1.Word2003使用技巧方法大全.pdf

Word2003 使用技巧方法大全总 目1 文档操作技巧2 快速输入技巧3 快速选择技巧4 快速操作技巧5 批量操作技巧6 自动操作技巧7 设置技巧8 Word表格技巧9 打印设置技巧10 其它技巧11 Word绘图实例Word2003 使用技巧方法大全第 1 页Word2003 使用技巧方法大全细 目1 文档操作技巧1.1 快速打开文档1.2 快速打开多个文档1.3 批量保存、关闭文档1.4 使用关闭组方法1.5 快速显示多个文档1.6 使用工作菜单1.7 快速切换多文档1.8 快速保存多个文档1.9 快速打印多个文档1.10快速传递文档1.11查找文档内容1.12超链接跳转1.13设定文档保存类型1.14使用快速保存1.15使用文档碎片功能2 快速输入技巧2.1 快捷移动、复制文本2.2 快速输入上下标2.3 快速输入特殊字符2.4 快速输入数字2.5 输入大写时间2.6 快速插入同步的系统日期、时间2.7 快速输入水平分隔线(下划线)2.8 用 F4 键加快输入2.9 用模板来加快输入2.10用自动更正加快输入2.11用自动 图文集加快输入2.12 用域代码 快速插入 对象2.13 用临时文档快速插入 公式2.14 用格式刷 快速输入 格式3 快速选择技巧3.1 快速选定文本3.2 快速选定多个 对象4 快速操作技巧4.1 使用 缩略图和 文档 结构图 功能快速 浏览长文档4.2 显示比例缩放4.3 快速定 位4.4 滚动条快速定 位4.5 字号大小增减 快捷键4.6 快速终止项目符号4.7 用重复执行命令 加快操作4.8 用超级链接快速切换4.9 快速改变快捷键4.10 快速排列图形4.11快速 返回到前次 的编辑位置4.12 快速改变英 文字的大 小写5 批量操作技巧5.1 全文统 一中英 文字体5.2 统一更改格式5.3 使用高级选项进行 查找替换操作Word2003 使用技巧方法大全第 2 页6 自动操作技巧6.1 自动创建超级链接6.2 用自动 检查拼写检查错误6.3 改变自动保存文档的时间6.4 自动恢复文档7 设置技巧7.1 用工具栏的屏幕提 示7.2更改程序 设置助你 快速记忆 Word 快捷键7.3 用“记忆式 键入”的屏幕提 示7.4 默认字体7.5 任意大小字体设置7.6 中间磅的使用7.7 逆转 90 度字体7.8 中文、西文、数字的间隔7.9 取消语 法和拼写检查7.10页眉和页脚7.11 Word 文档 页码从第二页 起出现 的设置方法7.12 同一篇 Word 文档设 置多个不同的页眉页脚7.13快速 清除 Word 页眉 横线的方法7.14使插入的 图片随意旋转8 Word 表格技巧8.1 快速插入 表格8.2 插入行和列 的技巧8.3 选定、移动、复制文本的技巧8.4 设定与调整 列宽8.5 显示表格行列具体 宽度两招8.6 表格中的编号(项目符号)8.7 在表格上面加空行8.8 多页表格标题行快速设 置8.9 表格中数据的排序8.10 巧借 Excel 快速把 Word 表格行列 互换8.11 Word 表格计算功能9 打印设置技巧9.1 快速打开 页面设置9.2 取消后台打印加快速 度9.3 逆页序 打印9.4 打印同 一文档时使用 不同的页面方向9.5 在打印预览界面下编辑文档9.6 避免打印出不必要 的附加信息10 其它技巧10.1 活用剪贴板10.2 文字填充函 数10.3 微调图像、艺术字等对象位置10.4 如何给 Word 文档减肥10.5 Word 数据恢复六法11 Word 绘图实例11.1绘制精确印章11.2绘制精确机 构图Word2003 使用技巧方法大全第 1 页1 文档操作技巧1.1 快速打开文档(1)用 Windows 的开始菜单打开首先单击 Windows 的“开始”按钮，指向“文档”菜单项，单击要打开的文档即可打开该文档。若 Word 还没有执行，Windows 会自动运行并打开文档。(2)用“文件”菜单打开选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。Word 可最多保存 9 个最近编辑过的文件名，程序的缺省设置是4 个，若要改变其设置，可选到“工具”菜单中“选项”命令，然后单击“常规”选项卡，设置“列出最近使用的文件数”即可。(3)用“资源管理器”打开文档在 Windows 中打开“资源管理器”，用它 找到要打开文档的文件 夹，然后 双击该文档即可打开。