办公室事务课件-第六章.ppt

版权所有 大连理工大学出版社版权所有 大连理工大学出版社版权所有 大连理工大学出版社谁掌握了信息，控制了网络，谁就控制了整个世界。版权所有 大连理工大学出版社能够分辨信息的种类能够分辨信息的种类了解信息与信息工作的含义了解信息与信息工作的含义了解信息工作的意义、特点和作用了解信息工作的意义、特点和作用掌握信息的特征、功能和种类掌握信息的特征、功能和种类版权所有 大连理工大学出版社 夏衍粮食储运公司最近收储小麦的含水量较大，烘干设备不能满足需要，只能人工晾晒。公司张讷秘书从电视中看到最近一周天气晴好，就安排保管部门进行晾晒。谁想星期三天气突变，一场急雨使公司受到严重的损失，为此张讷受到公司的批评。张讷受到公司的批评的原因是什么？张讷受到公司的批评的原因是什么？版权所有 大连理工大学出版社一、信息和信息工作的含义一、信息和信息工作的含义信息：信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反应信息工作：特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。秘书部门既是各级领导机关的办公机构，又是承上启下、联系各方的信息中心。二、信息的特征、功能和种类二、信息的特征、功能和种类（一）信息的一般特征（一）信息的一般特征信息的特征是指信息区别于其他事物的本质属性。版权所有 大连理工大学出版社1.信息的客观性 由于事物的特征及其发展变化是一种客观存在，因而反映这种特征及其发展变化的信息也是客观的。信息的客观性越强，有用程度就越高，信息价值也就越大，反之，价值就越小。2.信息的时效性信息的时效性包括两个方面，即适时性与效率性。所谓适时，是指信息发生与接收的时间与其利用价值的体现时间是适当的。3.信息的多变性信息是在不断变化着的，这种变化表现在质与量两个方面。信息的质变是随着事物的变化而变化的，事物的变化不停，信息的变化不止。版权所有 大连理工大学出版社4.信息的传递性信息的可传递性是信息的本质特征。信息可以在不同的时空条件下在不同主客体之间进行传递。不同空间的信息传递交换，使信息在不同的使用者身上发挥作用。5.信息的共享性 信息具有共享性，新的获得者在得到某一信息时，原来的持有者或者信息的输出者并未失去这一信息。6.信息的扩散性信息富有渗透性，具有扩散的自发倾向。它总是力图冲破非自然的外力束缚，通过各种渠道和途径扩大其影响。7信息的可加工性信息是客观存在的，它的价值在于利用。为了提高信息的利用价值，人们可以对信息进行一定的加工。版权所有 大连理工大学出版社 小刘的人缘很好，当他在综合归纳信息资料时，经常有人去找他谈各种事情，为此小刘几乎每天都要加班，弥补耽搁的时间。虽然无论从质量还是数量方面，小刘都未影响工作，而且还常常受到上级信息部门的表彰和奖励，可他还是受到了信息部领导的批评，警告他不许在工作时间接待别人。这是为什么呢?点评：小刘完成了任务但还受到批评，是因其在综合点评：小刘完成了任务但还受到批评，是因其在综合归纳信息时接待他人。信息的时效性、传递性、扩散归纳信息时接待他人。信息的时效性、传递性、扩散性等特征决定了整理材料时的隐蔽性。性等特征决定了整理材料时的隐蔽性。版权所有 大连理工大学出版社（二）信息的功能（二）信息的功能 1信息具有开发智能的功能人类社会的发展，离不开知识的传播。产生与传播新的知识是信息所具有的本质特征。2信息是知识型的生产力 信息具有知识形态的属性，可以转化为物质生产力。人类的一切活动特别是经济活动，都是直接或间接地凭借信息进行的。随着信息传播与应用规模的逐渐扩大，将会源源不断地创造出新的社会财富，信息对生产要素的增值作用也会越来越大。版权所有 大连理工大学出版社3信息是科学管理的前提信息方法应用于生产、经营等活动的管理，为管理的科学化开辟了新的途径。现代科学管理的主要任务，就是把一个机构拥有的人力、物力、财力、时间、空间等要素科学地、合理地组织起来，使之充分发挥作用，达到管理系统的最优化目标。4信息是决策的基础和依据 管理决策是指人类在改造世界、管理社会和自身的活动中，为达到一定的目标而选择最优方案，以便采取行动的运筹决断过程。这个过程是离不开信息的。决策的整个过程实际上就是信息的产生、传递、变换和反馈的过程。版权所有 大连理工大学出版社 王菲的老板是个作风强悍的人，敢作敢为，遇到事情能迅速拍板决断，公司内许多人都佩服他。