合肥信息技术职业学院公文处理办法.doc

合肥信息技术职业学院公文处理办法合肥信息技术职业学院公文处理办法第一章第一章 总总 则则第一条第一条 为使我院公文处理工作进一步规范化、制度化、程序化，提高公文质量和工作效率，根据中共中央办公厅、国务院办公厅党政机关公文处理工作条例（中办发201214 号）有关规定，结合学院实际，修定本办法。第二条第二条 本办法中的公文是学院在实施教育教学管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是学院依法管理和进行公务活动的重要工具。第三条第三条 公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作；公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，做到及时、准确、安全。第四条第四条 本办法适用于学院党政部门中的公文处理工作。合肥信息技术职业学院党政办公室（以下简称“党政办”）是学院公文的管理部门，负责指导各系（部）、处（室）的公文处理工作。各部门负责人主管本部门的公文处理工作，并确定一名专职人员负责该工作。第五条第五条 各部门负责人应当高度重视公文处理工作，严格遵守公文处理办法，并加强对本部门公文处理工作的检查和领导。第二章第二章 公文种类和形式公文种类和形式第六条第六条 各部门应当根据其隶属关系、职权范围、发文目的以及公文内容、行文关系等，正确选用公文种类。适用于学院的公文种类主要有：（一）决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定：适用于对重大事项或重大活动做出安排；奖惩有关部门及人员；变更或撤消二级单位不适当的决定等。（三）通告：适用于学院在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。（四）通知：适用发布规章；转发上级机关、不相隶属机关的公文，批转下级单位的公文；要求下级部门办理和需要有关单位周知或共同执行的事项；任免党政干部。学院制定的规章、制度措施和其他规范性文件根据实际内容可分别冠以“规定”“办法”“细则”等名称，一般用“通知”形式印发。（五）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（六）报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。（七）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（八）批复：适用于答复学院内各部门的请示事项。（九）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十）函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问、请求批准或答复有关事项。（十一）纪要：适用于记载和传达党委会议、院长办公会议或其他重要会议情况和议定事项。第七条第七条 学院公文主要形式有：（一）学院文件。发文机关标识为“中共合肥信息技术职业学院委员会文件”“合肥信息技术职业学院文件”的公文，主要适用于传达部署学院党政重要工作和全局性工作；发布重要决定；通报重要事项；处理关系学院全局的重大问题；需要上报的文件以及依照上级规定必须以学院名义发文的事项。（二）学院函件。发文机关标识为“中共合肥信息技术职业学院委员会”“合肥信息技术职业学院”的信函式公文。用于学院向无隶属关系的有关部门或单位请求批准和答复审批事项，也可用于学院内设机构以学院名义对外联系工作。（三）办公室文件。发文机关标识为“中共合肥信息技术职业学院委员会办公室文件”“合肥信息技术职业学院办公室文件”的公文。用于对学院内各部门发文，主要用于传达学院党政领导议定的工作意见，宣布、安排、布置常规的综合性党政事务工作。（四）处室函件。也称为部门文件，发文机关标识为“合肥信息技术职业学院处室函件”的公文。用于发布部门职权范围内的一般性工作。部门文件不能对学院外使用。（五）会议纪要。发文机关标识为“中共合肥信息技术职业学院委员会会议纪要”“合肥信息技术职业学院会议纪要”的公文。分别用于记载、传达学院党委会议、院长办公会议的决定事项和主要精神。为了提高工作效率，公文首页纸由党政办统一印制。如遇事务性、临时性工作，建议使用部门便笺、无发文机关标识纸张（不标识“文件”），以印发通知的形式进行。公文形式应当与发文字号配套使用，不得混用。第三章第三章 公文格式公文格式第八条第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。第九条第九条 学院公文的版式按照党政机关公文格式国家标准（GB-T9704-2012）执行。公文用纸采用国际标准 A4 型（210mm×297mm）。公文用纸天头（上白边）为 37mm±1mm,公文用纸订口（左白边）为 28mm±1mm,版心尺寸为 156 mm×225mm。如无特殊说明，公文格式各要素一般用 3 号仿宋体字，每面排 22行，每行排 28 个字，并撑满版心。特定情况可适当调整。第十条第十条 版心内的公文格式各要素分为版头（份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、版头中的分隔线等）、主体（标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等）和版记（版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等）三部分。页码位于版心外。（一）涉密公文应标注份号、密级和保密期限。紧急公文，根据紧急程度分别标注“特急”“加急”。（二）发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。（三）公文的发文字号包括发文机关代字、年份、序号。发文机关代字由院办确定，发文顺序号由院办编排（处室函件发文顺序由发文部门编排）。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001），不加“第”和“字”。联合行文，只标主办部门发文字号，不得有两个发文字号。1.以学院名义发文。（1）涉及学院党政全局性、综合性问题，发文字号为“院党字×××号”“院字×××号”；（2）部门以学院名义制发的文件发文字号为“院×字×××号”，如教务处以学院名义的发文，发文字号为“院教字×××号”。 2.以党办、院办名义发文，发文字号为“党办×××号”“院办×××号”。3.学院各部门发文且盖部门印章的，略去学院简称，标注部门发文代字（部门简称）。比如，教务处发布有关教学方面的公文用“教务×××号”。4.函件。院级函件，编号为“院函×××号”；部门函件，部门自行编号，一般为“部门简称+函×××号”。院级公文和院办发文由院办统一掌握文号；部门发文，各部门自行编号。同一发文形式（指同一种公文版头），按统一顺序编号。文号、印章须与相应的公文版头一致使用。