公司管理制度完整版-.pdf

1 公司管理制度完整版2 目录1 说明.2 行政事务管理.2.1 工作环境管理规定 .公司人员出入公司时间记录表.来宾登记表 .2.2 考勤管理制度 .员工考勤统计表 .员工请假单 .2.3 低值易耗品与办公用品管理办法.低值易耗品与办公用品需求计划表.低值易耗品与办公用品采购申请单.低值易耗品与办公用品领用登记卡.2.4 档案管理办法 .附件一：文书档案管理细则.附件二：人事档案管理细则.附件三：经营档案管理细则.附件四：会计档案管理细则.附件五：影像档案管理细则.附件六：实物档案管理细则.文件移交归档登记表 .借用档案登记表 .2.6 文件管理办法 .外来文件登记表 .文件评审、会签表 .2.7 出差管理规定 .出差申请单 .2.8 计算机及附属设备管理办法.2.9 印章管理办法 .3 公司及项目部印章保管清单.用印申请表 .印章使用登记簿 .3.其他管理制度 .3.1 保 密 制 度.4 1 说明1、內容 公司行政事务管理体系的范围；公司关于行政事务管理体系要求的关键制度、规程文件。2、适用范围本制度适用于公司行政事务管理。3、用语解释（本手册出现的术语或简称）公司、本公司是指现有入职进入的该公司；各部门、各职能部门是指公司本部所属部门管理体系所覆盖的各职能管理机构；高管层是指公司总经理、副总经理和各部门总监等高层管理人员；分管领导、分管副总经理是指公司分管或主管某项工作、部门的高管人员；部门负责人是指各部门部门经理；4、本制度管理本制度为公司受控文件，由总经理批准颁布执行。制度管理的所有相关事宜由公司总经理办公室统一负责，未经公司总经理批准，任何人不得将本制度提供给公司以外人员。本制度持有者调离工作岗位时，应将本制度交还总经理办公室，办理核收登记。本制度除持有人外，相关文件、规定应发放至有关执行人员，办公室做好复印和发放登记。本制度持有者应妥善保管，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司或人员。在该制度使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到办公室。总经办每半年一次对该制度的适应性、有效性进行评审，必要时对该制度予以修改。5 2 行政事务管理2.1 工作环境管理规定第一章总则第一条工作环境反映公司的内外部形象，体现公司的管理水平，也直接影响工作效率。为了加强对公司工作环境的管理，制定本规定。第二条工作环境是指公司办公场所的工作秩序和环境，包括公共场所及办公室。第三条公司工作环境由办公室负责管理，并负责监督。第四条本规定适用于公司本部及所属工作环境的管理。第二章接待管理第五条接待人员应严格遵守岗位职责，加强对进出人员和收发品的管理，严禁擅离工作岗位。第六条人员出入管理 1、本公司人员出入管理（1）本公司员工出入公司，应按公司要求穿着服装。（2）公司人员因公外出时，应经直接上级批准。下班前不能返回公司的，应告知直接上级。直接上级应在考勤表上签字确认。2、外来人员出入管理凡公司外人员来访者，接待人员不认识的，应先要求来访者填写来宾登记表。如被访者是公司高层领导的，应由被访者核准后方可允许进入公司。第七条收发管理 1、在接收物品时接待人员应核准数量，在接收信件、物品时接待人员应核准后办理签收手续。2、接收的信件、物品应在当日分发给收件人。具体执行文件管理办法的有关规定。6 第三章公共场所环境管理第八条公司公共场所的环境卫生由公司指定专人负责维护，公司办公室负责监督管理。第九条公司所有工作人员应自觉维护公共场所的环境卫生，严禁堆放杂物，严禁丢弃垃圾、废品、碎屑，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣。第十条公司办公室负责更换公共场所的花卉，并责成专人做好花卉保养工作。第十一条公共场所秩序（1）办公区内走路不许跳跃、打闹或奔跑。（2）尽量不要在公共场所大声谈话或讨论问题，避免大声呼唤、说笑，影响他人。（3）不要与来访人员在公共场所谈话、更不要争吵。第四章办公室工作环境管理第十二条公司各办公室工作人员应自觉维护本办公室的环境卫生，各办公室负责人对本办公室的环境卫生负责。第十三条进出办公室必须轻轻关门，不能产生很大声响。第十四条办公区、办公室内务管理标准：（1）办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放；（2）桌面和室内办公设备摆放整齐，保持外表干净；（3）室内文件柜文件摆放科学有序，外观整洁；（4）办公室墙面禁止张贴文件或图表，并保证墙面清洁；（5）保证室内所有电气开关安全、能够正常使用；（6）办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正；（7）要节约用电，在光线允许情况下不要开灯；（8）在温度适宜情况下不要开启空调，正常开启空调时，人员长时间离开办公室请关闭空调；（9）办公室内不允许长期存放与工作无关的私人物品。