文秘常用应用文写作-第一单元-应用文概说.ppt

第一节第一节 应用文的基础知识应用文的基础知识应用文概说应用文概说 应用文的概念应用文的概念 应用文的分类应用文的分类应用文的特点应用文的特点应用文的功用应用文的功用 一、应用文的概念 应用文应用文 是各级机关、企事业单位、社会团体是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的有一定格式的以及个人处理事务中经常应用的有一定格式的文体总称。文体总称。应用文概说应用文概说 一、应用文的概念 应用文的定义涵盖了以下几点内容：应用文的定义涵盖了以下几点内容：应用文的本质应用文的本质一种文体。一种文体。应用文的使用者：各级机关、企事业单位、应用文的使用者：各级机关、企事业单位、社会团体以及个人。社会团体以及个人。应用文的用途：处理事务。应用文的用途：处理事务。应用文的特点：一定格式应用文的特点：一定格式。应用文概说应用文概说 二、应用文的分类行行政政公公文文应用文概说应用文概说 应用文的分类方法多种多样，最常见的有以下应用文的分类方法多种多样，最常见的有以下3 类文书。类文书。事事务务文文书书商商务务文文书书二、应用文的分类 是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。如如:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。应用文概说应用文概说 行政公文行政公文:二、应用文的分类 是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。如:计划、总结、调查报告、简报、会议记录、章程、规则、制度、启事、会议议程、简报、请柬、邀请信等。应用文概说应用文概说 事务文书事务文书:二、应用文的分类 是指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。如:市场调查报告、经济活动分析报告、经济合同、项目建议书、谈判方案意向书、经济合同、商品说明书、广告、订货单等。应用文概说应用文概说 商务文书商务文书:三、应用文的特点应用文概说应用文概说 实用性实用性 规范性规范性时效性时效性针对性针对性三、应用文的特点应用文概说应用文概说 实实用用性性内容内容 形式形式结构、语言表达务实简约结构、语言表达务实简约感谢信感谢信表示感谢表示感谢说明书说明书总结总结介绍产品介绍产品回顾归纳、分析评价回顾归纳、分析评价三、应用文的特点应用文概说应用文概说 规范性规范性长期实践中约定俗成的相对固定的格式。长期实践中约定俗成的相对固定的格式。写启事，正文一般要写发启事的写启事，正文一般要写发启事的目的、意义、原因、要求等目的、意义、原因、要求等如：如：写会议纪要，一般先写标题，再写会议纪要，一般先写标题，再写导言和内容要点写导言和内容要点三、应用文的特点应用文概说应用文概说 及时写及时写及时发及时发及时办及时办时时效效性性三、应用文的特点应用文概说应用文概说 实实用用性性内容内容 形式形式结构、语言表达务实简约结构、语言表达务实简约感谢信感谢信表示感谢表示感谢说明书说明书总结总结介绍产品介绍产品回顾归纳、分析评价回顾归纳、分析评价三、应用文的特点应用文概说应用文概说 针针对对性性授受对象授受对象内容内容行文的原因、根据、目的和要求行文的原因、根据、目的和要求比较具体、明确比较具体、明确四、应用文的功用应用文概说应用文概说 规范行为规范行为指挥管理指挥管理协调关系协调关系宣传教育宣传教育凭证依据凭证依据四、应用文的功用应用文概说应用文概说 规范行为规范行为 应用文的许多种类，不同程度地规定了人们的行动准则和行为方向。特别是法规性和政令性文件，约束着人们的行为，具有很权威的法规、准绳作用。四、应用文的功用 上级对下级指挥管理、分配任务、传达精神等；下级向上级报告请示、总汇报结等，这些都是由应用文作为载体来实现的。党政机关、企事业单位、群众团体都通过应用文这种工具来达成指挥管理。应用文概说应用文概说 指挥管理指挥管理四、应用文的功用 人们通过书信互相交流情感，通过报告、请求向上级传达情报，通过通知、指示、通报等向下级下达命令，通过各种条据确定当事人的关系，通过各种协议书协调各方的利益和问题应用文概说应用文概说 协调关系协调关系四、应用文的功用 普及各项知识，宣传党政教育，提高商品的知名度，都离不开应用文的强大舆论效应。机关的大多数文件，都有宣传教育的职能。应用文概说应用文概说 宣传教育宣传教育四、应用文的功用 为避免纠纷，人们需要一种有效的凭证依据来约束双方当事人，从而保护双方的利益和权利，从而规范社会的各种交易，这就需要应用文。应用文概说应用文概说 凭证依据凭证依据 请完成课后练习。请完成课后练习。应用文概说应用文概说 第二节第二节 应用文的写作要素应用文的写作要素应用文概说应用文概说 主题主题材料材料结构结构语言语言一、主题应用文概说应用文概说 是构成应用文文本的4 个要素。它们关系密切，缺一不可，人们通常形象地将这种关系比喻为：材料是血肉，主题是灵魂，结构是骨骼，语言是细胞。材料主题结构 语言（1）主题的含义。主题是作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。在应用文写作中，大致大致分为3 种类型：应用文概说应用文概说 意图型意图型 表明一种意图、目的、意向。此种意向单一，一阅便知。如请示、启事、合同等。信息型信息型 文中只对信息作出客观说明，并不渗透作者的主观态度和观点。如请柬、简报、通报、解说词等。思想型思想型 主题带有鲜明倾向性，表现为对人、对事的态度，主要体现为对公务的处理有鲜明的观点、意见、措施等。如公文中的下行文均带有思想性。（2）主题的确立。主题的确立是应用写作的重要步骤，材料的选择、结构的安排、语言的运用均有赖于主题的确立。主要依据有以下两点。以写作目的为立意依据。一些应用文书不用作者刻意提炼主题，文书本身就是一种较为成熟的认识或决策，这时，写作目的就成为应用文书的主题。这个目的大多体现为机关领导的工作布置、上级机关文件的某种规定等。需要作者对事实材料进行分析研究，得出正确的结论，然后再确定文章的主题。总结报告类、消息通讯类等往往根据这种立意依据确定主题。