永友物管软件操作说明.pdf

公司介绍公司介绍重庆永友网络科技有限公司成立于 2010 年，一直专注于物业管理软件领域，在物业管理、商业租赁、智慧社区等方面拥有大量成功案例，可以提供标准化的产品解决方案，同时对集团型物管公司、商业租赁公司的个性化管理需求提供二次开发方案。公司致力于成为物业行业整体化解决方案的领导厂商，与客户一起探索物业管理新模式。目前，已在全国各大主要城市设立了分销渠道，短短六年内，重庆永友网络科技有限公司已发展成为物业信息化管理软件首荐提供商。永友网络，座落于重庆市永川区软件外包服务园 B 区，这里是国家级软件服务产业基地，环境优静，软件人才会聚，为永友网络的蓬勃发展提供了保障。永友网络，拥有一支 50 人规模的精英产品团队，全部是软件专业本科以上人才，包括经验丰富的咨询顾问、产品开发、系统实施和技术服务人才以及资深的行业企业管理人才，他们积极跟进国际领先的网络软件技术和最先进的管理思想，不断追求创新，为客户提供最佳业务流程设计的管理信息系统。公司发展大事记公司发展大事记20162016 年 03 月：启动互联网“家掌汇”项目，进去智慧物业领域！20152015 年 05 月：启动全国服务渠道建设，目前已经设立华北区、华中区、华南区、西南区、深圳、成都 5 个办事处机构20142014 年 8 月：公司全新架构设计的在线物业管理系统“永友智慧物业系统”上线运行20132013 年 12 月：基于定制产品的交付，公司核心业务转向专注物业管理软件领域20112011 年 9 月：公司通过前期与地产客户的合作，逐步积累了对房地产营销、物业管理行业的理解，公司启动自主知识产权软件的研发项目；20102010 年 5 月：创始团队从国内 ERP 领导厂商用友集团辞职创业；全国营销服务中心：全国营销服务中心：产品研发中心：重庆永川软件与信息服务外包园 B 区 1 号楼西南地区：重庆市渝北区黄龙路 28 号华北地区：青岛市城阳区河城路 740 号中部地区：河南省南阳市建设东路巴黎大道 2 号华东地区：徐州解放南路矿大软件园科技楼 B 座二楼深圳办事处：深圳市宝安区西乡宝田三路宝树工业园 A 栋 301成都办事处：成都市成华区塔子山公园旁锦东庭园 15#34-1典型商业客户典型商业客户重庆金科物业重庆金科物业金科物业管理有限公司成立于 2000 年 7 月，是一家专业从事物业管理、商业租赁、有独立法人资格、一级资质的物业服务企业。公司注册资本 510 万元，现有员工 5200 余人。金科物业管理规模已超过 2400 万平方米，为 40 多万业主提供尊崇、细致、周到、温馨服务。金科物业在北京、重庆、四川、江苏、湖南等省（市）的 29 个城市接管了物业服务项目，先后承接 100 多个大型高品质项目。中房集团中房集团中房集团成都物业有限公司（前身为成都中房物业发展公司）成立于 1993年 1 月，是具有一级物业管理资质的物业管理公司。公司拥有员工 1000 多名，专业管理人才和专业技术人才 100 多名，管理人员持证上岗率为 100%。目前公司管理面积已逾 400 多万平方米，项目覆盖住宅小区（多层住宅及高层电梯公寓）、商业楼宇、政府办公大楼等。中天城投集团中天城投集团中天城投集团物业管理有限公司是贵州第一家获得“全国物业服务 25 强”称号的企业；第一家获得全国物业服务企业一级资质的本土企业。公司现有管理面积（含直接管理和委托管理）近 300 万平方米，是目前贵州省管理规模最大的物管企业。管理类别包括商业、多层住宅小区、高层住宅小区、别墅、办公楼及物业中的各类设施设备。其他客户：遍布全国20 余省市，逾500 余家物业合作客户，超过1000 个合作产品特点介绍产品特点介绍云部署模式，行业特色鲜明完全结合国内物业行业在物业内控管理、智能设备接入、社区电商运营等方面独特、鲜明的行业特色，依据永友网络多年来对物业行业客户管理运营的深刻理解，融通国内众多知名物业企业管理精髓研制而成。