但是公司发展并不顺利，虽然有一些生意做的很顺，但也有好多生意做砸了。这样反反复复，进进退退，使公司发展缓慢。王菲觉得这与老板决断爱凭个人意志，凭想像拍脑门有直接关系。因此她以老板助理的身份要求所有下属都不能直接向老板口头请示，除非特别紧急的事项，都要写出书面材料，并要提出至少两种可供选择的方案，再由她来转呈。并且王菲在转呈时，还要附上自己研究分析的参考意见。这样做老板刚开始很不满意，也特别不习惯，但时间一长，老板就体会到自己决断出错的事少多了，公司发展比过去顺畅了。可他不明白，为什么会有这样的变化呢?版权所有 大连理工大学出版社点评：点评：公司生意好转，根本原因是因信息起到了它应公司生意好转，根本原因是因信息起到了它应有的作用。老伴最初靠拍脑门作决断，不了解有的作用。老伴最初靠拍脑门作决断，不了解外面的信息，致使好多生意做砸了。秘书王菲外面的信息，致使好多生意做砸了。秘书王菲规范了公司下属的信息反馈程序，迫使下属在规范了公司下属的信息反馈程序，迫使下属在呈报时慎之又慎，并提出至少两种可供选择的呈报时慎之又慎，并提出至少两种可供选择的方案，王菲还要附上自己的研究分析的意见，方案，王菲还要附上自己的研究分析的意见，使领导在作决断时有据可依。使领导在作决断时有据可依。版权所有 大连理工大学出版社（三）信息的种类（三）信息的种类 1.信息的一般分类信息的一般分类（1）从哲学角度划分）从哲学角度划分 A自然信息。自然信息。B文化信息。文化信息。（2）按事物发展过程划分）按事物发展过程划分 A预测性信息。预测性信息。B动态性信息。动态性信息。C反馈信息。反馈信息。（3）按内涵和对人类社会的作用划分）按内涵和对人类社会的作用划分A社会信息。社会信息。B经济信息。经济信息。版权所有 大连理工大学出版社 C科技信息。科技信息。D生活信息。生活信息。（4）按信息的产生和加工划分）按信息的产生和加工划分 A一次信息。一次信息。B二次信息。二次信息。C三次信息。三次信息。（5）按传递的范围划分）按传递的范围划分 A公开信息。公开信息。B内部信息。内部信息。C机密信息。机密信息。(6)按接收信息的渠道划分按接收信息的渠道划分 A正式信息。正式信息。B非正式信息。非正式信息。版权所有 大连理工大学出版社2、秘书部门信息的分类、秘书部门信息的分类（1）按信息的来源划分）按信息的来源划分 A上级机关信息。上级机关信息。上级机关信息包括本系统内上级机关的信息和本系统对本组织上级机关信息包括本系统内上级机关的信息和本系统对本组织有一定管理权力的机关的信息。有一定管理权力的机关的信息。B下级单位或部门的信息。下级单位或部门的信息。下级单位或部门是本组织的构成部分，它们报送的信息是本组下级单位或部门是本组织的构成部分，它们报送的信息是本组织综合信息的来源。织综合信息的来源。C往来信息。往来信息。即与本组织不相隶属，但又有各种不同联系的组织单位所供的即与本组织不相隶属，但又有各种不同联系的组织单位所供的信息。信息。D社会信息。社会信息。社会信息指社会上各种渠道发布的与本组织利益有直接或间接社会信息指社会上各种渠道发布的与本组织利益有直接或间接关系的信息。关系的信息。版权所有 大连理工大学出版社某高校在当地消防机关组织的防火检查中被发现许多灭火器中的干粉已经过期失效，因而受到了处罚。事后办公室主任和信息员都受了批评，因为这次检查是在某地学校发生火灾造成人员重大伤亡损失惨重后进行的，校领导认为办公室尤其是信息员应该及时提醒。与该校相邻的另一所高校就是因为秘书看电视注意到这个消息并及时向校领导建议，在检查前就已经把防火工作中的问题处理好而获得好评，该秘书也受到了校领导的表扬。点评：办公室主任和信息员之所以受到批评是因他们未尽点评：办公室主任和信息员之所以受到批评是因他们未尽到及时了解信息、反馈信息的职责。到及时了解信息、反馈信息的职责。版权所有 大连理工大学出版社（2）按信息的内容划分）按信息的内容划分 A行政综合信息。行政综合信息。B财务经济信息。财务经济信息。C业务技术信息。业务技术信息。D劳动人事信息。劳动人事信息。E福利保障信息。福利保障信息。F党群社团信息。党群社团信息。三、信息工作的意义、特点和作用三、信息工作的意义、特点和作用（一）信息工作的意义（一）信息工作的意义 1信息工作是进行科学决策的基础。信息工作是进行科学决策的基础。