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。（四）上行文需标识签发人姓名。“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标识下空二行位置。“签发人”三字用3 号仿宋体字，签发人姓名用 3 号楷体字。（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关。学院内部发文时，标题中可略去学院名称。除法规、规章、批转或转发的公文标题加书名号外，一般不用标点符号。标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置。（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。学院党委对学院内各级党组织、学院对各处（室）、系（部）发文，用“各党总支”和“各系、部,机关各单位”的统称，必要时适当调整。主送机关用3号仿宋体字编排在标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关移至版记。（七）公文首页必须显示正文。用 3 号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。规章制度中依次采用章、节、条、款层次。（八）公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如：“附件：1. ×××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。（九）公文应当署发文机关全称或规范化简称，并署会议通过或负责人签发的日期。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章，印章与署名机关相符。以学院党委和学院行政名义制发的公文，使用“中共合肥信息技术职业学院委员会”“合肥信息技术职业学院”印章。以部门名义制发的公文，使用与部门名称一致的部门印章。1.加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一部门制发的公文，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中署发文机关名称，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行。2.联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行内。3.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置，使公文生效标识不能与正文同处一页时，应通过调整公文的行间距等措施，使二者同处一页。不得采用将生效标识单独放在一页并在其左上方标注“此页无正文”的方法解决。（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期统一用阿拉伯数字标明完整的年、月、日，月、日不编虚位（即 1 不编为 01）。“决定”等公文在不标明主送机关时，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号左空两格标注于成文时间的下一行。如属请示件或工作需要，应当在该处注明联系人和电话。（十二）附件另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订、发送。“附件”二字及附件顺序号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致，格式要求同正文。（十三）抄送机关、印发机关和印发日期等要素构成公文的版记。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。1.抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。抄送机关排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定，依照先上级、再平级、后下级的次序。抄送机关一般用 4 号仿宋体字，编排在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。2.如需把主送机关移至版记，除将抄送二字改为主送外，编排方法同抄送机关。既有抄送机关又有主送机关时，应当将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。3.印发机关和印发日期。印发机关是指公文的印制主管部门。印发机关和印发日期一般用 4 号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即 1 不编为 01），后加“印发”二字。4.版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。（十四）公文页码一般用 4 号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线（“×”）；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。第十一条第十一条 公文的特定格式（一）信函格式。公文的信函格式是被广泛采用的一种公文特殊格式，常用于通知、批复、函等文种的公文中。信函格式公文如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，份号顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，密级和保密期限、紧急程度自上而下分行排列。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。标题居中编排，与其上最后一个要素相距 2 行。信函格式公文首页不显示页码。信函格式公文的版记中不加印发机关、印发日期及分隔线。（二）纪要格式。纪要标志由“×××纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为 35mm，推荐使用红色小标宋体字。纪要格式可以根据实际制定。第四章第四章 行文规则行文规则第十二条第十二条 行文应当确有必要，注重效用。第十三条第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。学院内属于各部门职权范围内的事务，由部门自行行文或联合行文；各部门在自己职权范围内可以相互行文。第十四条第十四条 各类公文应贯彻党政分开的原则，确因工作需要，党政工团组织、相关部门，可按照协商一致的原则联合行文。第十五条第十五条 “请示”应当一文一事，不得多头报送，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个人。