公文写作与格式及公文处理要求.ppt

公文写作与格式及公文处理的要求公文写作与格式及公文处理的要求依依 据据党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例(中办发中办发201214号号)，2012年年4月月16日印发，日印发，2012年年7月月1日起施行。日起施行。中华人民共和国标准党政机关公文格中华人民共和国标准党政机关公文格式（式（GB/T9704-2012），），2012年年6月月29日发布，日发布，2012年年7月月1日实施。日实施。提提 纲纲 一、公文的特点和作用一、公文的特点和作用 二、公文的种类二、公文的种类 三、公文格式三、公文格式 四、党组织文件格式四、党组织文件格式 五、公文处理五、公文处理第一部分第一部分 公文的特点和作用公文的特点和作用“经国之枢机，为政之先要经国之枢机，为政之先要”梁代梁代.刘勰刘勰公文是党和国家机关在治理国政过程中用以表达意志、公文是党和国家机关在治理国政过程中用以表达意志、发布号令、传递交流重要信息的最主要载体和工具，发布号令、传递交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。是一种具有特定效力和规范格式的文书。公文的质量，直接反映机关的思想深度、政策水平和公文的质量，直接反映机关的思想深度、政策水平和对社情民意、重大问题分析掌控能力，直接关系到对社情民意、重大问题分析掌控能力，直接关系到党的意志和方针政策的传达贯彻成效，直接体现机党的意志和方针政策的传达贯彻成效，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。关干部的能力素质和工作水准。一、公文的特点一是权威性和政策性。一是权威性和政策性。二是针对性和指导性。二是针对性和指导性。三是规范性和约束性。三是规范性和约束性。四是程序性和严密性。四是程序性和严密性。五是对应性和定向性。五是对应性和定向性。二、公文的作用 指导工作，传达意图。（通知）联系工作，交流情况。（函）请示工作，答复问题。（请求、批复）总结工作，推广经验。（通知、决定）记载工作，积累史料。（各文种）三、公文工作基本原则v实事求是原则。v准确规范原则。v精简高效原则。v安全保密原则。四、公文工作组织保障v一要加强组织领导。v二要强化业务指导。v三要抓好督促检查。v四要提高办文能力。第二部分第二部分 公文种类公文种类v2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知(中办发201214号)。v公文的种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。一、区分公文种类的功用v一是体现公文性质。v二是反映行文方向。v三是表达行文目的。v四是揭示公文特点。二、公文种类v1、决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。v领导机关对某个问题或重要事项，经过一定的会议讨论研究并表决通过，而后正式发表的一种领导性、法规性文件。1、决议v特点：决策性、权威性、严格的程序性。v种类：公布性决议、部署性决议、阐述性决议、纪要性决议、批准性决议。v要点：重要决策事项、议决的，摆在第一位，人大及其常委会也用。2、决定v适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。v特点：权威性、指挥性、全局性。v种类：法规政策性决定、重要事项和重大行动决定、撤销性决定、奖惩性决定。2、决定v“令”比“决定”，权威、强制、涉及范围广，用得少。（省部级机关、市级及以上政府）v“决定”比“通知”权威、指挥性强，涉及问题重要。v“决议”与“决定”，内容性质、形成程序、表达方式、日期标写，均有所不同。3、命令（令）v适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。v原表述：国家权力机关、行政机关、军事机关及其负责人颁布的、具有强制执行性质的领导性、指挥性下行公文。v特点：权威性强、强制性大、庄重性高。v种类：公布令、行政令、嘉奖令、惩戒令、任免令、宣布令。4、公报v适用于公布重要决定或者重大事项。v原表述：只用于党的机关。政府重大活动特别是外事或中也常使用。如“新闻公报”、“联合公报”等。v特点：重要性、公开性、新闻性。v种类：会议公报、新闻公报、联合公报。v一般机关用“纪要”。5、公告v适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。v特点：是周知性文种，用于发布内容重要、发布范围广泛、制发机关级别高。国内外。v种类：重要事项公告、法定事项公告。6、通告v适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。v包括法规性通告、事项性通告、执行性通告、知照性通告。国内一定范围。v特点：周知性、实务性、行业性，兼具执行性和周知性，务实性突出。v要点：直陈其事，不加说明，一事一告；v“通告”可张贴。基层单位的“通告”可无发文字号。“公告”与“通报”v共同点：告知类公文。v不同点：v范围不同：公告是公开、广泛地告知，一般面向社会；通报是在机关内部或一定范围内使用。v内容不同：公告是向国内外宣布重要事项或法定事项；通报则是用来表彰先进，批评错误，传达重要情况的。7、意见v适用于对重要问题提出见解和处理办法。v全局性、方针政策性、新的重大事项和主要问题。基于全面中肯的分析，提出看法和观点，拿出切实可行的解决办法和措施。