物业管理公司各部门职责.pdf

物业经理岗位职责岗位名称：物业公司经理直接上司:房地产公司经理直接下属：物业公司总经理助理、行政人事主任、财务部主管、保安部主任、工程部主任、管理服务部主任、会所主任、清洁部主管、租赁部主任说明:经理在盛和伟业投资集团公司事业一部房地产公司总经理领导下,负责集团公司方针政策的贯彻落实，以及物业公司的全面领导和管理工作。具体工作职责如下：1、负责筹建物业管理公司,建立健全组织架构及人员配备，制订公司的管理方针、目标与计划、组织、指挥、控制和协调沟通;2、起草制定达到上述方针目标的实施程序文件和规章制度。如:岗位职责、层级管理制度、会议管理制度；工作执行、督导、检查、日记制度及程序；财务、人事、物资管理制度；对客服务管理制度、业户公约、手册，物业管理服务协议、合同，业主大会、委员会资料，接管程序，入伙和装修管理等。并监督实施，保证各项管理服务工作的质量与标准，让业主满意，提高物业管理水平；3、对管理人员的招聘、录用、考核、奖惩、辞退工作，合理分配各部门工作任务并组织督导下属切实完成；4、协调、理顺与集团公司、房地产公司各部门的工作关系。参加集团公司会议，提交工作总结和各种合理化建议，贯彻落实公司指令;5、协调与有关协作部门、业主委员会、政府主管部门的关系，保持良好的公共关系,树立企业品牌、形象;6、物业管理前期参与(新项目的市场调研开发、规划、定位、施工，竣工验收等环节工作)，并针对使用管理提出可行性建议、意见；接管物业并跟进各项整改措施;落实保修措施如单位、期限、费用等；理顺与开发商、施工方的工作关系；7、指导、管理、协调物业各部门的工作，监督各项规章制度、劳动纪律、工作程序、任务的执行与落实；定期和不定期检查各部门、岗位、设备、环境等,及时发现问题并解决;召集和主持公司例会或专题会议，及时解决管理中出现的问题;保证企业各项工作能顺利进行；8、以身作则，关心员工，提高公司凝聚力和员工工作积极性、能动性和创造性，培养员工以自觉性、责任感完成本职工作；定期或不定期听取员工的意见,建议，不断完善公司的经营管理；9、带头执行财务管理制度，参与年度预算并呈报上级审批后实施，审阅、分析各类财务报表，控制公司费用开支,降低物料损耗和各项成本；10、监督各部门的培训工作，提高公司整体业务与服务标准;11、及时处理严重的投诉、突发事件，理顺业户与公司的关系，树立公司良好形象；12、负责合同事务(委托、租赁、维修、保险等）的谈判、签约并呈交上级批准后落实；13、完成上级交办的其它任务。秘书岗位职责岗位名称：秘书直接上司:物业公司经理监督协助:物业公司行政人事主任、财务部主管、保安部主任、工程部主任、管理部主任、会所主任、清洁部主管、租赁部主任1。0行政文秘1.1 负责公司政令颁布、各类文件报告、通知等的起草、送批（核）及打印,分发、送达、检查各部门和全公司人员对公司规章制度的执行情况.各项来文来函签收及送阅，各类资料、文件、制度的收集、整理、归档、整理目录和管理。1.2 协调各部门主管/当值与上级通力合作，根据上级指示和公司运作情况，随时修改或完善各项规章制度及通知、组织召开各类型会议。2。0 人事劳资2.1 给物业公司人事劳资和职工福利管理2。2 在上级指导，公司安排下，进行协助人员招聘、调配、试用、转正、晋升或辞退的全过程立档管理，负责工资、劳保、福利、工会活动等的实施与检查.3。0 后勤供应管理31 后勤文具、物料、交通工具、办公机械使用，管理办公用品、职工住宿等一切物品用具的统计请购、发放、登记立档管理。4。0 上级交办的其它任务。财务部职责说明：物业公司的财务管理、会计核算监督、执行部门，资金、账目的有效管理,通过实施成本控制，组织安排使用各类资金，制造一个资金流通畅顺，各类财务信息准确及时向公司报告财务经营状况，支援各部门的资金运作，使公司得到最佳利润回报.0.0格执行国家财经纪律，方针政策，结合本公司经营特点，组织财务管理，核算，监督工作，如实为领导反映财务状况,经营成果。