052第三章材料供应管理能力.pdf

第三章材料供应管理能力我单位依据行业要求及相关规定编写此施工组织设计，并承诺如期进场保证工程质量、按时完工交付工程，设计如下：一、物质材料概述目的为加强工程材料供应过程的管理，有效服务现场，做好材料供应的工期、质量、数量管理，合理控制采购成本，制订本规范。二、适用范围本手册适用于工程施工过程中有关材料、设备的供应，材料的出入库及材料账务的相关问题。三、职责1、供应部（1）负责工程材料计划的终审，并组织供应。（2）负责材料（包括公司自供材料、甲供材）数量、质量的监控，保证数量准确，质量符合要求。（3）负责指导现场材料员按制度处理边、废料。（4）负责处理紧急材料采购。2、成本部（1）负责编制工程材料大计划。（2）负责日常材料计划审核。3、运营部（1）负责材料计划初审并起OA。（2）负责跟踪材料计划的落实情况。4、项目部（1）负责对材料大计划进行初审（2）负责审核工程队提交的阶段性材料计划，审核后报公司运营部审核；（3）负责落实公司现场材料管理规定，杜绝损失；5、工程部（1）负责审核阶段性材料计划；二、材料供应过程控制一、材料计划审核材料计划审核主要核对计划的名称、规格、数量、业态、系统、工程队等要清晰明确。（重点）二、时间要求（1）、工作时间内（周一到周六，上午 8：00-下午 5：00）随时有计划随时审核，做到当天计划当天审核完毕。（2）非工作时间内（除周一到周六，上午8：00-下午 5：00）的计划，必须在第二天上午 9：00 前审核完毕。（3）节假日时间内的计划，如有计划可特殊处理。三、管控要点（1）计划的材料规格要规范；（2）材料的需求时间要准确，并按采购周期提计划；（3）计划要有预见性五、紧急材料供应紧急材料供应属于非正常材料供应范围，正常材料供应周期无法满足，容易造成计划不清、管理混乱，应尽力避免。1、一般造成紧急材料供应主要基于以下原因：（1）由于现场临时性、突发性工程而产生的材料需求；（2）因甲方工期提前而迫不得已产生的材料需求；（3）因正常材料计划疏漏而产生的紧急材料需求；2、紧急材料分类（1）常规性批量供应的材料，必须由厂家批量供应的；（2）采购量很小、价值很低（5000元以内）的零散材料；3、审批流程（1）紧急材料采购计划由项目部编制，专业工程师及项目经理签字；（2）报工程部经理审核签字；（3）总经理审批。（4）项目部马上在2 天之内补办 OA手续补办材料申请流程。（需注明“紧急补办”）4、材料采购（1）供应部接到总经理审批后的紧急材料采购计划，对材料计划进行判定，如属于厂家批量供应且金额相对较大，则由供应部执行采购；（2）如批量小且采购金额较少，5000元以内在项目当地采购成本合理，则提供采购指导价格转项目部自行采购。批量供应且金额相对较大，则由供应部执行采购；5、规定（1）未按此计划流程审批，任何人不得自行采购、先斩后奏，否则视为违法采购，公司不予承认，后果自负。（2）项目部在申请紧急采购流程后三天内完成正常OA流程补办，如无 OA流程补办，则此采购金额不予报销。四、材料出入库管理当材料采购计划申请走完OA审核流程后，供应部完成采购并配送至工程现场，进入到材料出入库管理。一、确认到货时间、数量OA审批完毕的采购计划单传到供应部相对应的内勤手中、核对好数量、规格、采购单以传真的形式传给厂家，第一要保证的质量，也要保证供货周期，所有材料货到现场时间为46 天不等。二、材料接货（质量、数量）工地所需的材料经供应内勤采购到场后，进行材料的验收。材料员材料初步验收，材料验收时按收到的厂家的材料清单和材料采购计划表所列材料名称、数量进行验收入库，并对入库的材料验收数量，及时办理入库。