“请示”与“报告”要分别行文，“报告”不得夹带请示事项。第十六条第十六条 为了保持公文的严肃性和权威性，学院要精简文件，能通过电话、网站、邮件等形式传达的，不再印发文件。凡能通过面对面或口头协商解决的问题，应当不再行文。领导讲话，除部署全局性工作外，一般不印发公文。第五章第五章 发文办理发文办理第十七条第十七条 发文办理是指以学院和各部门名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第十八条第十八条 草拟，是发文的第一道程序，按照发文内容不同，文件由不同的主办部门草拟。以学院名义发文，全院综合性文件由院办负责组织有关部门草拟，单一业务性文件由业务归属部门草拟；以部门名义发文，由该部门负责草拟；对于涉及多个部门职权范围的文件，主办部门应与有关部门协商草拟。草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及学院的职责权限。情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（二）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日。（三）拟制紧急公文，应当说明紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（四）应当使用国标计量单位。（五）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（六）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（七）草拟公文应先填写发文稿纸。文稿一律采用 A4 纸张打印，并附电子文本。第十九条第十九条 审核，会签。（一）部门以学院名义制发的公文，先由本部门负责人审核，交党政办从内容、格式等方面进行核稿。对不符合要求的公文，党政办可将文稿退回拟稿单位进行修改。（二）凡涉及几个部门工作的院级公文，先由主办部门会同有关部门负责人审核并签署意见，再送党政办进行核稿。不得将意见不一致的文稿交学院领导签发。公文送交党政办核稿的时间应比正式发文时间提前 2 天以上。（三）部门公文，由部门负责人核稿。第二十条第二十条 公文签发。（一）院级公文，经党政办核稿后呈学院党委书记、院长或分管副院长签发，一般本着谁主管谁负责的原则；重要的请示、报告由书记或院长签发。签发人应签署意见、姓名和日期。非特殊情况，学院党政领导一般不接收和签发未经党政办审核的文稿。（二）部门公文，由各部门主要负责人（或委托副职）签发有效。其中涉及专门重要事项的由分管院级领导签发，涉及全局重要事项的需送主要院级领导加签。（三）经负责人签发后的文稿，正式印制前，文秘部门应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。（四）文稿一经签发，一般不准改动。如确需改动，必须重新核稿，并报原签发领导审定。第二十一条第二十一条 缮印，用印，登记，分发。党政办负责以学院党委、学院行政和院办名义发出的公文的缮印工作，正式公文的排版、印刷、上网工作由党政办承担。文件印刷完毕，经党政办负责人核对无误，加盖印章、存档、登记、分发。以部门名义发出的公文由该部门负责以上事务。第六章第六章 收文办理收文办理第二十二条第二十二条 收文办理指学院党政机关收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、分送、批办、承办、催办等程序。第二十三条第二十三条 上级机关对学院的行文，一般由党政办签收、启封；党政办负责人按公文内容确定属办件或阅件，办件请院领导“阅示”，阅件请院领导“阅”。短文当天批阅，急件随到随批。党政办负责收文办理的秘书按批办意见分别送达院领导或有关部门。第二十四条第二十四条 上级来文要求学院贯彻执行的，按院领导批办意见，根据涉及范围的大小，可采取下列方式之一传达、贯彻、执行：（一）将原文复印或翻印送至有关部门传阅；（二）学院发布实施意见并附原文；（三）学院制订和发布实施细则、办法并附原文；（四）在一定范围内召开会议传达。第二十五条第二十五条 涉密公文传递和传输应当符合有关保密要求。第二十六条第二十六条 上级政府及其部门召开会议所发的公文，除明确发给与会人员的外，参加会议的学院人员必须在会后及时将公文原件全部交党政办保管。学院各部门收到的上级政府及其部门的公文，全部将公文原件交到党政办保管。第二十七条第二十七条 党政办收到各部门上报的公文，应当及时进行审核，对符合本办法的公文，党政办负责人应当及时提出拟办意见并送院领导批示。第二十八条第二十八条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回党政办并说明理由。涉及多个部门办理的公文，主办部门应当与协办部门主动协商，及时处理。第二十九条第二十九条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签阅视为同意；没有请示事项的，签阅表示已阅知。第三十条第三十条 学院党政领导作出批示或者交有关部门办理的公文，党政办要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 第七章第七章 公文归档与管理公文归档与管理第三十一条第三十一条 公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和学院有关规定，由党政办统一归档与管理。个人不得保存应当归档的公文。第三十二条第三十二条 党政办负责以学院和党政办名义发出的公文原件的整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本；部门文件，由主办部门负责原件的整理、归档，协办部门保存复制件或公文副本。第三十三条第三十三条 归档范围内的公文应当确定保管期限。第三十四条第三十四条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。 第三十五条第三十五条 草拟、修改和签批公文，不可使用铅笔或圆珠笔，所用墨水应符合存档要求。文档左侧装订线外，不得签批和修改。第三十六条第三十六条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经院领导或党政办主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章，视同正式公文管理。第三十七条第三十七条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案管理部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第三十八条第三十八条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。第八章第八章 附附 则则第三十九条第三十九条 党政办对本办法执行中的具体问题负责解释。第四十条第四十条 本办法自颁布之日起施行。