v“意见”有指示、建议和供参考的性质。7、意见v特点：指导性、针对性、原则性。下级落实“意见”比执行“指示”有更大的灵活处理余地。“平、上、下行”v种类：规划性意见、实施性意见、指导性意见、请批性意见（供批转的）。v正文写作要求：发文缘由、意见条文、执行要求。8、通知v适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。v下行文。v 运用范围最广、使用频率最高。8、通知v特点：功能的多样性、运用的广泛性、使用的频繁性、一定的指导性、较强的时效性、写作的灵活性。v 类别：指示性、颁发性、批转性、告知性通知，任免通知、会议通知等。v要点：具体事项、局部工作。v直接转发“通知”正文的写作要求 v指示性通知：发文缘由、通知事项、通知尾语（要求式、说明式）。v颁布性通知：目的、根据、发布对象、发布决定。v批转性通知：简式写法：原因、依据或目的、一般性要求。繁式写法：强调转文所涉工作的重要性，贯彻执行的具体要求。v告知性通知：目的、背景、依据，通知事项，结语。v会议通知：时间、地点、会议内容、参会人员。9、通报v适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。v特点：典型性、教育性、指导性、针对性、事理性。决定，县以上区域、市级以上行业用。v 种类：事故、情况、表彰性、批评性等通报。v正文写作：引言定性、事实、分析及处理、结尾。10、报告v适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。v特点：单向性、陈述性、事后性。一般事前请示，事后报告。现在是请示少、报告多。10、报告v种类：工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告、述职报告。v正文写作要求：导语（背景式、根据式、叙事式、目的式）、主体（总结式、情况原因教训措施、指导式）、结语。v要点：送阅件，可请批转。11、请示v适用于向上级机关请求指示、批准。v特点：期复性、单一性、针对性、时效性。类别：求批准、求指示、求解决、求解答、求批转。“报告”与“请示”v共同点：都是上行文，都是下级向上级汇报工作、请求指导的公文。v 不同点：v容量不同。“报告”可以汇报多个事项；“请示”只能一事。“报告”与“请示”v对象不同。“报告”可以一份多递，可以越级上送；“请示”对象单一明确，不能越级。v时间不同。“报告”可以事前、事中、事后进行；“请示”只能事前。v结果不同。上级对“报告”可答复也可不答复；但“请示”必须给予明确的批复。12、批复v适用于答复下级机关的请示事项。v特点：被动性、针对性、集中性和明确性、政策性和依据性、及时性。阐释性批复、批准性批复。v 写作要求：请示，缘由、请示事项、结语。批复，依据（来文与政策）、批复事项、执行要求。v要点：不越级、一事一文、及时，语气平实恳切。v一般“有请必复”。批复标题中一般要表态。13、议案v适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。v但通常有：政府向人大提出的议案、非政府机关向人大提出的议案、人大代表向人大提出的议案三种。13、议案v特点：制作主体的法定性、内容的特定性、适时性、必要性和可行性。“平上行”，指向人大或其常委会。v写作要求：正文由案据、方案、结语。v 要点：方案、签署（责任人）、新文种在发展。14、函v适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。v典型的平行文，商洽、询问、答复。v 特点：适用广泛、行文自由、格式灵活、短小精悍。14、函v类别：公函、便函；发函、复函；商洽函、知照函、询答函、请批函。“函”被“请示、通知、批复”占用。v要点：一事一函、直陈其事，结语语气和缓。“专此函达、特此函复，为荷、为盼、为感”。函的格式15、纪要v适用于记载会议主要情况和议定事项。v特点：纪实性、概括性、指导性。上平下皆可。v类别：办公性会议纪要、专题性会议纪要、研讨性（座谈）会议纪要。v写作要求：标题+时间+正文（开头、主体、结尾）+落款。v要点：分清主次、抓住要点，叙议结合、注重归纳，精心构思、层次分明。“纪要”写法要求v纪要的结构：开头、主体、结语三部分。v开头的写法：概述时间、地点、会议名称、主题、出席者、取得的效果和会议意义等。v主体的写法：归纳会议精神和议定事项。v结语的写法：有强调意义，有发出号召，有提出要求等。第三部分第三部分 公文格式公文格式v公文的格式，总的来看包括以下两个部分：v公文的外部形式：v格式，即国家标准规定的固定格式。v公文的内部组织：v内容，即公文的主体部分。一、公文要素划分v版头：公文首页红色分隔线以上的部分。v包括：v份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。一、公文要素划分v主体：首页红色分隔线（不含）以下，公文末页首条分隔线（不含）以上部分。包括：v标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。一、公文要素划分v版记：公文天页首条分隔线以下，末条分隔线以上的部分。包括：v版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。（一）版头部分（一）版头部分v1、发文机关标志：v由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；也可以使用发文机关全称或规范化简称。