机床装备企业风险控制指南存货(T-WLJC 45—2017).pdf

温 岭 市 机 床 装 备 行 业 协 会 标 准 T/WLJC 452017 机床装备企业风险控制指南 存货 Risk control guide for machine tool equipment enterprise Inventory 20171215 发布 20180115 实施 温岭市机床装备行业协会 发布 ICS 35.240.50 J 07 T/WLJC T/WLJC 45-2017 I 前 言 机床装备企业风险控制指南系列标准包括以下 26 个标准：T/WLJC 31-2017 机床装备企业风险控制指南 总则；T/WLJC 32-2017 机床装备企业风险控制指南 组织机构；T/WLJC 33-2017 机床装备企业风险控制指南 发展战略；T/WLJC 34-2017 机床装备企业风险控制指南 人力资源；T/WLJC 35-2017 机床装备企业风险控制指南 社会责任；T/WLJC 36-2017 机床装备企业风险控制指南 企业文化；T/WLJC 37-2017 机床装备企业风险控制指南 资金；T/WLJC 38-2017 机床装备企业风险控制指南 全面预算；T/WLJC 39-2017 机床装备企业风险控制指南 筹资；T/WLJC 40-2017 机床装备企业风险控制指南 成本费用；T/WLJC 41-2017 机床装备企业风险控制指南 投资；T/WLJC 42-2017 机床装备企业风险控制指南 财务报告；T/WLJC 43-2017 机床装备企业风险控制指南 担保；T/WLJC 44-2017 机床装备企业风险控制指南 采购；T/WLJC 45-2017 机床装备企业风险控制指南 存货；T/WLJC 46-2017 机床装备企业风险控制指南 销售；T/WLJC 47-2017 机床装备企业风险控制指南 研究与开发；T/WLJC 48-2017 机床装备企业风险控制指南 工程项目；T/WLJC 49-2017 机床装备企业风险控制指南 固定资产；T/WLJC 50-2017 机床装备企业风险控制指南 无形资产；T/WLJC 51-2017 机床装备企业风险控制指南 合同协议；T/WLJC 52-2017 机床装备企业风险控制指南 业务外包；T/WLJC 53-2017 机床装备企业风险控制指南 企业并购；T/WLJC 54-2017 机床装备企业风险控制指南 关联交易；T/WLJC 55-2017 机床装备企业风险控制指南 信息系统；T/WLJC 56-2017 机床装备企业风险控制指南 内部信息传递。本标准按照 GB/T 1.1-2009 给出的规则起草。本标准由温岭市机床装备行业协会提出并归口。本标准起草单位：温岭市华驰机械有限公司、巨鑫机床有限公司、台州美日机床有限公司、上海脉施科技信息有限公司。本标准主要起草人：颜建军、冯文波、虞荣江、王洁、金腾飞、麻江峰、丁昆。本标准为首次发布。T/WLJC 45-2017 II 引 言 在温岭市经济和信息化局的指导下，配合温岭机床工具产业集群区域品牌建设示范区建设工作，由温岭市机床装备行业协会组织制定了机床装备企业风险控制指南系列标准，结合温岭市机床制造企业实际，梳理和优化业务流程，完善管理与控制方法，提出企业内部风险控制的基本规范，作为企业自身提升的管理工具，为企业转型升级提供参考依据。温岭市机床装备行业有近千家小型和微型企业，其中很多是“小而精”在细分专业领域发展前景很好的优质企业，这些企业将是温岭市工业经济的新增长点。小型和微型企业具有决策灵活机动，市场反应快的优势，但重视市场，谈化管理，普遍存在基础管理薄弱问题。企业内部风险管理制度相对不完善，从而影响了企业的经济效益。对于面向市场竞争，企业经营风险无处不在。财政部会同证监会、审计署、国资委、银监会、保监会等部门于2008年5月发布企业内部控制基本规范，于2010年4月发布企业内部控制应用指引18项，基本涵盖了企业资金流、实物流、人力流和信息流等各项业务和事项，构建了中国企业内部控制规范体系。企业内部控制基本规范和企业内部控制配套指引系列文件是针对上市公司和非上市大中型企业全面提升经营管理水平制定的，但部分内容对于小型和微型企业内部风险管理也是适用的。本标准结合温岭市小型和微型机床制造企业的特点，权衡取舍后参考选用了其中的大部分风险要素和控制措施，经过剪裁处理，形成了26个标准。