版权所有 大连理工大学出版社所谓决策，就是指人类在改造世界、管理社会的自身活动中，所谓决策，就是指人类在改造世界、管理社会的自身活动中，为达到一定目标而选择最优方案，并以此作为行动依据的运筹为达到一定目标而选择最优方案，并以此作为行动依据的运筹过程。决策的过程，就是根据事物发展中的问题，充分收集相过程。决策的过程，就是根据事物发展中的问题，充分收集相关信息，进行系统分析，围绕总体目标，提出可行方案并进行关信息，进行系统分析，围绕总体目标，提出可行方案并进行评估，然后选定最佳方案付诸实施。评估，然后选定最佳方案付诸实施。决策是领导者的首要职责。领导者决策需要大量的信息。领导决策是领导者的首要职责。领导者决策需要大量的信息。领导者获取信息一般有三种渠道：一是亲自获取，即通过听汇报、者获取信息一般有三种渠道：一是亲自获取，即通过听汇报、读文件、典型调查、巡查、视察等自身实践活动获取；二是由读文件、典型调查、巡查、视察等自身实践活动获取；二是由各职能部门提供，提供的形式主要是汇报与报告；三是由秘书各职能部门提供，提供的形式主要是汇报与报告；三是由秘书部门提供，提供的方式主要是直接报送，部门提供，提供的方式主要是直接报送，2信息工作是进行有效管理的前提。信息工作是进行有效管理的前提。现代科学管理的主要任务，就是把一个机构拥有的人力、物力、现代科学管理的主要任务，就是把一个机构拥有的人力、物力、财力等地组织起来使之达到管理的最优目标。财力等地组织起来使之达到管理的最优目标。版权所有 大连理工大学出版社 3信息工作可以有力促进知识向生产力的转化信息工作可以有力促进知识向生产力的转化 信息不是物质，也不是能量，但在现代社会经济发展中却是一信息不是物质，也不是能量，但在现代社会经济发展中却是一种价值无量的要素，信息向人类提供知识、智慧和创造力，对生种价值无量的要素，信息向人类提供知识、智慧和创造力，对生产要素起着增值作用，不断创造着新的财富。信息作用于资本，产要素起着增值作用，不断创造着新的财富。信息作用于资本，可以提高资金利用率，使资本增值；信息作用于技术，会产生发可以提高资金利用率，使资本增值；信息作用于技术，会产生发明创造，提高劳动生产率；信息作用于经营管理，可以起到控制明创造，提高劳动生产率；信息作用于经营管理，可以起到控制和调节作用，促进经济效益的提高；信息作用于生产、流通、分和调节作用，促进经济效益的提高；信息作用于生产、流通、分配及消费等各个环节，则会起到组织协调、催化和穿针引线、铺配及消费等各个环节，则会起到组织协调、催化和穿针引线、铺路搭桥的作用。路搭桥的作用。（二）信息工作的特点（二）信息工作的特点 信息工作的这一根本性质，决定了它具有如下一些主要特点：服信息工作的这一根本性质，决定了它具有如下一些主要特点：服务性、普遍性、综合性、紧迫性和开拓性。务性、普遍性、综合性、紧迫性和开拓性。版权所有 大连理工大学出版社1服务性。服务性。服务性是信息工作最主要的特点。因为开展信息工作的根本目的，服务性是信息工作最主要的特点。因为开展信息工作的根本目的，是为领导决策提供各类有价值的信息。这种提供信息的工作，实是为领导决策提供各类有价值的信息。这种提供信息的工作，实质上就是一种服务性工作。质上就是一种服务性工作。因此，充分认识信息工作的这一服务性特点，对于所有信息工作因此，充分认识信息工作的这一服务性特点，对于所有信息工作人员努力做好这项工作，切实发挥领导的参谋、助手作用，是至人员努力做好这项工作，切实发挥领导的参谋、助手作用，是至关重要的。关重要的。2普遍性。普遍性。信息的信息的“无时不在无时不在”和和“无处不在无处不在”以及秘书的全方位服务的工以及秘书的全方位服务的工作性质，决定了秘书信息工作的普遍性特点。这一特点体现在以作性质，决定了秘书信息工作的普遍性特点。这一特点体现在以下三个方面：下三个方面：(1)无论在哪一个具体岗位工作的秘书，都有信息工作的任务，无论在哪一个具体岗位工作的秘书，都有信息工作的任务，都与信息工作有关。都与信息工作有关。版权所有 大连理工大学出版社2)一切与本组织相关的信息，都应收集并进行必要处理。一切与本组织相关的信息，都应收集并进行必要处理。(3)秘书人员无论在工作时间内还是在工作时间外，都要保持淡然的秘书人员无论在工作时间内还是在工作时间外，都要保持淡然的角色意识。角色意识。3综合性。综合性。秘书与秘书部门的信息工作必须为领导的决策服务，必须适应决策秘书与秘书部门的信息工作必须为领导的决策服务，必须适应决策活息的要求。一般说来，决策活动不仅要求提供信息要及时准确，而活息的要求。