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岗位分析三条基本原则q针对“岗位”，而非针对“人”q着重那些应该做的工作,而非目前正在做的q分析岗位的职责，而非岗位的明细调查各部门现有岗位清单l目的目的D明晰现有岗位设置l步骤步骤D明确部门职责D将部门职责按照业务类型分类并层层分解，细划到岗D单独设岗的前提是工作量饱和l注意问题注意问题D岗位设置越细越好D为解决一项新的任务就设立新岗位D认为岗位数和人员数有对等关系岗位描述岗位描述的主要体现l恰当的进行岗位描述是恰当的进行岗位描述是人力资源管理人力资源管理的基础，其的基础，其作用主要体现在以下几个方面：作用主要体现在以下几个方面：l1.根据岗位描述所界定的任职要求进行人员的招聘、选拔和任用；l2.基于岗位描述的职责进行岗位价值评估，并进而确定岗位的薪酬水平；l3.基于岗位描述的职责提取岗位绩效指标，以对任职者的绩效进行管理；l4.根据岗位描述的任职要求分析任职者的培训需求，进行培训管理；岗位描述存在的问题l岗位描述工作的效果并不十分理想，一方面是各级管理者和员工的投入不够，容易导致岗位描述效果打折扣甚至最终导致流产；另一方面，岗位描述中的很多技术问题难以解决，比如：l1.如何概括每一个岗位的职责要点或描述岗位设置的目的，使得岗位相关人能够快速了解岗位的概况；l2.岗位职责任务描述到什么程度，是每一个小的任务都写进岗位说明书，还是仅列出岗位职责的条目；l3.各个岗位的权限如何进行界定？如何确保权责匹配，同时又能与公司文化、不同任职者的能力素质等相匹配？；l4.任职要求如何界定？岗位描述要为今后的招聘、培训等工作提供基础信息，如果目前任职人员的能力不是很理想，怎样描述才能够平衡现有任职者的能力、理想的任职能力和可以获取人才的能力三方面的关系；l5.每一个岗位是不是都要把它的工作条件描述出来？岗位职责描述的主要用途l岗位职责的描述主要用于以下三个方面：l1.根据岗位描述的职责提取绩效指标，岗位职责描述是绩效管理的基础；l2.根据岗位描述的职责进行岗位价值评价和薪酬等级的确定，岗位职责描述是薪酬管理的基础；l3.岗位描述的职责是任职者履行任务的清单，可以指导任职者工作的方向。岗位职责描述最主要的作用l岗位职责描述最主要的作用，基于对这三个方面的分析，我的主张是：岗位描述的职责控制在10条左右为宜。理由如下：l1.绩效管理强调的是管理关键绩效指标，关键指标控制在68个为宜，过多的关键绩效指标会使得任职者失去工作的重点，从作为绩效管理的基础这个作用考虑，只要能够把岗位最主要的职责描述清楚了，就已经足以满足绩效管理的需要，最大化的考虑，一个重要职责提取一个绩效指标；l2.从岗位价值评估的角度来说，选择岗位描述中对组织的影响作用最大、所需知识水平和沟通技能最高的主要职责进行评价，10条职责足以能够把每一个岗位关键职责描述清楚；l3.从作为任职者履行任务清单的角度考虑，我们会把未来一年当中任职者所需要履行的职责根据对组织的价值贡献大小（或体现在任职者的时间占比）进行权重的分配，如果所描述的职责超过10条，将会出现有些职责的权重仅为1%或2%，这些职责的履行与否对于整体价值贡献不会产生重大的影响，按照20/80法则，可以在描述中忽略。职责描述的技巧分享l在具体的职责描述时，如何确保10条职责能够把一个岗位的关键职责全部描述清楚哪？这里有两个技巧和朋友们分享：l技巧一：块状职责综述技巧一：块状职责综述l技巧二：交叉地带详述技巧二：交叉地带详述块状职责综述的案例分析之所以在描述职责的时候会出现难以言尽的问题，关键在于我们会把一项职责分成无数条小的任务去描述，比如对于“培训专员”岗位“组织员工培训工作”职责，你可以把它拆成几条进行描述，并不会出现和其他岗位职责交叉界定不清的问题，比如：l1.制定培训计划；l2.联系并确定培训讲师；l3.培训前期的准备，包括：培训课件的准备、培训教师的准备、培训设备的准备等；l4.下达并跟踪培训通知；l5.培训出席人员记录规避职责任务描述过细问题的关键l规避职责任务描述过细问题的关键在于，必须区分岗位说明书和工作指导书之间的关系，岗位说明书仅仅是岗位任职者履行职责的清单，而不是每一项职责的操作规范，不需要把每一项职责的详细操作流程和工作标准等在岗位说明书中进行详细的阐述。因此在进行岗位描述时只需要描述块状职责，把握好这一点，上述问题自然能够规避。交叉地带详述交叉地带详述l技巧二：交叉地带详述技巧二：交叉地带详述l岗位与岗位之间总是会存在职责界定模糊的地带，虽然不会太多。