材料员如发现现场办理数量不符，或出现运输损坏现象，及时沟通供应部，供应部立即协调最终确定入库数量。不得先开具材料入库单后补货。所有材料入库，必须严格清点，禁止估约。因材料数量较大或因包装关系，一时无法将应验收的材料验收的，可以先将包装的个数、重量或数量，包装情形等作预备验收，待后认真清理后再行正式验收，必要时在出库中再行对照后验收。材料员对所有到场材料要及时索要检测报告并妥善保管。产品质量检验报告须加盖红章。对不合格材料的退货也应在入库单中用红笔进行标注，并详细的填写退货的数目、日期及原因。三、办理入库手续入库单一式三联。两联同厂家材料清单于每周周五前寄回公司。供应部，由采购内勤，填写单价及总价后，转单给财务一联，供应部存档一联。四、办理出库手续任何材料的使用都必须进行材料的领用手续，材料员不得在无领料手续情况下发放材料。1、相应工程所需的材料由现场施工队负责领取，由材料员开具相应材料领料单，双方在领料单上签字。2、领料单一式三联，每周五前，随同入库单一同邮寄给公司供应部。3、材料员需做好材料台帐，日清日毕，做到帐物相符，时刻掌握库存情况；并按时完成周报表。五、材料退库管理1、在工程项目结束时材料员应对施工现场的材料进行盘点，并督促施工队及时的办理退库手续。从而防止材料在工程结束时的流失。2、材料在办理退库时施工队应填写材料退库单（红字填写领料单），详细列出所剩余材料的名称及数目。清点完毕后同材料员办理材料的交接手续，双方签字确认。存入公司仓库。材料员办理入库单的退库填写（红字填写入库单）。并将多余物料返回厂商，返厂时请厂商签字确认。六、材料盘点1、库房摆放本着堆码要合理、牢固、定量、整齐、节约和方便的原则。2、做到日清、月结、季盘点，年终清仓。材料盘点要求做到“三清”：即质量清、数量清、账目清；七、材料 T3 软件录入信息录入规定：现场材料员及库房保管员，每天发生的入库及领料单当天完成软件录入，若有特殊情况（有产品夜间送货或现场工作繁忙）当日不能按时完成，则在第二日中午12：00 之间必须补录完成，否则视为不按时入库及出库，材料员若有特殊情况不能及时录入，提前与供应部说明情况，事后补录。八、注意事项1、材料员每天接到货，按时办理入库与领料单据，领料填写好正确的业态，系统及领料施工队。2、材料员每天把当日的入库领料第一时间录入到T3存货软件中。3、每周五材料员把纸质单据与质量反馈单一起邮寄到供应部，由供应部登记出入流水帐，检查T3 的录入情况，全部审核完毕，把纸质的出入库单据转入财务由财务审核。第四章：材料存货软件操作及管理规范一、目的（1）即时做好原材料（设备）的出入库管理，加强对材料的动态掌控。（2）库存成本核算快速，准确，及时反映材料的积压或超量，短缺等多种状态，做到一览无余。供应部接到 OA采购计划单核实材料信息确认供货周期、产品数量、通知项目部材料员按照计划单对应的产品收货，点清数量，检查产品质量（质量反馈单）正确填写入库及领料（注意：业态、施工队、系统标注好）T3 存货软件的录入(入库单和领料单)财务审核实转供应部审批入库及领料单据，T3软件审核检查入库单和领料单填写正确的单价与供商对清台账（请款）部长审批总经办审批（3）及时检测库存材料的数量，把控采购数量及采购成本确保合理库存。（4）及时查库存量，预防材料供应不按时交货。二、业务分工1、材料员（1）材料员把每天开好正确纸质的入库单和领料单，领料单标清楚业态、系统、施工队等。（2）同时材料员要把每天的单据录入到T3里面。2、供应部（1）每天按时检查返回的纸质入库单和领料单，检查入库的产品名称、规格、数量、和领料单的业态、系统、施工队；（2）在对应的入库单填写好正确的单价，同时检查 T3材料员的单据是否录入正确，然后也在 T3 上录入正确的单价。