电子文档管理制度[.pdf

昆明梓然科技公司管理制度 三：行政办公管理-66-电子文件归档与电子档案管理办法一、总则（一）、对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政办公室统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。（二）、电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政办公室档案管理员要进行指导与监督。（三）、电子文件的管理由行政办公室负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。（四）、为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。（五）、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。（六）、具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。（七）、电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。二、电子文件的收集与积累（一）、收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。（如若违反，扣除月考核分 4分）（二）、收集、积累要求1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，行政办公室档案管理员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。昆明梓然科技公司管理制度 三：行政办公管理-67-5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。7、用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。8、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。9、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。10、通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。（如若违反以上 11条，每条 扣除月考核分 1分）三、收集、积累方法（一）、软件电子文档的管理与普通电子文档的管理。1、普通电子文档收集、积累分公司和部门两级档案管理。(1)、公司文档收集、积累。公司由行政办公室档案管理员专职管理，行政办公室档案管理员以部门、性质、类别、大小立文件夹，各部门及时按照要求制作、整理电子文件上交，由档案管理员整理保存。（如若违反，扣除月考核分 5分）(2)、部门文档收集、积累。各部门建立自己部门的电子档案库，指定专（兼）职人员管理，管理人员以性质、类别、大小立文件夹，及时按照公司文档管理要求制作、整理电子文件上交行政办公室，凡涉及公司机密性文件，不得私自备份，留存。（如若违反，扣除月考核分 3分）（二）、软件电子文档。各相关员工牢记自己的账户名及密码，如有改动须向行政办公室提交申请，总裁批示备案后方可修改；员工按照公司要求及时将文档上传至服务器，由档案管理员监督；所收集的文档不允许放至电脑C盘，如有损失后果自负；所有文档需传至档案管理员处备案。1、每份电子文件均需在电子文件登记表中登记，电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存，电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。昆明梓然科技公司管理制度 三：行政办公管理-68-（如若违反，扣除月考核分 4分）2、电子文件性质代码：c草稿性电子文件；f非正式电子文件；z正式电子文件；w无纸电子文件；wb文本文件；p 图象文件；tx 图形文件；y影像文件；s声音文件；d多媒体文件；j 计算机程序；sj 数据文件。（如若违反，扣除月考核分 3分）四、电子文件的整理（一）、电子文件的整理由行政办公室电子档案管理员以部门、性质立卷相对集中整理归档。（二）、归档电子文件需填写登记表。（如若违反以上 2条，每条 扣除月考核分 5分）五、电子文件的归档。定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。（一）、归档范围电子文件的归档范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。（如若违反，扣除月考核分 3分）（二）、归档时间1、普通电子文档由各部门每周六下午5:00 前提交，档案管理员以月为单位立卷，以季（年）度为单位整理，以部门、性质、类别、大小分类立卷；行政主管以季度为单位复查，总裁组织各部门主管实行不定期抽查。2、上传的电子文档管理由员工每天下午5:00 前根据自己的权限上传，由档案管理员进行检查，对保管期限到期的文档按照文档管理规定予以撤消；行政主管复查；总裁组织各部门主管不定期抽查。3、在进行电子文件归档工作时，按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。（如若违反以上 3条，每条 扣除月考核分 2分）（三）、归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作由档案管理员鉴定，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作昆明梓然科技公司管理制度 三：行政办公管理-69-相应的标识。1、有效性和完整性的鉴定。归档前应由文件形成部门对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成部门采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则把相关软件移交给档案管理员，并对其技术方法加以说明。2、电子文件保管期限的划分，参照公司文档管理制度。（如若违反以上 2条，每条 扣除月考核分 2分）（四）、归档要求1、把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式 2 份，一份封存保管，一份供查阅使用。必要时，复制第3 份，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。（如若违反，扣除月考核分 1分）2、软件文档归档要求（1）、上传文档必须以工作日当天上传，档案管理员做好检查与备案。（2）、备案推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带、公司指定档案管理员的服务器。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。（3）、存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境（4）、将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。（5）、需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。（6）、原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1 年。（如若违反以上 6条，每条 扣除月考核分 1分）六、电子档案的移交与保管。电子文件归档后移交至行政办公室，作为电子档案进行保管。（一）、检验行政办公室应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20，合格率应达到100%。（如若违反，扣除月考核分 1分）昆明梓然科技公司管理制度 三：行政办公管理-70-（二）、检验项目1、载体是否有划痕，是否清洁，是否有病毒。2、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。3、核实电子档案的完整性和有效性审核手续。4、将检验结果填入电子档案入库登记表。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。（如若违反以上 4条，每条 扣除月考核分 0.5 分）（三）、移交手续验收合格后，行政办公室档案管理员在电子档案入库登记表上签字盖章。一式 2 份，一份交电子文件形成单位，一份自存。（如若违反，扣除月考核分 2分）（四）、保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。1、归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。2、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。3、电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。（如若违反以上 3条，每条 扣除月考核分 1分）（五）、存效性保证1、每满 1 年，档案管理员对电子档案涉及的形成部门和行政办公室的设备更新情况进行一次检查登记。2、每满 2 年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取措施。3、设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3 年。4、磁性载体上的电子档案，每4 年转存一次。原载体同时保留时间不少于4 年。5、定期检验结果应填入电子档案管理登记表。（如若违反以上 5条，每条 扣除月考核分 1分）（六）、查询1、电子档案的封存载体不得外借，机密文档不得私自拷贝。2、查询时，上传文档，员工根据自己的权限进行相关电子档案的查询，如需查询超出自己权限的文档时；普通文档由行政主管审批，机密文档由总裁审批，档案管理员方可给予昆明梓然科技公司管理制度 三：行政办公管理-71-该员工查询的权限。3、查询者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。4、具有保密要求的电子档案，要有稳妥的安全保密措施，查询时要遵守公司保密规定。（如若违反以上 4条，每条 扣除月考核分 0.5 分）七、电子档案的销毁鉴定。（一）、电子档案的销毁鉴定，按公司档案管理制度执行。（二）、电子档案的销毁，档案管理员在报总裁批准后，办理相关手续后，方可实施。（三）、非保密电子档案可在批准后删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。（如若违反以上 3条，每条 扣除月考核分 5分）八、统计行政办公室办公室档案管理人员及时按年度对电子档案的保管、利用等情况进行统计，以备总裁抽查。（如若违反，扣除月考核分 10分）注：以上规定若有违反，第一次行政警告并处罚相应罚金，第二次记过并罚金翻倍，第三次直接除名。凡涉及限期上交的任务，没有按时完成，在延期期间，相关工作人员工资由造成任务延期的负责人承担。