v发文机关标识居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。（一）版头部分v2、份号v如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字。如“NO 000015”。v3、密级和保管期限v如需标注密级和保管期限，一般用3号黑体字顶格编排v在版心左上角第二行。v 绝密 30年 机密20年 秘密10年（一）版头部分v4、紧急程度v一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角密级和保管期限下一行。v下方，紧急公文标注特急、加急；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。（一）版头部分v5、发文字号v由发文机关代字、发文年度和发文顺序组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。v上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处同一行。（一）版头部分v6、签发人v由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。上行文应标注签发人姓名。（二）主体部分v公文的主体，是公文最主要的部分。v包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注和附件等要素。（二）主体部分（二）主体部分vv7、标题v应当准确简要地概括公文的主要内容，由发文机关全称或规范化简称、事由和文种组成，一般由2号小标宋体字，编制排于红色分隔线空二行位置，分一行或多行居中排布。回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（二）主体部分v多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。v多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。（二）主体部分v8、主送机关v主要受理公文的机关。主送机关名称应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后用全角冒号。分类排列按照类内用顿号、类间用逗号的原则。如：（二）主体部分v各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委，各人民团体：v局属各单位，局机关各科室：v局属各单位党委、党总支、党支部，局机关党总支：（二）主体部分v9、正文v公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文，一般用3号仿宋体字，转发、印发文件类的通知用3号楷体字。编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一”、“（一）”、“1.”“（1）”标注，不得逆向使用。（二）主体部分v第一层用黑体字（作为小标题时句尾无标点）。v第二层用楷体字（作为小标题时句尾标点可有可无）。v第三层用仿宋体字（无论是否作为小标题要有标点）。v第四层用仿宋体字（必须有标点）。（二）主体部分v10、附件说明v附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体用3号仿宋体字。附件前空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，名称后不加标点符号。附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐（如“附件：1、”）；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。v有两个以上附件的，应当注明顺序并分别标注于各附件 首页的左上方。（二）主体部分（二）主体部分v11、发文机关署名v应用全称或规范性简称，字体字号用3号仿宋，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行）居右排。发文机关署名一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排。两个以上机关联合发文，发文机关名称上并排，等距撑开，长度相同。（二）主体部分v12、成文日期v成文日期为会议通过或者发文机关负责人签发的日期，用阿拉伯数字将年、月、日标全称，月、日不标虚位（即1不编为01）。一般右空四字编排。（二）主体部分v不加盖印章的公文，单一机关行文时，居右空二字编排。在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字。（二）主体部分v13、印章v除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，公文应加盖发文机关印章。用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能采用“（此页无正文）”字样。v加盖印章的公文，印章应端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文或附件说明一行之内。（二）主体部分v当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。