一般说来，决策活动不仅要求提供信息要及时准确，而且要求所提供的信息应具有较高的综合性。且要求所提供的信息应具有较高的综合性。4紧迫性。紧迫性。在领导机关决策前，秘书信息工作部门必须及时提供有价值的信息，在领导机关决策前，秘书信息工作部门必须及时提供有价值的信息，作为领导决策的依据；领导机关的决策贯彻下去后，秘书信息工作部作为领导决策的依据；领导机关的决策贯彻下去后，秘书信息工作部门就要及时收集反馈信息，以检验决策的正确性。门就要及时收集反馈信息，以检验决策的正确性。5开拓性开拓性秘书信息工作的开拓性是由信息的可加工性特征决定的。信息的加工秘书信息工作的开拓性是由信息的可加工性特征决定的。信息的加工即对信息的开发，而信息能否开发决定于秘书工作人员是否是善于开即对信息的开发，而信息能否开发决定于秘书工作人员是否是善于开拓的人。拓的人。版权所有 大连理工大学出版社（三）信息工作的作用（三）信息工作的作用1参谋作用。参谋作用。信息工作的作用首先体现在参谋作用上。秘书部门如果不系统信息工作的作用首先体现在参谋作用上。秘书部门如果不系统地开展信息工作，领导机关、领导同志掌握的情况，就会不够全地开展信息工作，领导机关、领导同志掌握的情况，就会不够全面、不够及时，这种状况不利于领导进行正确决策。面、不够及时，这种状况不利于领导进行正确决策。2指导作用。指导作用。开展信息工作，还可以迅速、准确地传达领导机关、领导同志的开展信息工作，还可以迅速、准确地传达领导机关、领导同志的意图，对基层和面上的工作起到指导作用。意图，对基层和面上的工作起到指导作用。3解难作用。解难作用。在信息工作的开展中，基层单位可利用信息刊物来反映工作中的在信息工作的开展中，基层单位可利用信息刊物来反映工作中的“老大难老大难”问题。问题。版权所有 大连理工大学出版社 4控制作用控制作用信息中还有一部分反映的是倾向性、苗头性的问题。秘书部门要信息中还有一部分反映的是倾向性、苗头性的问题。秘书部门要注意把这类信息及时、准确地提供给领导机关。注意把这类信息及时、准确地提供给领导机关。信息工作除了发挥上述几个方面的作用外，还可以节省领导同志信息工作除了发挥上述几个方面的作用外，还可以节省领导同志阅看文件的时间。因为，秘书部门编发的信息刊物一般来说每天阅看文件的时间。因为，秘书部门编发的信息刊物一般来说每天出一期，文字短，内容精，囊括的信息比较多。一些部门上报的出一期，文字短，内容精，囊括的信息比较多。一些部门上报的简报等材料一般不再直接报送领导，而由秘书部门筛选摘编。这简报等材料一般不再直接报送领导，而由秘书部门筛选摘编。这样，领导既能及时了解信息，又能节省阅文时间，从而能提高工样，领导既能及时了解信息，又能节省阅文时间，从而能提高工作工作效率。作工作效率。版权所有 大连理工大学出版社谁掌握了信息，控制了网络，谁就控制了整个世界。版权所有 大连理工大学出版社能够采用适宜的方法收集信息能够采用适宜的方法收集信息明确信息收集的渠道明确信息收集的渠道掌握信息收集的方法掌握信息收集的方法版权所有 大连理工大学出版社 小月身高151厘米，某天她看到远东美容院的广告牌上写着“断腿增高”的字样，就向该院佟主任咨询，佟主任告诉她该项技术已成熟，且安全简便，小月听信了他的话，接受了该项手术，不想术后右腿腿骨有6厘米长的缺损，很难愈合，最后被认定为八级伤残。之所以出现这一结果，远东美容院有不可推卸的之所以出现这一结果，远东美容院有不可推卸的责任，可小月就没有错误么？责任，可小月就没有错误么？版权所有 大连理工大学出版社一、获取信息的主要渠道一、获取信息的主要渠道 (一一)文书渠道文书渠道 公务文书是传递信息的正式渠道和常规渠道，传递公务信息是文书的主要功能，各不同层级的组织或部门通过公务文书的形式将他们认为应该传递的信息传递给需要传递的组织或部门。文书渠道传递的信息材料大体有以下四类：一是法定的正式文件，即所谓红头文件；二是常用的处理公务的通用文书，如计划、总结、领导讲话、规章制度等；三是某些带有专门性特点的文书，如经济往来文书、法律事务文书、具体业务文书、公共关系文书等；四是其他参考性文字材料。这些文书的内容往往比较集中，尤其是标题常能把核心内容直接表达出来。但在获取信息时也要严肃认真，因为这些文书的法律效果较强，如出现理解偏差、断章取义等情况将带来直接的不良后果。版权所有 大连理工大学出版社 王强在办理收文时有一个习惯，即把收到的每一份文件的要点都摘录在保密本上。