1.2 快速打开多个文档方法一：单击“文件打开”命令下的“打开”对话框，选中要打开的多个文档，若文档顺序相连，可以选中第一个文档后按 住 Shift 键，再用鼠标单击最后一个文档，若文档的顺序不相连，可以先按住 Ctrl 键，再用鼠标依次 选定文档；单击“打开”按钮即可。方法二：在“资源管理器”中，选中要打开的多个Word 文档，按下 回车键，系统会自动启动 Word2003，并将所选文档全 部打开。在选择文档 时，如果是要选中多个 连续文档，可以按下 Shift 键再用鼠标单击相应的文件名；如果 要选中多个 不连续 文档，就按下 Ctrl 键再用鼠标单击相应的文件名。方法三：如果 文件在 不同的目录中，可 以在“资源管理器”的相应 目录中，选中要打开的文档，按下 鼠标左键，将文档拖到 Word 程序窗口的非文档内容区域，如工具栏区域，所选文档 就被打开了；再找 到其它 目录，用同样方法将所选文档 拖至 Word 程序窗口。1.3 批量保存、关闭文档在 Word2003中想保存多 篇打开的文档，可 以先按住 Shift 键，然后单击“文件”菜单，这时原来 的“保存”命令就变成了“全部保存”命令，单击它 就可以保存 所有打开的Word文档。也可以先按住 Shift 键，然后用 鼠标单击常用工具 栏上的“保存”按钮，这时“保存”按钮的 图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即保存 完毕。另外，你可以一次性关闭所 有打开的文档，方法是：按住 Shift 键，单击“文件”菜单，在“文件”菜单中 将出现“全部关闭”选项，单击该命令即可一 次性关闭所 有打开的文档，且在关闭文档前 Word 将提示你 保存所作的改动。1.4 使用关闭组方法对于打开的多个 Word 文档，如果只想关闭 其中的 几个文档（不是全部关闭），可以按下Ctrl 键再单击 任务栏上 要关闭的文档的 图标，图标都呈凹 下状态，在图标上 单击鼠标右键，Word2003 使用技巧方法大全第 2 页选择“关闭组”命令，可 将所选中的文档全 部关闭。用这种方法还可 以将所选文档最 小化、还原或最大化。并且此法也适用于其它的 0ffice组件，如 Excel、PowerPoint、Access等。1.5 快速显示多个文档单击“窗口”菜单的“全部重排”菜单项，这样就 会将所有打开 了的但未 被最小化的文档 显示在屏幕上，每个文档存在 于一个小窗口 中，且当前也只 有那个标题栏高亮显 示窗口 中的文档被激活，若需要切换，你可在要 激活 的窗口的任意处单击一下 鼠标即可。你还可以用鼠标按住某窗口的标题栏拖动该窗口，也可将鼠标 放在窗口边界上拖动鼠标调整窗口的大小。1.6 使用工作菜单“工作”菜单。是Word 中很少有人知道 的一个 重要特征，你可以使用“工作”菜单对你常用的 Word 文档列 表保持轻松访问。在使用 前首先要 往菜单栏或工具栏上添加“工作”菜单，方法 如下：点击“工具自定义”命令，然后 点击“命令”选项卡，在 类别框中点击“内置菜单”，在命令 框中点击“工作”，并把它拖到菜单 栏或已显 示的工具 栏上。下面就可以使用“工作”菜单把任何打开的 Word 文档添加到你的列表中，操作方法如下：要想把当前文档 添加到“工作”菜单中，点击“工作”菜单上的“添加到工作菜单”命令。要想打开“工作”菜单上的文档，在“工作”菜单上点击你想要打开的文档。要想把一个文档 从工作菜单中 移走：按下“Ctrl+Alt+-（破折号 键）”，你的鼠标指针看起来将像一个大大的 粗体底线，在“工作”菜单上点击你想要移走的文档。1.7 快速切换多文档在多文档 窗口之间 编辑操作与在一个文档 窗口进行编辑 操作基本相同，只是在多文档 窗口之间需 要进行窗口切换，进行切换的方法有 三种：(1)Word 处理的 每个文档 都作 为一个 任务，在 Windows 的 任务栏上都 有一个 图标，你可 以单击 任务栏上 的文档 图标 进行切换；(2)选择“窗口”菜单，单击 所需 的文档即可；(3)在当前激活 窗口 中，按 组 合键 Ctrl+Shift+F6可将当前 激活 窗口 切换 到“窗口”菜单文件名列表上的下一个文档，并且可按 窗口 文档 标号顺序 循环切换。1.8 快速保存多个文档当同时打开了多个文档 时，若要同时保存和关闭所 有文档，这时可按住 Shift 键，再单“文件”菜单，这时菜单中 将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项，你只需单击其中 之一即可。