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应垦区文秘及宣传工作培训班学应垦区文秘及宣传工作培训班学员要求，现将培训班期间关于公文写员要求，现将培训班期间关于公文写作课的部分幻灯片摘要放到网上，供作课的部分幻灯片摘要放到网上，供各位学员下载。各位学员下载。省农垦总局办公室省农垦总局办公室 20082008年年1212月月2525日日幻灯片说明幻灯片说明浅析垦区公文稿件浅析垦区公文稿件写作中的一些常见问题写作中的一些常见问题广东省农垦广东省农垦总局办公室总局办公室2008年12月19日u发文机关的标识的字体，必须用发文机关的标识的字体，必须用小标宋简体小标宋简体，这是因为小标宋简体，这是因为小标宋简体显得庄重，不像其它字体如显得庄重，不像其它字体如楷体楷体、隶书隶书、魏碑魏碑等都含有某些书法艺等都含有某些书法艺术的成份，不适合行政机关公文术的成份，不适合行政机关公文 一、发文机关标识的字体问题一、发文机关标识的字体问题u公文编号用六角括号公文编号用六角括号，主要基于，主要基于与数学中低级符号不得包含高级符号与数学中低级符号不得包含高级符号的原则的原则u年份应用全称年份应用全称，不能用，不能用“0707、0808”等，序号不编虚位等，序号不编虚位(即即1 1号文不能编为号文不能编为001001号号)，而且不加，而且不加“第第”字，这是为字，这是为了讲究实用，尽量减少公文的字数了讲究实用，尽量减少公文的字数 二、公文编号不规范问题二、公文编号不规范问题u唯上报的公文才需标识签发人唯上报的公文才需标识签发人u为讲究公文对称和美观，发文字为讲究公文对称和美观，发文字号居左空号居左空1字，签发人姓名居右字空字，签发人姓名居右字空1字字u签发人姓名以签发人姓名以3 3号楷体字号楷体字标识，标识，目的是使签发人的姓名突出、醒目目的是使签发人的姓名突出、醒目三、签发人标注不规范问题三、签发人标注不规范问题四、正文的标题不规范问题四、正文的标题不规范问题u公文标题宜尽量简单明了，有转发公公文标题宜尽量简单明了，有转发公文时尤其要注意文时尤其要注意u居中排列尽量美观、不断开词语居中排列尽量美观、不断开词语u公文标题除法规、规章名称加书名号公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号外，一般不用标点符号u不能以空格代替标点不能以空格代替标点五、引用公文时不规范问题五、引用公文时不规范问题u正文中引用文件时，规范的做法是：正文中引用文件时，规范的做法是：先引标题，后引文号，文号用括号先引标题，后引文号，文号用括号。例如：例如：根据根据关于加强垦区关于加强垦区党风廉政建设的决定党风廉政建设的决定（粤垦党（粤垦党字字200820088 8号）文精神号）文精神u公文主标题推荐用公文主标题推荐用2 2号小标宋字体号小标宋字体，正文，正文用用3 3号仿宋字体号仿宋字体。正文中标题规范做法：。正文中标题规范做法：第一层次为黑体第一层次为黑体“一、二、一、二、”第二层次为楷体第二层次为楷体“（一）（二）（一）（二）”第三层次为仿宋加黑第三层次为仿宋加黑“1 1、2 2、”第四层次为仿宋“（1）（2）”（要注意序号带括号时，后无标点）六、公文标题、字体、结构混乱问题六、公文标题、字体、结构混乱问题u正文的第一层次的标题之后不正文的第一层次的标题之后不用标点，其它层次用标点用标点，其它层次用标点u附件后面不用标点附件后面不用标点u抄送机关较多时，同一性质、同抄送机关较多时，同一性质、同一级别的机关之间要用顿号隔开，一级别的机关之间要用顿号隔开，否则用逗号隔开。结束时用句号否则用逗号隔开。结束时用句号七、标点符号使用不规范问题七、标点符号使用不规范问题u成文日期是公文生效的时间，公成文日期是公文生效的时间，公文如果没有成文日期，在某种意义上文如果没有成文日期，在某种意义上说就是一纸空文说就是一纸空文u必须以领导人签发的时间为准。必须以领导人签发的时间为准。u要用使汉字，而且将年、月、日逐要用使汉字，而且将年、月、日逐一标全一标全八、公文成文日期的问题八、公文成文日期的问题u一般情况下，除了会议纪要以外，一般情况下，除了会议纪要以外，不加盖印章的公文应视为无效不加盖印章的公文应视为无效u如有几个部门联合行文，要将主如有几个部门联合行文，要将主办机关的印章盖在前面办机关的印章盖在前面 九、公文印章使用问题九、公文印章使用问题u公文如有附件，要在正文下空一公文如有附件，要在正文下空一行、左边空行、左边空2字，用字，用3号仿宋体字标识号仿宋体字标识“附件附件”。u附件较多时，应以阿拉伯数码编排附件较多时，应以阿拉伯数码编排序号，注意后面不用标点序号，注意后面不用标点u例如例如“附件：附件：1.2.十、正文附件不规范问题十、正文附件不规范问题u不能出现空白印章；不能出现空白印章；u不得使用不得使用“此页无正文此页无正文”；u日期（盖章）处紧贴正文下日期（盖章）处紧贴正文下3行以内；行以内；u空白页不得标识页码。空白页不得标识页码。十一、提高公文的防伪性问题十一、提高公文的防伪性问题u公文生效日期：注意公文生效日期：注意“零零”与与“0”的关系的关系u用阿拉伯数字与用汉字的问题。公用阿拉伯数字与用汉字的问题。