为此办公室主任还找他谈过话，劝他不要再记了，否则万一有秘密泄露，他将是重点怀疑对象。但王强仍然照记不误。后来办公室负责起草大型文件的秘书出了车祸，而公司原定的形势报告会又已临近，办公室主任又杂务缠身，王强主动请缨，要求试一试。在病急乱投医的情况下主任勉强答应了。王强很快就拿出了初稿，主任一看禁不住拍案叫绝，单位领导看了也十分满意。报告稿内容丰富，有根有据全靠王强平时信息的积累。点评：王强之所以很快写出了初稿，源于他平时对文书渠道信点评：王强之所以很快写出了初稿，源于他平时对文书渠道信息的积累。掌握了大量信息，写起报告稿自然得心应手息的积累。掌握了大量信息，写起报告稿自然得心应手。版权所有 大连理工大学出版社（二）会议渠道（二）会议渠道 会议是组织内部或系统内部交流信息的重要方式。在会议内交流信息的主要途径是讲话或发言，即口头表达。这种表达与书面表达相比其特点是具有“一过性”，即一说即成过去，基本不能复原。一是录音后的整理工作量大，且时效性、保密性等受到影响；二是出于保密等方面的要求，并不是所有会议都能录音。造成会议信息获取不全的另一个情况是分组讨论时小组人员数量不足、水平不一，而分组讨论时所交流的信息往往是很珍贵的，是在集中的场合中所得不到的。这一点尤其需要重视并设法加以解决。版权所有 大连理工大学出版社 海天公司总经理办公室的刘爱丽由于字迹清秀而被安排承担会议记录工作。小刘很高兴，她觉得自己受领导信任才被委以如此重任。但是办公室主任在检查了几次会议的记录后就很直截了当地批评了她：因为她的记录不完整，有许多重要的话没记上，会议中跑题的内容却记上了。主任告诉她可以采用速记方法，会后再作整理。可是小刘从未学过速记，就想了个自以为聪明的方法：用录音机录，然后再依据录音整理会议记录。没想到第一次用就闯了祸：那次会是董事会研究部门负责人的职务调整，董事长一见小刘带着个录音机，就让办公室主任立即换人记录。小刘弄不明白：为什么自己被换掉了呢?版权所有 大连理工大学出版社点评：点评：通过会议渠道获取信息的重要方式是记录，可采通过会议渠道获取信息的重要方式是记录，可采用速记方法。用录音机也可进行记录，但因其保密性差，用速记方法。用录音机也可进行记录，但因其保密性差，不是任何会议都允许用的，小刘之所以被换掉，原因也就不是任何会议都允许用的，小刘之所以被换掉，原因也就在于此。在于此。(三三)调查和信访渠道调查和信访渠道 调查是目的性十分突出的获取信息的方式，具有很强的调查是目的性十分突出的获取信息的方式，具有很强的主动性；信访则基本是被动的，随机性比较明显。但是主动性；信访则基本是被动的，随机性比较明显。但是这两者的共同特点是获取的信息都来自基层和基本群众。这两者的共同特点是获取的信息都来自基层和基本群众。版权所有 大连理工大学出版社 (四四)书刊渠道书刊渠道 书籍中蕴含的信息量大，而且系统性强，又相对成熟，缺书籍中蕴含的信息量大，而且系统性强，又相对成熟，缺点是滞后性较为严重。一般带有历史定论的信息多被吸纳点是滞后性较为严重。一般带有历史定论的信息多被吸纳人书中。人书中。期刊中的信息比较及时、新颖，尤其是学术期刊中常有一期刊中的信息比较及时、新颖，尤其是学术期刊中常有一些独到见解，往往是前沿性的信息，能够给人们较大的启些独到见解，往往是前沿性的信息，能够给人们较大的启发。发。书刊通常保存在图书馆或资料室。图书馆尤其是公共图书书刊通常保存在图书馆或资料室。图书馆尤其是公共图书馆藏书丰富，库存量大，但使用不是很方便。馆藏书丰富，库存量大，但使用不是很方便。(五五)大众传媒渠道大众传媒渠道 版权所有 大连理工大学出版社大众传播媒介包括广播、电视、报纸、期刊及其他文献载体，大众传播媒介包括广播、电视、报纸、期刊及其他文献载体，是现代社会获取信息的重要途径。是现代社会获取信息的重要途径。秘书要在大众传播媒介中搜寻新情况、新信息，为工作活动秘书要在大众传播媒介中搜寻新情况、新信息，为工作活动提供咨询和参考。提供咨询和参考。(六六)信息传递网络渠道信息传递网络渠道 信息传递网络是单位、系统和地区内部为信息传递畅通而信息传递网络是单位、系统和地区内部为信息传递畅通而专门建设的专用渠道。在单位、系统和地区内的不同层级组专门建设的专用渠道。在单位、系统和地区内的不同层级组织中设立信息工作人员岗位或信息工作机构，然后由下至上织中设立信息工作人员岗位或信息工作机构，然后由下至上层层联结，信息也是由下至上流动，最后汇集到最高一级信层层联结，信息也是由下至上流动，最后汇集到最高一级信息部门。