永友智慧小区系统支持最新的阿里云平台部署方式，异地项目直接通过浏览器访问使用，打破管理的地域限制，让企业领导者实时掌控信息。功能介绍功能介绍资源档案主要功能：维护公司、项目、业态、楼栋、车位等各类物业资源的信息档案，支持进行新增、修改、删除、输入Excel 台账、导入 Excel 档案、配置报表字段信息等功能。新增资源：本功能主要实现建立新增项目、楼栋、单元、房间、商铺、车位、车辆、广告位等资源对象。配置字段：本功能主要实现客户自定义资源报表显示格式。查询台账：本功能主要实现资源信息档案查询功能。合同管理主要功能：针对租赁合同进行登记、变更、终止、审批等业务操作，支持按条件查询合同，支持合同到期提醒。合同登记：本功能主要实现对租户、铺位、品牌、租户、租期等合同要素信息的登记。合同变更：记录合同执行过程中的变更信息。审批生效：登记合同审批意见和审批过程信息。收费中心本功能主要实现各类费用的收款单打印，预收款项目收取冲抵，押金收取项目退还等日常收费业务处理，并自动生成台账。收款打印：根据账单明细勾选，可以自定义收款方式。支持历史账单查询。临时收款：针对各类临时性收费项目，直接填写金额，收款打印。预收冲抵：预收款可以勾选冲抵账单名字，打印冲抵单。押金收退：针对已经收取的押金，可以打印退押金单，进行退款管理。财务审计本功能主要方便收款交班等日常工作及财务人员对收款情况的审计。交班报表：可以按照收款项目和收款方式汇总收款情况和单据情况，提供快捷的交款管理。财务审计：针对交款汇总和明细进行审核，对交班记录进行统计记录。客服中心本功能主要针对报事报修等日常客户服务进行全过程跟踪，建立客户服务档案，通过统计分析，提高客户服务水平。客服登记：客服总台对业主各项服务需求及时登记，建立工单处理流程，提供服务质量，完善客户服务电子档案。统计分析：对报事报修等各类服务建立及时的统计分析和绩效考核，提供服务人员效率，合理降低公司人力支出。物品仓库本功能主要实现建立物品、供应商信息档案，通过收发登记、价格质量跟踪，减少物料消耗，降低采购成本。供应商档案：建立物品供应商档案，通过价格和质量跟踪，降低采购成本。收发管理：物品收发登记，自动登记台账，方便盘点对账，减少物料消耗。统计台账：收发存汇总表、库存量表一览无余管理看板本功能主要给管理层提供关键指标监控，收款、支出、欠费、服务等管理项目的图表分析，能够直观的掌握动态状况，提供精细准确的决策参考。管理指标：可以定制收款、欠费、收费率、欠费户数等关键管理指标。管理看板：图形化分析收款情况、欠费情况、支出情况、客服统计等。微信平台本功能主要实现业主租户微信平台可以实现在线查询缴费、报事报修、通知公告等物业服务功能。费用查缴：业主在微信端进行查询费用、并可通过微信支付缴费。物业公司也可以进行欠费账单推送。报事报修：业主在微信端进行报修报事（支持拍照）后，系统后台直接生成对应工单。以便业主随时掌握服务处理进度。通知公告：在系统后台发布停水、停电、燃气检修、设备故障等公告通知后，推送到业主手机微信中。系统功能说明系统功能说明首次登录首次使用软件，需要先注册公司账户，完善操作员信息，下载浏览器，配置基本操作环境。注册账号首次使用软件，请先注册公司账号。操作步骤：点击首页右上角注册按钮提交注册信息。等待审核-，填写公司名称，系统管理员账号和初始密码，点击个人信息首次登陆软件，请注意保存专属登录地址和修改个人信息。操作步骤 1：推荐使用火狐浏览器名和密码，点击登录即可。操作步骤 2：进入操作主页面之后，点击右上角人原始密码，修改之后点击即可。