v联合机关行文时，将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置、印章下压发文机关署名。v最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。v印章之间排列整齐，互不相交或相切。（二）主体部分v14、附注v公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。（二）主体部分v15、附件v附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明一致。附件格式要求同正文。（二）主体部分v如附件不能与正文一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。v被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于公文附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。批转(转发、印发)的通知:通知正文用三号楷体字,被批转(转发、印发)文件用三号仿宋体字。（三）版记部分v版记由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（三）版记部分v16、抄送机关v除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用发文机关全称、规范化简称或同类型机关统称，用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编制排。抄送机关不止一个的，上级机关在前，下级机关在后，同类机关用顿号隔开，不同类机关间用逗号隔开，最后一个抄送机关名称后标句号。（三）版记部分v17、印发机关和印发日期v用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全称，后加“印发”二字。（三）版记部分v18、页码v用4号半角宋体阿拉伯数字编排在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘7 mm.v单页码居左空一字，双页码居右空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。v公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。v版记页应在公文最后的双页码页，必须与正文装订在一起。二、公文版面及装订要求v版心二、公文版面及装订要求v1、公文用纸v采用60g/m280g/m2的胶版印刷纸或复印纸，纸张白度在80%-90%。v2、纸张尺寸v国标A4型纸，成品尺寸210297mm，允许误差为2mm。特殊形式的公文用纸幅面可根据实际需要确定。二、公文版面及装订要求v3、版心v版心尺寸为156225mm（不含页码），一般每页22行，每行28个字，行间距用固定值28.8磅，特殊情况可以作适当调整，并撑满版心。公文用纸天头（上白边）：37 mm1 mm，公文用纸订口（左白边）28 mm1 mm，。二、公文版面及装订要求v4、标点v采用规范全身标点，注意符合中文排版规范。v5、装订要求v公文应当左侧装订，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差4 mm；骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为35 mm。三、公文写作中常见的错误v1、自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”等。三、公文写作中常见的错误v 2、混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。三、公文写作中常见的错误v主要表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为报告，将报告误用为请示，将“请示”、“报告”合用为“请示报告”，“请示”和“报告”本身是两个文种，将决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或报告，将复函误用为批复。三、公文写作中常见的错误v3、文字累赘。在标题中常出现文字或词义重复的现象，如关于贯彻通知的通知的通知，应为关于贯彻通知的通知；又如关于请求解决的请示，应为关于解决的请示，后面有请示，前面用请求就是多余的。三、公文写作中常见的错误v解决办法有四：只写转发第一次转发机关的通知；直接转发原文件；在标题中只出现上一级机关转发通知的文号；只用本机关发文的标题，而将其它机关的标题概括为文件。三、公文写作中常见的错误v 4、标题字体不规范。什么字体都有，宋体加粗、仿宋体字、黑体等等，就是2号小标宋体字少。内容不简洁，题不对文；如“关于武汉城市圈环线高速公路孝感至仙桃段穿越杜家台分蓄洪区涉及河道堤防管理有关事宜进行批复的请示”。标题排列不规范，标题加发文机关后会较长，排列一定要使用梯形或菱形，在保持词意完整的情况，每排字数不要相差太多。三、公文写作中常见的错误v5、多头主送，主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。三、公文写作中常见的错误v6、滥用标点符号。