7 第十五条未经部门负责人同意，办公室其他工作人员禁止私自调换工作位置或挪动工作（写字）台、文件柜等办公家具、办公设备。第五章附则第十六条公司根据实际需要不定期对工作环境进行改造、装修。改造、装修的所有相关事宜，包括设计、施工单位的选择及施工管理均由办公室负责，其他有关部门和人员应积极配合、协助。第十七条公司下班时，最后离开的人确保办公室和办公区域大门闭锁。第十八条公司各下属项目部办公室场所可参照本规定执行，或另行制定相应制度文件，并报公司办公室备案。第十九条本规定由公司办公室负责解释。第二十条本规定自颁布之日起施行。2.2 考勤管理制度第一条考勤管理是工作日常管理的基本规章。员工出勤状况反映该岗位的工作量、重要程度及岗位工作人员对工作的热情和敬业精神。为了严肃劳动纪律，加强考勤管理，保障公司各项工作的有序开展，制定本制度。第二条公司考勤工作由办公室负责，并负责监督。第三条本制度适用于公司本部的考勤管理。第四条工作时间（一）依据公司各部门工作性质分类规定，平均日出勤时间按8 小时核算。（二）上下班时间：上午9：0012：00，下午 13：0016：00。公司根据具体情况季节因素可进行适当调整，将另行通知。（三）每周满勤天数为5 天，每月 1 日至月底为一个考勤周期。周日或节假日如因工作需要，各部门、各岗位可自行安排适当加班。（四）公司可根据工作需要在休息日开会或加班。第五条上班时间要求（一）建议员工上午上班应提前10 分钟到达。到达办公室后要主动打扫卫生，准备好当日工作所需要的文件资料等，并提前准备完毕。上班时间前5 分钟8 所有员工必须准备开始工作，上班时间开始准时进入工作状态。（二）需要直接到其它单位或项目现场的，应在上一工作日或当日上班时间前告知直接上级和考勤人员。未提前告知而直接因公外出的，按迟到处理；谎报事实的，公司一经验证属实，按旷工一天处理。直接上级隐瞒、谎报或事后补签考勤卡的，公司一经验证属实，给予经济罚款。（三）中午有招待、宴会活动的，参加人员可延迟上班，但不得影响正常工作。因特殊情况需要推迟时间的，参加人员应及时告知各自的直接上级。除了公司高管人员外，任何部门必须有人留守值班。第六条工作间歇时间为了提高工作效率、科学利用工作时间，上、下午上班两个小时后可休息15 分钟左右。各办公室负责人应掌握工作间歇时间。第七条下班时间（一）下班时间前，任何人员严禁谈论就餐、购物等与工作无关的话题，各部门负责人要切实监督。下班后，应整理好桌面，防止文件的损毁、遗失和泄露。（二）中午就餐后为午休时间。在午休时间内，任何人严禁有足以影响他人休息的言行。（三）因私事而不得不在正常下班时间前离开公司，视为早退。早退应告知直接上级，由直接上级在考勤卡上签字确认。（四）下午下班前不能回公司的，应告知直接上级。经直接上级同意后，第二天应由直接上级在考勤卡（表）上签字确认。第八条迟到、早退当月迟到在 15 分钟内一次的，可以免于行政惩罚。当月迟到或早退一次在2 小时（含）以上的，扣半日岗位基本薪酬的20%；当月迟到或早退一次在2 小时以上，4 小时（含）以内的，扣半日岗位基本薪酬；当月迟到或早退一次在4 小时以上的按旷工一天处理。第十一条旷工（一）除了本制度所规定的有关情形外，以下情况确认为旷工：1、员工未经批准擅自缺勤，事后无正当理由补假；2、员工谎报、伪造证明，以不正当手段骗取假期；3、员工不服从或违反工作安排，消极怠工；9 4、其它任何未经直接上级批准或直接上级不知道原因而没有正常上班，均视为旷工。（二）对旷工者，公司按以下规定予以处罚：1、月旷工一天扣发月薪酬的30%；2、月旷工二天扣发月薪酬的60%；3、月旷工三天以上（含三天）扣发月薪酬的100%，并做自动离职处理。第十二条员工如因出差未按时进行考勤，应于出差归来后三日内找直接上级办理签字确认手续，逾期将视作旷工处理。第十三条请假、休假规定（一）国家法定的节假日（根据国家每年放假规定）（二）病假 1、员工因病需在工作时间内看病时，应事先向直接上级请假。2、员工因病需休息时，必须持有医院就诊的病休证明并按医院建议病休时间休假。3、病假证明书，必须是区级以上医务部门的证明，并经部门、单位负责人批准后方可按病假处理，病休证明一次最多只算三天（住院和病重例外）。4、员工因患病需要医疗或休息的，应办理请假手续。5、三日内病假不扣工资，三日外按日扣除日薪酬的30%。6、凡以生病为由无端请假或弄虚作假者，其所请假无效，且请假时间一律按旷工处理。7、全年病假累计超过25天，如公司当年有年终奖则不发该年度年终奖金。8、全年病假累计超过30，公司有权按自动离职处理（特殊情况可延60 天）（三）事假 1、为了不影响公司工作，员工有事应尽可能安排在公休假日办理，必须占用工作时间办理的，必须按规定办理请假手续。