，可以完善个人账户信息，修改个，输入软件公司分配的专属登录地址，输入账户帮助中心点击右上角的帮助中心可以弹出窗口下载上线操作说明文档初始桌面点击右上角的初始桌面可以从其他操作窗口直接回到桌面的快捷操作。资源管理主要功能：维护公司、项目、业态、楼栋、车位等各类物业资源的信息档案，支持进行新增、修改、删除、输入 Excel 台账、导入 Excel 档案、配置报表字段信息等功能。新增资源架构本功能主要实现建立新增项目、楼栋、单元、房间、商铺、车位、车辆、广告位等资源对象。操作步骤一：勾选左边的资源对象，点击息，填写项目名称和资源框架信息。，则会自动弹出可以新增的资源对象信操作步骤第二步：点击预览，修改具体参数，点击的资源信息，刷新左边资源树即可看到新增新增资源架构本功能主要实现建立新增项目、楼栋、单元、房间、商铺、车位、车辆、广告位等资源对象。单个修改资源档案操作步骤：勾选资源对象，点击，则右侧列表中会出现相应的资源信息，在列表中勾选需要修改的对象，点击修改或者直接双击，打开资源档案详情，直接修改以后保存。批量修改资源档案操作步骤一：勾选资源对象，点击，保存资源信息模板。批量修改资源档案操作步骤二：打开Excel 资源模板，维护相应房间和业主等信息。批量修改资源档案操作步骤三：点击，选中相应的 Excel，导入即可。配置资源报表字段：本功能主要实现客户自定义资源报表显示格式。操作步骤：点击，勾选或者取消相应字段，则资源报表会对应显示或者取消显示。查询资源台账信息本功能主要实现资源信息档案查询功能。操作步骤一：输入房间号、业主名称、业主联系电话等关键字信息，点击搜索相应资源信息。，可以操作步骤二：或者勾选左边的资源对象，点击案信息。，则显示该资源对象下所有资源档收费设置主要功能：维护收费项目单价、计费方式、开始日期等信息，启用收费项目，批量维护期初收费信息，设置收款方式等收款参数。设置收费项目信息新增收费项目操作步骤一：打开收费设置收费项目页签，点击，填写收费项目参数信息，注意收费项目、性质、分类时必填项目。举例说明：收费项目（物业服务费）性质（周期费用）分类（收入）。其他参数根据收费项目的具体情况填写，建议首次使用咨询服务顾问。启用周期费用项目启用周期费项操作步骤一：勾选资源对象和收费项目，点击，则在该资源下即可查看到已启用的收费项目信息。提醒：启用时请注意勾选的资源对象，避免重复启用该收费项目。维护费项标准信息：本功能主要实现批量维护周期费项的单价、开始计费日期、停用日期等信息，实现快速初始化收费期初信息。查看费项标准操作步骤：打开收费设置费项标准页签，勾选资源对象，点击也可以根据收费项目或者关键字进行进一步筛选。，单个修改费项标准操作步骤：勾选资源对象，点击，则右侧列表中会出现相应的费项标准信息，在列表中勾选需要修改的对象，点击修改，打开费项标准详情，直接修改以后保存。批量修改费项标准操作步骤一：勾选资源对象，点击保存收费项目信息模板。，选择收费项目，点击，批量修改费项标准操作步骤二：打开Excel 资源模板，维护相应的收费项目信息信息。批量修改资源档案操作步骤三：点击，选中相应的 Excel，导入即可。停用费项标准操作步骤：勾选相应费项标准，点击，输入停用日期即可。批处理费项标准操作步骤：勾选相应费项标准，点击容，保存即可。，输入批量修改的字段内设置收费参数：本功能主要实现设置收款方式、收款单号规则、费项分类、其他参数等。设置收款方式操作步骤：输入收款方式名称，点击保存即可。设置收款单号规则操作步骤：填写收款单号规则，点击的资源使用范围。同时可以该单号设置费项分类操作步骤：输入费项分类名称，点击即可。设置其他参数操作步骤：可以选择是否启用收款尾数凑整处理。账单处理主要功能实现对水、电、公摊等各种需要批量处理的账单进行修改、抄表、删除、查看等各种操作。