息部门。信息传递网络依靠既定的制度和习惯进行运转，信息类型、信息传递网络依靠既定的制度和习惯进行运转，信息类型、内容、形式和数量受人的主观意志控制。内容、形式和数量受人的主观意志控制。版权所有 大连理工大学出版社(七七)档案渠道档案渠道 档案是历史的真实记录，是历史信息的积淀，其可靠档案是历史的真实记录，是历史信息的积淀，其可靠程度较强。在使用档案中的信息时，必须注意档案形成时程度较强。在使用档案中的信息时，必须注意档案形成时的时代特点。的时代特点。二、获取信息的内容二、获取信息的内容 (一一)国家和地方的权力机关及权力执行机关的决策情况国家和地方的权力机关及权力执行机关的决策情况 任何组织的活动，都要接受权力执行机关的管理，执任何组织的活动，都要接受权力执行机关的管理，执行这些机关制定的政策。组织的任何活动，都会直接或行这些机关制定的政策。组织的任何活动，都会直接或间接地与国家的政策发生联系。间接地与国家的政策发生联系。版权所有 大连理工大学出版社(二二)社会对国家或地方决策的反映社会对国家或地方决策的反映 社会公众舆论和权力机关决策，二者是相辅相成的关系。政社会公众舆论和权力机关决策，二者是相辅相成的关系。政策规范引导社会行为，社会舆论影响政策的调整。关注社会策规范引导社会行为，社会舆论影响政策的调整。关注社会舆论中的相关信息，是带有预测性的行为。如原来的收容遣舆论中的相关信息，是带有预测性的行为。如原来的收容遣送办法造成孙志刚致死事件，舆论纷纷指出这个办法的不合送办法造成孙志刚致死事件，舆论纷纷指出这个办法的不合理性，时间不久这一办法即被废止，代之以救助办法。理性，时间不久这一办法即被废止，代之以救助办法。(三三)与本组织有直接关联的组织的情况与本组织有直接关联的组织的情况 与本组织有直接关联的组织大体有三种：与本组织有直接关联的组织大体有三种：版权所有 大连理工大学出版社第一种是当地权力机关，第一种是当地权力机关，第二种是合作单位，第二种是合作单位，第三种是竞争对手。第三种是竞争对手。合作单位与本组织在资金、技术、劳务、原材料、销售、合作单位与本组织在资金、技术、劳务、原材料、销售、土地、设备等各个方面有这样或那样的联系。土地、设备等各个方面有这样或那样的联系。竞争对手的信息与本组织的生存密切相关，知己知彼才竞争对手的信息与本组织的生存密切相关，知己知彼才能百战百胜，与对手被动的竞争不是竞争，而是应付。能百战百胜，与对手被动的竞争不是竞争，而是应付。(四四)本组织内各职能部门和下级单位执行本组织内各职能部门和下级单位执行 决策和完成目标的情况决策和完成目标的情况 组织决策也是动态的。一方面，决策能否执行以及执行组织决策也是动态的。一方面，决策能否执行以及执行的进度与程度，关系到决策的价值的体现；另一方面，在的进度与程度，关系到决策的价值的体现；另一方面，在决策执行过程中，要依据已发现的决策偏差对决策进行决策执行过程中，要依据已发现的决策偏差对决策进行版权所有 大连理工大学出版社调控校正，修改其不适当或错误的部分。下级单位决策执行情况调控校正，修改其不适当或错误的部分。下级单位决策执行情况的信息是一定要取得的。的信息是一定要取得的。(五五)组织内各成员对组织的意见、建议组织内各成员对组织的意见、建议 组织内的成员包括各个部门、各个单位，也包括组成这组织内的成员包括各个部门、各个单位，也包括组成这些部门、些部门、单位的所有人员。他们的意见、建议又可称作民意。单位的所有人员。他们的意见、建议又可称作民意。这种民意是组织内的，是对组织运转和组织管理的直接感这种民意是组织内的，是对组织运转和组织管理的直接感受，是组织运转的阻滞剂或润滑剂。受，是组织运转的阻滞剂或润滑剂。（六）社情民意（六）社情民意 社情民意即社会情态与民众意向。对于与市场有密切关社情民意即社会情态与民众意向。对于与市场有密切关联的组织来说，社情民意具有十分重要的意义。联的组织来说，社情民意具有十分重要的意义。版权所有 大连理工大学出版社 蓝天化工公司办公室人员张健娶了公司旁边林西村的姑娘芳芳为妻，并且就住在芳芳家里。林西村村民因蓝天公司排污管泄漏之事与该公司经常闹矛盾。最近连续几晚小张都听到村里喇叭广播要村民小组长开会，小张觉得可能与蓝天公司有关，就让芳芳设法打听一下，果然是村里打算采取过激行动，准备把公司的几条排污管全部堵死。小张一听，极为紧张，因为那将导致污水倒灌，其后果不堪设想。