1.0建立健全内部管理制度，工作程序.2.0合理筹集资金,并有效使用，提高资金使用效益。3.0拟定年度预算计划并报公司批准后实施，检查监督控制调整。4.0按照会计制度设置帐目,正确运用会计科目,做好编制凭证,记帐，算账,对帐，月末编制会计报表，做到手续完备，内容真实，数字准确，帐目清楚，日清月结，按期报帐，在限定期限内报送各种会计报表.5.0按银行制度规定，做好现金，支票，发票的管理工作，遵守支票使用规定及银行结算纪律，加强现金管理，对下属各管理处经费的收、支情况进行检查、监督、指导。6.0按照“会计档案管理办法”规定，建立健全公司的会计凭证、会计账簿、报表及其它会计资料的建档、保管工作，接受财税机关上级主管部门和公司领导业主委员会的监督检查，及时提供财务资料，如实反映情况。7.0负现办理现金、出账、结算、发放工资及与业务单位的债权、债务结算和清理工作。8.0负责仓库的保管工作及汇同行政人事部对公司固定资产、低值易耗品的盘点、清查等工作。9.0负责审核指导各小区预算及提供规范和相关依据资料。10.0负责各部门/各小区的财务工作，协调，处理解决各部门的财务问题与困难.11.0及时向各部门提供应收、欠收明细，监督管理服务部、会所、租赁部、车场收款员等所有应收费用的收催缴工作，要求各相关部门按指标完成，12.0协助各部门制定管理目标、经济目标责任书，并监督各部门执行，13.0财务人员的业务培训工作.14.0负责向业主委员会提供年度收支情况的财务报告。15.0保守公司财务秘密，维修公司利益，对违反国家财经纪律和会计制度的开支,有权拒绝付款、报销和执行，直到其财务手续完备方可办理。16.0对领导不执行国家财经纪律和违法乱纪的行为有权越级反映并提出改进措施、方法。17.0对客户提出的各种费用的咨询予以解答，对其它部门提供财务信息的服务。18.0完成公司交办的其它任务.管理服务部职责职能说明：管理、协调、监督、公关、服务的职能.对客户服务的执行与反馈，并提供多种直接服务的部门，物业公司的对客服务是通过管理部的业务程序和服务环节来完成，是公司与业户之间的桥梁,是物业公司的窗口，管理部的工作程序、人员职业道德、服务质量、操作技能应变技巧、仪表、言谈、举止对物业公司的形象和声誉都会产生影响.对内各部门的协助、督导、沟通使各部门保证良好的工作质量和效率。负责各类牌照、收费标准的申办,政府部门任务的落实，与政府部门建立良好的关系.职责：1.0物业经理的领导、指导下，开展部门内各项工作(房管、设备保养、治安消防、车辆、清洁、绿化)围绕各项服务，检查各部门工作，并将检查结果统计上报经理并下工作单予以落实整改.保证物业管理服务的水平、质量.2.0组织、开展业户的意见征询工作,对管理服务质量进行严格控制，处理业户的投诉和业户间的纠纷.3.0落实物业管理费、有偿维修费、车场使用费、水电费、租金等费用的收缴,催缴工作。4.0负责协助行政人事部门做好本部门的考勤、考评、培训工作.5.0认真贯彻物业管理的法规、政策、标准,组织落实上级主管部门下达的任务。负责同行业市场信息收集、调查、分类、汇总、报告、剪辑、印发物业剪报，组织学习工作。为推动公司物来管理发展出谋划策。6.0负责新楼盘的验收、接管(如对公共设施、设备统计），具体落实、组织、协调收楼的各项工作。全面掌握物业情况，并落实综合评优报告.7.0负责取得物业管理费、停车场使用费收费批文、牌照等经营必备的文件.8.0统筹、计划、协调、组织社区文化活动。9.0草拟以公司名义送递有关部门、业户有关物业管理方面的文件。