批量生成账单：生成账单草稿操作步骤：勾选相应资源，点击账单生成，填写账单日期、收费项目等参数信息，点击，即可生成草稿状态的账单明细。特别说明：账单系数默认为1。水电抄表登记：抄表登记操作步骤：勾选相应账单明细，点击点击，在弹出窗口里录入本次读数，即可。特别说明点击 Tab键可以自动移动到下一个空格，可以快速录入。期初收款单处理：主要功能实现快速维护期初押金、预收等余额维护，也可以维护历史收款单。期初收款单处理操作步骤：选中维护好的账单明细，点击日期、备注等信息，点击，填写收款人、收款，则该单据自动换化为收款单，账单状态变为已收。修改账单明细：修改账单明细操作步骤：勾选账单明细，点击修改，填入单价、系数、金额等信息，保存即可。注意账单状态为已收的，不能修改。公摊账单处理：公摊账单处理操作步骤：勾选草稿状态的账单明细，选择公摊方式，填入金额或用量，点击保存即可。批量维护账单：批量维护账单操作方法一：勾选相应账单明细，点击单信息以后，导入即可。批量维护账单操作方式二：勾选相应账单明细，点击，即可批量维护账单信息。，在 Excel 模板中维护相应账账单状态说明账单状态分为三种：草稿、未收、已收。直接生成的账单明细默认是草稿状态，维护好账单明细信息以后，勾选账单明细，点击，则账单状态转换为未收状态，在收费中心收款以后，状态状态默认为已收。账单查询说明勾选相应资源以后，可以根据账单关键字、收费项目、收费状态、账单日期等信息进行查询。收费中心信息维护本功能主要实现在收费中心中直观看到资源关键信息，并可以直接进行维护。信息维护操作步骤：直接填入房间编号、业主名字、计费面积、联系方式等信息，点击，系统会自动维护资源档案保持一致。如果需要修改其他信息，点击操作方法与资源档案维护相同。，收款打印本功能主要实现各项费用收取，收款单打印。收款打印操作步骤一:点击资源对象，在账单明细（蓝色加亮）列表中，可以看到周期费项和未收账单，勾选相应账单明细，点击，则出现账单预览信息。特别注意：如果该收费项目启用了账单序时控制，则周期费用开始日期不能编辑。如果没有启用或者为空的状态下，双击可以编辑账单的单价、开始日期、结束日期、备注等信息。收款打印操作步骤二:在账单预览状态下，可以编辑收款日期、收款方式、收款单备注信息。点击印单据，即可弹出打印页面，正常打印。点击，即保存收款信息但是不打即取消操作。特别说明：首次打印需要按照提示安装打印插件。临时收款本功能主要实现对临时收费项目的费用收取，收款单打印。临时收款操作步骤：在收费中心主页面，点击项目，填入应收金额等信息，点击，在弹出窗口中，勾选相应临时收费，即可打印收款单。作废单据作废单据操作步骤：在收费中心历史单据中，勾选相应单据明细，点击则该单据状态自动由已收费变成已作废。，补打单据补打单据操作步骤：在收费中心历史单据中，勾选相应单据明细，点击该单据弹出打印预览窗口，点击，则执行单据打印。，则预收冲抵预收冲抵操作步骤：在收费中心动默认冲销金额，点击应按钮，功能与收款打印类似。下，勾选要冲销的账单明细，则自，则弹出打印预览页面，点击相退保证金退保证金操作步骤：在收费中心默认退款金额，点击应按钮，功能与收款打印类似。下，勾选要退的押金明细，则自动，则弹出打印预览页面，点击相催收中心查询欠费查询欠费操作步骤：勾选资源对象，选择日期期间和收费项目，点击查询，即可在右侧列表中看到欠费信息。汇总欠费欠费汇总操作步骤：勾选资源对象，选择日期期间和收费项目，点击查询，即可在右侧列表中看到按照收费项目汇总的欠费信息。催收备注催收备注操作步骤：可以直接在欠费分类和沟通备注中填写催收沟通备注信息。催费打印催费打印操作步骤：在查询出的欠费列表中，可以勾选相应欠费明细，点击可打印催费通知单。，即财务审计交班报表本功能主要实现交款情况统计，包括单据情况、收款汇总、收款单明细、支出汇总、支出单据明细等，供收费员和出纳员交款审计使用。