文件记录和档案管理制度.pdf

精选文档文件、记录和档案管理制度一、目的为了规范和增强企业安全文件及档案管理，保证相关部门及人员获取及时有效版本的文件，并及时撤出无效或作废的文件，依据国家相关法律法规和上司的相关要求，特拟定企业安全文件及档案管理制度。二、适用范围适用于本企业安全文件及档案管理。三、职责安全环保部负责组织编制并连续改进安全标准化工作文件；负责安全标准化相关的文件的发放、改正、控制和档案管理，及时对外来文件的采集、整理、汇总、议论、归档。四、文件和档案办理办理要求1与安全相关的文件办理办理1）上司重要来文（含电子公文）按企业公文办理方法执行，办理结果存档备查。2）安全环保部草拟的安全文件，经企业领导签发后下发，办理结果存档备查。3）外来文件由企业综合管理部负责送企业领导批阅和相关部门传阅，办理结果存档存案。2安全会议资料办理1）传达贯彻上司部门重要会议精神，做好会议内容记录和贯彻落真相况的记录和相关存档存案。2）每季度召开一次企业安委会议，准备相关会议资料，做好会议记录，形成会议纪要，监察落实会议纪要，保存相关资料。3）每个月召开企业安全生产例会会议，准备相关资料，采集安全信息，讲评上月安全生产状况，通知安全违章事故，部署本月安全要点工作，做好会议记录，督促落实会议定定，保存相关资料。4）与安全相关的各种生产记录。5）企业分管领导、安全环保部针对安全专项指导工作组织召开的专题会议，.精选文档做好会议记录，贯彻落实会议记录，保存相关资料。6）安全环保部负责及时将无效的基本制度、管理方法和实行细则从企业各部门回收，并将现行有效版本的文件及时发放给各部门。当文件遇到损坏或丢掉时，相关单位提出申请后，可补发或重新发放。3文件的评审和更正1）企业安全环保内控制度及安全标准化文件的更正应合时进行。当法律、法规改正、企业使用新技术、新设施、新货种等状况及其余方面需要时，对付相关的系统文件（责任制、管理制度、操作规程、应急方案）进行更正，并注明生效日期。企业组织内部审察或上司审察时，对付企业安全环保内控制度及安全标准化文件的适合性和可操作性进行审察并提出更正建议或建议，必需时安全环保部组织进行更正。2）安全环保部负责采集涉及到需要更正文件的法律、法规改正信息和审察、管理评审要求文件更正的信息。各部门如有这方面的更正信息应及时向安全环保部反响。4安全生产档案管理1）安全生产档案的建立建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全档案管理制度和记录。采集整理企业法定证照，企业负责人、安全管理人员、特种作业人员上岗资格证照，从业人员登记表及上岗证。采集整理安全生产机构设置文件，逐渐建立安全生产责任制，企业与各部门签订安全生产责任书。采集整理各项安全管理规章制度、安全操作规程和相关应急营救方案。采集整理各项规章制度的资料、记录；a.依据安全生产教育培训制度的要求采集整理教育培训记录及资料，包含送出去和企业自己进行的安全培训教育、核查、持证状况等；b.依据安全生产例会制度建立各种各次会议的记录档案；c.依据安全生产检查制度建立安全检查档案，包含企业负责人、各级领导和安全管理人员的检查记录；d.依据设施设施管理制度建立设施设施档案，包含生产厂家资质、出厂合.精选文档格证、使用说明书、安装资质证明、检测检验合格证明以及操作使用、点检、维护、维修等资料和记录；e.依据危险源管理制度建立危险源管理档案，包含危险源的鉴别、评估解析、管理、监控的记录和资料；f.依据隐患排查与整顿制度建立隐患排查治理档案，包含排查、治理、查收等记录和资料；g.依据劳动防范用品管理制度建立劳动防范用品档案，包含劳动防范用品的购买、仓储、发放、使用、管理的记录和资料；h.建立安全、环保投入资本的提取、管理、使用档案；i.依据伤亡事故管理制度建立事故检查办理档案，包含事故检查的记录、笔录、办理过程、事故报告、了案批复等；j.其余相关安全生产的档案资料。2）安全生产档案的管理安全生产档案，依据职能分工由相应的对口管理部门负责采集、整理、保存；车间、班组的安全教育培训、安全检查和隐患整顿等资料，一致由部门整理交由安全环保部保存。存入安全生产档案的资料，要分类整理，依据时间先后编写页码，制作目录，成套成盒保存，不得纷乱无章。安全生产档案系保密资料，除相关政府主管部门在依法检查时可以查阅外，其余没关人员，外界人员均不得借阅。若因工作需要查阅的，须经单位主要领导同意。查阅结束后，应及时回收保存。3）档案保存限期与要求工伤事故档案长远保存；安全教育资料长远保存；会议记录保存三年，安全检查记录保存三年，其余安全管理档案保存视上司或主管部门的要求以及企业需要而定。档案保存柜应随时保持通风干燥，严防虫蛀、鼠咬、严防湿润、水浸，严防火灾，应设防火警示标记，建立用火制度。发生火灾时，应第一将档案资料安全转移。.