2020年文件和档案管理制度.pdf

2020 年文件档案管理制度1 目的为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。2 范围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。3 职责3.1 各过程管理部门职责：3.1.1 负责确定所管理的过程的文件需求。3.1.2 负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。3.1.3 负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。3.1.4 负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。3.1.5 负责文件更改内容等。3.2 生产部职责：3.2.1 负责管理手册的编制。3.2.2 负责体系的认证和日常维护管理工作。3.3 各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。3.4 各部门负责本部门记录的建立与管理。4 程序内容4.1 确定文件种类4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。2020 年4.1.2 外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。4.1.3 综合管理体系文件a.方针、目标和指标；b.实现方针、目标和指标的策划；c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。4.1.4 资料和记录相关的资料包括但不限于：a.各类分析/评价/统计数据（如 OSHA 统计分析数据）；b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料；c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE 专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南；g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）h.设施的设计、运行技术资料；i.供应商和承包商档案；j.作业许可证等；k.其他资料。4.2 提出文件的编制和修改需求4.2.1 公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。4.2.2 过程负责人确定所管理的过程的文件需求。4.3 指定编写人4.3.1 如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。