2、按日扣除日岗位基本薪酬30%。3、员工因个人私事而请假、事假当年累计不得超过15 天，超过 15 天以上者，无奖金，超过天数按旷工计。（四）婚假职员达到结婚年龄且在公司服务满一年以上可请此假。根据婚姻法以及计划生育条例的规定，员工结婚可享受以下待遇:1、执行国家规定的法定结婚假期3 天；10 2、员工结婚请婚假，本人必须持有法定结婚证，经本部门直接上级批准，到公司办公室办理手续后方可休婚假；3、符合晚婚年龄(女 23 周岁，男 25 周岁)的初婚者，可享受晚婚假7 天(含 3天法定婚假)；婚假期间不计扣薪酬。（五）丧假 1、员工及职员亲人(限配偶、父母、子女、兄弟、姐妹)去世,且本人在公司服务半年以上,可申请此假,假期为 3 天,(时间不足者可以请事假)在假期内发本人全额基本工资。（六）产假 1、在公司服务半年以上，达到法定婚龄，符合国家计划生育政策之已婚的女员工，执行国家法定假期。2、凡产假或护理假未足规定天数，经直接上级认可而提前上班者，依基本工资折算发给补贴。3、产假期间工资由社保所发放，并执行国家相关规定。4、凡工龄满一年的男员工，均可享有五天带薪产假护理假。（七）哺乳假凡工龄满两年的女员工，产后婴儿未满周岁的，均可享有1 小时/天带薪哺乳假。（八）工伤假 1、员工因工伤需休息时，须有医疗部门诊断和病休证明，经公司办公室确认、总经理批准后方可按工伤假处理。需继续休息时要按时交诊断书和病休证明。2、工伤医疗期内公司除了承担法律规定的医疗费外另发放月工资。（九）年假：1、年假按国家规定给公司当前情况制定。2、休假方式：在不影响正常前提下，由办公室初审，总经理批准生效。3、年假天数规定：一年以上两年以下（5 天）两年以上三年以下（7 天）三年以上（10 天）。4、年休假原则年内一次休完，不累计到第二年5、如一年内事假超过15 天，不享受年假6、凡入职时与公司有聘用协议，另行规定与休假方式高级职员可按：“聘用协议”规定进行。第十四条员工申请各类假期（事假、病假、婚假、丧假、产假、护理假、工伤假、年假）均应填写员工请假单，并附上有关证明，按相关审批权限审批11 和办公室核实后才能休假。若因突发事件或急病不能先行办理请假手续者，应使用电话其它快捷、准确方式向其直接上级请假，并于假后上班两天内补办相应手续。第十五条请假手续的审批（一）员工的婚假、丧假、产假、护理假、哺乳假的申请由直接上级予以核准，办公室审核。（二）员工病假、事假、工伤假的核准权限如下：1、员工请假一天（含）以内，由所在部门负责人核准即可；请假三天（含）以内，除须经部门负责人核准外，还需分管副总经理的核准；超过三天，除部门负责人、分管副总经理批准外，还需报总经理核准；没有分管副总经理的，直接报总经理核准。2、部门负责人请假一天（含）以内，由公司分管副总经理批准；一天以上，由总经理核准。3、公司高层管理人员请假，由总经理批准。（三）员工请假理由不充分，或有碍工作时，上级可酌情不予准假，或缩短假期，或责令改期请假。（四）所有假期申请单办妥手续后交由办公室审查备案，作为考勤核查的依据。（五）员工请假先事先选定职务代理人，但需经直接上级核准。（六）违反上述规定的处罚：1、未按请假审批程序规定办妥请假手续而擅自离开工作岗位，视为旷工处理。2、休假期间未委托工作代理人，视为工作责任心不强，给予警告处分。第十六条上班时间临时外出（一）工作时间临时外出的，应将工作委托他人，并告知直接上级。没有委托和告知而影响工作的，给予警告。委托他人而受委托人对委托事宜未尽职责者，给予警告。（二）员工公出，经公司安排或部门负责人批准，须向部门考勤员处登记。第十七条加班各部门负责人或分管副总经理根据工作需要可适当安排加班。基本薪酬中已包括日常和正常公休日的加班工资，不再另行计发加班工资，公司采用带薪假形式予以补偿。法定节日公司确因工作需要加班时，其补贴另行规12 定。第十八条本制度由公司办公室负责解释。第十九条本制度自颁布之日起施行。2.3 低值易耗品与办公用品管理办法第一条为规范公司低值易耗品与办公用品管理工作，有效控制低值易耗品与办公用品的采购、验收、发放和使用，制订本办法。第二条低值易耗品与办公用品的界定将单位价值为 200元1000 元（含）的工具、器具、办公用具、用品界定为低值易耗品与办公用品。第三条低值易耗品与办公用品的分类（一）属于固定资产的低值易耗品与办公用品，如：小型办公设备、电器等，参见固定资产管理办法。（二）办公自动化设备耗材：如：硒鼓、色带、墨盒、碳粉、光盘、磁盘、移动存储设备、打印纸、复印纸等。（三）一般消耗品，如：签字笔、白板笔、铅笔、涂改液、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、记事本、复写纸、档案袋、标签、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、书钉等。