档案管理办法.doc

工程造价工程造价审审核档案管理核档案管理办办法法一、为了规范深圳市交通工程造价管理站（以下简称“造价站”）工程造价审核成果资料的归档管理，特制定本办法。二、当某个项目完成审核且造价站出具正式审核意见后，造价协审单位（以下简称“协审单位”）归档人员即可向造价部档案员领取此项目的送审资料，开始档案整理工作。三、根据造价站制定的各类项目盒内文件目录，协审单位归档人员开始排列、归类送审资料，形成项目档案。在此过程中若发现缺少资料或夹有其他项目资料在内，需及时向造价部档案员反映。四、资料审核1、协审单位归档人员填写并打印项目盒内文件目录后将档案移交给协审单位审核人员初核。协审单位审核人员需重点检查每份档案的内容是否完整、排列是否正确，初核无误后将签字确认的盒内文件目录连同档案资料移交给造价部档案员初核。造价部档案员重点检查每份档案的内容是否完整、排列是否正确。通过造价部档案员初核的档案方可打页码。档案打上页码后协审单位归档人员需在盒内文件目录上填写页码并打印后交协审单位审核人员再次检查无误后签字确认。2、造价部审核：造价部档案员审核盒内文件目录及档案后签字确认，将档案交给造价部审核人员复核后签字确认。 经过造价部审核人员签字确认方可进行档案的装订。五、档案移交、归档1、协审单位归档人员将经造价部审核人员签字确认的档案装订、装盒后移交给造价部档案员保管，完成档案移交工作。完成移交后造价部档案员将项目档案信息录入造价审核动态（即工程造价审核统计表）。2、造价部档案员填写项目档案移交目录，签字后将项目档案移交目录及项目档案移交造价站档案室，造价站档案室审核通过后即完成归档。3、完成移交的项目方可进行协审费用结算。附件 1 档案整理注意事项附件 2 结算审核盒内文件目录附件 3 预算审核盒内文件目录附件 4 标底审核盒内文件目录附件 5 决算审核盒内文件目录附件 6 项目档案移交目录附件 1 档案整理注意事项1.需将所有档案资料拆解，不能带有钉子，即使是送审时已装订好的资料。拆除文件材料上的金属物。2.档案资料里的所有铅笔字必须擦干净。对破损的文件材料，要进行修复。对于纸张极薄的送审资料需将其粘贴在白纸上，如现场签证单。3.文件材料左侧装订部分不足 2.5 厘米，或其间有字的，要贴纸加宽后再装订，确保装订不压字。4.文件材料纸面小于 B5 纸面的，要粘贴或托裱在标准的 A4 纸面上再装订，确保装订不掉页。A3 纸必须叠成 A4 纸。5.文件材料字迹模糊难以辨认的，应附抄件并加以说明。6.打码时页码须打在页面下端靠外侧，凡有文字的页均打上页码，如送审资料里有页码须划掉（禁用涂改液）。7.每本装订的文件材料厚度一般不超过 5 厘米，超出的应按文件材料的阶段性适当分卷。8.装订文件材料时应将右边和下边取齐。9.装订要牢固、整齐、美观，不丢页、不错页、不订反、不损坏文件、不妨碍使用。附件 2 盒内文件目录（第 盒，共 盒，共 页）项目名称： 类型：结算审 核顺序号名称页码备注1结算审核意见结算审核意见2结算审核意见的征求意见函（第二次） （附结算审核意见征求意 见稿）结算审核意见的征求意见函（第一次） （附结算审核意见征求意 见稿）3对结算审核意见征求意见函的回复（结算报告征求意见表 （第二次）及附件）对结算审核意见征求意见函的回复（结算报告征求意见表 （第一次）及附件）4送审单位承诺书5预（结）算、标底审核提交资料总表6市交通运输委员会下达的资金计划7招标文件及招标补遗(含工程量清单、技术规范等）8投标文件9施工合同（协议书）10送审工程结算文件11经施工单位、监理单位、建设单位的现场管理人员、部门负责 人（或科室负责人） 、分管领导三方签字盖章确认的工程数量表12施工图13竣工图14其他相关资料（若有上面未提到的资料，在此处需逐项列明）协审单位归档人员： 造价部档案员： 协审单位审核人员： 造价部审核人员：附件 3 盒内文件目录（第 盒，共 盒，共 页）项目名称： 类型：预算审核顺序号名称页码备注1施工图预算审核意见施工图预算审核意见2送审单位承诺书3预（结）算、标底审核提交资料总表4市交通运输委员会下达的资金计划5送审预算6施工图（含评审意见）7其他相关资料（若有上面未提到的资料，在此处需逐项列明）协审单位归档人员： 造价部档案员： 协审单位审核人员： 造价部审核人员：附件 4 盒内文件目录（第 盒，共 盒，共 页）项目名称： 类型：标底审 核顺序号名称页码备注1标底审核意见标底审核意见2送审单位承诺书3预（结）算、标底审核提交资料总表4市交通运输委员会下达的资金计划5招标文件6送审标底7施工图（含评审意见）8其他相关资料（若有上面未提到的资料，在此处需逐项列明）协审单位归档人员： 造价部档案员： 协审单位审核人员： 造价部审核人员：附件 5 盒内文件目录（第 盒，共 盒，共 页）项目名称： 类型：决算审 核顺序号名称页码备注1决算审核意见决算审核意见2决算审核意见的征求意见函（附决算审核意见征求意见稿）3对决算审核意见征求意见函的回复（包括施工单位及建设单位 意见）4送审单位承诺书5预（结、决）算、标底审核提交资料总表6市交通运输委员会下达的资金计划7招标文件及招标补遗(含工程量清单、技术规范等）8投标文件9合同（协议书）10送审工程决算文件11经施工单位、监理单位、建设单位的现场管理人员、部门负责 人（或科室负责人） 、分管领导三方签字盖章确认的工程数量表12施工图13竣工图14其他相关资料（若有上面未提到的资料，在此处需逐项列明）协审单位归档人员： 造价部档案员： 协审单位审核人员： 造价部审核人员：附件 6 项目档案移交目录协审单位：协审单位：序号序号项目编号项目编号项目名称项目名称建设单位建设单位备注备注造价部档案员： 档案室接收人：