小张立即向公司做了汇报，公司连夜采取了各种措施，寻求了能得到的帮助，使一场即将到来的危机化解了。版权所有 大连理工大学出版社点评：点评：办公室人员张健因其住在小芳家里，掌握村里连续办公室人员张健因其住在小芳家里，掌握村里连续几晚用喇叭广播要村民小组长开会的信息后，主动了解情况，几晚用喇叭广播要村民小组长开会的信息后，主动了解情况，及时反馈，最终解决了问题。及时反馈，最终解决了问题。三、获取信息的常用方法三、获取信息的常用方法(一一)观察法观察法 观察是人们获取信息最基本的方法，即人们直接通过感观察是人们获取信息最基本的方法，即人们直接通过感官或借助其他工具来认识客观事物。通过观察获取的信息直官或借助其他工具来认识客观事物。通过观察获取的信息直接而又真切，印象深刻。接而又真切，印象深刻。版权所有 大连理工大学出版社(二二)调查法调查法 调查是获取信息最常用的方法。调查即按预先确定的计调查是获取信息最常用的方法。调查即按预先确定的计划对特定对象进行特定问题的了解。关于调查法本书将在划对特定对象进行特定问题的了解。关于调查法本书将在后面的章节中作详细介绍。后面的章节中作详细介绍。(三三)阅读法阅读法 阅读法就是对印刷媒介中的信息材料进行阅读而获取信阅读法就是对印刷媒介中的信息材料进行阅读而获取信息的方法。办公室工作人员每天要处理大量的文件，接触大息的方法。办公室工作人员每天要处理大量的文件，接触大量的报刊、海报，这些材料中的信息都要通过阅读来获取。量的报刊、海报，这些材料中的信息都要通过阅读来获取。一般地说，阅读的过程可分为三个层次阶段：一般地说，阅读的过程可分为三个层次阶段：一是浏览，即通过阅读材料的标题、摘要、导语等先对其一是浏览，即通过阅读材料的标题、摘要、导语等先对其有最一般的了解。有最一般的了解。版权所有 大连理工大学出版社 二是泛读，即在浏览的基础上对有进一步阅读需要的材料二是泛读，即在浏览的基础上对有进一步阅读需要的材料进行阅读。进行阅读。三是精读，也可称为研读，就是在泛读基础上对重要材料三是精读，也可称为研读，就是在泛读基础上对重要材料仔细地阅读，边读边记，常用的方法有摘录、圈点、批注等。仔细地阅读，边读边记，常用的方法有摘录、圈点、批注等。(四四)收听收看法收听收看法 收听收看，是指对广播、电视媒介采用视听的方法获取收听收看，是指对广播、电视媒介采用视听的方法获取信息。信息。收听收看有随时与定时两种方式。随时即在工作之余，收听收看有随时与定时两种方式。随时即在工作之余，如果条件允许且使用器材又比较方便时，随时收听收看。如果条件允许且使用器材又比较方便时，随时收听收看。在收听收看前应准备好必要的记录工具，如纸笔、录音在收听收看前应准备好必要的记录工具，如纸笔、录音机、录像机等。机、录像机等。版权所有 大连理工大学出版社(五五)网络查询法网络查询法 网络查询就是利用计算机信息网络查询所需要的信息。网络查询就是利用计算机信息网络查询所需要的信息。信息网络包括局域网和国际互联网两类。局域网是指系统内信息网络包括局域网和国际互联网两类。局域网是指系统内部或组织内部信息共享的网络。部或组织内部信息共享的网络。网络查询分浏览与下载两个层级阶段。浏览方式与阅读网络查询分浏览与下载两个层级阶段。浏览方式与阅读浏览相似，而下载则是对于要精读或使用的文件复制于自备浏览相似，而下载则是对于要精读或使用的文件复制于自备文件夹或打印出来，然后再精读或使用。文件夹或打印出来，然后再精读或使用。(六六)沟通交流法沟通交流法 沟通交流法是指办公室工作人员在日常工作中与各方沟通交流法是指办公室工作人员在日常工作中与各方面的人员进行接触联系时，通过口头交谈及有意倾听的方面的人员进行接触联系时，通过口头交谈及有意倾听的方式获取信息的方法。式获取信息的方法。版权所有 大连理工大学出版社沟通交流法主要有三种方式，即询问、引导与倾听。询问就沟通交流法主要有三种方式，即询问、引导与倾听。询问就是针对特定对象提出相关的问题，俗称是针对特定对象提出相关的问题，俗称“打听打听”。这种方式。这种方式目的性很强，凡是询问的，可能都是最需要了解和掌握的。目的性很强，凡是询问的，可能都是最需要了解和掌握的。引导就是把话题有意引向相关的问题，引起对方述说欲望，引导就是把话题有意引向相关的问题，引起对方述说欲望，使其在不知不觉中提供所要获取的信息。使其在不知不觉中提供所要获取的信息。倾听带有一定的被动性，是在人们谈话、发言等诉说行倾听带有一定的被动性，是在人们谈话、发言等诉说行为中，抓住所要获取的信息。