（四）耐用消耗品，如：剪刀、美工刀、装订机、打孔机、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算器、印泥等。（五）专用低值易耗品与办公用品，如：圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、电池等。第四条低值易耗品与办公用品消耗定额（一）属于固定资产的低值易耗品与办公用品：执行固定资产管理办法的有关规定。（二）办公自动化设备耗材：由办公室核实后统一购买。（三）一般消耗品：每人每年不超过100 元。（四）耐用消耗品：以旧换新。（五）专用低值易耗品与办公用品：以旧换新。第五条低值易耗品与办公用品年度预算公司对低值易耗品与办公用品的消耗实行年度预算制度，年度预算为15013 200 元/人/年。具体预算根据各年度工作量进行调整，由办公室提出、总经理批准后在年度预算会议讨论通过。第六条低值易耗品与办公用品的采购（一）低值易耗品与办公用品原则上由办公室统一采购。（二）采购计划的编制与审批 1、每季度最后一个月的2526 日，公司各职能部门的负责人将填写好的 低值易耗品与办公用品需求计划表签字后交办公室。2、办公室汇总各职能部门的低值易耗品与办公用品需求计划表后，于每季度最后一个月的28日填写低值易耗品与办公用品采购申请单，交分管副总经理审核后，报总经理审批。办公用品需求计划表应有“年度总预算”、“上季度累计”、“本季度金额”、“本季度累计及占总预算的比例”等栏目。3、总经理审批后，由办公室负责采购。（三）采购 1、办公室必须建立办公用品 合格供方名册。采购时，必须在办公用品 合格供方名册中选择。2、部分新、特、进口办公用品，办公用品合格供方不能提供，必须在其他供应商处购买时，应将该家补充进办公用品合格供方名册。3、办公用品合格供方名册至少包括大型商场和个体文具专业批发商。4、采购前，必须填写低值易耗品与办公用品采购申请单，经总经理审批后方可采购。5、采购时，应在电话上要求送货，由采购实施人员验收。除特殊情况，一般不允许用车外出采购。6、必需品、不易采购或耗用量大者应酌量库存。部门专用或特殊办公用品，经办公室主任同意后各部门自行采购，采购后到办公室办理入库和出库（领用）手续。7、采购人对采购质量负责。办公用品采购后，由保管人核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后再在发票背面签字验收、入库。第七条低值易耗品与办公用品的保管与发放（一）办公室行政主管负责对采购的低值易耗品与办公用品进行登记，并妥善保管。14（二）低值易耗品与办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用品如打孔机、装订机等专用办公用具。“部门领用”的专用办公用具由部门负责人或其指定人员负责保管。（三）办公室负责建立“低值易耗品与办公用品登记簿”，对低值易耗品与办公用品的发放进行动态管理。（四）公司全体员工应本着厉行节约的原则使用低值易耗品与办公用品，能共同使用的尽可能共同使用，能重复利用的尽可能重复利用，严禁浪费、丢失、私用。（五）新入职人员由各部门负责人通报行政主管后，新入职人员到办公室办理领用手续。人员离职时，应将剩余办公用品一并交部门内勤人员。第八条低值易耗品与办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。第九条低值易耗品与办公用品严禁带回家私用。第十条印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。第十一条打印、复印耗材的使用（一）公司各部门要节约使用打印纸。复印时，要严格按照规程操作，并自觉登记。复印的作废纸张，由文员留存。严禁打印、复印与工作无关的资料，严禁私用打印、复印纸，一经发现，公司按0.5 元/页计费。（二）除了对外报送的文件资料，公司内部的纸张必须正反面使用。第十二条低值易耗品与办公用品的摊销采用全额摊销法。办公室行政主管月末、年末要盘点清查库存，在满足日常工作的前提下，尽量减少库存量，使库存量结构合理化并做到帐实相符。第十三条办公室行政主管每季度对上季度的低值易耗品与办公用品的消耗情况进行汇总。如果实际消耗费用超出季度预算的，应分析原因，并进行动态控制。第十四条每年年底在编制年度预算前，办公室行政主管汇总全年的办公用品实际耗用量和金额，分析与计划预算的偏差情况，写成总结报告，报办公室主任留存，并作为编制下一预算年度的依据。第十五条未尽事宜，本办法由办公室负责解释。15 第十六条本办法自颁布之日施行。低值易耗品与办公用品管理流程图需求计划汇总采购保管审核批准领用表 1 表 2 是否批准表 3 No Yes 各部门行政采购员行政采购员至总经理办公室各部门16 固定资产管理办法第一条固定资产的管理范围本文详细描述了固定资产以及低值易耗品的分类管理、采购、进出库的工作流程，并明确了各部门在固定资产以及低值易耗品管理上的职责和范围。