公文写作中尽量用阿拉伯数字文写作中尽量用阿拉伯数字u同一篇公文中用数字必须统一同一篇公文中用数字必须统一十二、公文写作中数字滥用问题十二、公文写作中数字滥用问题u公文新标准要求，公文新标准要求，凡是用阿拉伯凡是用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，均应使用所表示的数目比较精确时，均应使用阿拉伯数字。阿拉伯数字。如勇士农场如勇士农场1212队队u遇特殊情况，或者为避免岐解，也遇特殊情况，或者为避免岐解，也可灵活变通，但全篇体例应相对统一可灵活变通，但全篇体例应相对统一公文写作中数字滥用问题（公文写作中数字滥用问题（2）u新的国家公文标准中，将公文划新的国家公文标准中，将公文划分为分为13种，分别为命令（令）、决定、种，分别为命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪告、请示、批复、意见、函、会议纪要。除此以外的各类公文，比如请求、要。除此以外的各类公文，比如请求、申请、建议等等都不是规范的错误文申请、建议等等都不是规范的错误文种。种。十三、关于公文的文种问题十三、关于公文的文种问题u两种情况下必须使用阿拉伯数字：两种情况下必须使用阿拉伯数字：一是统计表中的数值；一是统计表中的数值；二是二是公历公历世纪、年代等日期表述。如：世纪、年代等日期表述。如：公元前公元前8世纪世纪20世纪世纪80年代公元前年代公元前440年年1949年年10月月1日。注意，公文日。注意，公文中年份一般不用简写，如：中年份一般不用简写，如：2008年不能年不能简写为简写为“八年八年”或或“08年年”十四、公文新标准规范数字用法十四、公文新标准规范数字用法u必须使用汉字有必须使用汉字有3种情况：一是中国干种情况：一是中国干支纪年和夏历月、日，俗称支纪年和夏历月、日，俗称“旧历旧历”。示。示例：丙寅年十月十五日，腊月二十四日，例：丙寅年十月十五日，腊月二十四日，正月初一。二是相邻的两个数字，并列连正月初一。二是相邻的两个数字，并列连用表示概数，必须用汉字，并且两个数字用表示概数，必须用汉字，并且两个数字之间不得用顿号隔开。比如：二三米，一之间不得用顿号隔开。比如：二三米，一两个钟头，三四个月，四十五六岁，二三两个钟头，三四个月，四十五六岁，二三百人次，几十万分之一，十余次奖等等。百人次，几十万分之一，十余次奖等等。十五、公文数字须用汉字的情况十五、公文数字须用汉字的情况u三是定型的词、词组、成语、惯用语、三是定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。示例：一律一的数字，必须使用汉字。示例：一律一方面星期五四氧化三铁八国联军方面星期五四氧化三铁八国联军八路军第一二九师二万五千里长征五八路军第一二九师二万五千里长征五四运动九三学社路易十三五局三胜四运动九三学社路易十三五局三胜制二八年华七上八下第一书记第制二八年华七上八下第一书记第三季度十一届三中全会等等三季度十一届三中全会等等 公文数字须用汉字的情况（公文数字须用汉字的情况（2）一是不要越级请示和报告；一是不要越级请示和报告；二是向下级机关或者本系统的重要行二是向下级机关或者本系统的重要行文，应同时抄送直接上级机关；文，应同时抄送直接上级机关；三是请示应当一文一事；一般只写一三是请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需同时告知其他机关的，个主送机关，需同时告知其他机关的，应用抄送形式，但不得抄送其下级机应用抄送形式，但不得抄送其下级机关。关。“报告报告”不得夹带不得夹带“请示请示”事项事项公文行文规则混乱问题（公文行文规则混乱问题（2）各部门可相互行文和向下一级业各部门可相互行文和向下一级业务部门行文；除以函的形式商洽工作、务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级机关正式行文不得向下一级机关正式行文部门的内设机构，除办公室外，部门的内设机构，除办公室外，不得对外正式行文。部门如需对外行不得对外正式行文。部门如需对外行文，必须加上文，必须加上“经经*领导（单位）同领导（单位）同意意”字样，方可代表单位行文字样，方可代表单位行文十六、公文行文规则混乱问题十六、公文行文规则混乱问题u公文不同于宣传类文章的一公文不同于宣传类文章的一个显著特点，就是语言要个显著特点，就是语言要实事实事求是，力求准确，繁简适当求是，力求准确，繁简适当。十七、关于用词的准确性问题十七、关于用词的准确性问题十八、关于领导讲话稿起草问题十八、关于领导讲话稿起草问题在实际工作中，秘书工作做得比较多的：一是起草领导讲话稿，二是记录整理领导讲话稿，三是修改把关文件材料。十八、关于领导讲话稿起草问题十八、关于领导讲话稿起草问题1、谋篇布局应“四宜”：标题宜白(直观明白)，开头宜简(简明扼要)，主体宜分(分层次展开)，结尾宜精(精悍明快)十八、关于领导讲话稿起草问题十八、关于领导讲话稿起草问题2、炼意取材求“四要”：站位要高，观点要明，用材要精，把握要准。3、运笔泼墨重“四有”言之有物，风格有别，语言有味，结构有序。十八、关于领导讲话稿起草问题十八、关于领导讲话稿起草问题记录整理领导讲话稿，记录是基础，整理是关健。要求概括起来四个字：准、顺、增、删起草领导讲话稿基本方法：加强学习，注重积累，努力实践，善于总结十九、关于信息稿的编写问题十九、关于信息稿的编写问题要求：主题突出、角度新颖、文字简洁，最好配发图片。介绍完毕，谢谢大家！介绍完毕，谢谢大家！