温岭市机床装备行业协会会员单位贯彻实施本标准时，应结合企业管理实际做好剪裁（删减、改写）工作，选择其中适用内容经过再加工后形成本企业的风险控制制度。T/WLJC 45-2017 1 机床装备企业风险控制指南 存货 1 范围 本标准规定了企业存货特点、业务流程、关键环节风险控制、主要风险源及控制措施等风险控制的通用准则。本标准适用于机床装备企业，也适用于工量刃具企业。2 概述 存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料。主要包括各类原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料等，企业代销、代管存货、委托加工、代修存货也包含在内。存货控制是企业内控管理的重要环节，是维护流动资产安全与完整，保证财务收支合法、会计信息真实性的一种内部自我协调、制约和监督的控制系统。企业存货至少应当关注下列风险：1）存货积压，造成流动资金占用过量、存货价值贬损。2）存货短缺，造成生产中断。3）对实物的管理不善，使实物容易发生损坏、变质、短缺、被盗等。4）对某一存货项目的计价方法选用得不恰当，对财务报表产生不利的影响。3 存货特点 随着生产经营活动连续不断地进行，企业需要不断地购入、耗用、销售存货，存货总是处在不断流转过程之中，是企业生产循环中最重要的一环。存货是占用资金比重较大、品种繁多的流动资产，存货的周转快慢，对企业的资产和损益有很大的影响。生产企业存货的特点如下：1）存货种类数量繁多，而且不同项目又有不同的规格、质量、和数量。在一个企业的各种账户中，有关存货的明细账也是比较多的。另外，存货存放或所处的地点一般也比较分散，对于不同性质的材料或产品有时还必须用不同的仓库加以储存保管。存货的这些特点会导致存货的盘点比较困难。2）存货的流动性大，一般生产周期比较短。采购、验收入库、发出、期末盘存等环节较多，各种存货的形态在不断地转换，各环节的存货量要保持平衡，保证生产的连续不断的进行。3）存货计价方法较多，鉴于存货的数量较多，性质各异，为了使存货成本能恰当地反映存货的实际价值和不同企业的经营管理需要，对存货的计价确定了许多方法。主要有：实际成本计价法、计划成本法、成本与市价孰低法。存货计价方法多的特点，使企业对存货的会计处理复杂化。4）存货内控管理涉及的部门较多，一般会涉及到计划部门、仓库、生产部门、销售部门、会计部门，所以其控制点也多，主要包括计划控制、合同订立、材料验收、付款、审核、T/WLJC 45-2017 2 账账核对、清理、领料、发料、复核、分析等多个控制点。根据存货的业务流程，可以分为采购、库管、领用、盘存等多方面。4 业务流程 存货业务流程可分为取得、验收、仓储保管、生产加工、盘点处置等四个阶段,历经取得存货、验收入库、仓储保管、领用发出、原料加工、装配包装、盘点清查、销售处置等主要环节，如图1所示。图1存货业务流程 不同类型的企业有不同的存货业务特征和管理模式；即使同一企业，不同类型存货的业务流程和管控方式也可能不尽相同。具体到某个特定企业，存货业务流程可能较为复杂，不仅涉及上述所有环节，甚至有更多、更细的流程，且存货在企业内部要经历多次循环。比如，原材料要经历验收入库、领用加工，形成半成品后又入库保存或现场保管、领用半成品继续加工，加工完成为产成品后再入库保存，直至发出销售等过程。当企业的生产经营活动较为简单，其存货业务流程可能只涉及上述阶段中的某几个环节。5 关键环节风险控制 5.1 存货验收 在验收控制的环节上，企业应当对入库存货进行质量检查与验收，保证存货符合采购要求。控制措施如下：供应商 装卸搬运 运输 原材料验收 原料 加工 装配 包装 经销商/用户 仓储：原材料及辅料库 仓储：产成品及在制品库 仓储：零部件库 仓储：产成品库 销售 发出 销售发出 领 用 验收入库 验收入库 生产物流 销售物流 供应物流：物流：内部小物流：仓储：作业操作 T/WLJC 45-2017 3 1）检查订货合同、入库通知单、供货企业提供的材料证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据与待验货物之间是否相符。2）对拟入库存货的交货期进行检验，确定外购货物的实际交货期与订购单中的交货期是否一致。3）对待验货物进行数量复核和质量检验，必要时可聘请外部专家协助进行。4）对验收后数量相符、质量合格的货物办理相关入库手续，对经验收不符合要求的货物，应及时办理退货或索赔。