会计电算化-教学课件第11章-EXCEL在会计电算化中的应用.ppt

华东师范大学出版社华东师范大学出版社教育部十二五规划教材教育部十二五规划教材 会计电算化会计电算化 安玉琴安玉琴 李爱红李爱红 主编主编会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社2目 录 第第1 1章章 会计电算化概述会计电算化概述 第第2 2章章 企业会计电算化的实现企业会计电算化的实现 第第3 3章章 用友用友ERP-U8ERP-U8的系统管理的系统管理 第第4 4章章 总账子系统总账子系统 第第5 5章章 职工薪资子系统职工薪资子系统 第第6 6章章 固定资产管理子系统固定资产管理子系统 第第7 7章章 采购与应付管理子系统采购与应付管理子系统 第第8 8章章 销售与应收管理子系统销售与应收管理子系统 第第9 9章章 库存核算与存货管理子系统库存核算与存货管理子系统 第第1010章章 会计报表子系统会计报表子系统 第第1111章章 ExcelExcel在会计电算化中的应用在会计电算化中的应用 第第1212章章 会计电算化管理会计电算化管理会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社3第十一章 Excel在会计电算化中的应用第一节 Excel对会计信息处理的基本应用第二节 利用Excel辅助建账第三节 Excel与财务软件数据的交互使用会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社4第十一章 Excel在会计电算化中的应用一、一、ExcelExcel对会计信息的重新整理对会计信息的重新整理二、二、ExcelExcel对会计信息的录入控制对会计信息的录入控制三、三、ExcelExcel对会计信息的快速查找对会计信息的快速查找四、四、ExcelExcel对会计信息的分类汇总对会计信息的分类汇总五、五、ExcelExcel对会计信息的立体重组对会计信息的立体重组第一节第一节 ExcelExcel对会计信息处理的基本应用对会计信息处理的基本应用会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社5第十一章 Excel在会计电算化中的应用 一、Excel对会计信息的重新整理 在数据分析之前，需要先对复杂的会计数据进行重新整理。其中数据排序是比较常用的方法。所谓排序，就是在表格已有的原始数据上，改变其各行的顺序，将表格中各行数据按某种标准和需要重新归类排列，同时始终保持同一行数据的内容不变。Excel提供有多种数据排序方法，包括：简单排序、多重排序和自定义排序。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社6第十一章 Excel在会计电算化中的应用（一）简单排序 简单排序是一种最简单的排序方法，即对数据类表中的某一列数据按照升序或降序方式排列。操作步骤：1.选中表中任意一个单元格。2.单击“数据排序。3.选择“主要关键字”。4.选择其右侧的“升序”或“降序”。5.单击“确定”，进行简单排序。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社7第十一章 Excel在会计电算化中的应用（二）多重排序 在对数据进行简单排序时，可能会遇到该列中有相同数据的情况，这时可以设置多个关键字对多列进行多重排序。操作步骤：1.选中表中任意一个单元格。2.单击“数据排序。3.在排序对话框中依次选择“主要关键字”、“次要关键字”、“第三关键字”。4.选择其右侧的“升序”或“降序”。5.单击“确定”，进行简单排序。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社8第十一章 Excel在会计电算化中的应用（三）自定义排序 在工作中，如果简单排序和多重排序都不能满足实际需要，就可以进行自定义排序，以方便查看Excel表格。1.1.建立自定义序列建立自定义序列 2.2.按自定义序列排序按自定义序列排序 自自定定义义 排排序序会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社9第十一章 Excel在会计电算化中的应用 1.建立自定义序列操作步骤：1.单击“工具-选项”，选择“自定义序列”。2.在右侧“输入序列”中依次输入自定义序列。3.输入完成单击“添加”。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社10第十一章 Excel在会计电算化中的应用 2.按自定义序列排序操作步骤：1.选择“数据-排序”，以自定义序列项的内容设为“主要关键字”。2.单击“选项”，在“自定义排序次序”中找到刚添加的排序方式，单击“确定”即可。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社11第十一章 Excel在会计电算化中的应用 二、Excel对会计信息的录入控制 当会计数据比较繁杂时，要想进行人工查找、纠错是非常困难的。此时可以利用Excel提供的对相应数据进行检验的有效方法即数据的有效性，将错误限制在会计数据输入阶段。这样在输入时就不会输错，大大减少了核对检查的工作量，便于对会计数据进行统计和汇总。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社12第十一章 Excel在会计电算化中的应用操作步骤操作步骤：1.选定想应用数据有效性的字段所在的列。2.“数据有效性”菜单命令，选定“设置”选项卡。3.从“允许”下拉列表中选择“序列”；在“来源”栏里录入有效性范围。