1.9 快速打印多个文档在 Word 中可同时打印多个文档，其方法 为：(1)单击“文件”菜单中“打开”菜单项，打开“打开”对话框；Word2003 使用技巧方法大全第 3 页(2)选中要打 印 的多个文档，用Shift 可选择 顺序相 连 文档，用 Ctrl 键可选择 不相连 的多个文档；(3)选择“打开”对话框 中“工具”下 拉菜单的“打印”即可。(4)还有一 种方法 更简 单，不 用事先打开Word 程序，直接 在资源管理器中选中要打印的一个 或多个文档，然后 右键 单击 任一选中文档，在弹 出菜单中执行“打印”即可，前提 是事先各 文档 已排好版，接着各 文档 就会一一自动打开、打印和 关闭。1.10 快速传递文档Word 为我们提供了更快捷、更简便的传送文档的方法：传送之前，首先确认已打开了欲传送正 文的文档 窗口，然后 把窗口还原为原来尺寸，这时可在屏幕上同时 看到多个文档，再重排平铺各窗口，把传送正 文的相 关文档同时平铺在一屏上，此时移动鼠标，拖拉传送对象，就可在文档 之间传送正 文了。具体操作如下：(1)打开 欲传送正 文的多个文档文件；(2)从窗口 菜单中选择“全部重排”命令，也可按 CtrlF5 键重 定义窗口 尺寸，使其 分割 为多个 窗口；(3)在第一个 窗口 文档中，选择欲传送 的正文，然后 释放鼠标；(4)单击 所选 正文任意部分，拖拉正文到下一文档的指定位 置，然后 释放鼠标，正文就从 第一个文档移动到 了 第二个文档中。原来 文档中该 正 文部分则 被删除。如果 在拖拉 正文时，按下 Ctrl 键，还可把选中的 正文部分复制 到下一文档中，而不删除 原来 文档中该 正文部 分。1.11查找文档内容当我们需要查找某文件时，经常只对内容 有个大 概的印象，而记不清确切的文件名。这时可以逐个打开文件 寻找，也可采取逐 个查看文件摘要的方法 来加快查找速度。但两种方法都费时且费力。有没有 更快捷的办法呢？其实 Word2003 提供了快速查找文件的最 佳方法。只要我们单击选择“文件打开”命令，然后选择打开 对话框 最右边“工具”按钮下的“查找”命令，此时会弹出一个“搜索”对话框，填入文件中的 内容、文件类型（系统 默认搜索带 doc扩展名的文件），并选择 搜索路径（默认是从“我的文档”文件夹中搜索），Word 会把找到的所有文件名列 队显示出来，双击它就可以打开。1.12 超链接跳转对于包含超链接对象的文档，如果想 快速打开 超链接所指向的文档，只需按住 Ctrl 键并单击超链接文字即可打开相应的 链接文档。1.13 设定文档保存类型在默认情况 下，Word 都将文件存 为“Word 文档”格式（DOC 格式），但是有时候我们出于特殊的要求，需要把文档存 为其它格式，如 TXT、HTML、RTF 等。把 Word 文档存 为其它格式非常方便，只要单击“文件另存为”命令，然后在“保存”对话框 中选择 欲保存的类型再点击“保存”按钮就行了。但每 次这样 做未免有些麻烦，其实，只要我们单击“工具选项”命令，打开设置 窗口，点击“保存”标签，在“将 Word 文件保存 为”下拉列表框中把默认的“Word 文档（*.doc）”改为自己想要的格式，以后每次存盘时，Word 就会自动 将文件存为你所预先设定的格式了。Word2003 使用技巧方法大全第 4 页1.14 使用快速保存由于“快速保存”每次只保存改变过的 内容，所以用它来保存文档最 节省时间。设置 启用快速保存的方法：单击“工具选项”命令；在“选项”对话框 中选择“保存”标签，然后选中“允许快速保存”复选框即可。启用快速保存后，可快速打开和保存文档。1.15 使用文档碎片功能当我们想把文档中的 部分内容保存下 来时，可以使用 Word2003 中的文档 碎片的功能。在文档中选中要保存的 内容，将其拖动到桌面上，它将自动在 桌面上存为一个文档 片断文件，当你需要将其插入 另一文档 时，直接把 它从桌面上拖到插入点处即可。如果双 击这个文档 片断文件，可 以在新窗口中打开它。2 快速输入技巧2.1 快捷移动、复制文本选中需要移动的文 本，按住鼠标左键，将其拖到需要的位置后松开，即可快速 完成对所选文本的移动操作。选中需要复制的文本，在按 住 Ctrl 键的同时，按住鼠标左键，将其拖放到需要的位置后松开，即可快速 完成对所 选文本的复制操作。