文件收发管理办法.pdf

文件收发管理办法文件收发管理办法1 1 目的目的规范文件处理程序，避免文件管理混乱，加速公文运转,从而提高管理职能和办事效率，特制定本办法。2 2 范围范围2.1 收进文件，指由外单位发来的文件。2。2 外发文件，指由公司发出的文件。2。3 内部文件,指由公司内部传递的文件。收发文件的管理一般应包括：登记、分办、拟办、批办、承办、催办、撰办、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。3 3 收文处理程序收文处理程序3。1 收文（1)收文由办公室行政秘书负责，对文件进行检查验收。（2）应严格遵守拆封权限,所有公司收文均由办公室负责人或行政秘书开拆，其他人不得开拆。凡个人信件均交个人处理。(3)收文收到后应立即进行登记,按收文登记簿上要求准确登记。（4）应保持原信封的完好,以备处理时需要。（5)工作文件收到第一时间及时通知收件人，按其意见处理（6）按文件密封等级要求,做好保密工作。3.2 拟办办公室负责人在阅读文件后，根据文件性质、内容和有关要求,根第 1 页 共 4 页（文件收发管理办法）据公司领导的分工,对文件提出初步处理意见，并将其填写在文件处理单中.3。3 批办办公室行政秘书应根据文件处理单的意见，及时报请公司领导批示办理，由公司领导在文件处理单中明确批示：文件处理单位、处理办法、处理时间等要求。3.4 承办办公室行政秘书应根据公司领导批办的要求，应及时不拖拉、不推诿、不马虎地将文件交相关部门或人员进行承办。3.5 传阅对非承办的传阅文件,办公室行政秘书应根据文件的轻重缓急组织进行.防止文件积压或遗失.3。6 催办对承办文件，办公室负责人应适时询问、检查和督促。避免承办拖沓、文件积压。3。7 办复对承办文件办理完毕后，承办部门或人员应将办理结果及时报告有关领导，以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。3.8 借阅（1)未归档文件,视文件性质，经本部、室负责人批准后,办理借阅或借用手续。并应填写借阅文件登记表，借阅后应及时归还。第 2 页 共 4 页（文件收发管理办法）(2)已归档的文件,经本部、室负责任批准后，在档案室办理借阅手续;对有关文件或文件的部分需复印的经批准后，由档案管理人员复印，并办理有关手续。4 4 发文处理程序发文处理程序4。1 文件的起草与修改由拟稿人按要求起草文件，必要时按要求进行修改。文件起草完毕后，应签注姓名、年、月、日。4。2 文件的会审（会签）涉及两个以上部门职责范围的文件起草修改完稿后,应交有关部门负责人分别对文件内容进行会审，会审人应在稿件上签注姓名、年、月、日。4.3 文件的审批签发文件进行会审、会签后，应及时递交给公司领导审批签发.4。4 文件的打印、发行文件经拟制会审、审批签发后,由行政秘书打印,拟搞人校对无误,办公室加盖公章后按要求发送。5 5 文件的归档文件的归档5。1 分类（1)上级机关来文、外单位发来的文件。（2）公司发出的文件。（3）公司经营、管理活动中反映主要工作职能活动和基本情况，今第 3 页 共 4 页（文件收发管理办法）后需要参考或执行的文件。(4)公司内部文件。(5）各部、室及分公司等直属部门报送的重要文件。(6)兄弟单位业务往来等有关文件.5。2 归档(1)来文应根据轻重缓急抓紧时间处理，原则上应在收到文件后二星期内办结。若要长期留部、室使用的，经有关负责人批准后,本部、室留复印件,原件应在一星期内退办公室归档。（2）发文打印校对完毕后,应将原版文件及其磁盘进行归档登记.（3)文件办理结束后，应及时退办公室归档.(4)每年的第一季度内,办理前一年度的文件归档，按保管期限及归档要求整理归档。(5）文件在交相关部、室阅办时，应办理签收手续，退回文件时应当场注销，以明确责任者。发现遗失,应视来文性质报公司领导处理。(6）归档的文件应按保管期限和一定程序手续进行清理销毁.第 4 页 共 4 页（文件收发管理办法）