5）对不经仓储直接投入生产或使用的存货，应当采取适当的方法进行检验。5.2 存货保管 在保管控制环节上，企业应当建立存货保管制度，加强存货的日常保管工作。控制措施如下：1）因业务需要分设仓库的情形，应当对不同仓库之间的存货流动办理出入库手续。2）应当按仓储物资所要求的储存条件贮存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施。3）贵重物品、生产用关键备件、精密仪器和危险品的仓储，应当实行严格审批制度。4）对存货的存放和管理应指定专人负责并进行分类编目，严格限制其他无关人员接触存货，入库存货应及时记入收发存货登记簿或存货卡片，并详细标明存放地点。5.3 存货记录 存货管理部门对入库的存货应当建立存货明细账，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容。控制措施如下：1）定期与财会部门就存货品种、数量、金额等进行核对。2）入库记录不得随意修改。如确需修改入库记录，应当经有效授权批准。3）对于已售商品退货的入库，仓储部门应根据销售部门填写的产品退货凭证办理入库手续。5.4 存货盘点 在存货盘点的环节上，仓储部门应当定期对存货进行检查，确保及时发现存货损坏、变质等情况。控制措施如下：1）企业应重视生产现场的材料、低值易耗品、半成品等物资的管理控制，防止浪费、被盗和流失。2）仓库保管员应定期盘点库存存货，编制存货盘点表，财会人员年底应抽查存货盘点表。3）对于生产中已无转让价值的存货及其它足以证明已无实用价值和转让价值的存货，根据主管领导批准的处理意见，财会人员同仓库保管员共同调整存货账务。5.5 存货领用 存货领用应制定定额，并经部门负责人审批签字。控制措施如下：1）领用的材料应有工艺部门核定消耗定额，属于间接费用的消耗、修理用料等，应编制计划或核定费用定额。2）生产部门根据计划、定额填制限额领料单向库房领料。5.6 存货发出 T/WLJC 45-2017 4 仓库保管应保证存货领用业务记录真实，手续齐全，领发无误。控制措施如下：1）仓库保管要审核领料单，双方要检查数量和质量，并签字或盖章。2）仓库保管员发货后及时登记存货台账，并将发料汇总表定期送往财务部门。3）财会部门根据发料汇总表按用途汇总分配，分摊材料成本，登记有关账务。5.7 存货计价 存货成本核算方法、跌价准备计提等会计处理方法，应当符合国家统一的会计制度的规定。控制措施如下：1）企业应当根据存货的特点及企业内部存货流转的管理方式，确定存货计价方法，防止通过人为调节存货计价方法操纵当期损益。计价方法一经确定，未经批准，不得随意变更。2）仓储部门与财会部门应结合盘点结果对存货进行库龄分析，确定是否需要计提存货跌价准备。经相关部门审批后，方可进行会计处理，并附有关书面记录材料。5.8 存货核算 存货核算是确保存货计价准确性的重要控制点，应通过采购部门和财会部门的日常核算保证存货采购业务资料准确、真实。控制措施如下：1）采购部门和库房保管部门要对存货的购进、发出和库存进行日常核算，库房应登记材料卡片，采购部门登记既有数量又有金额的明细账，定期将收料单送财务部门。2）财务部门根据入库单、验收单、付款通知单、付款凭证编制记账凭证，登记存货账薄及有关账薄，月末与采购部门和库房管理部门进行核对。6 主要风险源及控制措施 6.1 取得存货 6.1.1 主要风险 存货的取得有外购、委托加工或自行生产等多种方式，企业应根据行业特点、生产经营计划和市场因素等综合考虑，本着成本效益原则，确定不同类型的存货取得方式。主要风险如下：存货预算编制不科学、采购计划不合理，可能导致存货积压或短缺。6.1.2 主要控制措施 主要控制措施如下：1）企业存货管理应当根据各种存货采购间隔期和当前库存，综合考虑企业生产经营计划、市场供求等因素。2）企业应当充分利用信息系统，合理确定存货采购日期和数量，确保存货处于最佳库存状态。6.2 验收入库 6.2.1 主要风险 不论是外购原材料或商品，还是本企业生产的产品，都必须经过验收（质检）环节，以保证存货的数量和质量符合合同等有关规定或产品质量要求。主要风险如下：验收程序不规范、标准不明确，可能导致数量克扣、以次充好、账实不符。T/WLJC 45-2017 5 6.2.2 主要控制措施 主要管控措施如下：1）外购存货的验收应当重点关注合同、发票等原始单据与存货的数量、质量、规格等核对一致。