2.2 快速输入上下标在文字处理过程中，经常会遇到上下标这种 表示方法，在 进行上下标输入时，常规方法是选定作 为上下标的字符，在“格式”下拉菜单中选择“字体”，在“效果选项”中选择 上标或下标，然后按“确定”键。再继续下面文字的输入 时，又必须按上述操作取消上下标设定，如此操作总感繁琐。下面介绍 4 种较为方便的方法，其中方法1 和 2 用于单上标或下标，方法 3和 4 用于同时输入上下标。(1)使用系统快捷键上标用“Ctrl+=”，下标用“Ctrl+Shift+=”，此法只能用于输入单上标或下标，且输入完毕后，再按一次该快捷键即还原为普通文本模式。(2)在工具栏上创建上标和下标按钮在工具按钮 栏中按下 鼠标右键 选择自 定义，在“工具栏”选项中选择“格式”，利用鼠标将“x2”或“x2”按钮拖至文档输入界面的工具栏中，将原工具栏中不常用的按钮 拖回来，然后关闭此对话框，这就完成了 设定。在文字输入 过程中，需要上下标时，先按“x2”或“x2”按钮，再输入上下标字符，然后再按一下“x2”或“x2”按钮，则又恢复到正常状态，可以继续后面文字的输入。(3)合并字符先在编辑 区相应位置输入要作为上下标的字符，并选 定希望作为上下标的字符（注意每次最多只能够选定 6 个汉字或字符）。.单击“格式中文版式合并字符”命令，在出现的对话框 中设置上下标所需字体和字号，注意可用加空格来对齐。(4)双行合一Word2003 使用技巧方法大全第 5 页把上下标用正常的方 式输入 后，选中它 们。单击“格式中文版式双行合一”命令，类似于方法 3设好字体和字号并对齐。2.3 快速输入特殊字符写作时，特殊字符输入 通常是 由“插入”菜单，选择“符号”或“特殊符号”，在弹出的对话框内 选择字体类型，再找到所需的字符后插入的。这种方法并 不理想，原因是输入时双手都在键盘上，频繁使用鼠标无疑会降低录入速度，而且需建立多个宏命令，生成的工具 栏还会占用一部分文本显示区域。以下介绍几种快捷方法：(1)自定 义快捷键法最简便的方法是 将自己常用到的 字符定义成快捷键，例如经常输入字符 、，通过“插入”菜单中“符号”找到相应的 字符，点“快捷键K”按钮，将自定义的快捷键输入相应的栏内（通常为 Alt+某字符组成组 合键），再按“指定”即可。自 定义的快捷键应容易联想，便于记忆。这样 在用到 定义的特殊字符 时，手不离键盘，即可 进行快速 输入。但注意不要与系统快捷键冲突。(2)符号栏 法打开“视图-工具栏-符号栏”，该工具 栏列出了常用的 符号，且括号类符号是成对插入的，只是符号数量少了些，但是很方便。此外，中文输入法的软键盘也可快速 输入常用符号。(3)特殊字符快捷键法A.省略号：在中文 标点 状态 下，按 住 Shift 键不 放 并按下 主键盘区 的数 字 6 键即可快速 输入 省略 号。B.破折 号：利用“Alt+Ctrl+Num+-（数字小键 盘上的连接号）”组合键可 以用来输入 破折号，而且在英文状态 下输入 的破折号 中间 没有 间断，就像一条直线；在中文 输入 法状态 下，可 以输入 间断 的破折号。C.上下 颠倒 的“?”号：按“Ctrl+Shift+Alt+?”组 合键即可 输入。D.分页 符：按“Ctrl+Enter”组 合键 在当前输入 点 插入分 页符(下一页）。(4)用插入符 号功能快速输入 生僻字例如有人姓名包含生僻汉 字(如“桝”)，用拼音输入吧，不会读音，用五笔输入吧，竟然没有这个汉字!怎么办呢?在 Word 中，我们可以用可以用插入“符号”的方法 来输入：先在文档中 输入一个与该字同偏旁部首的 汉字(如“桃”)，然后选中 这个汉字，执行“插入符号”命令，打开“符号”对话框，你就会发现对话框定 位在包含该偏旁部首的汉字区域，上、下拉动滚动条，仔细浏览，就可以找到“桝”这个生僻汉 字了，选中它，按一下“插入”按钮，再关闭对话框就 可以了。(5)字符 编码法输入特殊字符你是否厌倦 了在文档中 插入特殊字符 的繁琐操作？以下是一个快速 而简便的方法。按住 Alt 键，并使用小键盘输入字符 编码（例如大括号的编码为 123），就可以插入相应的符号。注意：这种 方法要 求你要记住一些常用的 符号编码，要想知道具体的字符编码，请单击“插入”菜单的“符号”命令，并在出现的 对话框中查找编码。2.4 快速输入数字Word2003 使用技巧方法大全第 6 页可能我们都有这样 的体会，当文档中有多个大 写数字或大写金额 要输入时，一个个 地输入非常麻烦。