为中，抓住所要获取的信息。(七七)索取法索取法 索取法是向与组织有业务或其他联系的单位索要信息的索取法是向与组织有业务或其他联系的单位索要信息的方法。其方式可以是当面索要，也可以通过电话或传真索要。方法。其方式可以是当面索要，也可以通过电话或传真索要。版权所有 大连理工大学出版社(八八)交换法交换法 交换法适用于与本组织有往来关系的组织单位。这是一种交换法适用于与本组织有往来关系的组织单位。这是一种建立在互惠互利基础之上的信息传递关系。交换分为临时性与建立在互惠互利基础之上的信息传递关系。交换分为临时性与长期性交换两种。临时性交换是在特定性况下针对特定问题、长期性交换两种。临时性交换是在特定性况下针对特定问题、特定内容选择特定的交换对象所进行的交换，往往是己方主动，特定内容选择特定的交换对象所进行的交换，往往是己方主动，而对方能否应和并不确定，不一定能形成交换关系。而对方能否应和并不确定，不一定能形成交换关系。(九九)购置法购置法 购置法是指有偿索取信息的方法，信息一般是从社会信息服购置法是指有偿索取信息的方法，信息一般是从社会信息服务单位或者相关个人处购买。社会信息服务单位提供的有偿务单位或者相关个人处购买。社会信息服务单位提供的有偿信息服务有两类：一类是获取、汇集信息后，分类分专题，信息服务有两类：一类是获取、汇集信息后，分类分专题，定量定价售卖；另一类是依据客户需要进行专题、专项调查定量定价售卖；另一类是依据客户需要进行专题、专项调查研究，并将结论有偿提供给客户。研究，并将结论有偿提供给客户。版权所有 大连理工大学出版社 某超市的经营方针和对外承诺是低价薄利，因此需要了解本地其他超市同类商品的价格。但是他们看到几乎所有的超市都在醒目位置标示：“本超市严禁抄写商品标价，违者将承担窃取商业秘密的责任!”办公室秘书刘建利向老板提出委托鸿升信息调查咨询公司来做这件事。该公司雇佣了许多勤工俭学的大学生分别到各超市调查，在事先培训时重点测验了他们的记忆能力，要求对商品名称、型号、规格和价格记忆清楚，差错率不能超过千分之一。同时，再三强调记录不准用笔记，也不能在超市附近记，必须在远离超市无人注意时才能记录下来。鸿升公司用这种方法只用了两天就收集全了所有超市的数万种商品的价格资料。后来在一段时间内，该超市公开对外承诺“高一退十”，从而使销售量迅速攀升，总体利润也直线增加，且未发生一例退款。版权所有 大连理工大学出版社点评点评：某超市采用购买法掌握了其它超市的价格，并采取：某超市采用购买法掌握了其它超市的价格，并采取了相关的措施，从而使得自己的销售迅速攀升。了相关的措施，从而使得自己的销售迅速攀升。一、宇翔电子有限公司欲了解当今大学生拥有手提一、宇翔电子有限公司欲了解当今大学生拥有手提电脑的情况，安排王秘书选择适当的方法收集信息，电脑的情况，安排王秘书选择适当的方法收集信息，请问可选用哪几种方法来收集信息，这些收集方法请问可选用哪几种方法来收集信息，这些收集方法的优缺点是什么。的优缺点是什么。版权所有 大连理工大学出版社二、蓝天化工公司办公室人员张健娶了公司旁边林西二、蓝天化工公司办公室人员张健娶了公司旁边林西村的姑娘芳芳为妻，并且就住在芳芳家里。林西村村村的姑娘芳芳为妻，并且就住在芳芳家里。林西村村民因蓝天公司排污管泄漏之事与该公司经常闹矛盾。民因蓝天公司排污管泄漏之事与该公司经常闹矛盾。最近连续几晚小张都听到村里喇叭广播要村民小组长最近连续几晚小张都听到村里喇叭广播要村民小组长开会，小张觉得可能与蓝天公司有关，就让芳芳设法开会，小张觉得可能与蓝天公司有关，就让芳芳设法打听一下，果然是村里打算采取过激行动，准备把公打听一下，果然是村里打算采取过激行动，准备把公司的几条排污管全部堵死。小张一听，极为紧张，因司的几条排污管全部堵死。小张一听，极为紧张，因为那将导致污水倒灌，其后果不堪设想。小张立即向为那将导致污水倒灌，其后果不堪设想。小张立即向公司作了汇报，公司连夜采取了各种措施，寻求了能公司作了汇报，公司连夜采取了各种措施，寻求了能得到的帮助，使一场即将到来的危机化解了。得到的帮助，使一场即将到来的危机化解了。芳芳采用那种方法收集信息？版权所有 大连理工大学出版社谁掌握了信息，控制了网络，谁就控制了整个世界。版权所有 大连理工大学出版社能够对信息进行整理能够对信息进行整理明确信息鉴别的方法明确信息鉴别的方法明确信息筛选的要求明确信息筛选的要求掌握信息传递的形式掌握信息传递的形式版权所有 大连理工大学