除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号，如关于认真贯彻决定的通知、关于批转报告的通知、关于请示的批复，标题中加书名号是错的。三、公文写作中常见的错误v 7、括弧不对。党政机关公文格式规定发文年度用六角括弧“”括入。错用成圆括弧“（）”、方括弧“”、方头括弧“【】”。三、公文写作中常见的错误v8、公文层次不规范。规范的排列顺序是：第一层用“一”，第二层用“(一）”，第三层用“1.”（是小圆点，而不是顿号），第四层用“（1）”。每一层次序数用字，前后应当一致。三、公文写作中常见的错误v 9、数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十八大”错成“党的18大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。三、公文写作中常见的错误v10、内容不适。在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件标注。三、公文写作中常见的错误v11、附件说明标注不规范。有的文件为了简单只写了“附”，还有就是附件名称和附件的内容不一致。v12、印发机关和印发日期编写不规范，印发机关应在发送机关后加“办公室”，印发日期后加“印发”二字。三、公文写作中常见的错误v13、附件不规范。附件说明标注有顺序号，可附件上什么都没标识，不易查找，也容易混淆、丢失。新公文格式标准要求附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。三、公文写作中常见的错误v14、印章位置不对。用印压正文或离正文超过二个行距以上。v 15、版记摆放位置不规范。版记放在附件前或版记前有页码的标注了页码。第四部分第四部分 党组织文件格式党组织文件格式v一、发文机关标志v1、发文机关标志由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；也可以使用发文机关全称或规范化简称。局属单位党组织发文机关标志统一为“规范化简称”，不加“湖北省汉江河道管理局”和“文件”字样，样式为：一、发文机关标志v党委：“中共管理分局委员会”v党总支：“中共管理分局总支部委员会”v党支部：“中共管理分局支部委员会”v局直党支部：“中共湖北省汉江河道管理局所（支队、中心、处）支部委员会”一、发文机关标志v2、发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。v在设计红头文件时，发文机关位置应自上边起留出天头37 mm+35 mm=72 mm。v3、发文字号之下4mm居中印一条与版心等宽（156mm）的红色分隔线，中间加实心五角星。二、发文字号v局属单位党组织发文机关代字统一为：党委为“仙汉发”、“天汉发”；党总支为“钟汉总支”、“杜闸总支”，依此类推；党支部为“田闸支”、“泽闸支”；局直党支部为鄂汉水支、鄂汉沙支、鄂汉后支、鄂汉信支、鄂汉林支；砂管基地为“鄂汉砂支”等等。三、签发人v由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。上行文应标注签发人姓名。四、标题v1、标题中的发文机关统一用简称，如“省汉江局党委”、“分局党委（党总支、党支部）”、“省汉江局中心（所、处、队等）党支部”。v2、领导班子成员分工文件标题的发文机关统一写党委（党总支、党支部）、行政名称，用党委(总支)文件头。五、主送机关v党组织行文原则上只能在自已的系统内部行文，不得向行政机关单位、部门行文。对没有下一级党组织的基层党支部（如田关、泽口、局直单位支部等），确需行文的，可以向行政机关单位、部门行文。六、正文v领导分工职务排序按党的职务、行政职务、姓名排列，姓名后不加加同志，姓名用黑体，后空格即可；也可单独排一行，转行写分工。分工内容要把党内、行政分工分开写具体。七、发文机关署名、成文日期和印章v发文机关署名可用简称，如分局文件可写“管理分局党委、党总支或党支部”。以成文日期为准居中编排。八、抄送机关、印发机关和印发日期v印发机关后面要标明文件的承办部门，如具体管理党务工作的党办、综合办、人事科等，如天门汉江管理分局综合办公室。第四部分第四部分 公文办理公文办理v公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档，公文传递传输也是公文办理的重要环节。v做好公文办理工作，一定要牢固树立程序、时效、跟踪、回复、主动服务、严谨细致、记录备忘、原则性与灵活性相结合的理念。v条例主要从运转角度，以流程为主线阐述公文办理相关内容。一、收文办理v收文可分为阅知性公文（以下简称阅件）和批办性公文（以下简称为办件）两大类。v收文办理主要程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。公文办理（收文）流程公文办理（收文）流程初审初审承办承办传阅传阅立卷立卷归档归档答复答复催办催办一、收文办理v1、签收v注意两点：v一是清点信封或文件包数量、检查密封是否完好，核对信件实际文件数、信封编号与签收单上的记载是否相符。v二是要月初份清点核对所有文件 的编号、份数与签收单上的记载是否相符。核对无误后要签名或盖收文章收件。校核把关退文制度v（1）请示件、报告件没有签发人姓名或者没有签署单位公章的。v（2）请示件中请示事项属政府职权范围内的工作的。v（3）请示件多头报送的v（4）报告中夹带请示事项的v（5）正式文件无特殊原因送给领导个人的。v（6）文件内容有明显错误的。