以材料本身的意义为立意依据（3）主题的要求。在具体的应用写作中，应确保主题的正确、深刻、新颖、集中。正确。主题正确是撰写应用文的基本要求。深刻。主题深刻是指应用写作要求揭示事物本质及其内在规律，提出有利于发展的、有创见性的见解和主张。新颖。主题新颖是指应用文的主题要有新意，有自己独特的见解。要写别人没有涉及过的事物，要别开生面，使人耳目一新，富有独创性。集中。主题集中是指应用写作要围绕一个中心把问题说清说透，文中避免出现与中心联系不紧密甚至无关的材料。二、材料 材料是指作者为实现一定的写作目的所收集、积累的，为表现主旨而写入文章之中的一系列事实或依据。应用文写作中所谓的“事实或依据”，主要包括事件、现象或数据、理论根据、公认的原则、科学公理等。材料的运用包括占有材料、鉴别材料、选择材料和使用材料4 个环节材料运用的4 4 个环节三、结构 结构是文章内部的组织和构造，是文章内容的重要表现形式，是作者思路在文章中的具体体现。（1）结构的内容。应用文文本结构的内容有标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应等。标题。标题即文章的命名。鲜明、准确的标题能够给读者留下深刻的印象。开头。应用文写作“起要平直”，即开头要开门见山，不要拐弯抹角。层次。层次又称意义段，它是应用文主题的秩序体现，展示作者表达主题的整个思想轨迹，最能体现出作者逻辑思维的功力。段落。段落也叫自然段，它是构成文章的基本单位，是文章思想内容在表达时由于转折、强调或间歇等情况所造成的文字停顿。过渡。过渡是承上启下衔接文字的一种手段，它是上下文之间联系的纽带。照应。照应是指通过前呼后应，相互关照，从而使文章形成紧凑严密的有机体。结尾。结尾是文章正文主干部分的自然延伸和归结，它是对全文的收束，起强化主题、完成任务的作用。（2）结构的要求。严谨。一是指思维缜密、无懈可击，二是指组织严密，无破绽可查。自然。文章承转启合如行云流水，无人工雕凿斧削痕迹。完整。结构主体饱满，首尾圆合。统一。形式和谐，通篇一贯。四、语言 语言，是人类特有的用来反映思想、表情达意的重要工具，是一种特殊的社会现象，由语音、词汇和语法构成的一定系统。（1）运用语言的标准。准确。准确，就是要求语言含义清楚，词语内涵外延明确。简洁。所谓简洁，是说语言简明扼要，没有多余的话。平实。平实，是指语言平易实在、朴素规范。（2）应用文书专用语言。应用文书具有独特的专用语言，常见的有以下8 类，见下表。第四节第四节 应用文的表达方式应用文的表达方式应用文概说应用文概说 通用文书通用文书事务文书、商务文书事务文书、商务文书 为便于信息的传递、接受和处理，应用文书大多具有相对固定的书面格式和内在结构。书面格式，是应用文书的外在表现形式；内在结构，是应用文书内容的组织构造。1通用文书的格式 在应用文书中，公文是最讲究格式的文种。通用文书的格式，指通用文书的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。公文的格式在很大程度上通过这些外部形态得以体现。（1）通用公文用纸和印装规格。公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210mm 297mm，如下图所示。A4 型公文用纸页边及版心尺寸型公文用纸页边及版心尺寸（2）通用公文中各要素标识规则。一份完整的公文，由眉首、主体、版记三部分组成，置于公文首页红色反线上的各要素统称为眉首；红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；主题词以下的各要素统称版记。公文格式如下图所示。2事务文书、商务文书的格式 与通用公文相比，事务文书与商务文书的格式呈现出了明显的灵活性与多样性，主要表现在下面两点。首先，除了简报等个别文种外，大多文书不具版头、主体、版尾这样严格的3 大版块区域。其次，事务文书与商务文书各自包括多个文种，这些文书各有各的格式规范与要求，像请柬、邀请函有其固定格式；像合同、标书也各有约定俗成的格式。第五节第五节 应用文的制发程序应用文的制发程序应用文概说应用文概说 通用公文的制发程序通用公文的制发程序事务文书、商务文书的制发程序事务文书、商务文书的制发程序1通用公文的制发程序 通用公文的制发程序又叫发文办理。办法规定：“发文办理指以机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。”本节主要介绍 程序。复核审核签发草拟（1）草拟草拟就是拟写公文草稿。草拟公文的主要要求如下：符合国家的法律、法规及其他有关规定。情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。人名、地名、数字、引文准确。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。发文稿纸的一般格式应当使用国家法定计量单位。文内使用简称，应当先用全称，并注明简称。公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，都应当使用阿拉伯数字。（2）审核 审核就是对公文文稿进行审查核定。公文送负责人签发之前，先由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：行文方式是否妥当；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；公文格式是否符合办法的规定等。（3）签发 签发就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印发。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。（4）复核 复核就是再次对公文制发的工作环节进行审查核对。公文正式印制前，文秘部门对公文文稿必须进行复核。复核的重点是：复核签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。复核是发文过程的最后一道把关环节。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序进行复审。公文制发程序