三、管理内容及要求（1）存货软件使用方法：详见附件存货软件外网使用步骤。（2）材料入库及出库流程：详见材料出入库操作步骤。（3）信息录入规定：现场材料员及库房保管员，每天发生的入库及领料单当天完成软件录入，若有特殊情况（有产品夜间送货或现场工作繁忙）当日不能按时完成，则在第二日中午 12：00 之间必须补录完成，否则视为不按时入库及出库，材料员若有特殊情况不能及时录入，提前与供应部说明情况，事后补录。（4）该项工作做为对材料员的重要考核项目，对于不能按期完成信息录入的材料员，由供应部给予警示，对于每月有三次以上不能按要求完成信息录入的材料员，给予职务警告，罚款 200 元；对于经常不能按时完成信息录入者予以岗位调整或辞退。（5）供应部采购及内勤人员负责每月对材料员信息录入进行监督评价，财务部成本会计负责对供应部信息录入进行监督评价。四、业务流程（1）现场材料员（保管员）按规定办理材料（设备）的出入库手续，做好出、入库单据，作为原始凭证，并报送供应部；（2）材料员（保管员）按软件操作步骤录入出、入库信息；（3）供应部检查核对材料（设备）出、入库信息是否准确，填写产品单价，并将原始凭证转财务部门；（4）财务部进行最终审核：材料数量、产品单价及总金额审核。五、管控要点（1）公司 T3外网有 5 个端口接入站点分别为01-05，各工程可从 01-05 不同的端口录入，未避免网速慢等问题，不要同时进入01、02 等等。（2）针对消防工程帐套，材料员的权限只有入库单与出库单的填写及修改权限。若遇到增加产品名称及规格，供应商信息，需要与供应部刘晓沟通进行基础设置添加所需内容。（3）工程帐套中沟槽件种类，型号，规格繁多。例如：机械三通有沟槽和丝接的区分，材料员入库时一定核对厂家的送货单及计划单核对清楚方可入库，若出现送货单内容与计划单所提产品不符，及时反馈供应部，由供应部与厂家沟通。（4）严格执行 T3出入库流程，同时监督厂家装箱单明细规范，不得出现产品名称填写模糊不清，镀锌管，套管有吨数无根数都视为不合格，对于沟槽件和电线多种写法要求规范厂家送货详单名称统一，不得有多种写法。（5）产品入库单材料员要规范录入，录入日期、入库单号、产品数量规格要填写正确，有特殊单据做好备注说明，对于领料单：出库日期，产品名称规格及数量填写仔细，正确选择领料属于哪个工地，业态，及施工队领料人要记录清楚。（6）对于防火门帐套的入库及领料单数据必须当天完成录入到T3，同时也要监督厂家送货单产品名称，送货数量规范填写，对于模糊不清或无送货单情况，第一时间与采购沟通，提供文字文件，是哪一批送货单不合格，采购记录好情况，报送给领导审查，并有权不给供应商结款。工程施工材料供应保证措施工程施工材料供应保证措施提要：物资管理部抓好供、管、用三个主要环节，实施物资供应全过程的优化管理，健全完善各项规章制度和管理办法。工程施工材料供应保证措施1、材料供应制度保证措施（1）我司将按 GB/T19001-2000-ISo9001：2000质量管理和保证体系标准的要求，严格按物资采购控制程序、进货检验和试验程序、不合格品控制程序、搬运贮存包装防护和交付程序负责组织供应和进行管理，保证按时、按质、按量、安全服务生产施工。（2）项目部设立物资管理部，组织并挑选一批精通业务、会管理、善协调的业务骨干，负责招标工作范围内的物资供应全过程管理工作。（3）物资管理部抓好供、管、用三个主要环节，实施物资供应全过程的优化管理，健全完善各项规章制度和管理办法。