10.0协助业户办理各项服务:10.1提供管理区域管理服务咨询10.2受理业户投诉（服务热线的接听、记录、跟进、督促回访)10.3办理业户收楼/铺、迁入、迁出手续10.4办理装修申请、办证、验收手续10.5办理出入证、IC 卡、临时出入证、水牌10.6办理车辆月保手续10.7代办废品收购10.8日常文件打字、复印、传真10.9代售文具、邮票、邮政、电话卡，代洗衣、代订票、订餐等11.10室内有偿清洁、工程维修服务11.11提供便民工具的出借、便民药品等11.0协助保安、工程各部门做好突发事件、特殊天气的应急处理。12.0完成上级安排的其他工作。行政人事部职责职责说明：负责人事、行政各项制度的制订,监督公司各项制度的执行；制订有竞争力且符合实际情况的薪酬、福利、保险、培训考核的工作体系，充分发挥人力资源的效能。负责人力资源的招聘、使用、管理、开发及人力成本的控制,为各部门提供及时、有效、全面的后勤服务。1.0负责人力资源的编制、招聘、考核、奖惩、异动、开发、培训、辞退、及成本控制。2.0参与公司各项各种管理制度的制订及监督、协调工作、对落实彻底的先与机关部门主管沟通并下工作单予以攻进，督促工作质量.3.0劳动合同、档案的管理；监督、考勤工资审核以及劳动技术资格年审.4.05.0公司大型活动、培训的开展，关心各部门文化活动,解决员工的生活困难。负责员工制服的订做、发放及回收的管理；膳食的管理；物资的采购调配及车辆的管理，宿舍的安排。6.0对外联络工作，组织安排接待、参观等公关活动。7.0制订各部门行政费用支出标准，协助上级进行有效控制，并对年度行政费用、物资予以统计；对固定资产作统计（一年最少一次,协助财务部)。8.0各类公文的超草，各类文件的上传下达，指导执行，行政文件、表格、档案等的管理。9.0公司各类表格、信笺、信封、名片、工卡、文刊的印制，文具购买。10.0公司办公室秩序的管理,办公设施的使用管理，公告、节假日轮值，公司内部的钥匙管理;以及清洁、绿化、维修、保安等的管理，以确保办公环境的整洁优雅、井然有序、为公纪律、考勤、礼仪礼貌的检查、监督、汇录、考评与劳资持勾.11.0协调各部门的工作联系,物资、人员调配。12.0组织公司周例会事务性会议的召开、后勤,会议情况的记录整理、分发,会议决定的跟进落实。13.0对外与劳动、人事、保险、政府机关部门保持良好工作关系，树立公司良好形象。14.0收集剪辑与房地产，物业管理等到有价值的政治，经济，法规等各种信息，协助“管理部”编制“月刊”发行，提高公司的竟争力。完成上级交办的其任务。工程部职责10楼盘的前期介入,包括图纸会审,，了解工程进展情况，记录重要隐蔽工程，熟悉掌握各类明暗管线布置、走向，设备安装、调试情况，提出物管意见.20熟悉小区规划,各类房屋的结构,公用设施、设备的分布、使用状况、安全要求。30参加验收、接管工作,严把质量关，严禁未经验收、质量不合格的工程交付使用，对验收中存在的问题要列表上报、分转并跟进房地产公司的处理工作，负责小区全部工程资料、档案的系统交接各建档、使用、保管工作。40工程人员的招聘、考核、奖惩、辞退、培训工作。50提交设备、设施的更新改造计划，按批复实施。60工程物料的申购、质量监控、协助财务部门降低成本。70贯彻执行工程管理制度及公司各项规章制度，并督促落实。80公用水电费分摊的制定，依时提交相关数据至财务部。90定期与保安部、管理部检查小区的工程设施防火安全情况,提出整改意见并复查或落实，直至附合消防安全管理规定。100协调与房地产公司工程部及相关设计、质监、施工等单位的关系，以获取最大的技术、施工力量支持。110提交预防性、例常性保养、维修方案、计划，并按批复实施。120与供水、供电、排水、电信、煤气、消防、防雷、有线电视等部门及与物业设备承判商如电梯维修公司建立良好工作关系，确保设备处于良好备用状态，对外业务中廉洁奉公，维护公司的利益，树立公司的形象和声誉.130制定强电、弱电、智能、给排水等应急处理措施，确保物业的正常运行,发生重大事故、问题应冷静、果断采取措施,组织人员抢修，防止事态扩大，将损失降低至最小,并做出事故记录与分析,上报公司。