交班报表操作步骤：选择交款的项目、日期、收费员、交款员等信息，点击单据及明细信息无误，点击，即生成交款单。,确认交款审计本功能主要实现出纳员对交班报表的审核，审核以后则收费员不能再作废单据。交款审计操作步骤：勾选相应交班报表，点击不通过即可。同时支持收款单，修改审核状态为审核通过或者审核和操作。支出登记登记列表本功能主要实现一般性支出登记，支持修改、删除功能。操作步骤：点击，弹出如图登记窗口，登记支出，点击保存即可。支出类型本功能主要实现支出项目维护，支持新增、编辑、删除操作。实收台账台账查询台账查询操作步骤：勾选资源对象，填写查询条件（如：开始日期、结束日期等），点击查询即可。台账汇总台账汇总操作步骤：勾选资源对象，填入汇总条件（如起止日期等），点击查询即可。抄表台账台账查询台账查询操作步骤：勾选资源对象，填写查询条件（如：开始日期、结束日期等），点击查询即可。预收台账台账查询台账查询操作步骤：勾选资源对象，填写查询条件（如：开始日期、结束日期等），点击查询即可。台账汇总台账汇总操作步骤：勾选资源对象，填入汇总条件（如起止日期等），点击查询即可。押金台账台账查询台账查询操作步骤：勾选资源对象，填写查询条件（如：开始日期、结束日期等），点击查询即可。台账汇总台账汇总操作步骤：勾选资源对象，填入汇总条件（如起止日期等），点击查询即可。客服登记客服登记本功能主要实现对对客户的每条服务需求（如报事、报修、投诉、建议等）的登记处理。客服登记操作步骤：勾选来电来访资源对象，填写登记单信息，点击进行相应处理。或或任务看板本功能主要实现对对客户的每条服务需求（如报事、报修、投诉、建议等）的处理过程的记录。任务看板操作步骤：可以勾选资源对象，填入查询条件进行查询。也可以勾选具体事项，点击处理等按钮记录处理过程信息。分类统计操作步骤：勾选资源对象，填写查询条件，点击查询即可。客服参数操作步骤：填写客户事项分类信息，点击保存即可。管理看板关键管理指标收款看板欠费看板支出看板服务看板看板参数本功能主要实现对管理看板各项指标和图表的参数定义。操作步骤：勾选角色，选中具体参数，点击保存即可。租赁管理租赁管理包括合同管理、租控管理、租赁台账3 个模块合同管理主要功能：针对租赁合同进行登记、变更、终止、审批等业务操作，支持按条件查询合同，支持合同到期提醒。合同登记：本功能主要实现对租户、铺位、品牌、租户、租期等合同要素信息的登记。点击合同登记按钮，打开登记界面，录入合同信息后点击保存即可。在列表中选择需要查看的合同项，点击合同查看按钮，可以查看合同详细信息。这个页面除了查看合同基本信息，还可以查看合同应收、已收信息、变更信息。合同应收界面如下图：合同已收信息界面如下图：合同变更信息如下图：审核生效功能，对于新录入的合同，需要进行审核，在列表中选择想要审核的合同目录点击审核生效按钮，打开审核界面如下图所示：录入信息后点击保存即可。对于列表中的合同项目，可以设置相关条件进行检索，操作界面如下：变更合同在列表中选择需要变更的合同项目，点击变更合同，打开变更合同界面，录入相关信息即可对于已经结束的合同，需要在系统进行标记，即点击关闭合同按钮操作。打开终止合同界面如下图所示。录入相关信息后点击保存即可。合同台账主要功能：记录合同信息及执行过程的已收、未收、押金等情况。租控图主要功能：账户管理账户维护本功能主要实现对账户的新增、删除、修改密码等操作。角色维护本功能主要实现对操作员角色的定义。权限维护本功能主要实现对菜单操作权限的定义。操作步骤：勾选角色，勾选操作菜单权限，点击保存即可。角色分配资源权限本功能主要实现对资源对象的权限管理。操作步骤：勾选角色，勾选资源对象，点击保存即可。微信平台通知公告、投诉建议微信平台查询缴费、报事报修微信平台第三方服务微信平台社区商城