（4）我方负责采购的主要材料，按物资采购控制程序选择供应商，并将选择的供应厂商的考察书面文件报请甲方、监理工程师确认，接受甲方和监理单位的检查和监督。（5）我方负责采购的主材、辅材由物资管理部提供供应厂商的材料质量证明文件、产品合格证书或质量保证书。同时根据要求进行检验、复验、测试工作。2、材料供应和管理保证措施（1）计算机管理1）材料将运用条形码技术，对材料按树状结构进行编码，不仅确定了物资本身，而且也确定了所属类别，便于工程材料管理。2）材料名称、数量、供应厂商、入库时间、领用量、库存情况等数据输入计算机，实现物资动态管理。3）使用计算机技术，通过电子信箱把材料采购供应情况及时与业主、监理沟通，便于业主方及监理单位对工程物资供应方面的了解。（2）材料供应和管理流程（3）施工材料的采购1）为使施工材料采购工作有序进行，采取集中统一的原则，根据施工进度计划，由物供部门编制材料采购计划统一向外订购，材料采购计划需经工程负责人（项目经理）批准。2）编制的材料采购计划，明确填写工程项目、材料名称、型号规格、材质、数量、以及要求到货日期。对有特殊要求的材料还注明技术参数。避免在采购时与一般材料混淆。）主要材料（如原材料、半成品）的订购前，物供部门根据市场供应实际情况合理选择供应商。4）材料的采购依据是材料采购计划，采购人员无权变更。当采购计划无法执行确需变更时，应征求设计、监理确认，重新编制材料采购计划，才能实施变更后的采购活动。5）批量材料和主要材料的采购，严格依照合同法与供应商签订供应合同。6）采购的材料均附有该材料（产品）的有效质量证明文件。（4）施工材料的入库验收、保管1）对进库验收合格的材料均作出明显的标识，标识内容为：名称、型号规格、材质、材料编码等内容。对尚未验收或验收发现不合格的材料，及时注明“待验”或“不合格品”标识，并放入待验区域或不合格品区域。2）对原材料在验收过程中发现疑问时（例：原材料色标不清、质量保证书中的数量与到货数量不符、原材料中发现有局部减薄现象），物供部门负责对原材料进行复测。3）对有防水要求的材料，全部进库房保管或加盖油布、垫高，杜绝雨水侵入。4）各类材料的质量证名文件、复试报告等资料，按文件管理要求有专人保管存档。5）材料到货情况、存放区域及时输入计算机。（5）材料领用、发放1）施工班组需领用材料，均凭批准有效的施工任务单和开具的材料领用单限额领料。领用单上明确填写材料名称、型号规格、材质、数量，到有关仓库领料。2）对无质量证明书的原材料严格控制发放，只有当工程急需，办理紧急放行手续申请经批准后方可放行。紧急放行单均由经过授权的人员批准。领用办理紧急放行单的原材料，要标有明显标识，便于跟踪。3）材料领用后，保管员将实际领用情况输入计算机。施工现场材料管理制度项目所需的各种材料，自进入施工现场至施工结束为止的全过程，均属于施工现场材料管理的范围。施工现场材料管理主要包括以下内容：一、计划管理1、项目开工前，项目部计算材料用料数量及预算，制定用料计划表，将用料计划表提交给采购部，作为采购部以后审核采购及付款的依据之一。2、在施工过程中，如果工程量变更，项目部向采购部提出调整材料用料数量及预算，作为采购部以后审核采购及付款的依据之一。二、采购申请1、施工员要了解施工进度，掌握各类材料的需用量和质量要求。2、施工员根据各施工阶段的材料需求，填写材料申购单，申购单需填写的内容包括材料名称、规格、型号、数量、质量要求、最迟到货时间等。3、申购单经项目经理审批同意后，提交给采购部及采购员。三、材料采购1、采购部及采购员根据项目部的申购单的要求进行采购。2、采购部及采购员要广泛了解市场信息，熟悉各种材料的供应渠道，掌握项目部周边材料供应情况。