会议组织技能.ppt

会议组织技能会议组织技能本章基本要点本章基本要点n群体沟通的优势和缺点n影响群体沟通的因素n组织和参加会议210.1 会议的含义与特征n通常人们把会议简称为会。严格来说，聚而不议者谓之会，聚而又议者称之为会议。n特征：n普遍性n目的性n组织性n集体性310.2 群体沟通的优势和缺点n【例子】关于群体沟通的作用，早期最有名的例子是Coch和French对生产男式服装的Harwood公司的调查。该公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺重组。但以前在进行工艺重组时，工人的反应非常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计划的改革，公司管理层采用了三种不同的策略：n策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们解释将要实行的新标准、工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的期限；n策略二，告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题，然后进行讨论，得出解决的办法，最后派出代表来制定新的标准和流程；n策略三，对第三组工人，要求每个人都讨论并参与建立、实施新标准和新流程，每个成员全部参与，如同一个团队一样。n结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在40天内有17%的工人离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达到原来的生产水平，并在一个月里提高了17%，对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。4群体沟通的优点：n（1）可以产生更多的点子和信息，使管理决策和解决问题、考虑问题更为全面，质量也更高；n（2）提高了团队成员之间的理解，关系更加融洽；n（3）因为“社会效应”，当人处于被他人包围之中时，会更有干劲和活力，所以团队中有较高的动力和业绩水平；n（4）消除影响问题分析和解决效率的个人偏差和盲点；n（5）更容易采用“风险转移”的观点选择更冒险的方案和更创新的行动。5群体沟通的缺点：n（1）时间与效率；n（2）群体压力；n（3）专家或领导压力；n（4）说而不做。610.3 影响群体沟通的因素 710.4 组织和参加会议 n1.明确会议目的n信息共享n动员激励n信息传播n问题解决和决策制定82.确定与会者，明确与会者角色n（1 1）与会者的构成与结构）与会者的构成与结构 n构成构成 关键问题解决和决策制定：5人 问题识别：10人 研讨会和培训班：15人；正式报告：不限 n结构结构 同质性和异质性的平衡 竞争性和合作性的平衡 任务导向和过程导向的平衡92.确定与会者，明确与会者角色n（2 2）与会者角色职责）与会者角色职责n会议主席的类型和职责：n会议控制、会议引导、促进讨论、应付“隐秘议程”和作出决定等。10职责一：会议控制职责一：会议控制 n作为有效的会议主持人应遵循以下五个基本原则：n 决定讨论主题；n 明确讨论范围；n 确保人们围绕主题依次发言；n 尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论；n 确保其他成员了解会议进展情况。11职责二：过程引导职责二：过程引导 n为能够保证会议的发起和进行的良好秩序，主持人需要明确四个基本步骤：n识别主题问题应清楚地加以说明，如有必要，会议间隔后要重复强调；n交换和开发建议在取得解决问题的建议之前，收集和解释依据；n评价不同方案列出可选方案，预测每个方案的可能结果(时间、成本、资源、政治因素)；n选择行动计划为达到预期结果，决定“谁”、“何地”、“何时”、“怎样做”，并确保每个人都明确自己的责任。12职责三：促进讨论职责三：促进讨论 n根据会议的进程和讨论的话题，围绕主题提出恰当的问题以激励与会者。