第二条固定资产的管理规则固定资产：指单位价值在人民币1,000 元以上，或使用年限在一年以上的建筑物、机器设备、电子设备、交通运输工具、家具及其他与经营活动有关的设备；低值易耗品：指单位价值在人民币100 元至 1,000 元，且使用年限在一年以下的与经营活动有关的家具、办公用品及各类设备等。第三条固定资产的资产编号1）固定资产由财务部编号后交办公室。2）编号方式：资产分类编号+地区代码(两位拼音字母)+购买年份(两位数字)+流水号码+部门代码3）资产编号中资产名称代码：DY 打印机 BJB笔记本电脑 TS台式电脑 FY复印机TY投影仪 BX冰箱 TV电视机 KT空调HYZ 会议桌 BGZ办公桌 CJ茶几 YZ椅子GZ 柜子 TE电话机 CA车 EL其他4）各类部门代码：办公室-BG 财务部-CW 工程部-GC EL其他例：2017 年 1 月办公室购入笔记本电脑，编号：BJB1205001BG 第四条固定资产管理的流程固定资产购置计划登记17 1）对于要求添置资产的部门或个人应填写固定资产购置申请单，直属部门经理批准，财务部审核（依据预算或其他），最后总经理签字批准。2）固定资产的采购由办公室执行。固定资产入库购置的资产到达公司后，由办公室负责组织相关部门验收。验收合格后，进行资产编号，然后填写“固定资产入库单”办理入库手续。固定资产领用及登记1）领用部门或人员凭批准的固定资产领用单，交办公室，由行政部负责配发相关固定资产。2）所有固定资产的领用，领用人在固定资产卡片和固定资产标签上签字。3）所有资产经行政部入资产库后，需进行登记工作，包括：记帐、建立卡片、标签等。4）卡片由办公室制作，至少一式二份，由办公室、财务各留一份存档。固定资产的维修 1）资产的维修、更换、升级、添加等均需交办公室执行；2）对于资产进行维修申请，由资产使用部门/人员填写固定资产维修申请单后交予行政部，在获得相关批准后，由行政部负责联系维修。固定资产的报废固定资产由于正常使用而磨损，最后丧失其使用价值或由于自然侵蚀、意外事故造成固定资产无法修复的毁损或由于其他原因需对固定资产进行报废，需办理相关报废手续。1）固定资产使用部门或保管部门填写“固定资产报废审批单”，列明固定资产报废原因及固定资产的原值、净值等，鉴定小组签署意见后报分管副总经理、总经理批准后转入固定资产清理程序。2）在清理过程中，注意节约费用，实事求是对残料进行作价。3）报废资产处理完毕，对固定资产及时登记，核销账簿记录及固定资产卡片。保持账、卡、物一致。18 固定资产的盘点公司定于每月对资产进行一次实物的清点，清点工作由办公室组织，各部门应给予积极的配2）清点完成后，行政部及财务部需填写固定资产月盘点表。固定资产统计表单位名称：统计时间：序号编号资产名称规格型号数量单位资产存放地责任人是否完好帐实相符（）帐面原值购买时间签字1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 19 2.4 档案管理办法第一章总则第一条为了加强对公司档案的管理，促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。第二条本办法适用于公司本部及项目部对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管等。第三条职责分工（一）办公室负责对公司的各类档案实行统一管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况，对各部门的档案工作及资料员进行业务指导和培训。（二）财务审计部在遵照本制度和财务档案管理的有关法规性文件的前提下，负责公司会计档案的管理，并接受办公室的监督、检查。（三）各部门应指定本单位的档案管理人员（兼）并报公司办公室备案。（四）各部门负责人负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。第四条档案的分类公司档案分为六大类：文书档案、人事档案、会计档案、影像档案、实物档案、经营档案。各类档案的具体管理见附件一至附件六。第二章档案立卷、归档第五条办公室及各职能部门的档案（资料）管理员应定期（每月一次）进行档案的收集。第六条立卷归档的时间（一）各类法规、政府文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件必须在 7 日内交办公室，由办公室负责外来文件的统一登记、传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件。除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由公司办公室归档。