3、采购员在采购前要向供应商询价，要进行价比三家，将附有对比说明的采购方案提交给采购部负责人。4、采购部负责人审核采购价格的合理性。5、按照公司的规定完成招标采购流程或公司领导和采购部负责人同意后，采购员才可以采购。在材料质量满足施工要求的前提下，选择向报价最低的供应商采购。四、验收及入库1、为了把住质量关和数量关，采购员、仓管员和质量员（最好是主管施工员，也可以是项目经理，若项目部没有施工员的由资料员代替）在材料进场时必须根据已核准的申购单和送货单，进行材料的质量和数量验收，验收内容包括品种、规格、型号、质量、数量等。验收要作好记录，对单货不符、不符合采购要求或质量不合格的材料应拒绝验收。2、验收入库的数量不能超过经核准的申购单的数量。3、物资抵库但仓管员尚未收到“送货单”或“申购单”的，仓管员有权拒绝签收货物。4、“送货单”内未注明材料规格型号、单位、数量、单价、总金额的，仓管员有权拒绝办理入库手续。5、“送货单”必须为原件，并有相应的送货人员签字。如果供应商为非个人的，还需盖有供应商公章。6、对于金属材料、土建材料以“吨”、“千克”为计量单位的，仓管员须与送货人员将材料拉至附近的公磅处过公磅，数量必须以公磅数量为准。7、甲供材料入库时，需由我方仓管员与甲方人员共同清点材料数量，确认无误后双方需在送货单上签字确认。8、严禁仓管员未经实际验货，直接根据送货单抄填入库单。9、材料验收合格后，仓管员需根据实际入库数量填写验收及入库单，验收及入库单需经采购员、仓管员和质量员签字。五、储存及保管1、仓管员应建立材料台账，记录材料的入库、出料、退库及结存数据。2、做好仓库安全保卫、防火及卫生工作，确保仓库和物资的安全，保持库房整洁。3、要妥善保管入库单和材料领料单。4、根据项目进度需要及时向项目经理和施工员报告材料库存情况，由施工员做材料采购计划。5、勤检查库存物品，保持库房干燥，注意防火、防盗、防潮、防霉变、防虫蛀、防鼠害。6、根据工地项目进度需要，服从加班安排，确保按时完成任务。7、库内物资，按大类区分，分库保管，做到货物成行、成方、成层、成垛或成包、上摆轻、下摆重的原则。分类存放时做到标记明显、整洁稳固、存放合理、安全可靠，然后建帐、挂卡，做到帐、卡、物三者一致。保证库区整洁卫生，道路畅通。8、露天存放的物资根据需要做好防护、垫盖处理，定期检查是否变质、散失、发现问题及时上报并采取保护措施。9、金属材料、机电配套件，要定期进行防锈蚀检查。10、对易老化、易碎、防潮湿、怕冻、怕晒等物资，要根据其特点进行定期检查，加强防护措施，做到分批存放，先到先发，发现问题及时采取防护措施，保证物资的完整无损，不降低物资质量状况。11、对易燃、易爆等危险物资，要存放在单独设定的区域，并设立相应的警示。六、付款1、材料验收入库后，采购员（没有采购员的项目部由仓管员以外的合适人员进行）收集付款所需资料并申请付款，付款资料包括：申购单、送货单、入库单、收款收据、合同及单价清单、付款申请单、付款委托书、供应商三证资料等公司规定须提交的所有资料和证件。2、财务部审核付款时，通过网络查询各种材料的实时行情，或通过电话询价，或与以往的采购价格对比，以核实项目部采购的材料的价格的合理性及真实性。七、材料领发1、施工员根据项目需要领用材料，领用材料时需填写材料领用单，领料单要写清材料名称、规格型号、数量、用途，领料单需项目经理签字审批。2、材料实行专人领取制度，一般情况下只能由施工员领取，特殊情况下才可由施工员指定的人员代为领取。3、领料单不准涂改。4、仓管员根据项目经理签字的领料单发放材料，严格依据所列项目办理出库。5、按“推陈储新，先进先出，按规定供应，节约用料”的原则发材料。