社区档案管理制.pdf

XX县*社区档案管理制度档案收集制度1、根据档案法的规定，在本社区活动中形成的，记录和反映本社区工作情况、具有查考、利用价值的各种门类和载体的文件材料(包括图表、簿册、声像材料等)均属收集归档范围，任何人不得据为己有或拒绝归档。2、归档的文件材料应为原件，格式符合国家规定，必须用碳素或蓝黑墨水书写，不得用红黑水、蓝圆珠笔、铅笔、复写纸书写。3、外出学习、开会、考察等活动中带回的文件资料，应在差旅费报销前移交档案室。4、移交文件材料应填写移交清单一式两份，双方清点核对后签字，各存一份备查。档案整理制度1、文书档案的整理采用归档文件整理规则或文书立卷方法，必须于次年的3 月份以前完成。采用归档文件整理规则应在每份文件上加盖归档章或附上归档文件封面，编制归档文件目录。2、会计档案由本社区财务人员按要求整理完毕后，于次年 2 月底前移交档案室。3、基建档案由负责基建项目的人员在项目竣工、验收后 3 个月内整理、编目、造册，集中统一移交档案室。4、设备档案由设备采购部门或人员在设备到货后，由档案人员一起参加开箱验收，并登记、及时归档后再提供利用。5、录音、录像、照片、底片等档案由具体承办人员及时编写说明（时间、内容、地点、人物、摄影者、背景等）后，向档案室移交归档。档案保管制度1、非档案工作人员，未经许可不得进入档案库房。2、坚持档案室温湿度测记工作，高温、高湿季节积极采取降温、除湿措施，发现问题及时处理。3、档案库房放置灭鼠、杀虫药物，做好档案防虫、防鼠、防火、防盗、防光等工作。4、保持档案室清洁卫生，确保档案安全。档案利用制度1、社区档案室要建立档案利用登记表（册），利用档案必须填写利用登记表。2、利用档案必须在档案室查阅，特殊情况需借出时，须经社区委会主任批准，严格履行借出手续、按时归还。3、借阅档案者不得转借、遗失、拆散和损毁档案，不得在档案原件上圈点、加注、涂改、污损。4、档案借阅和保管人员要保守档案秘密，不得向无关人员谈论档案内容和泄漏档案秘密。5、外单位借阅档案须持单位介绍信，经领导批准，方能借阅。6、借出归还的档案，必须认真清点、检查，发现问题立即上级部门报告。档案人员变更交接制度1、社区组织档案人员由社区文书担任。2、档案人员变换，要切实履行交接手续。3、交接内容包括档案数量、档案有关设备、参考资料、登记、统计台帐等。4、交接双方要认真核对档案的内容，并做好检查记录。5、档案人员变换，要向县档案局备案。社区档案分类大纲示意图社区级档案：1、文书档案 2、会计档案 3、科技档案 4、电子档案 5、声像档案 6、实物档案