（二）凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料、合同、协议等，均应在当月内立卷归档。每月底，各部门档案管理员应把整理审定完毕的档案资料20 移交办公室保管。（三）在获得证照后，除了“税务登记证”在财务审计部保存外，公司的其它各类证照（营业执照、资质证书、企业代码证等）应在7 日内交办公室保存。项目的各类批文、证照原件，在办理结束后三日内移交办公室保存。第七条立卷归档的要求（一）归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。（二）案卷要求 1、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。2、归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份。移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。3、卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用。4、填写案卷一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。（三）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。（四）影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。第八条交接档案的要求（一）交接的资料必须完整；（二）交接的资料必须准确，务必真实地记录企业发展地全过程，做到文、图、物相符，数据准确要靠，签字手续完备；（三）归档资料必须为原件，用圆珠笔、复写纸形成的资料和传真件一般不得作为归档资料，如遇特殊情况需总经理助理批准；（四）交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负责完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料报总经理助理审批方可归档；（五）档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准（六）卷内资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始。21 页号编写位置：单面书写的资料在右下角，双面书写的资料，正面在右下角，背面在左下角，折叠后图标一律在右下角；（七）交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负责人签字。移交清单一式二份，双方各执一份（如有需要可提供电子版）。（八）对工程资料档案的特殊要求：1、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完备。文字材料尺寸规格应采用A4幅面（297mm*210 mm），图纸应采用国家标准图幅（图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图）；2、用计算机出图必须清晰。并且不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏要露在外面；3、所有竣工图均应加盖竣工图章；4、文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。第三章档案的保管第八条归档后的档案由办公室统一保管。各部门、项目部临时保管的档案应设专用档案柜，并由专（兼）职管理员负责保管。第九条档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。档案管理员要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。第十条办公室要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。第十一条档案柜内不得存放与档案无关的物品。第四章档案的借阅和保密第十二条档案资料一般不外借。需要外借的档案，借阅人应办理借阅审批和登记手续。借阅、复印一般档案，应经办公室主任批准；重要档案（机密文22 件、证照等），需经公司总经理批准。第十三条各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经办公室主任和原形成档案的部门负责人批准，方可借阅。第十四条借阅人员在抄写、查阅档案时，档案管理员应积极配合、协助，严禁擅离岗位。第十五条借阅人员要爱护档案，按期归还。