如录入商品名称“主机,显示器,硬盘,键盘”。4.字段“商品”只能通过下拉按钮进行选择，即对该字段进行有效性控制。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社13第十一章 Excel在会计电算化中的应用 三、Excel对会计信息的快速查找 在查找所需会计信息时，若想对满足条件的信息进行快速查找，可以使用数据筛选的方法来实现。通过此功能把符合条件的数据分拣出来，不符合条件的筛选掉。常用方法有自动筛选和高级筛选。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社14第十一章 Excel在会计电算化中的应用（一）自动筛选 自动筛选就是按照选定的内容进行简单的筛选数据。使用自动筛选可以筛选单项数据，也可以筛选多项数据。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社15第十一章 Excel在会计电算化中的应用操作步骤操作步骤：1.将活动单元格处于数据区，选择“数据筛选自动筛选”命令。2.列标题所在各字段名单元格出现筛选按钮。3.选择各列标题下拉列表中内容，即可筛选所需信息。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社16第十一章 Excel在会计电算化中的应用 （二）高级筛选 如果遇到一些较为复杂的筛选条件，使用“自动筛选”功能无法满足要求时，必须使用“高级筛选”来实现查找。使用高级筛选，首先建立筛选条件区域，并在该区域中设置相应的筛选条件，从而查找出符合条件的相关信息。使用此方法可以同时筛选出符合两个或两个以上条件的记录。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社17第十一章 Excel在会计电算化中的应用操作步骤操作步骤：1.在与表格间隔至少一行的位置建立筛选条件区域。2.在条件区域设置筛选条件。如“商品为硬盘，金额80000”。3.选中表格区域内任意一单元格，选择“数据筛选高级筛选”命令，按要求选定“列表区域”、“条件区域”，并确定数据显示在“原有区域”。4.单击“确定”，获得符合范围的数据。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社18第十一章 Excel在会计电算化中的应用 设置筛选条件时，若两个筛选条件之间是“且”的关系，即筛选出同时符合两个筛选条件的信息时，筛选的条件在同一行输入。如果进行多个“或”的条件筛选时，相应的条件则不能在同一行输入。筛选条件之间的筛选条件之间的“且且”和和“或或”“且且”“或或”如“商品为硬盘，且金额80000如”商品为硬盘，或金额80000会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社19第十一章 Excel在会计电算化中的应用 四、Excel对会计信息的分类汇总 对数据进行分析时，常常要将相同类型的数据统计出来，这就是数据的分类与汇总。会计人员可以根据需要使用此功能产生按字段信息分类的数据清单，同时可以对数据表中的某一个字段提供所需的汇总函数，并对分类汇总值进行计算，将计算的结果分级显示出来。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社20第十一章 Excel在会计电算化中的应用操作步骤操作步骤：1.对要汇总的关键字进行排序。2.单击数据表中的任一单元格，然后选择“数据分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框。3.在“分类汇总”对话框中，分别选择相应的“分类字段”、“汇总方式”、“选定汇总项”。4.单击“确定”按钮，则得出分类汇总的结果。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社21第十一章 Excel在会计电算化中的应用 五、Excel对会计信息的立体重组 在Excel中具有一种更为强大的快速汇总功能，即数据透视表。该功能可以对会计信息进行更为有效、直观地数据分析。它是用于快速汇总大量数据的交互式表格。会计人员在使用时可以旋转其行或列，用以查看对源数据的不同汇总；还可以通过显示不同的页来筛选数据；显示所需要区域的明细数据。以此达到从不同的透视角度观察数据的目的。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社22第十一章 Excel在会计电算化中的应用操作步骤操作步骤：1.按要汇总统计的信息的关键字进行排序。如在销售统计表中，利用数据透视表的功能，统计销售人员按销售地点与商品计算销售金额的合计数。按“销售人员、销售地、商品”进行排序。2.单击“数据数据透视表和数据透视图”，弹出“数据透视表和数据透视图向导”的对话框，确定“数据来源”为“Micrsoft Excel数据清单或数据库”。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社23第十一章 Excel在会计电算化中的应用操作步骤操作步骤：3.在“选定区域”处选择建立数据透视变的数据区域，一般取缺省值即包含列标题的整个数据表，单击“下一步”。4.单击该对话框中的“布局”按钮。将“金额”拖到“数据区”，将“商品”拖到“列”位置，将“销售地”拖到“行”位置，将“销售人员”拖到“页”的位置，单击“确定”。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社24第十一章 Excel在会计电算化中的应用操作步骤操作步骤：5.