快递(件)收发管理规定(试行).pdf

浙江台绣服饰有限公司快递（件）收发管理规定快递（件）收发管理规定(试行试行)一、目的：为了规范快递物品的收发管理，节约公司的快递成本，避免造成公司资料的丢失及浪费.二、使用范围：本公司所有员工均属之三、定义：快递物品是指公司员工因工作需要，向外部寄送文件、资料、样板、货物以及其他物品等.四、组织与权责：1、办公室保安：负责公司快递物品的收发管理2、其他部门：协助保安进行部门快递物品的发送，审核及接收.五、流程图:附表流程图 1（收件流程图）流程图 2（寄件流程图）快递员送达快寄件人填写邮递邮件到公司件（寄件）登记快递员或保安通知邮件收件人领取，并确认签字。保安联系合适快递公司，寄出。快递员或保安通知邮件收件人，则其交待由他人代收、代签。保安整理当天保安当天整理单据，月底上报财务部汇总核算。单据并保存，汇总后月底交财。门卫保安。表。保安或值班人保安确认单据和邮件员接待、核对单（寄件）登记表填写据与实物相对。是否清晰完整。月底财务部核算费用，核查邮财务报主管签字付款。件公与私。六、流程管理:1、收件管理：1）公司快递收取形式：门卫收取快递时间为周一到周六上班时间；如遇周日，门卫保安需经收件人同意，查看快递包装是否完好无损后,方可代收取保管货物和底单。并在周一时告收件人，同时在邮件（收件）登记表上签字。2）门卫保安在收到邮件时，了解清楚付费情况后，要将邮件跟快递单据内容核对无误后，协同快递人员电话通知收件人领取,收件人在邮件（收件）登记表上签字接收。3）快递由门卫统一接收.同时检查信件、快递包装是否完好无损，核对收件人是否为本公司人员，若收件人非公司人员，应当场退回。4）遇到付费快递,门卫应联系收件人亲自付费签收，若其本人不在，可电话联系本人由其指定代收人签收，门卫应保留好单据。公司不负责垫付任何私人到付费用。2、发件管理1）公司发件时间：快递发放时间为周一至周六每日8:0017:00 之间.如遇周日发件的在周六17:00 前告知门卫保安并登记，物品由门卫保安保管并发递。浙江台绣服饰有限公司 2）发件人自行清点及打包好物品（发件人应打包扎实确保在运输过程中安全可靠），交到门卫保安并详细填写信件、快递（发件）登记表.未经填写、错误填写、拒绝填写及填写不全者，门卫保安可拒绝办理快递事物,产生的后果由寄件人自行负责。3）每日快递事物均由保安统一联系快递公司取件发送，保安妥善保留好相关单据，并把单号告诉发货人,由发货人自行跟踪.4）底单按月份与登记表一同保存；用以月底结算快递费用。财务室负责核对费用清单，核对无误须经分管领导签字确认后,由财务部进行支付。5)寄(收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损坏的，应第一时间将单号报到门卫保安，由门卫保安与快递公司跟进索赔,寄件人须给予相关配合。七、寄件相关规定：序号1234寄件类型A 类：紧急件B 类：贵重件（如票据、证件、贵重配件或物品等）选择快递公司顺丰快递(需部门主管审批)申通、EMS 或顺丰快递C 类：普通件（如资料、文件、普通产品样品与配件等）申通、中聚、韵达快递公司D 类：普通信函、贺卡等邮政（发平信、挂号信）1、物品分类与快递公司选择参照表：2、重要配件、公司样本、普通资料类原则上均选一般的快递公司（非顺丰快递），若是特急件，分管领导审批后可选顺丰快递邮寄方式。3、普通信函、贺卡等均选邮政，以平信、挂号信方式邮寄。4、严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的 510 倍处罚。5、严禁私自寄公司产品，一经发现按该产品市场价值的 510 倍处罚,情节严重者视同偷盗，并追究其刑事责任。八、快递付费要求：1、针对各外发加工工厂，双方是指（我司、对方）寄出邮件一律由双方自付邮费；特殊情况下收取邮件会出现工厂帐上扣，但指定收件人（生产跟单员、QC 等相关人员）必须先同外发加工工厂协商一致达成共识，并在快递单、邮件签收登记表上签名确认并注明清楚情况，以备查验核对，由保安或值班人员配合执行，若在不负责任的情况下发生的一切费用由所有经手人（包括指定寄件人或收件人、保安或值班人员等）承担。2、公司给各总代理、加盟商寄出邮件一律由对方自付邮费；特殊情况下，寄出或收件时由公司浙江台绣服饰有限公司先垫付后帐上扣除（原因是对方收付或寄出时价格较贵）,但指定寄件人或收件人必须先同各客户协商一致达成共识,并在邮件（寄件）登记表、邮件(收件）登记表上签名确认并注明清楚情况，以备查验核对，由保安配合执行，若在不负责任的情况下发生的一切费用由所有经手人（包括指定寄件人或收件人、保安人员等)承担。九、本流程自发布之日起实行。十、附件1、邮件（寄件）登记表2、邮件(收件）登记表