其实，在 Word2003中可以很容易地实现大小写之间的转换，只要点击菜单“插入数字”，在“数字”文本框中输入需要的数 字，再在“数字类型”下拉列表框中选择 需要的方式就可以了。另外，也可以直接输入阿拉伯数字（如 123456789），选中它 们后，再如上选择“数字类型”，如选中“数字类型”下面的“壹、贰”项后确定，则阿拉伯数字转换成大写数字。反之亦然，可 以把大写数字变成小写数字。2.5 输入大写时间大写的时间落款往往是经常用到的，尤其是进入 21 世纪后，大写的零使用率很高，往往让用户大伤脑筋，有一 些朋友是利用中文 输入法中的 软键盘来实现的，实际上 Word2003 已经能彻底解决该问题，我们只要简单的单击“插入日期和时间”命令，从中选择“二二年十一月九日”就可以了，至于日期和时间你可以自行调整。2.6 快速插入同步的系统日期、时间你可以使用快 捷键在 Word 文档中 插入当前的日期或时间，你实际上插入了一个在 Word文档打开 或打印时自动更新的域。按下“Shift+Alt+D”键，即可快速 输入 随系统时 间改变 而改变的即 时日期，而 按下“Shift+Alt+T”键，即可快速 输入随系统时 间改变而改变的即 时时间。注意，键入的日期或时间的格式将会因键入点的当前英文或汉字字体的不同而不同。2.7 快速输入水平分隔线(下划线)在 Word 文档中 添加各 种水 平分 隔线是很方便的。例如，要 想创建一条细 黑线，只需在新 段落的开 头键入 3 个“-”并按下 回车键 即可。键入 3 个“_”将 生成一条较 粗 的线。实际上可以生成线形的符号有“”、“#”、“*”、“-、“_”、“=”这 5 字符，其 实际线 条依次如 下所示：注意：以上的符号是英文半角符号。如果该技巧 不能生效，请执行以下操作：从“工具”菜单中选择“自动更正”，单击“键入时自动套用格式”选项卡，选择“键入时自动应用”标题下的复选框。2.8 用 F4 键加快输入众所周知，在 Word 中 F4 键可作为快捷键，用来紧接着重 复输入 已输入过的内容。但重复的内容在输入英文和中文时，是有 些差别的。对于英文输入，F4 重复的是上一次使用 F4键后所输入的所有内容(包括回车换行符)。输入中文(用微软拼音 输入法)时，选择正确的汉字后，只要不按回车键，汉字下面会有虚线，整个虚线上的内容作为一个词条。按回车后，再按 F4 键，重复的将是整个词条。对全拼输入法也有类似的重复整个词条的功能。Word2003 使用技巧方法大全第 7 页2.9 用模板来加快输入以存储制表位、自定义工具栏、宏、快捷键、样 式和自动图文集词条，您可以将常用样式的文档 创建为模板，以后只需在模板中添入适当内容，即可 成为新的文档。创建模板的方法为：(1)若要根据已有文档 创建一个 新模板，可单击“文件”中的“打开”命令打开 所需文档。若要根据 已有模板创建新模板，可单击“文件”中的“新建”命令。然后单击 与要创建的模板相似的模板，再单击“新建”下的“模板”，单击“确定”；(2)单击“文件”菜单中的“另存为”命令，在“保存类型”框中，选择“文档模板”。若保存一个 已创建为模板的文件，则选定该文件 类型；(3)选择“模板”文件夹中的对应子文件夹，在“文件名”框中，键入新模板的名称，然后单击“保存”即可。2.10 用自动更正加快输入如果你 发现自己经 常需要输入长单词，就应该考虑设置输入快捷键，这样你只 需要输入单词的一部分，剩下的由 Word 来完成。例如，我想输入“电脑报”，我只需输入“DNB”，然后按 空格键，Word 会自动 拼写所有的单 词。(1)单击“工具 自动 更正选项”命令，在“自动 更正”选项卡中选中“键 入时自动 替换”复选框。(2)在“替换为”一栏中，键 入单词的完整的 拼写，例如“电 脑报”，单击“添加”按钮即可。现在你可以利用这个技巧快速 地键入人名、科技术语，以及所有你要输入的词。而且，一旦你在自动更正列表中加入新的条目，在 Excel、PowerPoint 中也将起作用。自动更正列表默认 已包含 商标字符、表情字符、部分英文单词更正列表和中文成语更正列表。2.11用自动 图文集加快输入在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入，这时你 可以用自动 图文集来解决该问题，这种方法就是用“图文集词条”代替要录入的文字，在编辑正文时，只需输入相应的 词条，Word 即可将它自动 转换成自动图文集中的内容。若要添加自动图文集，可选择“工具”菜单中“自动更正”命令。