140制定工程维修有关客户服务的制度、规程、有偿服务的收费，并贯彻执行，提高工程创收能力，树立良好服务形象.150完成其他上级交办的任务.安部职责职能说明：是向业户/用户提供标准的公共秩序维护及安全防范服务,防范辖区内出现行窃、抢夺、故意破坏财务及损害行为,协肋公安清防部门对辖区内发生的案件、过清事件进行现场看护,配合机关部门工作对消防设备、设施、日常、保养、继全各项安全、消防安全制度做好久防工作；对进入小区的人员进行汇、物品进行放行汇，对装修的监管、交通秩序及行车场管理,要求文明执勤，礼貌待人威严与服务并举。1.0 维护牧业管理区域的公共秩序。2.0 协助公安、消防部门做好区域内的安全防范工作，协助业户做好防盗、防燥、防火、防灾害事故工作，发现不安全因素及时报告提出整改意见。3.0 消防安全的制度建立、健全、并严格监督执行。4.0 负责治安、消防安全宣传工作，收集机关信息组织物业公司内部员工进行治安，消防知识学习消防演练。5.0 负责消防设施通送监督检查，确保消防设施处于良好备用状态,通送返用。6.0 制定消防设施年度维修保养计划并配合工程部及外判单位实施.7.0 治安、消防应急处理方案及防范措施。8.0 装修的监管,督促施工方按 装修管理规定 实施对违章装修予以处理、纠正违章行为。9.0 出入小区的及车辆的时间，（如检查员工、装修工人、外派工作人员）对可疑人员、车辆物的按规定进行检查。9。1 凭物品出闸条核时带出物品；9.2 检查时按章行使权力(如先敬礼)；9。3 外派工作人员在管理部没人陪同进入业户家中维修时，陪同进屋.10.0 发生各类案件或重大事故现向,有扭送犯罪分子到公安机关或监视严查的权力，但没有拘留、关押、罚款、审讯、审查、侦查和处理的权力。有抢救伤员和保护现场的权力，但没有勘察现场的权力。11.0 反治安管理行为的人有权劝阻、制止、批评、教育。12.0 对携带匕首、三棱刀等管理工具和自制为药、枪及其他可疑人员，鬼鬼祟祟的人员进行检查、严查、监视，掌握事态发展，不轻易采取行动,以免打草惊蛇，并报当地公安部门处理。130 遇到下列情况时，按培训时要求采取正确的行动并向上级报告；发现工程、清洁问题要及时向有关部门报告知会，通知工程人员管理肇事人员,密切配合其他部门工作。131 暴力分割事件132斗殴133 人身及其它骚扰事件134 火警135 灾害性天气136 水浸137 违章装修138 设施损坏139 煤气泄139 保安系统、可视对讲和等出现故障1310 停水停电13 11 人员受伤1312 电梯困人1313其他紧急事件1314灯泡坏了、缺损1315不干净的地方1316发霉、青苔1317设施的跑、冒、漏1318公共设施损坏140 对违反小区各项管理规定的行为予以劝阻、批评、教育、制止。141噪音142 损坏公共设施、消防设施143 违章公共场地、占用消防通道144 环境卫生管理(如乱扔垃圾）145 工作证、出入证、加班事务的清场146 治安、消防制度清洁组职责说明：物业区域的垃圾、粪便的清扫、收集、运输、处理;物业区域公用部位、公共场地清扫保洁、公共厕所的清掏、保洁、消毒；区域内所有的树木、绿化地、爬藤、地面履盖物、草皮及其他植物的修剪、浇水、施肥、除虫、松土、除杂草、补缺、保养等；改善、消除业户/用户的废弃物对环境的影响，创造有利于继续的生活、工作环境，美化环境.1.0清扫保洁范围：物业区域内外的道路、绿化带、走廊、安全通道、电梯、建筑景观,天台、平台、雨棚、会所、中央监控室、停车场、公共部位的门，大堂、墙、车道、人行道、水沟、沙井、水池、球场、垃圾箱/桶、路灯、庭院灯、梯灯、消防栓、冲水箱、上下水管、水阀、水表、电房、水泵房、发电房、电梯房、电梯、邮箱/信报箱、招牌、指示牌、楼房牌、卫生间等。