注：如果出现过多的交叉模糊地带，那么企业应该重新审视组织结构设计的工作啦，但是如果这些模糊地带界定不清楚，将会出现推诿扯皮的问题。所以在岗位职责描述的时候，可以对日常工作中经常推诿扯皮的事件，进行逐条的描述和分工，尤其对于流程体系等其他的管理体系不健全的企业，在岗位描述时更需要加以重视！其他问题l针对于岗位描述中权限分配、任职条件界定、工作条件规范等问题，会在岗位说明书中有具体体现；l针对于各岗位工作流程、工作细节及相关工作规范，会在岗位工作指导中有具体体现；l针对于各岗位工作在执行过程中所出现的问题会在相关的制度中有具体体现。岗位描述中的其他问题l模块一：权限分配模块一：权限分配最有效可行的办法是在进行岗位描述的同时编制企业内部的授权手册，这样操作性、实用性更强！l模块二：任职条件模块二：任职条件任职条件界定一般有两种方式，一种是门槛条件，也就是说，要任职该岗位至少要达到任职条件所描述的要求；另一种是恰当条件，或者说最佳胜任条件，如果满足不了，也可以任职，只不过是让步使用，下一步你需要通过培训、实践等把能力提升到任职条件所界定的水平。如果你比描述的高，那称之为过剩使用，下一步可以考虑调整岗位职责或调整岗位，使得任职者能够发挥更大的作用。l模块三：工作条件模块三：工作条件工作条件的最大作用在于新聘用的一个人来了之后，行政部门根据其任职岗位的岗位说明书描述的工作条件，把他的办公室、办公桌、办公用具等全部按照规格一次性配齐交给他，肯定比他自己今天提出配个笔记本、明天再要个垃圾桶（姑且还不说要求能不能满足）要心情爽的多，心情爽干活也爽，这个人肯定能留下来，否则的话难说。岗位描述职责描述的注意事项l工作持有人所负有的工作持有人所负有的职责职责以及工作所要求以及工作所要求的的最终结果最终结果l岗位岗位长期长期及及经常性经常性的工作的工作,而不是短期或临而不是短期或临时性工作时性工作l按照岗位职责的按照岗位职责的重要性重要性顺序填写顺序填写,重要的职重要的职责填写在前面责填写在前面l职责描述字数要求：每条职责描述不超过职责描述字数要求：每条职责描述不超过50字字岗位描述 职责描述的注意事项l职责条目确定职责条目确定l除非是特别重要的职责，每项职责占用的时间一般大于所有职责的5%。未被逐条详细描述的“其它”职责所占用的时间一般不超过该岗位完成所有职责工作时间的10%。ll紧密相关的（如：用于完成一项任务的几个步骤）或类似的职责可以归为一条职责来描述，除此之外，尽量避免把几个职责合并在一个小标题下做概要描述。岗位描述-职责描述的注意事项l职责描述句式规范职责描述句式规范l一份好的岗位说明书包含了准确描述“需要做什么”的以动词开头的语句，如：可用“起草”、“审核”、“执行”、“指导”等具体动词的，尽量避免用“负责”等笼统的词。例如：l每季度起草起草报告向l倾听倾听客户的买卖指令l比较比较部门实际费用与预算费用的差别l用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用“管理”、“监控”等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。l职责描述语句通常包含的内容职责描述语句通常包含的内容l1）动词；2）宾语；3）目的描述。如下表所示：岗位描述职责描述的注意事项总的来说代表了岗位的总的来说代表了岗位的主要产出主要产出描述了工作的描述了工作的成果成果而非过程而非过程每一说明描述了单独的每一说明描述了单独的 、不同的最终结果、不同的最终结果不是广义的，含糊的说明不是广义的，含糊的说明每一个说明都是每一个说明都是没有时限没有时限的，如果岗位没有改变，的，如果岗位没有改变，职责不会改变职责不会改变如何描述工作如何描述工作工作工作职责工作任工作任务工作要素工作要素董事会秘董事会秘书提供董事提供董事长所要求的速所要求的速记准准备和保存月董事会和保存月董事会记录适用于适用于岗位位说明明书董事会速董事会速记 整理速整理速记记录 打印董事会会打印董事会会议记录 复印会复印会议记录，分，分发给董事会成董事会成员 会会议记录保管保管归档档 在打字印机中插入打印在打字印机中插入打印纸 确定打字机的确定打字机的边距距不适用于不适用于岗位位说明明书根据需求进行岗位说明书的更新或重新起草起草起草/更新更新重新重新进行行岗位分析和描述，起草或更新位分析和描述，起草或更新岗位位说明明书的的时机：机：v 新新岗位位产生生时v 工作工作发生生变化化时 v 定期定期审核，一般至少一年核，一般至少一年审核一次核一次