13职责四：应付职责四：应付“隐秘议程隐秘议程”n应努力保持讨论的话题集中，不使其演变成为与会者之间的个人冲突。必须妥善处理群体成员中的隐密议程、竞争和偏激的发言。为了促使与会者关注事实和建议，要求他们列举概括性论断的实例。14职责五：作出决定职责五：作出决定 n 当群体要作出结论时，可以采用多种方式，如采取正式投票表决的方式；采取其他由成员一致同意或普遍同意的方法去得出结论(如相互协商)；或采取恰如其分地引出解决问题的最佳方案。15一般与会者责任一般与会者责任：n树立对会议的积极态度，敞开思想并听取别人的意见；n保证自己做好准备和了解会议主题；n认识群体过程 16有效的会议参与者应具有的技能：n决定是否需要出席会议n准备n准时与会n就某些疑点或模糊问题征询清晰解释n给出信息时，力求精确切题n倾听n支持他人n确保公平参与n反对要有根据n以能提高团队绩效的方式行事17工作人员与成员的职责职务会议之前会议期间会议之后主席 1.提出和理解计划处理的业务项目2.批准议程草案3.确使与会者得知会议目标、时间和地点及会议议程4.保证房间的合理布置座位安排、文件、饮水、烟灰缸等 1.准时开始2.清楚地介绍主题3.获得有力的发言4.维持秩序5.有效的决策 1.核实秘书或记录员准备的备忘录 2.监控进展 18职务会议之前会议期间会议之后秘书或记录员 1.从以前的记录或新的信息源收集资料 2.起草会议议程，有逻辑性的主次顺序安排3.得到主席的批准4.发送会议通知和议程 1.提前到达2.将房间准备就绪3.提供所有必要文件3.记录进程5.避免不明确的讨论或通过含糊不清的决策6.协助主席 1.起草备忘录2.交主席批准3.两天内发给与会者4.必要时根据备忘录和监督者的要求发布告示 19职务会议之前会议期间会议之后会议成员 1.通知秘书主席列人议程的事项2.阅读所有文件3.如果合适，准备自己的支持性文件4.向秘书说明需要纠正的论点 1.准时出席2.按照会议要求发言3.记录会议决定及需要采取的行动 1.阅读、审核备忘录2.执行行动计划，必要时汇报情况 203.制定会议计划 n制定科学的会议计划的法则：n半对半法则n34法则n议程法则n六分法则n三分法则n报告法则n议程钟法则n议程完整性法则n时间完整性法则n记录法则 214.4.会议议程会议议程n（1 1）常见的会议议程确定原则：）常见的会议议程确定原则：n例行公事的项目放在会议议程开始，然后再安排商务中的新问题；n当议程中包括一些比较简短或紧急的项目时，先安排它们，余下的会议时间专注于比较费时的事项。n 22回顾回顾与会者介绍与会者介绍制定规则制定规则大会报告大会报告参与讨论参与讨论演示演示总结总结（2）会议议程的主要步骤）会议议程的主要步骤23n（3 3）议程准备和支持文件：）议程准备和支持文件：n会议议程的准备应包括以下几个方面：n以次序排列出议程；n对历史项目的讨论准备支持性文件；n准备好具体议题；n确定好下次会议的时间、地点等。24n以下是可供参考的议程准备的步骤：n(1)根据上次会议列出突出问题；n(2)通过目前发展情况的预期，和与会成员联系，提出商务中的新议题；n(3)选择重要议题；n(4)避免包括过多的“新问题”(在议程中，突出地分别标示关键项目)；n(5)将例行项目放在开始；n(6)按逻辑关系排列关键项目；n(7)根据会议时间长短和与会者情况安排项目；n(8)用数字排列项目；n(9)交叉参考上次会议的议题；n(10)要求明确提出下次会议的细节，在议程结尾列出“下次会议日程”；n(11)指定需要的附加文件或将它们包括在议程中；n(12)与主席讨论通过议程(如果合适的话)；n(13)将议程草案交付打印；n(14)校对打印稿；n(15)附带上次会议备忘录，将文件和有关文章发送所有应出席会议人员。25（4）会议备忘录会议备忘录 n任何作出决定的会议都应当记录决策是如何制定的，最后决定是什么，由谁负责哪些行动等重要问题。n备忘录能有效地提供有关群体工作历史的有价值的参考资料，减少在何时、何地、何人所作讨论和决策的问题上出现的分歧，并明确和监督责任人的工作落实情况。2627