涉及技术含量较高的货物，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。2）自制存货的验收，应当重点关注产品质量，通过检验合格的半成品、产成品才能办理入库手续，不合格品应及时查明原因、落实责任、报告处理。3）其他方式取得存货的验收，应当重点关注存货来源、质量状况、实际价值是否符合有关合同或协议的约定。4）仓储部门对于入库的存货，应根据入库单的内容对存货的数量、质量、品种等进行检查，符合要求的予以入库；不符合要求的，应当及时办理退换货等相关事宜。5）入库记录要真实、完整，定期与财会等相关部门核对，不得擅自修改。6.3 仓储保管 6.3.1 主要风险 生产企业为保证生产过程的连续性，需要对存货进行仓储保管。主要风险如下：存货仓储保管方法不适当、监管不严密，可能导致损坏变质、价值贬损、资源浪费。6.3.2 主要管控措施 主要管控措施如下：1）存货在不同仓库之间流动时，应当办理出入库手续。2）存货仓储期间要按照仓储物资所要求的储存条件妥善贮存，做好防火、防洪、防盗、防潮、防病虫害、防变质等保管工作，不同批次、型号和用途的产品要分类存放。3）生产现场的在加工原料、周转材料、半成品等要按照有助于提高生产效率的方式摆放，同时防止浪费、被盗和流失。4）对代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独存放和记录，避免与本单位存货混淆。5）结合企业实际情况，加强存货的保险投保，保证存货安全，合理降低存货意外损失风险。6）仓储部门应对库存物料和产品进行每日巡查和定期抽检，详细记录库存情况；发现毁损、存在跌价迹象的，应及时与生产、采购、财务等相关部门沟通。7）对于进入仓库的人员应办理进出登记手续，未经授权人员不得接触存货。6.4 领用发出 6.4.1 主要风险 企业生产部门领用原材料、辅料、燃料和零部件等用于生产加工、仓储部门根据销售部门开出的发货单向经销商或用户发出产成品，商品流通领域的批发商根据合同或订货单等向下游经销商或零售商发出商品、消费者凭交款凭证等从零售商处取走商品等，都涉及存货领用发出业务。主要风险如下：存货领用发出审核不严格、手续不完备，可能导致货物流失。6.4.2 主要管控措施 T/WLJC 45-2017 6 主要管控措施如下：1）企业应当根据自身的业务特点，确定适用的存货发出管理模式，制定严格的存货准出制度，明确存货发出和领用的审批权限，健全存货出库手续，加强存货领用记录。2）仓储部门应核对经过审核的领料单或发货通知单的内容，做到单据齐全，名称、规格、计量单位准确；符合条件的准予领用或发出，并与领用人当面核对、点清交付。3）对于大批存货、贵重商品或危险品的发出，均应当实行特别授权；仓储部门应当根据经审批的出库通知单发出货物。6.5 盘点清查 6.5.1 主要风险 存货盘点清查一方面是要核对实物的数量，是否与相关记录相符、账实相符；另一方面也要关注实物的质量，是否有明显的损坏。主要风险如下：存货盘点清查制度不完善、盘点计划不可行，可能导致工作流于形式、无法查清存货真实状况。6.5.2 主要管控措施 主要管控措施如下：1）企业应当建立存货盘点清查工作规程，结合本企业实际情况确定盘点周期、盘点流程、盘点方法等相关内容，定期盘点和不定期抽查相结合。2）盘点清查时，应拟定详细的盘点计划，合理安排相关人员，使用科学的盘点方法，保持盘点记录的完整，以保证盘点的真实性、有效性。3）盘点清查结果要及时编制盘点表，形成书面报告，包括盘点人员、时间、地点、实际所盘点存货名称、品种、数量、存放情况以及盘点过程中发现的账实不符情况等内容。4）对盘点清查中发现的问题，应及时查明原因，落实责任，按照规定权限报经批准后处理。5）多部门人员共同盘点，应当充分体现相互制衡，严格按照盘点计划，认真记录盘点情况。6）企业至少应当于每年年度终了开展全面的存货盘点清查，及时发现存货减值迹象，将盘点清查结果形成书面报告。6.6 存货处置 6.6.1 主要风险 存货销售处置是存货退出企业生产经营活动的环节，包括商品和产成品的正常对外销售以及存货因变质、毁损等进行的处置。主要风险如下：存货报废处置责任不明确、审批不到位，可能导致企业利益受损。6.6.2 主要管控措施 主要管控措施如下：1）企业应定期对存货进行检查，及时、充分了解存货的存储状态。2）对于存货变质、毁损、报废或流失的处理要分清责任、分析原因、及时处理。