单击“完成”，得到所需结果汇总结果。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社25第十一章 Excel在会计电算化中的应用 第二节第二节 利用利用ExcelExcel辅助建账辅助建账一、自制常用财务单据和表格一、自制常用财务单据和表格二、辅助账务处理二、辅助账务处理会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社26第十一章 Excel在会计电算化中的应用 一、自制常用财务单据和表格 在实际会计工作中，为了更好地开展相关工作，会计人员可以根据企业自身生产经营的需要，通过 Excel设计并生成所需的财务单据和表格，作为反映经济业务的自制原始凭证，并利用Excel对数据的处理功能，准确完成其中的计算部分。比如用Excel制作借款单和差旅费报销单等。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社27第十一章 Excel在会计电算化中的应用会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社28第十一章 Excel在会计电算化中的应用 二、辅助账务处理 会计人员可以通过Excel的数据处理功能，利用表格的自动计算、汇总，进行一些辅助性账务处理，从而减少计算量、提高正确性和工作效率。如可以在Excel中通过表格制作生成：会计科目表会计凭证表科目汇总表科目余额表会计报表会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社29第十一章 Excel在会计电算化中的应用 第三节第三节 ExcelExcel与财务软件数据的交互使用与财务软件数据的交互使用一、利用Excel计算汇总功能手工编制分析表 二、利用会计软件与Excel交互生成所需数据 三、利用Excel直接获取会计软件数据 四、利用Excel进行利润预测 会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社30第十一章 Excel在会计电算化中的应用 一、利用Excel计算汇总功能手工编制分析表 利用Excel软件进行财务分析时，可以制作出包括购销存、收支分析等各方面的财务管理及分析报表。在手工编织财务分析表时，通过格式及公式定义，先作好报表模板，再把每个月的已知数据录入表中，就可直接得到所需的相关信息。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社31第十一章 Excel在会计电算化中的应用 二、利用会计软件与Excel交互生成所需数据 尽管企业已利用会计软件进行账务处理，但在现实工作中，企业与其他管理部门之间往来的数据接口不一致，如税务、工商、银行、社保、统计等机构数据平台，这样的话就需要利用会计软件与 Excel数 据 的 交 互，将 软 件 中 的 数 据 转 换 为 Excel表格的形式，用以实现会计软件与其他目标系统的数据对接。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社32第十一章 Excel在会计电算化中的应用 三、利用Excel直接获取会计软件数据 实际工作中，会计人员不仅可以利用Excel快速生成既定格式的财务报表模型，还可根据实际需求进行适当调整，最终得到符合经营管理需求的财务报表。利用Windows提供的剪贴板功能，将所需的会计数据进行复制、保存，再在Excel的表中进行数据粘贴，实现Excel对会计软件数据的直接选取。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社33第十一章 Excel在会计电算化中的应用 四、利用Excel进行利润预测 本量利分析也叫CVP分析，即以成本习性分析为基础，对成本一业务量一利润进行分析的一种方法。财务人员可以通过此方法顺利地找到降低成本、增加利润的途径，从而帮助企业进行利润规划管理。但本量利分析的计算工作相当大。如果利用Excel建立本量利模型，将大大简化进行本量利分析的计算工作。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社34第十一章 Excel在会计电算化中的应用利用Excel进行本量利分析主要有以下几种方式：（一）保本保利分析（二）企业安全性分析 （三）保本图分析会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社35第十一章 Excel在会计电算化中的应用 （一）保本保利分析 保本保利分析是本量利分析的重要内容，保本点是指能使企业达到保本状态时的业务量的总称。即在该业务量水平下，企业的收入正好等于全部成本，利润为零。而保利点是指在单价和成本水平既定的情况下，达到目标利润时的销售量或销售额。会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社36 （二）企业安全性分析 保本点的预测分析只确定了企业不盈不亏的销售量，而企业的实际销售量只有超过保本点的销售量时才能实现利润。并且超过越多，利润越大，企业经营越越安全，这就是安全分析。安全分析常用的指标有安全边际。第十一章 Excel在会计电算化中的应用会会计电算化算化华东师范大范大学学出版社出版社37 （三）保本图分析 保本图是把企业的收入、总成本和业务量之间的关系以及保本点都表示在同一坐标图上。保本图可以更加直观地反映保本点的意义，同时求出保本销售量，更好地反映本量利之间的规律性联系。第十一章 Excel在会计电算化中的应用