借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。私自复印者，公司经查证属实后给予“严重警告处分”。预期归还者，档案管理人员应及时催收。如延长借阅时间，须办理续借手续。第十六条档案的保密（一）档案管理人员必须有严格的保密观念，保证公司档案的绝对安全。（二）档案室要坚固，保管设备要符合保密要求。（三）合理划分并调整档案密级，严格履行借阅手续，涉及公司重要信息的档案必须由副总经理以上领导签字后方可借阅，涉及本部业务的由部门负责人签字后方可借阅，涉及其它部门的由本部门负责人及相关部门负责人签字方可借阅。（四）经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念。档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。（五）企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案。第五章档案鉴定和移交第十七条公司办公室档案管理员、各部门、项目部专（兼）职档案管理员应按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确确定档案的存毁。第十八条档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导下，由公司办公室和有关业务人员共同鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经公司总经理或总经理助理批准后，由专人进行监销，并在销毁清册上签字。23 第十八条档案的移交工作需严格按照档案馆的规定，定期向档案馆移交。移交的档案应保留一份复印件以备查考。第六章附则第十九条本公司人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方可离开岗位。第二十条档案人员应积极开展档案编研工作，积极配合公司相关部门编写大事记、组织机构沿革等，为公司品牌建设服务。第二十一条公司所属的各项目部的档案管理工作遵照本办法执行。第二十二条本办法附七个附件，附件文件是本办法的组成部分。附件一：文书档案管理细则附件二：人事档案管理细则附件三：经营档案管理细则附件四：会计档案管理细则附件五：影像档案管理细则附件六：实物档案管理细则第二十三条本办法有办公室负责解释。第二十四条本办法自颁布之日起施行。24 附件一文书档案管理细则第一条为了进一步加强对文书档案的管理，特制定本细则。第二条本细则适用于公司在工作活动中形成的全部文书档案的管理。第三条职责（一）办公室负责公司文书档案的管理。（二）各职能部门、项目部负责本单位文书档案的立卷、归档、移交工作，并指定专人（秘书）负责保管公司下发的文书档案。（三）各项目部负责本项目部文书档案的管理工作，并指定专人（秘书）负责保管公司下发的文书档案。第四条文件材料的归档范围（一）外单位来的文件材料.：1、政府有关机构召开的重要会议的纪要、决议等。2、政府有关机构颁发的、针对本单位的或必须贯彻执行的决议、决定、通知、指示、命令等。3、政府有关机构对本公司及下属项目部检查工作形成的文件材料。（二）公司在工作中形成的文件、资料：1、公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等。2、公司总经理办公会、各种专题会议的通知、报告、总结、总经理讲话、纪要、重要的简报及会议记录等。3、公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件材料。4、公司及各部门、项目部的年度工作总结、计划及报告、简报。5、公司编制的各种计划、统计报表等。6、已经履行完成的公司对外签订的各种合同、协议书等。7、关于人事任免的文件材料。8、公司合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、计划、总结、重要简报等。（三）下属项目部报来的专题报告、典型材料、请示等文件材料。第五条文件材料的归档时间25 公司各部门（除拆迁部外）形成的档案应在文件处理完七日内向公司办公室移交。第六条归档文件的系统性要求（一）应归档的文件材料一定要收集齐全，凡属于归档范围的各种形式的档案以及和档案有关的资料都要收集。（二）归档要遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系、依据发文机关、问题、时间、名称等特征准确分类立卷，使案卷能正确反映企业活动的基本面貌。一个部门产生的文件应尽可能集中在一起组卷。上级和下级机关的文件除与本单位文件有密切联系的外，一般不和本单位文件一起组卷。需要长久保管的文件和短期保管的文件应分开立卷。