2.0辖区内除四害工作.及白蚁的防治.3.0垃圾的清扫、收集、运输、处理.3.1 建筑垃圾和生活垃圾必须分开存放,分别收集.3.2 业户生活垃圾每日清除不得少于2 次，无堆积，无漏收、无腐烂发霉、发现占用公共场所的杂物、废旧家具要知会行为人移回家中，及时清理，不得任由此现象漫延,3.3 不使用破烂的垃圾桶/具收集、运输.3.4 收集容器封闭，不可超高、超宽运输，途中不可用绳等拖拉，使用后要清洗干净（定期消毒）,放置于规定地点,摆放整齐。3.5 容器/垃圾间/站周边应整洁、无散落、无存留垃圾、无污水流溢,箱体干净、无积尘、污物,每天不少于三次巡视。设施有破烂、损坏、排水不畅、地面损坏等应即时知会管理部、工程部维修。3.6 垃圾分类堆放，不得乱倒，乱卸,乱堆，收集完成时场地要清洁，车去场净，装卸文明操作，减少扬尘，防止污染周边环境，定期对中转站，设施安排专人清扫、冲洗、消毒、垃圾间/站应标识明显,环境整洁。4.0要求执行各种清洁卫生绿化保养的操作规程、细则达到工作要求,5。0对不卫生不文明(乱扔乱吐乱涂乱贴乱放)行为现象即时劝阻、制止，开展卫生环境宣传使业主养成爱清洁户户讲卫生的良种风气。6.0提供家政清洁有偿服务,提高服务质量，强化服务意识。7。0坚持安全操作，杜绝作业过程中的安全事故.8。0在突发事作和特殊天气中,按照即定规程，对排水等事务予以落实,并协助工程、管理部保安部处理好突发事件。9.0学习有关专业知识，提高专业技能，遵守公司的规章制度，工作纪律。10.0完成公司交办的其它任务.租赁部职责1。0在物业经理的领导下，负责中介代理业务的实施和发展.2.0辖区内商、住物业、(包括商铺、车位、住宅、配套项目）的租赁业务的招商、洽谈、合同、续约、收取租金等事务，并负责督导、协助物业部对商业物业的管理。30负责管辖区的多种经营，（包括外来单位的促销活动、临时设点、所有的招商推广活动）业务的规划、实施、发展，不断开发新客户,提高租售率。40做好市场调查研究，及时了解市场信息，做好市场信息汇总分析,掌握竞争伙伴的动态、策略，为公司的租赁销售经营业务的决策提供依据。根据市场预测、租售走势编制月、季、年租赁计划。开拓各项业务客源并负责开拓其它各项多种经营业务,积极为公司“开源50听取、登记客户投诉及意见,分转相关部门跟进，协助善后工作,努力做好售后服务工作，努力提高企业和楼盘的知名和美誉度。60做好客户档案登记、整理、建立客户档案，分类管理工作，为物业部下一步工作提供良好客户信息。组建租售信息库,包括位置、楼层、面积。70加强专业知识学习，不断提高人员素质。维持租售部现场工作环境，保持干净、整洁.制定租售统一用语，规范租售行为，制定租售工作流程,按日、周、月、季、年向上级主管、财务部上报租售情况。80加强合同管理，做好租赁的各种资料的保管、使用、派发、配合广告部做好宣传工作.90完成上级交办的其任务.会所职责10全面负责社区文化活动，做到有计划、有制度、有落实、有总结。20贯彻健康+文化+经营+服务的理念，充分利用文化活动场所和会所组织文体活动并注重实效。30倡导和营造小区和谐友爱、积极向上的良好气氛.40创办、组织成立各种文娱、体育团体/小组，如“乐队”“蓝球队“羽毛球队”“乒乓球队”“老年人舞蹈队“书画组”等。50管理好室内外活动设施、场地、物尽其用，收费合理。检查、保养、各设施、场地正常使用，符合安全规定，保证整洁、干净。与政府部门、各文体机构保持密切联系。6 0拟定每月运作收支，并于月末分析、报告;每日与财务结清所收费用。7 0安排员工福利活动.8 0部门的专业培训、教育，树立良好的服务意识。9 0提出盈利性活动建议,协助商场的促销活动，临时性场地租赁。100 完成上级交办的其他任务。