以上，选择双人间、三人间、四人间,并尽量向入住旅社、旅馆、宾馆、酒店索要正规发票，回来后方便核实、报销账务。差旅餐饮管理 根据差旅城市的消费水平,酌情安排饮食,切不可铺张浪费。根据出差地自然条件、当时所处环境以及差旅人数,满足正常饮食即可.考虑到一些区、县、镇、村的住宿条件并不正规,不一定具备报销用发票,此时应该据实开具收据,并由出差人员共同背书签名.30 差旅账务管理 公司差旅账务实行一人负责,他人监督的管理制度。每次差旅之前，有部门经理指定一人全程负责账务处理工作,做到每笔帐必须详细、真实记录，每天一小结,每周一大结。记账方法统一，收支两条线，逢重大事项应在常规记录之外再进行单独重点说明.另外,差旅之中的各种票据必须统一保管，出差结束后，负责人对其进行有序整理,按照公司票据报销规定进行对账报销.现金管理 公司采购款项严格按照公司财务管理制度，经过申报、审批、打款等一系列流程。由于采购款项数额较大，为了节省异地存取款费用，一般在公司战略性采购地应有采购人员办理当地账户,有部门相关负责人负责适量打款。采购人员应根据采购周期、采购量以及花费金额合理安排随身携带现金数量，为保证现金安全,严禁贪图方便携带不必要的大量现金，严禁公开场合不必要的暴露随身携带采购用现金。另外，公司拨付采购用现金应与个人随身携带现金区分存放,严禁混淆使用。5。4.3 采购安全管理 采购过程中应当严格遵守国家法律法规，遵守公司管理规定，以顺利完成采购工作为目标。差旅在途安全管理 出差时尽量选择相对安全的火车，从源头上减少安全隐患，没有火车选项时，也应该从正规车站乘车，不坐违法黑车.无论是在乘车31 途中还是在途中住宿,差旅人员应充分协商沟通，注意人身以及财产安全，一旦出现安全事件，按照正规途径进行解决，涉及到人身以及财产安全的事故,应及时向公司主管部门及人员汇报，以期的到妥善处置。采购实施时安全管理 由于农产品生产对象多是农民，文化素质相对不高,很有可能在采购事宜中出现摩擦，应尽量避免正面冲突,可以通过当地中介对摩擦进行解决。当然，在签订合同或协议规定的范围内，采购人员坚决不能因为怕惹麻烦而做出任何有损公司利益的妥协。5。5 供应商管理 5。5。1 供应商开发 农产品市场中商品价格随机变化较大，为了有效控制和分散风险，公司应具备多品种商品采购能力,开发多品种农产品供应商。待确定出公司主营农产品品种范围后，开始有重点、有选择的收集供应商资料，包括供应地、供应品种、供应量、供应价格等，并对其进行综合分析。公司应采取实地考察的方式对供应商进一步的深入的了解和考量,考察人员有部门制定,经验丰富的采购师必须参与.待综合考察完毕以后，选择符合公司采购条件的供应商,形成供应商合格目录，建立供方档案,包括各类基本信息，以便查询、使用。5.5.2 供应商评估 32 为了确保供应商行为长期符合公司合作伙伴的基准，公司必须定期对供应商进行有效性评估.一次采购行为发生以后,采购人员要根据采购过程以及市场销售情况，对该次采购所涉及的供应商进行一个有效并记录在案的评价，供以后采购参考。从长远视角来看，采购是一种长期行为，不能按照打一枪换一个地方的方式对供应商进行考量，公司应当建立一个对供应商业绩进行测量和监视的长期机制，参照过去的供应行为，结合目前的状况对其进行动态综合评定.战略合作关系 通过上述两个步骤,公司可以从中择优，选择那些可以作为公司长期战略发展战友的供应商，作为战略合作伙伴,以达到多方共赢的效果。