2.12 用域代码 快速插入 对象在中文 Word 文档中 插入了诸如公式、图表、图形等对象时，虽然可以直接将其以实际形式插入 在文档中 而能够直观地显示出来，但却同时降低了文档的 显示速度。实际上，在编辑文档过程中，可 以利用域代码来代替插入的对象。此时，先从“工具”菜单中选择“选项”项，然后再选择“视图”选项卡，最后选中“域代码”复选框即可。一 旦需要显示域代码的具体内容时，可以按下 Alt F9 组合键进行转换。2.13 用临时文档快速插入 公式在一个 公式较多的中文Word 文档中 进行公式编辑时，不但每次都需要调入“公式编辑器”，而且影响了“公式编辑器”的运行速 度。为了解决这个麻烦，可以在插入一个公式之前，首先建立一个新的文档(作为临时文档)，然后在该 临时文档中“公式编辑器”编辑公式，然后将编辑好的公式复制 到剪贴板中，接着在“窗口 下选择 原来的文档，再将公式粘贴 到需要的位Word2003 使用技巧方法大全第 8 页置即可。当需要再一次插入公式时，通过选择 窗口直接切换 到临时文档中 进行编辑，然后 再按照上述方法进行编辑。2.14 用格式刷 快速输入 格式在 Word 中具有一个 功能非常强大的格式复制 图标，它不仅可以复制文字格式而 且可以复制段落格式。当插字符 在某一位置时或在选中一 部分文字时，按下 格式 刷可以取出所在位置或所选内容的文 字格式，用这一个刷子去刷 别的文字可实现文字格式 的复制。如果选中段落符时，按下格式 刷则取出所在段落的段落文字格式，用这一个刷子去刷 别的文字可实现段落格式的复制。如果选中的 内容中同时 含有文字和段落符，这时按下格式 刷则同时取出所选文字的文字格式 与所含段落符的段落格式，对刷过的文 字同时施加文字格式 和施加段落格式。如果对 格式刷双击可连续多次使用格式刷，直到单击 格式刷或别的动作发生为止。3 快速选择技巧3.1 快速 选定文本在使用 Word 的过程中，最经常遇到的是文 本选定操作。在 Word 中文本中选定操作可通过多种方法来实现。其中 鼠标拖 曳方法最 为常用，以下是常用的选 定文本的方法。(1)选定一句话：将鼠标 放在一 句 话（句号与 句号之间）文本中任一位置，按 住 Ctrl 键后单击 鼠标左键，则选中 这 一句话文本。(2)选 定一个段落：将鼠标 指针移 动到该 段落的 左侧，直到指 针变为指向 右 边的箭头，然后 双击。或者在该 段落中的 任意位置三击；(3)选 定多个 段落：将鼠标 指针移 动到一 段落的 左侧，直到指 针变为指向 右 边的箭头，然后 双击，并向上或向下 拖 动鼠标；(4)选 定一大块文本：单击要选 定内容 的起始 处，然后 滚动要选 定内容 的结尾 处，在按 住 Shift 键同时单击，滚动中可 翻动滚动条，便 于长文档的多页文本选定。(5)选 定整篇 文档：将鼠标 指针移 动到文档中 任 意正文的 左侧，直到指 针变 为指向 右边的箭头，然后三击；Ctrl+A 也可选中全 部 文本。(6)选定垂直 文本：按住 Alt 键，然后 将鼠标拖 过要选 定的文 本。3.2 快速 选定多个 对象如果文字把它下方的 图形、艺术字、剪贴画 或图片等对象完全遮住；或者当选定对象比较多，并 且比较集中时。这时直接用鼠标单击对象时很难选中它们。不过，可 以单击“视图工具栏绘图”命令，打开“绘图工具栏”，然后单击工具 栏最左侧的“选择对象”按钮。再在要选择的 对象四周拖动鼠标，即框选，这样就可以方便地选择对象了。4 快速操作技巧4.1 使用 缩略图和 文档结构图 功能快速 浏览长 文档在 Word 2003中，现在“普通视 图”、“页面视图”、“阅读版式视图”和“大纲视图”这四种视图中都支持以缩略图和文档结构图形式查看页面。通过选择菜单命令“视图缩略图/文档 结Word2003 使用技巧方法大全第 9 页构图”来打开缩略图或文档结构图窗格，它会出现在 Word 窗口的左边。使用缩略图和文档 结构图功能适用于快速查看长文档多页的 布局，当需要在 较长的文档中寻找某些元素时，使用 缩略图、文档 结构图窗格能够节省用户的宝贵时间，快速 定位到文档中的 某一页。4.2 显示 比例缩放用“Ctrl+鼠标滚轮”可以缩放文档的 显示比例。4.3 快速定 位当你在 Word 中对长文档进行操作时，可单击“编辑定 位”命令（快捷键：“F5”或“Ctrl+G”）打开定位对话框，通过定位“页”、“节”、“行”、“标签”等定位目标，快速到 达你指定位置。