一、收文办理v2、登记v公文登记的主要内容包括：编号、收文时间、来文单位、来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位等。v要详细记载收文的经办过程，便于工作中查询。v登记不是一次完成。边办边登记。多环节登记。一、收文办理v3、初审v是否应当由本机关办理。v是否符合行文规则。v常见的问题有：请示中一文多事，报告中夹带请示事项，将下级机关的请示事项原文转报上报机关，党委、政府办公厅（室）的业务部门擅自向下级党委、政府发布指令性文件。一、收文办理v文种、格式是否符合要求v常见的问题有：该用“请示”的用了“报告”；主送、抄送机关标注不规范；上行文未标注“签发人”；主附件分离、附件不全；缺页、错页、中间有空白页、印制歪斜等等。一、收文办理v涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签。v常见的问题有：未经协商就报文；已协商未达成一致意见且没有说明情况就报文；多个机关联合行文未会签完毕就报文等。一、收文办理v是否符合公文起草的其他要求。v初审不符合规定的公文要及时退回来文并说明理由，可以在退文时附退文单注明退文原因或将退文原因电话告知来文单位，初审合格的公文进入承办程序。一、收文办理v承办阅件。阅件应合理确定分送范围并分送。在分送范围的确定上，以充分满足工作需要，发挥文件最大效用，符合保密要求为原则。v承办办件。办件应提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理。一、收文办理v转办适用于党委、政府办公厅（室）根据有关规定、有明确的授权、或请示事项明确在业务部门职权范围内的情况。v拟办是文秘人员在对办件认真分析研究后提出书面办理意见报机关负责人审核决策。一、收文办理v写拟办意见要注重以下几个方面：v掌握文件内容，搞清请示事项。v把握政策规定，领会有关意图。v查找档案资料，对照先例比较。v尊重部门意见，注重协商协调。v立论有根有据，建议完整准确。v用语规范简洁，答复简明得体。一、收文办理v5、传阅（运转、送批、送阅）v按顺序传批。适用于只有一份文件且需多人阅批的公文传阅。v正传。按批阅人排序由前往后依次传阅，一般多用于阅知性公文。v倒传。按阅批人排序由后往前依次传阅，一般多用于请示类公文。v分传。对于保密要求特别严格的公文，可以采用专传的方式，即指定专人负责将公文在规定时间内送机关有关负责人阅批完毕。一、收文办理v传阅工作中的注意事项：v一要随时掌握公文传阅去向和进度。v二要控制公文传阅周期（时间）。v三要严格公文传阅范围。v四要减轻机关负责人阅文负担（先摘编）。v五要确保传阅安全保密。v六要适时将已传阅完毕的文件收回归档。一、收文办理v6、催办v区别情况适时催办、跟踪催办、重点催办、定期催办。一、收文办理v7、答复v办件办理完毕后，应将办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。v书面答复v（1）制发答复公文v（2）印送批件：将机关负责人在办件的批示复印或抄清后交来文单位和相关单位。v（3）发办文通知。v口头答复：电话答复 面谈答复二、发文办理v发文办理主要程序包括复核、登记、印制和核发。公文办理（发文）流程公文办理（发文）流程审稿审稿审核审核签发签发立卷立卷归档归档登记登记复复核核印发印发二、发文办理v1、复核v已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当进行复核。v（一）是否经过发文机关办公室审核。v（二）公文审批手续是否完备。审批手续包括两个方面：一是审批权限是否准确。二是审批的机关负责人有无遗漏。v（三）内容、文种、格式是否准确规范。v2、登记v基本要求：复核后的公文应在发文登记本或计算机系统中认真详细记载发文登记的内容、包括发文字号、标题、密级、紧急程度、签发人、主送单位、成文日期、分送范围、印发日期、印制份数等。二、发文办理v3、印制v（一）确保质量。公文印制必须以经过机关负责人签发的定稿为主。v（二）确保时效。尤其是对于标注特急或要求限时发出的公文，要严格按照时限印制完毕，不得延误。v（三）确保安全保密。涉密公文应当在具有国家秘密载体的单位或机关内部非经营性印刷厂、文印中心印制。二、发文办理v4、核发v（一）认真检查成品文件质量。v（二）准确及时分发成品文件。三、公文整理归档v条例规定：“需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全，整理归档。”三、公文整理归档v材料归档范围是：v（1）反映本机关主要职能活动和基本面貌、对机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的公文材料。v（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文材料。v（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料、下级机关报送的重要公文材料。v（4）其他对本机关工作具有查考的公文材料。三、公文整理归档v 在准确掌握归档范围的同时，还要准确掌握不需要归档的范围。v “两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职过程中形成的公文，由其兼职机关归档。”三、公文整理归档v系统整理v整理方法：装订、分类、排列、编号、编目、装盒v移交归档v在移交之前拟移交案卷的质量要经过档案部门检查验收，完成了移交工作，公文就正式转化为档案。不妥之处，敬请指正！谢 谢！