6、凡未经审批手续而私自出库的材料均属违纪行为，按偷窃论处，必须追究当事人的责任。7、仓管员要及时登记手工台账或电子台账，以利于材料耗用统计和成本核算。八、退货规定1、退货条件：（1）发现材料有明显的制造缺陷的。（2）材料经两次以上换货后仍然存在质量问题的。（3）发现材料与采购合同上注明的规格型号、尺寸不符的。（4）材料质量未达到国家质量检测标准的。2、退货手续：（1）所有需退货材料都经项目经理、采购员当场确认，并同意当退货处理后，仓管员方可按规定办理退货手续。退料单将需退回材料的品名、规格型号、数量、单位、单价、金额、进货时间、退货原因依次列明。（2）退货单 必须经供应商经手人签名（如果供应商是非个人的还需盖上公章）方为有效。仓管员必须将退货单保存好，与供应商结账时必须及时把退货单上的数量和金额扣减。九、材料使用1、项目经理、施工员和仓管员应对现场材料的使用进行监督检查，检查施工人员是否合理用料，是否做到工完料退库。2、项目经理、施工员和仓管员应加强现场材料保管，减少损失和浪费，防止丢失。3、要求施工人员合理使用钢材、木材等料具，严禁随意截锯。4、仓管员必须定期巡查工地回收所有施工时剩余的有用物资。十、余料退库1、项目经理、施工员和仓管员要要求施工人员将余料、边角料和废料退还给仓管员，由仓管员统一保管，未经公司同意不得私自处理。2、施工员退料时要办好退料手续。3、仓管员要建立边角料和废料明细表。十一、边角料、废料处理1、边角料、废料在出售前要编写废料明细表，经项目经理和工程管理中心批准后，由施工员和仓管员共同在场监督变卖。2、收回材料变卖款要交回财务部。十二、出入库登记制度1、凡出入库的材料均应按照出入库登记表进行登记，登记时要根据入库单和领料单如实登记。杜绝舞弊现象，否则一经发现严重处罚。2、出入库登记表是每月盘点的主要依据，一定要严格按照要求填写，字体要清晰，并要严格保管，不能遗失。3、材料出入库必须在出入库当天登记台账。4、严禁随意修改台账。十三、现场材料盘点1、仓管员必须做到现场库存材料账实相符，每两周需盘点一次。2、财务人员根据工作安排，可随时抽盘现场材料。十四、奖惩规定1、吃回扣、多开收据或发票都是违法行为，凡经查实，处以10 倍罚款，严重的移交司法机关处理。2、凡发现工地材料浪费现象，当事人按材料价格处罚！3、凡发现舞弊或偷窃行为按材料价格5 倍处罚！4、仓管员由公司财务部统一安排、管理，财务部依据仓管员岗位考核表对仓管员进行考核。二、材料的分类（1）按材料在生产中的地位和作用分类（2）按材料本身的自然属性分类（3）按材料的管理权限分类（4）按材料的使用方向匪类三、材料供应与管理的方针与原则（1）从施工的生产出发，为生产服务的方针。（2）加强计划管理的原则（3）加强核算，坚持按质论价的原则（4）厉行节约的原则四、材料供应与管理的作用和要求1.落实资源，保证供应2.抓好实物采纳运输，加强周转，节省费用3.加强施工现场材料管理，坚持定额用4.严格经济奖励，降低成本，提高效益五、材料供应与管理的业务内容1.两个领域：流通领域和生产领域2.三个方面：材料的供，管，用三者之间是紧密结合3.八项业务：材料计划，组织货源，运输供应，验收保管，现场材料管理，工程消耗核销，材料核算和统计分析等八项业务。4.材料的计划管理（1）材料计划的概念（2）应确立材料平衡的概念。（3）应确立指令性计划，指导性计划和市场调节相结合的观念（4）应确立多渠道，多层次筹措和开发资源的观念5.材料计划管理的任务（1）为实现企业经济目标做好物质准备（2）做好平衡协调工作（3）采取措施促进材料的合理使用（4）建立健全材料计划管理制度