4.4 滚动条快速定 位当编辑比较长文档 时，经常需要大段翻 页，使用 鼠标拖 滚动条的速度太慢，键盘的光标键或翻页键又不能精确定位，如果页数 太多的话效率也比较低。这里告诉 大家一个简单的方法：按着 SHIFT 键在滚动条上你想 让滚动条到达的位置点鼠标左键，滚动条就会立刻到达你所点的位置。这样的翻页方法 又快又准确。4.5 字号大小增减 快捷键要想快速 增大或减小 Word 中文字，首先选中要 更改的文 字。如果要加大文 字，按下“Ctrl+Shift+”；如果 要减小文字，按下“Ctrl+Shift+“选项”-“打印”选项卡中的“打印文档的 附加倍息”下不选中相应的项即可。10 其它技巧10.1 活用剪贴板我们在用 Word 编辑文档 时，像专业术语、单位名称等这些特定的短语，在一 篇文章中可能要反复输入，如果每次都是一个 字（词）一个字（词）地去输入，不仅麻烦、速度慢，而且容易出错。利用 Word“剪贴板”功能，可以实现特定短语的一次性输入，方法 如下：(1)单击“视图任务窗 格”命令，打开 任务窗格，然后打开“剪贴板”任务窗 格(2)选将特定的短语（如“电脑报编辑部”）输入到文档中，然后选中，用“复制”命令将他们添加到“剪贴板”中，如果有多条短语，可以重复以上操作(3)在需要某一短语的位置，单击“剪贴板”工具 栏上相应短语的图标就 可以一次性输入该短语。注意：如果 短语太多，记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系，当你将鼠标指向某条短语时，就会显示出短语的内容，点击你需要的短语即可。10.2 文字 填充函 数这是一个非常方便的 函数，当你需要使用 伪文本来填充某页面时，就可以使用它。使用方法如下在 Word 文档中 键入“=rand（10,5）”，然后按下 回车键。括号中的 4 代表段落数，5 代表每段的句子数。你可以更改括号中的数 字，以便限定每页中文 字的多少。如果需要一个 较长的段落，你可以仅在括号中放置一个数 字，用于指示每段中应该出现的 句子数。10.3 微调 图像、艺术字等对象位置我们知道在 Word2003 中可以用光标控制健移动图像、艺术字或者其它一 些自选图形，但是它移动的距离是否让你满意呢？是不是距离太大了？其实你可以通过对“绘图网格”的设置来确定它每次移动的距离。方法有：打开“绘图”工具栏，单击工具 栏上的“绘图”按钮，选“绘图网格”，打开 对话框，将水平间距和垂直间距都变为 0.01厘米（具体大小可根据需要自己调整），单击“确定”按钮。再移动对象时，它就听话了。还有一 种方法就是我们可以在移动“对象”的同时按住 Ctrl 键，也能达到微调的目的。10.4 如何给 Word 文档减肥(1)将文档另存在 Word 中打开一个“.doc”文档，在菜单 栏上选择“文件另存为”命令，将文件换名另存，现在对比一下两个文档，你会惊奇地发现，换名另存后的文档一下 子减少了很多“KB”。Word2003 使用技巧方法大全第 20 页还有一 招也有异曲同工之妙。先在 Word 中打开一个“.doc”文档，按下 Ctrl+A 键，选中全部文本，将文本拷贝到剪贴板 中，然后 新建一个空白文档，将文本粘贴，最后保存。现在 再比较一下两个文件的大 小，怎么样，处理后的文档 苗条了不少吧。(2)取消嵌入 TrueType 字体在文档中 嵌入 TrueType字体会增加文档的 尺寸。在菜单 栏上选择“工具选项”命令，把弹出的“选项”对话框 切换到“保存”选项卡，如果确认你的文档中没有 嵌入 TrueType字体，就取消“嵌入 TrueType字体”复选框的选择，如果嵌入了 TrueType字体，同时选择“只嵌入所用字符”和“不嵌入常用系统字体”复选框，可以只 嵌入文档中使用的 字体样式，减少了文档的 尺寸。(3)合理插入图片文档中 插入了图片，是文档 突然膨胀的重要原因。尽量插入小尺寸的图片，尺寸较大的图片，可用 图形工具将其长宽缩小。图片格式 最好是 GIF、JPG等，少用高位真彩图片。如果一篇 Word文档中 已经插入 了大量较大尺寸的图片(特别是数码图片)而致使文档大 小过大怎么办？这时我们可以选中此文档中 任一图片，点击图片工具栏中的“压缩图片”按钮，在弹出对话框中选择“文档中的 所有图片”，确认并保存，这时你 会发现文档大 小很可能大大缩小了，之所以只 是说很可能，是因为此法有可 能不成功，这很可能是由于文档中有 嵌入对象删不掉，这就需要结合用前面讲的第 1 种方法等进行处理了。