第七条归档文件在技术加工方面的要求（一）案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确，要根据“档案材料保管期限规定”注明案卷的保管期限。（二）卷内文件应按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前定稿在后；批复在前请示在后。（三）归档文件一般应按年度立卷。请示、报告、规定按签发年；年度计划按开始年；多年总结按最后年；批转、批复按批转、批复时间立卷。（四）整理好的案卷要逐张编号，填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”，以上需用打印机或钢笔字迹填写。（五）拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容，标题的三要素（文件作者、内容、名称）要完整、准确。文字要简练通顺，概括准确，合乎文法，标点要正确，避免文不对题、词不达意，避免过于抽象笼统或单纯堆砌文件标题，一般标题不要超过二、三十字，特殊情况最多不能超过五十字。（六）案卷的装订要做到：装订前修整文件，对于破损文件材料要进行修补，装订线上有文字的要进行裱糊。修补文件用防虫浆糊，以防虫蛀。文件纸型大小不一时，要做必要的补贴或折叠。字迹不清楚的重要文件材料要设法复制清楚。文件分类要反复推敲，确保无疑时再装订，以避免因分类不准确造成返工。案卷装订要使用线绳或麻绳，去掉原有金属钉，严防装订中有损文件字迹现象，装订后的案卷应整齐美观。（七）向档案室归档的所有案卷，都要根据案卷重要程度，按照一定次序进行系统的排列，编写案卷顺序号，填写案卷目录一式两份，交接人双方清点无误后由有关人员在案卷目录上签字，双方各存一份。26 第八条文书档案的保管期限文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久为十年以上，长期为五年至十年，短期为五年以下。（一）凡是反映公司重要职能活动和基本历史面貌的，需要经常利用，具有长远查考利用价值的档案，应列为永久保管。（二）凡是反映公司工作活动的，在相当长时间内需要查考的档案，应列为长期保管。（三）凡是在较短时间内公司需要查考的各种文件材料均应列为短期保管。归档范围和保管期限详见下表：文书档案归档范围和保管期限一览表序号归档范围保管期限1 与本公司业务有关的政府主管单位颁发的指示、命令、条例、规定等重要的文件材料永久2 公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等永久或长期3 公司总经理办公会、各种专业会议的通知、报告、总结、领导人讲话、纪要、重要的简报及会议记录等永久或长期4 公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件永久或长期5 政府有关的主管部门来我公司检查工作形成的文件材料短期6 公司对外签订的各种合同、协议书等长期7 公司及各部门的年度工作总结、计划及报告、简报短期8 公司编制的各种计划、统计报表等短期9 公司大事记及反映公司重要活动的简报等文件材料长期10 公司外事、合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、计划、总结、重要简报等长期11 有关干部任免、人事奖惩的文件材料长期第九条未尽事宜，由公司办公室负责解释。第十条本细则与档案管理办法一并颁布施行。27 附件二人事档案管理细则第一条为了进一步加强对人事档案的管理，为考察了解和正确选拔使用管理人才提供重要依据，特制定本细则。第二条本细则适用于公司所有员工人事档案及相关信息档案的管理和备案管理。第三条职责（一）总经理办公室负责公司人事档案的统一管理。（二）各职能部门负责向总经理办公室提供本部门员工的信息。第四条人事档案管理的范围（一）政府人事管理部门规定的有关资料；（二）员工在公司工作期间的各项信息（包括员工招聘信息、专业技术职称聘任信息、员工绩效管理信息、考勤管理信息、工资调整信息、合同管理信息、培训管理信息、解聘信息、社会保险信息及其他有关信息）的建立、分类、更新、维护、处理、调用、统计分析等方面的管理。第五条人事档案的归档（一）重要的人事信息，包括任免文件、升降级文件、奖惩文件等，由人力资源部负责归档。（二）一般信息的归档 1、每季度末，员工所在部门负责按要求把应录入信息库的材料送交总经理办公室。2、人事主管要经常了解和掌握形成信息材料源的信息，沟通渠道，建立联系制度并提供规范的信息统计报表文件，不定期或定期地向形成信息的部门收集应收集录入的材料。3、人事主管对送交的需录入信息库的材料，核对信息，剔除无用信息和重复信息，并对不符合录入信息库要求的材料，要及时通知形成信息材料的部门、项目部，补送材料。形成信息材料的部门，要按规定认真、及时办理。4、人事主管