(4)删除老版 本同一文档中若保存 了多个版本，会增加文件的 尺寸。在菜单 栏上选择“文件版本”命令，在弹出的对话框 中可以查看文档是 否有其它 版本，如果有其它 版本，可以通过把没有保存 价值的老版本删除，以减少文档字节。10.5 Word 数据恢复六法在打开 Word 文档时，如果程序没有 响应，那么很有可能是该 Word 文档已经损坏。此时，请试试笔者以下所述方法，或许能够挽回你的全部或部分损失。一、自动 恢复尚未保存的 修改Word 提供了“自动恢复”功能，可以帮助用户找回程序遇到问题并停止响应时尚未保存的信息。实际上，在你不得不在没有保存工 作成果就 重新启动电脑和 Word 后，系统将 打开“文档恢复”任务窗 格，其中列出 了程序停止响应时已恢复的所有文件。文件名后 面是状态指示器，显示在恢复过程中 已对文件所做的操作，其中：“原始文件”指基于最后一次手动保存的源文件；“已恢复”是指在 恢复过程中 已恢复的文件，或在“自动恢复”保存过程中 已保存的文件。“文档 恢复”任务窗 格可让你打开文件、查看所做的修复以及对已恢复的版本进 行比较。然后，你可以保存最 佳版本并删除其他版本，或保存所有打开的文件 以便以后预览。不过，“文档恢复”任务窗 格是 Word XP 提供的新功能，在以前的版本中，Word 将直接把 自动恢复的文件打开并 显示出来。二、手动打开 恢复文件在经过严重故障或类似问题后重新启动 Word 时，程序自动 任何恢复的文件。如果由于某种原因恢复文件没有打开，你可以自行将其打开，操作步骤如下：Word2003 使用技巧方法大全第 21 页(1)在“常用”工具栏上，单击“打开”按钮；(2)在文件 夹列表中，定位并双击存储恢复文件的文件 夹。对于 Windows 2000/XP 操作系统，该位置通常为“C：documents and settingsApplication DataMicrosoftWord”文件夹；对于 Windows 98/Me 操作系统，该位置通常为“C：WindowsApplication DataMicrosoftWord”文件夹；(3)在“文件 类型”框中单击“所有文件”。每个恢复文件名 称显示为“自动 恢复 保存 file name”及程序文件 扩展名；(4)单击要 恢复的文件名，然后单击“打开”按钮。三、“打开并修复”文件Word XP 提供了一个恢复受损文档的 新方法，操作步骤如下：(1)在“文件”菜单上，单击“打开”命令；(2)在“查找范围”列表中，单击 包含要打开的文件的 驱动器、文件夹或 Internet位置；(3)在文件 夹列表中，定位并打开 包含文件的文件 夹；(4)选择要 恢复的文件；(5)单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“打开并 修复”。四、从任意 文件中恢复文本Word 提供了一个“从任意文件中恢复文本”的文件 转换器，可以用来从任意文件中 提取文字。要使用该文件 转换器恢复损坏文件中的文 本，操作步骤如下：(1)在“工具”菜单上，单击“选项”命令，再单击“常规”选项卡；(2)确认选中“打开时确认转换”复选框，单击“确定”按钮；(3)在“文件”菜单上，单击“打开”命令；(4)在“文件类型”框中，单击“从任意文件中 恢复文本”。如果在“文件类型”框中没有 看到“从任意文件中 恢复文本”，则需要安装相应的文件 转换器。安装方法不做赘述；(5)像通常一样打开文档。此时，系统 会弹出“转换文件”对话框，请选择的 需要的文件 格式。当然，如果要从受损Word 文档中 恢复文字，请选择“纯文本”，单击“确定”按扭。不过，选择 了“纯文本”，方式打开文档后，仅能恢复文档中的 普通文字，原文档中的 图片对象将丢失，页 眉页脚等非文本信息变为普通文字。五、禁止自动宏的运行如果某个 Word 文档中 包含有错误的自动 宏代码，那么当你试图打开该文档 时，其中的自动宏由于错误不能正常运行，从而引发不能打开文档的 错误。此时，请在“Windows 资源管理器”中，按住 Shift 键，然后再双击该 Word 文档，则可阻止自动宏的运行，从而能够打开文档。六、创建新的 Normal 模板Word 在 Normal.dot 模板文件中存 储默认信息，如果该模板文件被损坏，可能会引发无法打开 Word 文档的 错误。此时，请创建新的 Normal 模板，操作步骤如下：(1)关闭 Wo